公立醫(yī)院國有信息固定資產(chǎn)管理的組織行為學(xué)模型因素分析

李丹

一、背景

2015年5月，國務(wù)院辦公廳以國辦發(fā)[2015]38號文《關(guān)于城市公立醫(yī)院綜合改革試點的指導(dǎo)意見》，明確指出，公立醫(yī)院要強化精細(xì)化管理、強化成本核算與控制及取消藥品加成之后的損失通過加大政府投入、改革支付方式、降低醫(yī)院運行成本來補償。公立醫(yī)院運行成本中，與固定資產(chǎn)相關(guān)的有折舊費和維修費用，這兩項是醫(yī)院業(yè)務(wù)成本的重要組成部分。可見，公立醫(yī)院固定資產(chǎn)實行精細(xì)化管理是有效控制成本的基礎(chǔ)。

2016年，財政部組織開展了為期10個月的全國行政事業(yè)單位國有資產(chǎn)清查工作。資產(chǎn)清查的目的及意義在于，摸清家底、核實資產(chǎn)，規(guī)范管理、發(fā)揮資產(chǎn)的最大效益。近年來的政策和實專項工作要求，實質(zhì)上是對公立醫(yī)院信息固定資產(chǎn)管理提出了精細(xì)化管理的要求。

二、公立醫(yī)院信息固定資產(chǎn)管理現(xiàn)狀和問題的提出

公立醫(yī)院的國有資產(chǎn)，專指符合固定資產(chǎn)定義的資產(chǎn)，是指由各級醫(yī)療衛(wèi)生機構(gòu)占有、使用的，依法確認(rèn)為國家所有的資產(chǎn)。公立醫(yī)院國有固定資產(chǎn)主要分為三大類，即醫(yī)療設(shè)備、信息設(shè)備以及總務(wù)后勤設(shè)備。

信息類固定資產(chǎn)，其特點為：數(shù)量多、更新快、品規(guī)雜、分布散、部分具有可移動、具有不同性能價差大。

目前公立醫(yī)院信息設(shè)備管理存在的問題主要包括：

（一）主管責(zé)任不明晰、資產(chǎn)管理意識淡薄、基礎(chǔ)工作不規(guī)范

醫(yī)院在授權(quán)資產(chǎn)管理部門不明晰，另外一方面，資產(chǎn)管理部門缺乏給予信息管理部門財產(chǎn)管理細(xì)則和監(jiān)督機制。由非財務(wù)專業(yè)、缺乏專業(yè)領(lǐng)域知識的情況下，加上缺乏資產(chǎn)管理信息系統(tǒng)，雖按規(guī)定設(shè)置固定資產(chǎn)明細(xì)賬和卡片賬，但沒有規(guī)范管理制度和監(jiān)督制度來保管資產(chǎn)賬與卡片賬、資料累積長時間不梳理，導(dǎo)致信息固定資產(chǎn)清查盤點過程中出現(xiàn)資產(chǎn)明細(xì)賬與卡片賬無法一一對應(yīng)的困境。

（二）信息固定資產(chǎn)流轉(zhuǎn)過程缺乏系統(tǒng)記錄、信息設(shè)備歸屬使用部門不準(zhǔn)確

醫(yī)療機構(gòu)內(nèi)部的信息固定資產(chǎn)存在分布散、共享使用、多部門采購后歸口信息部門管理、部分資產(chǎn)可移動等特點、特別是信息桌面設(shè)備。

以下常見情形很容易造成信息設(shè)備歸屬使用部門不準(zhǔn)確的情況：一是當(dāng)醫(yī)療機構(gòu)內(nèi)部科室撤銷、合并、拆分時，相關(guān)資產(chǎn)未辦理轉(zhuǎn)移手續(xù);二是信息設(shè)備在維修過程中，未形成信息固定資產(chǎn)流轉(zhuǎn)過程記錄。

（三）信息固定資產(chǎn)缺乏全生命周期管理

醫(yī)院固定資產(chǎn)管理中，信息固定資產(chǎn)的單臺價值和重要性并沒有醫(yī)療設(shè)備高，故在基礎(chǔ)管理上對信息固定資產(chǎn)管理意識不強、管理基礎(chǔ)信息不足。缺乏對信息固定資產(chǎn)使用生命周期規(guī)定和啟用后全生命周期的記錄，使得信息相關(guān)設(shè)備或設(shè)施使用狀態(tài)不明晰、超正常年限使用等，導(dǎo)致醫(yī)院信息系統(tǒng)不能穩(wěn)定正常運行的重要影響因素之一。

從管理學(xué)的角度講，建立一個管理體系首先要從建立為其支撐的組織結(jié)構(gòu)開始，而使組織結(jié)構(gòu)正常運作的基礎(chǔ)是與之相適應(yīng)的組織行為。建立公立醫(yī)院信息固定資產(chǎn)管理的組織行為學(xué)模型有助于分析和形成滿足新政策形勢要求下信息固定資產(chǎn)管理標(biāo)準(zhǔn)的方式方法，擺脫傳統(tǒng)財務(wù)單純考核“賬實相符”目標(biāo)管理模式，融入信息技術(shù)等專業(yè)工程元素、強化信息固定資產(chǎn)全過程管理。

三、現(xiàn)階段公立醫(yī)院信息固定資產(chǎn)清查的非組織行為性

組織行為學(xué)模型的基本框架由個體水平、群體水平和組織系統(tǒng)水平三部分組成，如圖1所示。

圖1顯示了三種水平之間的深化關(guān)系。群體由若干個體組織。如果每個個體之間存在溝通，那么相關(guān)的各個個體就從個體水平的層面升華至群體水平，如果這個群體中各個個體之間的溝通是有目標(biāo)的，那么未達(dá)到目標(biāo)而受到行為控制的群體就從群體水平升華到組織系統(tǒng)水平。

公立醫(yī)院信息固定資產(chǎn)的清查過程，在相當(dāng)程度上普遍沿用的是財務(wù)部門牽頭組織、信息固定資產(chǎn)管理部門具體實施盤點的溝通模式。財務(wù)部門主要是根據(jù)上級財政部門要求組織信息固定資產(chǎn)盤點清查工作、并不介入信息固定資產(chǎn)管控過程;信息固定資產(chǎn)管理部門常常因缺乏對資產(chǎn)管理的基本財務(wù)要求理解和對信息固定資產(chǎn)管理不善的風(fēng)險認(rèn)知，其在人力資源安排上都承擔(dān)不了對信息固定資產(chǎn)的實質(zhì)性管控。更具有特點的是，這兩個部門（個體）又是在不同專業(yè)范疇領(lǐng)域，并非在同一任務(wù)目標(biāo)下的組織行為團(tuán)隊，一旦其中一個個體的主觀意識發(fā)生變化，即可導(dǎo)致溝通中斷、造成這個簡單群體的解體，以致不得不再生工作結(jié)構(gòu)。這一特點顯示了現(xiàn)階段公立醫(yī)院信息固定資產(chǎn)“管理效率”的非組織行為性。如圖2。

四、信息固定資產(chǎn)管理的組織行為學(xué)要素分析

組織行為的運作規(guī)律，是群體目標(biāo)對個體行為的控制，即：

群體水平=f（個體行為的目標(biāo)控制）

在信息固定資產(chǎn)清點的f（目標(biāo)控制）中，群體目標(biāo)首先是“管理效率”。

管理效率 = 盤點效果 + 盤點效率

盤點效果是指在規(guī)定時間內(nèi)完成醫(yī)院信息固定資產(chǎn)盤點和盤點數(shù)據(jù)確認(rèn)。

盤點效率是指在現(xiàn)有工作人員數(shù)量的條件下縮短盤點時間、使盤點工作效率提高，以減少因此管理專項工作對醫(yī)療業(yè)務(wù)的干擾。

影響管理效率的因素主要體現(xiàn)在了缺乏全過程管理、人力資源（崗位）、不同專業(yè)溝通缺失以及資產(chǎn)管理缺乏技術(shù)手段上。

（一）影響管理效率的缺乏全過程管理意識因素

一個相對完整的信息固定資產(chǎn)管理過程應(yīng)包括從固定資產(chǎn)采購、使用、流轉(zhuǎn)、報廢、處置的全過程的信息處理和記錄。顯然，這些工作單靠一、兩個個體是完成不了的。目前信息固定資產(chǎn)管理之所以能運作、依靠的是為應(yīng)對年度資產(chǎn)盤點時的“賬實相符”目標(biāo)要求;信息固定資產(chǎn)的全過程管理、如：維護(hù)、檢查、監(jiān)督、保管等實際上幾乎被忽略了。

（二）影響管理效率的人力資源（崗位）因素

信息固定資產(chǎn)的管理要從現(xiàn)行單一追求“賬實相符”目標(biāo)模式轉(zhuǎn)化成能夠全過程管理信息固定資產(chǎn)的組織行為體系，更重要的是缺少在組織結(jié)構(gòu)中發(fā)揮實質(zhì)性作用的人員和崗位。

在現(xiàn)行醫(yī)療環(huán)境下，信息部門在公立醫(yī)院組織架構(gòu)中屬于管理后勤部門，而信息固定資產(chǎn)管理工作并非信息核心技術(shù)工作，故在職位設(shè)置、人才配備上傳統(tǒng)信息部門并沒有安排具有相應(yīng)專業(yè)技術(shù)能力的人員負(fù)責(zé)此項工作，更談不上提升信息固定資產(chǎn)管理的專業(yè)性。

（三）影響管理效率的不同專業(yè)溝通缺失因素

單純的財務(wù)信息并不能反應(yīng)信息固定資產(chǎn)的管理情況，資產(chǎn)管理部門、資產(chǎn)使用部門、財務(wù)部門之間需通力合作、相互配合。資產(chǎn)管理部門掌握資產(chǎn)臺賬、資產(chǎn)使用部門掌握資產(chǎn)實際使用情況，財務(wù)部門掌握的是資產(chǎn)賬務(wù)數(shù)據(jù)。

實際情況是，財務(wù)部門、信息部門（信息固定資產(chǎn)管理部門）、資產(chǎn)使用部門屬于三個不同的專業(yè)領(lǐng)域，在信息固定資產(chǎn)管理的登記、盤點和盤點數(shù)據(jù)確認(rèn)環(huán)節(jié)，往往因為專業(yè)背景的差異、溝通缺失，導(dǎo)致信息固定資產(chǎn)管理效率低下。

（四）影響管理效率的缺乏信息技術(shù)手段因素

在缺乏全過程管理意識、缺少專業(yè)人員和崗位配置的情況下，大部分公立醫(yī)院尚未采用信息技術(shù)手段對信息固定資產(chǎn)進(jìn)行管理。

固定資產(chǎn)管理信息化就是運用資產(chǎn)管理信息系統(tǒng)建立所有資產(chǎn)的數(shù)據(jù)庫，首先對資產(chǎn)編碼標(biāo)簽標(biāo)識，以實現(xiàn)資產(chǎn)管理賬電子化、數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化動態(tài)監(jiān)控管理，達(dá)到動態(tài)管理和全生命周期管理。

在實現(xiàn)信息化管理中，資產(chǎn)的編碼規(guī)則體系建立、資產(chǎn)基礎(chǔ)資料管理、資產(chǎn)使用和維護(hù)中流轉(zhuǎn)管理制度、資產(chǎn)生命周期管理規(guī)范等非常重要。

五、結(jié)束語

單純考核“賬實相符”目標(biāo)管理模式，容易忽略信息固定資產(chǎn)全過程管理的要求;組織行為學(xué)模型顯示，其中個體之間的溝通實際表現(xiàn)為各元素之間的相互作用鏈，溝通的結(jié)果也就是各元素相互作用的結(jié)果，使群體運作達(dá)到提升信息固定資產(chǎn)管理效率提升的效果。