創(chuàng)新服務統(tǒng)一協(xié)調打造外事管理服務新平臺

周麗莉

摘要：針對外事管理中存在的管理理念單一、統(tǒng)籌協(xié)調難、隊伍素質弱等問題，提出了幾點改善措施，通過一系列改善措施后外事管理工作得到顯著提升，并收獲良好經濟效益，希望能夠對外事管理工作提供一些參考的價值。

關鍵詞：外事管理；人才培養(yǎng)；服務；效益

一、現(xiàn)狀問題

分公司油氣區(qū)塊地處塔里木盆地，盆地地質構造的復雜性給油氣勘探開發(fā)工作帶來諸多難題，迫切需要借鑒國外的先進技術，加快解決制約分公司發(fā)展的技術瓶頸難題。在分公司不斷尋求國外先進技術攻關的過程中，外事管理的作用也越來越突出。如何更新觀念、轉變思路、創(chuàng)新外事管理工作，是當前需要思考和研討的重要問題。目前，分公司外事管理工作面臨以下挑戰(zhàn)：

1.外事管理理念較為單一。最為突出的管理模式表現(xiàn)為針對企業(yè)部分人員出國需求提供外事服務，有明顯的局限性，導致企業(yè)廣大員工對外事工作知之甚少，尤其是在當前分公司對外交流需求不斷加大的情況下，這種單一的服務管理模式已不適應新形勢。

2.統(tǒng)籌協(xié)調存在一定困難。隨著各單位、部門對外交流需求的不斷增多，“外事”的內涵和外延不斷擴大，對外交流存在項目內容相近、外事交往難以形成合力、出國經費利用率不高等問題，給統(tǒng)籌管理造成了一定的困難。

3.外事隊伍素質有待提升。受國內外形勢、政策多變等因素影響，在為出國（境）人員辦理手續(xù)時，存在簽證手續(xù)辦理周期大幅度拉長，所需資料復雜，手續(xù)更加繁瑣、流程變化快，國外公司發(fā)邀請函內部審批程序嚴格、冗長，有時周期甚至達兩個多月，給團組出行帶來了新的問題。

二、改善重點內容

創(chuàng)新外事服務工作主要通過優(yōu)化上述三方面的管理問題，實現(xiàn)外事管理服務再上新水平，制定具體措施如下：

1.不斷加強政策規(guī)定宣貫和出國人員外事教育。

2.不斷強化外事辦公室的統(tǒng)籌協(xié)調和歸口管理職能。

3.著力加強隊伍建設和人才培養(yǎng)。

三、解決措施

1.不斷加強政策規(guī)定宣貫和出國人員外事教育。

牢固樹立“大外事”理念，寓外事管理于服務之中，強化外事管理規(guī)定等一系列管理制度的宣貫，增進廣大干部員工對外事工作的了解，增強對政策規(guī)定的理解和執(zhí)行力。同時，加強出國人員的外事教育，除了對首次出國（境）人員進行吃、穿、行、禮四類內容進行例行教育外，對每個團組和每位出國（境）人員教育的重點轉向外事紀律和公共安全方面的教育和提醒，讓所有涉外人員都懂規(guī)矩、知禮節(jié)，自覺遵紀守法，維護企業(yè)和自身形象，確保出訪活動達到預期目標。

2.不斷強化外事辦公室的統(tǒng)籌協(xié)調和歸口管理職能。

橫向上加強與各單位、部門間的溝通與協(xié)調，對交流內容相近、非生產科研急需項目進行合并，統(tǒng)籌安排，實現(xiàn)既能滿足生產經營需要又能壓降出國經費的目標。縱向上加強和爭取總部的政策支持與業(yè)務指導，協(xié)調在總部層面安排出國調研任務時考慮分公司人員參加，為分公司人員開闊視野、打開工作局面奠定基礎。

3.著力加強隊伍建設和人才培養(yǎng)。

根據(jù)外事管理工作的新要求，著力將外事管理人員朝著復合型、外向型和專業(yè)型方向培養(yǎng)，走“外語、專業(yè)、技能”三位一體人才培養(yǎng)道路，尤其是培養(yǎng)政治判斷能力強、協(xié)調管理能力強、專業(yè)知識能力和服務能力強的人員并放到一線鍛煉，及時給他們提供幫助指導，讓他們在工作中學習，提高外事工作水平。

四、成果及應用

1.外事教育成效顯著。分公司每年因公出國（境）人員近100人次，要圓滿完成出國任務，不僅要保證能順利跨出國門，還需要考慮國外工作期間不出意外、圓滿完成任務，并且平安回國。要實現(xiàn)這些目標，必須確保出國人員及時接受全面的外事教育。作為組織實施出國人員外事教育的主體，外事工作人員在外事教育內容編寫更新、教育組織實施、團組出訪跟蹤、信息收集傳遞等方面發(fā)揮著不可替代的作用。我們主要從完善行前外事教育和充分利用現(xiàn)有外事交流平臺兩個方面入手，強化外事教育。一是準備全面、具體的外事教育內容。針對各國的具體情況，編制了外事教育手冊，內容包括護照借用繳還，外事紀律和保密紀律，出國手續(xù)辦理流程，對外文明禮儀，目的國概況，出訪途中注意事項，出訪后總結交流。二是充分利用各種新型傳播方式，廣泛開展外事教育。針對出國團組，建立外事微信群，使出國人員在不方便接觸計算機時，不能登錄內網(wǎng)時，能夠登錄以手機為載體的外事教育平臺，通過更多渠道開展外事教育，保障出國人員在第一時間得到新鮮出爐的各種信息，潛移默化中及時接受外事教育。通過不斷強化外事教育，出國人員對外事工作的了解明顯加深，為保障出國人員圓滿完成任務奠定了基礎。境外執(zhí)行任務連續(xù)多年實現(xiàn)“零違規(guī)”。

2.外事辦公室職能作用有效發(fā)揮。按照外事局“大外事”的工作要求，我們緊密圍繞分公司改革發(fā)展的中心任務，充分發(fā)揮外事綜合、協(xié)調、服務的職能，寓管理于服務之中，積極組織技術、管理方面的對外交流，為分公司提質增效升級取得新突破作出了應用貢獻。一是創(chuàng)新服務內容，打造外事服務新平臺。面對新形勢，我們按照“三滿意”“四承諾”“五創(chuàng)新”的工作目標（“三滿意”即服務對象滿意、出國人員滿意、上級主管部門滿意；“四承諾”即符合規(guī)定的出國任務請示件在3個工作日內完成立項、上報，外事管理人員時刻保持答疑解惑的狀態(tài)，向出國人員公布外事管理負責人及管理人員手機號碼保持溝通無障礙，保證每位出國人員人手一本《分公司涉外人員手冊》做到隨用隨查；“五創(chuàng)新”即團組立項創(chuàng)新，證照使用創(chuàng)新，出國人員管理創(chuàng)新，出國（境）費用報銷程序簡化創(chuàng)新，出行服務創(chuàng)新），不斷創(chuàng)新外事管理工作模式，為團組出行人員提供更為快捷、方便的外事服務，有效提升了外事管理工作效率。二是依靠信息技術進步，提升服務水平。外交部從2014年開始推廣使用因公護照生物特征信息采集系統(tǒng)，分公司積極響應，并購買了設備、組織開展了相關培訓，現(xiàn)在出國（境）人員在辦公樓內就可以申辦護照，且各項人員信息完整、準確。此項舉措徹底解決了多年來困擾出國（境）人員赴京辦護照的難題，降低了差旅成本，提高了工作效率，實現(xiàn)了申辦因公護照流程的重大變革。三是充分發(fā)揮外事信息渠道多的優(yōu)勢，實現(xiàn)信息共享。2015年以來，我們專門在分公司門戶網(wǎng)站上開辟了出訪總結交流園地“出國公示”欄，并將各個團組出訪總結報告上傳信息門戶，面向全體職工信息公開，供分公司內部共享出訪成果，取得了較好的效果。

3.外事管理人員素質明顯提升。今年以來，結合辦公室“三基”工作，我們著眼于外事工作的長遠發(fā)展，通過教育培訓、多崗位實踐鍛煉，全面加強外事管理人員政策法規(guī)、業(yè)務知識、文化素養(yǎng)的培訓和技能訓練，引導和幫助外事管理人員研究新情況、解決新問題，培養(yǎng)了政治堅定、掌握政策、熟悉業(yè)務，懂外語、懂業(yè)務，有較高文化素養(yǎng)的高素質人才。

五、效益計算說明

在外事管理工作中，我們不斷強化出國費用管控，通過優(yōu)化團組和出行方案，正處級領導出行由乘坐公務艙改為經濟艙，縮減團組人員，應用信息化手段等措施，共節(jié)約因公出國（境）費用35.4萬元。

六、推廣情況

分公司外事管理工作通過重點改善三項措施，取得了顯著成效，在確保圓滿完成年度因公出國（境）任務的同時節(jié)約了費用。與此同時，我們把改善經營成果運用于各團組，保障了出國（境）團組順利出行，為建設千萬噸級大油氣田、實現(xiàn)“兩個1”的奮斗目標作出了應有的貢獻。

結束語：

在外事管理工作中，更新觀念、轉變思路、創(chuàng)新外事管理是外事管理服務中的關鍵，如何提高服務質量、提升辦事效率，從而轉化為經濟效益，才是企業(yè)追求之根本。

參考文獻：

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[2]楊威，劉登高.國際化背景下國企外事管理的實踐與思考[J].企業(yè)改革與管理，2017（11）：24-25.