四步嚴(yán)防入職風(fēng)險(xiǎn)

謝炳城

我們通常所說(shuō)的入職風(fēng)險(xiǎn)，是指企業(yè)在完成員工招募后，求職者正式入職時(shí)所存在的有可能使企業(yè)蒙受損失的一系列風(fēng)險(xiǎn)，是企業(yè)用工風(fēng)險(xiǎn)的重要組成部分。員工入職，是人力資源管理招聘模塊中的核心環(huán)節(jié)。建立并完善員工入職流程，有效地規(guī)避員工入職所帶來(lái)的風(fēng)險(xiǎn)，是企業(yè)人力資源部門的職責(zé)之一。

隨著我國(guó)勞動(dòng)法律法規(guī)的不斷完善，員工法律意識(shí)不斷提高，企業(yè)用工環(huán)境也不斷發(fā)生變化，包括員工入職風(fēng)險(xiǎn)在內(nèi)的企業(yè)用工風(fēng)險(xiǎn)日益突出。然而，長(zhǎng)期以來(lái)，入職風(fēng)險(xiǎn)沒有引起企業(yè)足夠的重視，以至于風(fēng)險(xiǎn)畸高，勞動(dòng)爭(zhēng)議頻發(fā)，使企業(yè)蒙受了不少損失。

第一步，做好員工入職體檢

在企業(yè)人力資源管理實(shí)務(wù)中，員工帶病入職現(xiàn)象屢見不鮮。這里所說(shuō)的病，包括職業(yè)病和較嚴(yán)重或者帶傳染性的普通疾病。前者是指員工在入職本企業(yè)前，就已患了職業(yè)病或者疑似職業(yè)病；后者是指一般疾病，比如一些傳染性疾病。員工帶病入職，不但會(huì)給其他員工造成傷害，同時(shí)也給企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)帶來(lái)潛在風(fēng)險(xiǎn)。為防止員工帶病入職，做好員工入職體檢非常必要，通過(guò)體檢，可以將患有嚴(yán)重疾病的人員篩選出去，保障企業(yè)的利益。

●特殊體檢

特殊體檢是相對(duì)特殊行業(yè)和特殊崗位而言的。特殊行業(yè)，比如食品生產(chǎn)企業(yè)，國(guó)家法律法規(guī)對(duì)從業(yè)人員的健康狀況是有特殊要求的，企業(yè)應(yīng)按照法律規(guī)定對(duì)新入職的員工進(jìn)行相應(yīng)的體檢，體檢合格方可上崗。特殊崗位，主要是指接觸職業(yè)危害的崗位，《職業(yè)病防治法》規(guī)定，員工從事有職業(yè)危害的崗位，企業(yè)應(yīng)當(dāng)給其做崗前、在崗和離職的職業(yè)健康體檢。企業(yè)應(yīng)當(dāng)按照法律規(guī)定操作，把已經(jīng)患有職業(yè)病或疑似職業(yè)病以及有職業(yè)禁忌的人員篩選出去，以規(guī)避相關(guān)風(fēng)險(xiǎn)。

●普通體檢

對(duì)大多數(shù)企業(yè)和員工來(lái)說(shuō)，既不屬于特殊行業(yè)，也不屬于特殊崗位，只需做普通體檢即可。我國(guó)法律法規(guī)并沒有對(duì)員工入職體檢作強(qiáng)制性規(guī)定，因此，企業(yè)可以要求員工做入職體檢，也可以不要求。當(dāng)然，為了防止員工帶病入職，企業(yè)可以把入職體檢作為一項(xiàng)強(qiáng)制環(huán)節(jié)列入入職流程，有效地保障企業(yè)利益。需要注意的是，根據(jù)國(guó)家規(guī)定，企業(yè)不得要求員工入職或就業(yè)過(guò)程中進(jìn)行乙肝項(xiàng)目檢測(cè)，也不得詢問(wèn)員工是否為乙肝表面抗原攜帶者，不得以此作為是否準(zhǔn)許入職的條件。

第二步，制定具體的錄用條件

對(duì)于不符合錄用條件的員工，法律賦予企業(yè)單方解除勞動(dòng)合同的權(quán)利。然而，要規(guī)避違法解除的風(fēng)險(xiǎn)，企業(yè)依據(jù)“不符合錄用條件”進(jìn)行解除勞動(dòng)合同的前提是必須要有具體詳細(xì)的錄用條件。企業(yè)可以根據(jù)不同的工作崗位，制定不同的錄用條件。

●錄用條件要具體、詳細(xì)

一般來(lái)說(shuō)，錄用條件可分為硬條件和軟條件，前者如學(xué)歷、外語(yǔ)水平、書面表達(dá)能力、身體健康狀況等，后者如出勤情況、工作態(tài)度、業(yè)績(jī)完成情況，還包括個(gè)人誠(chéng)信、有無(wú)不良記錄等。企業(yè)在制定錄用條件時(shí)，描述要盡量清晰、具體、可量化，不可模棱兩可似是而非，比如，注明“提供虛假學(xué)歷的、虛假身份證的，視為不符合錄用條件”等類似明確的表述。

●錄用條件需合法

包括實(shí)體合法和程序合法。實(shí)體合法是指錄用條件的內(nèi)容不得與法律法規(guī)相抵觸。比如，某企業(yè)規(guī)定某崗位只招聘未婚者，后來(lái)發(fā)現(xiàn)已入職的員工張某為已婚，企業(yè)以不符合錄用條件為由解雇了張某。該企業(yè)的做法已構(gòu)成違法，因?yàn)槠髽I(yè)“只招用未婚”的錄用條件違反國(guó)家有關(guān)就業(yè)歧視的規(guī)定，不可為之。程序合法是指企業(yè)制定了實(shí)體合法的錄用條件后，需在員工入職前向員工公示，不得在員工入職后才告知。

●員工簽名確認(rèn)

簽名確認(rèn)實(shí)為錄用條件程序合法的一個(gè)組成部分，指的是企業(yè)應(yīng)將錄用條件在辦理員工入職手續(xù)時(shí)給員工簽名確認(rèn)，或者發(fā)放給員工，履行公示義務(wù)，并保留書面證據(jù)。錄用條件的書面載體，可以是單獨(dú)的錄用條件告知書，也可以寫入勞動(dòng)合同文本，忌用口頭、電子郵件、微信等方式傳達(dá)，以免因?yàn)閬G失或者證明力不足而導(dǎo)致雙方相互推諉。

第三步，及時(shí)簽訂勞動(dòng)合同

根據(jù)相關(guān)規(guī)定，建立勞動(dòng)關(guān)系，應(yīng)當(dāng)簽訂書面勞動(dòng)合同，自用工之日起超過(guò)一個(gè)月不滿一年未與員工簽訂書面勞動(dòng)合同的，應(yīng)當(dāng)向員工每月支付二倍的工資。法律對(duì)未及時(shí)簽訂勞動(dòng)合同的企業(yè)規(guī)定了懲罰規(guī)則，其目的是提高勞動(dòng)合同簽訂率，減少勞動(dòng)爭(zhēng)議，促進(jìn)和諧勞動(dòng)關(guān)系的構(gòu)建。但在實(shí)務(wù)中，經(jīng)常有企業(yè)忘簽、漏簽，以及其他原因?qū)е挛醇皶r(shí)簽訂勞動(dòng)合同的現(xiàn)象。筆者建議，企業(yè)可采取以下方法杜絕上述現(xiàn)象：

●入職當(dāng)天簽訂勞動(dòng)合同

員工入職當(dāng)天，人力資源部門需為員工辦理入職手續(xù)，如填寫入職登記表、提交有效證件證書、制作工牌、發(fā)放工裝、進(jìn)行安全培訓(xùn)、辦理社會(huì)保險(xiǎn)手續(xù)等。與此同時(shí)，可以將簽訂書面勞動(dòng)合同納入到入職流程中，以“必做”項(xiàng)的形式固定下來(lái)。這樣可以保證每一個(gè)新入職的員工都能夠簽訂書面勞動(dòng)合同，確保簽訂率達(dá)到百分之百。

●固定每個(gè)月簽訂勞動(dòng)合同的日期

雖然入職當(dāng)天簽訂勞動(dòng)合同可以有效防止忘簽、漏簽，但對(duì)于小微型企業(yè)而言，弊端也非常明顯，由于招聘量不大，可能這周入職兩人，下周又入職三人，每次三人兩人稀稀拉拉地入職，要填寫好勞動(dòng)合同并與其簽訂，就顯得非常繁瑣，增加了人力資源部門的工作量。為此，企業(yè)可以采用每個(gè)月固定日期簽訂勞動(dòng)合同的方法進(jìn)行解決。比如，固定每個(gè)月的1日、16日為統(tǒng)一簽訂勞動(dòng)合同的日期，每月上半月入職的，統(tǒng)一在當(dāng)月16日簽訂，下半月入職的，統(tǒng)一在次月1日簽訂，既可以避免忘簽或漏簽勞動(dòng)合同，又減輕了人力資源部門的工作量，實(shí)現(xiàn)低成本高效率運(yùn)作。

此外，企業(yè)還需健全勞動(dòng)合同管理機(jī)制，防止少數(shù)別有用心之人“碰瓷”。比如，員工拿到企業(yè)發(fā)放的勞動(dòng)合同文本后，并不馬上簽署，而是說(shuō)要拿回家去研究研究再說(shuō)，但人力資源部門極有可能忘記跟進(jìn)此事，一年半載以后，員工向勞動(dòng)仲裁機(jī)構(gòu)申訴，主張未簽勞動(dòng)合同的二倍工資。由于企業(yè)未與員工簽訂勞動(dòng)合同是客觀事實(shí)，在相關(guān)勞動(dòng)仲裁機(jī)構(gòu)，甚至到了法院，往往都難以獲得支持，需依法承擔(dān)相應(yīng)賠償金。

第四步，做好員工入職審查

入職審查至關(guān)重要，企業(yè)只有通過(guò)入職審查，獲得真實(shí)的員工信息，剔除虛假成分，減少不確定因素，才能更準(zhǔn)確地與該企業(yè)所聘用崗位的要求相匹配，進(jìn)而降低用工風(fēng)險(xiǎn)。

●入職審查的內(nèi)容

入職審查的范圍很寬，可以簡(jiǎn)單地分為簡(jiǎn)易審查和深度審查。前者是指只對(duì)入職員工做簡(jiǎn)單的背景調(diào)查，主要用于普通崗位的員工，比如審查身份證件、與前單位是否已解除勞動(dòng)關(guān)系等。后者是指全面審查，主要用于高級(jí)管理人員、高級(jí)技術(shù)人員等關(guān)鍵崗位，審查內(nèi)容主要包括基本信息審查、身份證件及各類資格證書審查、有無(wú)競(jìng)業(yè)限制審查、有無(wú)犯罪記錄審查，等等。

●入職審查的方法和渠道

方法層面，企業(yè)可以自主審查，也可以委托第三方機(jī)構(gòu)進(jìn)行背景調(diào)查?？梢圆捎昧信e法，將所需要審查的內(nèi)容逐一列出，并逐一進(jìn)行調(diào)查。

渠道方面，審查的目的是獲得真實(shí)信息，只要不偏離這個(gè)目的，任何渠道和方法都可以嘗試。比如，通過(guò)學(xué)信網(wǎng)查詢員工學(xué)歷證書的真?zhèn)涡?、通過(guò)公安機(jī)關(guān)審查員工有無(wú)犯罪記錄、通過(guò)向其前單位發(fā)公函了解其在前單位的工作表現(xiàn)，等等。