去除企業(yè)裹足不前的元兇
——對(duì)企業(yè)“簡(jiǎn)化流程提高效率”的思考

（四川省有色科技集團(tuán)有限責(zé)任公司，四川成都 610037）

忙！忙！忙！這是目前很多企業(yè)一個(gè)共同的現(xiàn)狀。但一回想，究竟忙在什么地方呢？又覺(jué)得成天很忙，確實(shí)也數(shù)不出一兩件具體的事情。細(xì)想，問(wèn)題就出在辦事流程太繁雜，不知不覺(jué)消耗了大量人力物力財(cái)力。很多企業(yè)不斷壯大，為了搶占市場(chǎng)，在全國(guó)各地盲目設(shè)立分公司、辦事處，從董事長(zhǎng)到一線(xiàn)員工，每個(gè)環(huán)節(jié)的工作基本上按照計(jì)劃、執(zhí)行、檢查以及反饋的模塊來(lái)部署、執(zhí)行、考核、督查，形成了一個(gè)龐大的流程審批鏈，繁瑣復(fù)雜可想而知。無(wú)形中提高了成本，人力的成本！

筆者通過(guò)對(duì)一個(gè)小型國(guó)有企業(yè)的調(diào)查，認(rèn)真對(duì)其工作流程進(jìn)行系統(tǒng)研究、深入剖析，發(fā)現(xiàn)了一些帶共性的弊病，我希望能“管仲窺豹，可見(jiàn)一斑”，供大家參考。

該企業(yè)是成立于1960年的科研院所轉(zhuǎn)制而來(lái)，先上劃國(guó)家部委管理，后劃歸省管，劃為中國(guó)某總公司的直屬事業(yè)單位、轉(zhuǎn)制科研院所，2011年完成公司制改造。該企業(yè)共有7家全資和控股二級(jí)子公司、4家三級(jí)公司，員工300余人。目前設(shè)有黨委辦公室、紀(jì)委辦公室、董事會(huì)辦公室、目標(biāo)部、行政辦公室、組織人事部、財(cái)務(wù)部、市場(chǎng)部、生產(chǎn)部、科技部、資本經(jīng)營(yíng)部、群眾工作部、風(fēng)險(xiǎn)控制部共13個(gè)部門(mén)，總部部門(mén)共有60人，占全企業(yè)人數(shù)的20%。

筆者牽頭組成工作流程優(yōu)化課題組，采用座談交流、一對(duì)一深度訪談、調(diào)查問(wèn)卷、征求意見(jiàn)等多種方式，分別對(duì)該企業(yè)總部組織機(jī)構(gòu)，職能職責(zé)、編制人員、工作流程、制度建設(shè)等情況進(jìn)行了調(diào)研。

1 調(diào)研基本情況

在調(diào)研前，我們制定了詳細(xì)的調(diào)研方案，精心組織座談，根據(jù)座談情況設(shè)置調(diào)查問(wèn)題，向?qū)υ撈髽I(yè)85名同志發(fā)放了調(diào)查問(wèn)卷。

此次調(diào)查將調(diào)查對(duì)象分為30歲以下、31-40歲、41-50歲和50歲以上四個(gè)年齡階層，分別對(duì)應(yīng)了90后、80后、70后和60后四個(gè)年代的人群。這樣的問(wèn)題設(shè)計(jì)是了解不同年齡階段的職工所持有的觀點(diǎn)和態(tài)度，對(duì)未來(lái)公司制訂人性化管理作為指導(dǎo)依據(jù)，見(jiàn)圖1。

對(duì)“您工作需要相關(guān)部門(mén)協(xié)助時(shí)”的調(diào)查，相關(guān)部門(mén)配合狀況進(jìn)行調(diào)查，“大部分較好”的占了近七成，“難以配合”的不到5%見(jiàn)圖2。

圖1 調(diào)查對(duì)象年齡分布圖

圖2 部門(mén)協(xié)助配合狀況圖

“對(duì)流程優(yōu)化需要提升”的調(diào)查，員工認(rèn)為“流程優(yōu)化最重要的是提高流程效率”，占比45%，“流程的規(guī)范化”占比30%，“流程科技手段運(yùn)用”占比18%?？磥?lái)，對(duì)流程優(yōu)化能夠提高運(yùn)作效率的呼聲最高。

在調(diào)研過(guò)程中，員工普遍反映流程效率低，在影響流程運(yùn)行順暢和效率的因素中，認(rèn)為“流程冗余環(huán)節(jié)多”的占38%，認(rèn)為“溝通交流的少”占30%，其余依次是“組織機(jī)構(gòu)不合理”占18%，“缺乏有效的考核”占10%，“部門(mén)職責(zé)不清”占4%。

對(duì)機(jī)構(gòu)設(shè)置中，認(rèn)為“目前機(jī)構(gòu)設(shè)置不科學(xué)，部門(mén)職責(zé)不清”的占36%，認(rèn)為“機(jī)構(gòu)臃腫，人浮于事”的占30%，二者占了絕大多數(shù)，見(jiàn)圖3。

圖3 公司機(jī)構(gòu)設(shè)置意見(jiàn)圖

對(duì)公司作風(fēng)建設(shè)進(jìn)行調(diào)查，“沒(méi)人愿意拍板決策”占比最高，其次是“職能部門(mén)服務(wù)意識(shí)不強(qiáng)”，“時(shí)間觀念差”，“領(lǐng)導(dǎo)許諾多，兌現(xiàn)少或遲緩”，見(jiàn)圖4。

圖4 作風(fēng)建設(shè)問(wèn)題分布圖

2 存在的問(wèn)題及現(xiàn)狀

通過(guò)調(diào)研發(fā)現(xiàn)，目前該企業(yè)“三會(huì)一層”銜接不到位等問(wèn)題仍然比較突出，部分審批流程“環(huán)節(jié)多、時(shí)間長(zhǎng)、重復(fù)多、材料繁”等問(wèn)題比較明顯，反饋匯報(bào)不夠及時(shí)、布置工作執(zhí)行不到位等問(wèn)題仍然存在，在一定程度上降低了工作效率，損害了該企業(yè)形象。

2.1 內(nèi)部運(yùn)行不規(guī)范

該企業(yè)雖然制定了“三會(huì)一層”議事規(guī)則及“三重一大”議事決策制度，但是在具體執(zhí)行過(guò)程中，各治理主體議事邊界不清晰，范圍不明確。決策程序過(guò)于復(fù)雜，造成工作延誤，降低了工作效率，工作機(jī)制也不夠不完善。在落實(shí)黨組織研究討論重大經(jīng)營(yíng)事項(xiàng)“前置程序”這個(gè)要求時(shí)，黨組織在前置的深度和廣度上難以準(zhǔn)確把握。如：該企業(yè)黨委會(huì)管得過(guò)細(xì)，有的黨委會(huì)前置研究變成前置決定；董事會(huì)現(xiàn)場(chǎng)會(huì)議召開(kāi)次數(shù)偏少，某些重大事項(xiàng)沒(méi)有按照要求召開(kāi)現(xiàn)場(chǎng)會(huì)議，重大決議準(zhǔn)備不夠充分。

2.2 工作效率不高

該企業(yè)部分審批流程涉及多個(gè)職能部門(mén)，有時(shí)需要反復(fù)催促過(guò)問(wèn)才有下文，有時(shí)需要花費(fèi)大量時(shí)間才能辦理完畢，工作節(jié)奏沒(méi)能跟上新形勢(shì)的步伐，工作效率不能完全滿(mǎn)足企業(yè)發(fā)展需要，在有限的時(shí)間內(nèi)辦更多的事的目的無(wú)法得以實(shí)現(xiàn)。如：財(cái)務(wù)部費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)、資金使用流程繁瑣，需要經(jīng)過(guò)申請(qǐng)部門(mén)負(fù)責(zé)人-財(cái)務(wù)初核-財(cái)務(wù)復(fù)核-財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)人-申請(qǐng)部門(mén)分管領(lǐng)導(dǎo)-財(cái)務(wù)總監(jiān)-審批領(lǐng)導(dǎo)等必要的審批程序和環(huán)節(jié)，申請(qǐng)人員要一個(gè)挨著一個(gè)跑流程，往往要兩至三天才能報(bào)銷(xiāo)完成，甚至需要更長(zhǎng)時(shí)間，辦事效率還需進(jìn)一步提高。

2.3 審批流程不標(biāo)準(zhǔn)

從調(diào)研中發(fā)現(xiàn)“各人自?huà)唛T(mén)前雪”現(xiàn)象，相同或類(lèi)似事項(xiàng)存在多個(gè)版本的審批表格，缺乏統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)。如：檔案管理上，辦公室、財(cái)務(wù)部、科技部、組織人事部等相關(guān)部門(mén)都有各自的檔案利用審批表；請(qǐng)銷(xiāo)假管理上，分為干部、一般員工請(qǐng)銷(xiāo)假流程。同時(shí)，一些部門(mén)仍然存在審批的前置條件過(guò)多過(guò)細(xì)，對(duì)同一事項(xiàng)存在重復(fù)審批現(xiàn)象，審批流程重復(fù)、阻塞。如：財(cái)務(wù)部月度、季度、半年、年度等定期外報(bào)文件、稅務(wù)報(bào)送、銀行常規(guī)事務(wù)等同一用印事項(xiàng)，多次簽字，浪費(fèi)工作時(shí)間和精力。

2.4 審批授權(quán)不充分

一方面有些部門(mén)職責(zé)履行不到位，在本職工作中，沒(méi)有領(lǐng)導(dǎo)批示的事不辦，沒(méi)有領(lǐng)導(dǎo)批示的文不發(fā)，結(jié)果將領(lǐng)導(dǎo)拖入繁瑣的日常事務(wù)中，職能作用沒(méi)有得到充分發(fā)揮；另一方面，部門(mén)內(nèi)部授權(quán)不夠，沒(méi)有層層壓實(shí)員工責(zé)任，對(duì)一般審批事項(xiàng)授權(quán)不充分，辦結(jié)率低。

2.5 信息化手段未普及

該企業(yè)2017年建立了OA系統(tǒng)，雖然經(jīng)過(guò)了近兩年的運(yùn)行，但主要領(lǐng)導(dǎo)對(duì)辦公室自動(dòng)化認(rèn)識(shí)不高，導(dǎo)致OA系統(tǒng)普及程度很低，對(duì)OA系統(tǒng)沒(méi)有產(chǎn)生依賴(lài)，除了行政辦公室等少數(shù)部門(mén)使用較多外，其他部門(mén)使用還不夠積極，相當(dāng)多的工作人員需要盡快進(jìn)入OA辦公角色。同時(shí)，OA的主要功能拓展不夠，僅僅停留在公文處理上，也還存在各責(zé)任領(lǐng)導(dǎo)、責(zé)任部門(mén)反饋不夠及時(shí)，或者沒(méi)有及時(shí)辦理完畢，無(wú)形中延長(zhǎng)文件處理時(shí)間，影響辦事效率。

3 優(yōu)化流程舉措

課題組圍繞審批流程[1]，匯總行政審批、組織人事管理、財(cái)務(wù)審批、目標(biāo)考核等七大類(lèi)52項(xiàng)涉批流程，從“辦理時(shí)限、辦理環(huán)節(jié)、審批權(quán)限”等要素進(jìn)行深度優(yōu)化，尤其是對(duì)人、財(cái)、物等關(guān)鍵崗位審批流程進(jìn)行重點(diǎn)討論。根據(jù)各部門(mén)的工作職責(zé)和業(yè)務(wù)特點(diǎn)，按照“程序規(guī)范，流程簡(jiǎn)便”的要求，從辦理時(shí)限、辦理環(huán)節(jié)、審批權(quán)限等要素進(jìn)行深度優(yōu)化，同步梳理完善與之相匹配的辦事流程、制度文件，提高工作效率和服務(wù)水平，提出以下措施。

3.1 完善公司治理，做好頂層設(shè)計(jì)

完善企業(yè)黨委會(huì)、董事會(huì)、經(jīng)理層議事規(guī)則和辦事程序，厘清權(quán)責(zé)邊界，理順相互之間的關(guān)系，實(shí)現(xiàn)黨委會(huì)把關(guān)定向、董事會(huì)科學(xué)決策、經(jīng)理層高效執(zhí)行，使法人治理結(jié)構(gòu)的運(yùn)行制度化、具體化、流程化，切實(shí)把加強(qiáng)黨的領(lǐng)導(dǎo)和完善公司治理統(tǒng)一起來(lái)，進(jìn)一步推動(dòng)現(xiàn)代企業(yè)制度建設(shè)。一是強(qiáng)化黨組織法定地位。進(jìn)一步細(xì)化黨組織機(jī)構(gòu)設(shè)置、職責(zé)權(quán)限、地位作用、經(jīng)費(fèi)保障等內(nèi)容，嚴(yán)格落實(shí)“四同步、四對(duì)接”要求，明確黨委在企業(yè)決策、執(zhí)行、監(jiān)督各環(huán)節(jié)的權(quán)責(zé)和工作方法以及和其他治理主體的關(guān)系。嚴(yán)格執(zhí)行“前置程序”，凡重大經(jīng)營(yíng)事項(xiàng)，經(jīng)黨組織“前置”討論研究后，再提交總經(jīng)理辦公會(huì)、董事會(huì)決策。二是進(jìn)一步規(guī)范總部與各分子公司管控治理關(guān)系。堅(jiān)持“抓大放小、效率優(yōu)先”原則，“三會(huì)一層”議事范圍只延伸到二級(jí)公司；非重大事項(xiàng)可根據(jù)實(shí)際情況通過(guò)書(shū)面征求意見(jiàn)進(jìn)行會(huì)商。三是完善工作機(jī)制。議事機(jī)構(gòu)議案收集部門(mén)要提前將會(huì)議資料送“三會(huì)一層”相關(guān)成員，讓與會(huì)人員充分做好準(zhǔn)備，匯聚智慧力量，形成集體決策，加強(qiáng)決策監(jiān)督。議案提交單位要充分與黨委會(huì)、董事會(huì)、總經(jīng)理辦公會(huì)各成員進(jìn)行溝通，及時(shí)征求意見(jiàn)。對(duì)于重大事項(xiàng)的決策，議案提交單位要調(diào)研論證，嚴(yán)格履行專(zhuān)家論證、風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估、合法性合規(guī)性審查和集體討論決定等重大決策程序，條件成熟的情況下再作為議題提交會(huì)議討論決策。對(duì)未履行相關(guān)程序、未經(jīng)合法性審查或?qū)彶椴缓戏ǖ?，不得上?huì)研究決策，確保決策質(zhì)量和水平。

3.2 優(yōu)化組織機(jī)構(gòu)，并減冗余職能

科學(xué)設(shè)置機(jī)構(gòu)和厘清崗位人員職責(zé)是工作流程化、標(biāo)準(zhǔn)化的關(guān)鍵，是實(shí)現(xiàn)高效辦公的前提。梳理職責(zé)就是梳理流程，決定了流程是否能順暢執(zhí)行。要按照“科學(xué)設(shè)置、職責(zé)清晰、目標(biāo)明確。提高效率”的原則合理集權(quán)和科學(xué)授權(quán)[2-3]，明確審批范圍，該給的權(quán)力要給足。對(duì)一般性的審批流程，要敢于下放、轉(zhuǎn)移審批權(quán)限，壓實(shí)員工工作責(zé)任。按照大部門(mén)制的理念，將職能相近，職能單一的部門(mén)進(jìn)行合并整合，將之前的13個(gè)機(jī)構(gòu)按照職能進(jìn)行分類(lèi)整合，縮減為8個(gè)，減小部門(mén)之間的縫隙，根據(jù)各部門(mén)工作性質(zhì)拉通使用人員，提高人員的使用效率。比如，對(duì)印章管理等事項(xiàng)實(shí)現(xiàn)集中審批。針對(duì)相關(guān)部門(mén)月度、季度、半年、年度等定期外報(bào)文件、稅務(wù)報(bào)送、銀行常規(guī)事務(wù)等重復(fù)用印事項(xiàng)，采取一次審批、多次使用的方式，提高辦事效率。

3.3 完善規(guī)章制度，簡(jiǎn)化辦事流程

優(yōu)化審批流程、健全完善內(nèi)控制度，提升工作效率和服務(wù)質(zhì)量，是企業(yè)提質(zhì)增效的重要舉措。結(jié)合工作實(shí)際，推行“堅(jiān)持一個(gè)中心、簡(jiǎn)化二類(lèi)流程”，打造運(yùn)轉(zhuǎn)高效、服務(wù)優(yōu)良的企業(yè)形象。一是圍繞高質(zhì)量發(fā)展這一個(gè)中心，在建章立制上“強(qiáng)身健體”。通過(guò)對(duì)辦理時(shí)限、辦理環(huán)節(jié)、審批權(quán)限等要素進(jìn)行深度優(yōu)化，修改完善審批流程，對(duì)涉及的所有內(nèi)控制度進(jìn)行修訂、完善、廢止，深化體制機(jī)制改革步伐，建立規(guī)范有序的管理服務(wù)體系，不斷增強(qiáng)企業(yè)發(fā)展活力和核心競(jìng)爭(zhēng)力，以高質(zhì)量的體制機(jī)制運(yùn)行保障高質(zhì)量發(fā)展。二是簡(jiǎn)化兩類(lèi)流程，即合并同類(lèi)流程、廢止非必要流程。一方面全面推進(jìn)同類(lèi)事項(xiàng)合并辦理，合并上下環(huán)節(jié)、合并相似任務(wù)，統(tǒng)一流程模板，如將印章外出使用審批單、印章使用審批表、公司重要資質(zhì)借閱登記表合并為《公司印章證照使用審批表》，提高服務(wù)質(zhì)量。另一方面進(jìn)一步清理和減少審批流程，刪減冗余審批環(huán)節(jié)，從根本上解決簽批程序復(fù)雜、回簽、倒簽等突出問(wèn)題，提高辦事效率。如，對(duì)報(bào)賬等流程實(shí)現(xiàn)一站式服務(wù)。針對(duì)部門(mén)內(nèi)部需要多個(gè)崗位人員審核的事項(xiàng)，采用一站式服務(wù)，即事項(xiàng)提交到相關(guān)部門(mén)，原則上由該部門(mén)1天內(nèi)自行完成內(nèi)部所有審批環(huán)節(jié)，再移交申請(qǐng)人，便于縮短審批時(shí)間。

3.4 利用科技手段，提高審批效率

充分發(fā)揮現(xiàn)代信息技術(shù)的作用，加強(qiáng)OA系統(tǒng)建設(shè)，利用系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)文件的起草、審批、發(fā)文、辦理、歸檔等流程，對(duì)于OA收文，相關(guān)人員要第一時(shí)間對(duì)文件進(jìn)行處理，不得拖延。提高工作效率，節(jié)約辦公成本，加快公文流轉(zhuǎn)。借助OA平臺(tái)將責(zé)任進(jìn)一步明確，將繁雜的事務(wù)簡(jiǎn)單化，避免工作推諉、互相扯皮，做到事結(jié)文了。如，在做好OA公文處理的同時(shí)，將考勤打卡、會(huì)議管理、工作日志、用車(chē)申請(qǐng)等流程在OA上運(yùn)行；節(jié)約審批時(shí)間，提高了審批效率。

3.5 加強(qiáng)教育培訓(xùn)，增強(qiáng)參與意識(shí)

定期組織信息方面的培訓(xùn)講座，形成推動(dòng)信息化的共識(shí)。領(lǐng)導(dǎo)班子成員帶頭執(zhí)行，轉(zhuǎn)變辦公思想，切實(shí)增強(qiáng)員工信息化意識(shí)，熟悉并使用OA系統(tǒng)，全面推行網(wǎng)上審批，促進(jìn)審批提速增效。同時(shí)，要抓好員工培訓(xùn)，尤其是要把新修訂的制度文件及工作流程納入新員工培訓(xùn)內(nèi)容，鞏固優(yōu)化效果。要通過(guò)企業(yè)網(wǎng)站、微信公眾號(hào)等形式，加大宣傳力度，確保制度入腦入心。

3.6 健全相關(guān)制度，嚴(yán)格考核問(wèn)效

通過(guò)目標(biāo)管理，制訂科學(xué)合理的考核體系，不斷優(yōu)化工作流程，提高辦事效率，增強(qiáng)企業(yè)活力。要明確責(zé)任追究，強(qiáng)化效能問(wèn)責(zé)，做到審批“提速不越軌、加快不違規(guī)”，凡是不履行職責(zé)或職責(zé)履行不到位，給工作造成影響的，要追究當(dāng)事人和直接領(lǐng)導(dǎo)人的責(zé)任，確保責(zé)任落實(shí)到位，推進(jìn)各項(xiàng)工作開(kāi)展。同時(shí)，健全相關(guān)制度，做好制度的廢改立，對(duì)事項(xiàng)重復(fù)、內(nèi)容沖突、缺失的制度進(jìn)行全面優(yōu)化清理，確保制度簡(jiǎn)明扼要、務(wù)實(shí)管用。如，補(bǔ)充完善了OA管理制度，明確要求OA上的文件審批，必須要當(dāng)天全部審批完畢。同時(shí)對(duì)重大事件實(shí)行限時(shí)辦結(jié)。重要工作立即匯報(bào)；常態(tài)工作3小時(shí)報(bào)告；重要事情3天內(nèi)要有結(jié)果。對(duì)所有工作流程均被告周報(bào)告、月通報(bào)、季考評(píng)，統(tǒng)一納入考核，定期進(jìn)行通報(bào)督促，推動(dòng)工作落到實(shí)處[4]。

4 初步成效

通過(guò)流程優(yōu)化，堅(jiān)持“一站式服務(wù)、限時(shí)辦結(jié)、集中審批”等原則，合并同類(lèi)項(xiàng)和刪除不常用、不適用、非必要工作流程近30項(xiàng)，刪減冗余環(huán)節(jié)近40項(xiàng)，規(guī)范文字表述近100項(xiàng)，基本實(shí)現(xiàn)了“環(huán)節(jié)最少、程序最簡(jiǎn)、時(shí)間最短、效率最高、質(zhì)量最優(yōu)”的目標(biāo)。推進(jìn)了現(xiàn)代企業(yè)法人治理結(jié)構(gòu)建設(shè)，明確“三會(huì)一層”權(quán)責(zé)邊界，做到無(wú)縫銜接，形成了各司其職、各負(fù)其責(zé)、協(xié)調(diào)運(yùn)轉(zhuǎn)、有效管控的公司治理機(jī)制。