國有企業(yè)費(fèi)用報(bào)銷中常見風(fēng)險及應(yīng)對思考

■ 朱超男（國電燃料有限公司）

企業(yè)發(fā)生的各項(xiàng)費(fèi)用最終會導(dǎo)致經(jīng)濟(jì)利益流出企業(yè)，如果財(cái)務(wù)報(bào)銷審核不當(dāng)，會使企業(yè)暴露在各項(xiàng)風(fēng)險之下，甚至遭受不必要的經(jīng)濟(jì)損失。財(cái)務(wù)部門應(yīng)當(dāng)高度重視費(fèi)用報(bào)銷審核工作，加強(qiáng)報(bào)銷日常管理，規(guī)范費(fèi)用報(bào)銷行為，嚴(yán)控各項(xiàng)費(fèi)用支出，，為企業(yè)鑄造一面堅(jiān)固的“防風(fēng)”墻。

一、財(cái)務(wù)報(bào)銷可能引致的風(fēng)險

（一）稅務(wù)風(fēng)險

首先，要取得合法合規(guī)的票據(jù)，才能作為費(fèi)用入賬的依據(jù)。發(fā)票的來源五花八門，涉及的業(yè)務(wù)也各不相同，這就要求財(cái)務(wù)人員在審核票據(jù)時要格外小心。公司名稱開具錯誤是常見的發(fā)票問題之一，缺字多字錯字都屬于不合格的發(fā)票；納稅人識別號也可能存在位數(shù)缺漏或者字母缺失；發(fā)票開具日期也需格外注意，跨期發(fā)票一般不再允許報(bào)銷；發(fā)票開具內(nèi)容、數(shù)量、單價、金額也需核對，是否存在不合邏輯之處；關(guān)注發(fā)票是否為專用增值稅發(fā)票，不要漏掉可以抵扣的進(jìn)項(xiàng)稅額。如果對發(fā)票審核不嚴(yán)，將不合規(guī)的發(fā)票做了入賬處理，必然為企業(yè)帶來稅務(wù)風(fēng)險[1]。

（二）審計(jì)風(fēng)險

國有企業(yè)的專項(xiàng)審計(jì)工作比較頻繁，內(nèi)審和紀(jì)檢部門每年也會不定期的對企業(yè)發(fā)生的各項(xiàng)費(fèi)用進(jìn)行檢查，如果費(fèi)用報(bào)銷審核不嚴(yán)，可能導(dǎo)致不符合企業(yè)規(guī)章制度的費(fèi)用入賬。尤其是招待費(fèi)、培訓(xùn)費(fèi)、會議費(fèi)等，可能存在公款吃喝、大肆宴請、變相賄賂、旅游招待等違規(guī)操作。這類風(fēng)險往往隱蔽性較強(qiáng)，以各種名目作為幌子，甚至偽造一些佐證，對財(cái)務(wù)人員有較強(qiáng)的迷惑性。而一旦較為有經(jīng)驗(yàn)的審計(jì)人員開展專門的審計(jì)工作，這些問題很容易暴露出來，導(dǎo)致企業(yè)面臨較高的審計(jì)風(fēng)險。

（三）合規(guī)風(fēng)險

國有企業(yè)對三公經(jīng)費(fèi)、八項(xiàng)費(fèi)用管控嚴(yán)格，一般都會制定專門的財(cái)務(wù)制度控制費(fèi)用的發(fā)生及發(fā)生的標(biāo)準(zhǔn)，通常還會制定月度預(yù)算控制發(fā)生金額，確定費(fèi)用歸口管理部門進(jìn)行費(fèi)用專管。如果費(fèi)用報(bào)銷審核不嚴(yán)，很可能導(dǎo)致超標(biāo)的費(fèi)用發(fā)生，比如超過定額標(biāo)準(zhǔn)招待，入住超豪華酒店，超標(biāo)乘坐交通工具，公車私用等，致使領(lǐng)導(dǎo)人員觸碰底線紅線，一旦實(shí)施監(jiān)察審計(jì)，必然引致合規(guī)風(fēng)險。

二、引致風(fēng)險的原因淺析

（一）財(cái)務(wù)人員經(jīng)驗(yàn)不足

財(cái)務(wù)人員經(jīng)驗(yàn)不足可能導(dǎo)致報(bào)銷業(yè)務(wù)產(chǎn)生風(fēng)險。一些不合規(guī)業(yè)務(wù)通常具有隱蔽性和偽裝性，缺乏經(jīng)驗(yàn)的財(cái)務(wù)人員可能難以分辨；審核要點(diǎn)把握不足可能導(dǎo)致財(cái)務(wù)人員避重就輕，忽略重要信息；工作繁雜、欲速則不達(dá)，財(cái)務(wù)人員可能為追求工作完成率而忽略了完成質(zhì)量；信息系統(tǒng)崩潰或后臺錯誤致使重要信息丟失可能導(dǎo)致審核失??；報(bào)銷人員的僥幸心理和人情心理也會給報(bào)銷審核人員帶來困擾；財(cái)務(wù)人員經(jīng)驗(yàn)不足將導(dǎo)致難以發(fā)現(xiàn)及恰當(dāng)處置這些問題。

（二）風(fēng)險意識較為淡薄

樹立牢固的風(fēng)險意識是防微杜漸的最好手段。許多財(cái)務(wù)人員因?yàn)轱L(fēng)險意識不足，導(dǎo)致工作上的大意疏忽，使得企業(yè)暴露在風(fēng)險之下，遭受不必要的損失。風(fēng)險意識不足，會使財(cái)務(wù)人員對發(fā)現(xiàn)的問題不夠重視，高拿輕放；會使財(cái)務(wù)人員懶惰懈怠、對問題一帶而過；會使財(cái)務(wù)人員喪失警惕性，承擔(dān)不必要的責(zé)任。風(fēng)險意識是財(cái)務(wù)人員的職業(yè)保護(hù)傘，反之缺乏風(fēng)險意識會大大增加道德風(fēng)險。

（三）報(bào)銷制度存在漏洞

通常企業(yè)的報(bào)銷制度一經(jīng)制定，在較長的一段時間內(nèi)都不會變更。但隨著市場的變化和業(yè)務(wù)的發(fā)展，一些舊的制度已不能適應(yīng)新生事務(wù)的需要，舊的制度也已不能涵蓋新生業(yè)務(wù)的范圍，這就造成了制度暫時的空白和漏洞，意味著在發(fā)生新型報(bào)銷業(yè)務(wù)時，財(cái)務(wù)人員沒有可以遵從的制度規(guī)范，沒有可以判斷的來源依據(jù)，致使財(cái)務(wù)報(bào)銷業(yè)務(wù)處于未知的風(fēng)險之中[2]。

三、針對風(fēng)險擬采取的控制措施

（一）建立健全費(fèi)用報(bào)銷制度

費(fèi)用報(bào)銷管理辦法是財(cái)務(wù)人員開展費(fèi)用報(bào)銷審核工作的重要依據(jù)。費(fèi)用報(bào)銷管理辦法應(yīng)該明確職責(zé)分工，確定各項(xiàng)費(fèi)用的歸口管理部門；明確費(fèi)用的開支范圍和標(biāo)準(zhǔn)；明確費(fèi)用的管理程序和要求；明確費(fèi)用的日常管理規(guī)范和監(jiān)督問責(zé)機(jī)制，務(wù)必做到切實(shí)可行、具體詳盡，能夠?yàn)樨?cái)務(wù)人員報(bào)銷審核工作提供有力的支撐。報(bào)銷管理辦法經(jīng)制定實(shí)施后，并不意味這一成不變，財(cái)務(wù)部門應(yīng)定期對辦法的施行效果進(jìn)行反饋意見收集，結(jié)合自身實(shí)際，適時對制度進(jìn)行修訂和完善[3]。

（二）規(guī)范財(cái)務(wù)報(bào)銷流程

一般應(yīng)區(qū)分普通員工、部門負(fù)責(zé)人、公司領(lǐng)等，分級設(shè)置專屬財(cái)務(wù)報(bào)銷流程。一般員工費(fèi)用報(bào)銷至少需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽批后，送至財(cái)務(wù)部門報(bào)銷；部門負(fù)責(zé)人發(fā)生費(fèi)用至少經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)簽批后方可報(bào)銷；公司領(lǐng)導(dǎo)發(fā)生費(fèi)用一般采用互批模式；對于超過一定額度的大額費(fèi)用及企業(yè)較少發(fā)生的特殊費(fèi)用可以采用特別的報(bào)銷審批流程。審批流程一經(jīng)制定，一般不得變更，未經(jīng)標(biāo)準(zhǔn)流程審批的各項(xiàng)費(fèi)用財(cái)務(wù)部門不予報(bào)銷。

（三）建立事前審批制度

事前審批制度可以有效控制違規(guī)、超標(biāo)的費(fèi)用發(fā)生。以招待費(fèi)為例，建立事前審批制度，明確被招待單位及招待事由、招待人數(shù)及陪餐人數(shù)、招待時間、招待標(biāo)準(zhǔn)，并由分管領(lǐng)導(dǎo)事前簽批，待招待工作結(jié)束后，將發(fā)票隨同招待費(fèi)用事前審批單一同交至財(cái)務(wù)部門進(jìn)行報(bào)銷處理。對于企業(yè)中較常發(fā)生的差旅費(fèi)用，同樣可以履行事前審批，首先確定出差目的地和出差事由、擬乘坐的交通工具及相應(yīng)等級、編制出差預(yù)算金額，經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)簽批后方可出差，事后將各項(xiàng)票據(jù)隨同出差審批單一起履行財(cái)務(wù)報(bào)銷手續(xù)。

（四）完善財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)

隨著ERP系統(tǒng)的不斷普及，業(yè)財(cái)一體化大勢所趨，許多大中型企業(yè)都通過信息系統(tǒng)開展日常費(fèi)用報(bào)銷工作。信息系統(tǒng)控制可以避免許多人為因素干擾，幫助財(cái)務(wù)人員更好的進(jìn)行費(fèi)用報(bào)銷審核工作。通過在信息系統(tǒng)中固化費(fèi)用報(bào)銷審批流程，可以保證各項(xiàng)費(fèi)用在線上經(jīng)過恰當(dāng)?shù)膶徟?；在系統(tǒng)中為各部門設(shè)置預(yù)算控制金額，對于超過控制金額的費(fèi)用不允許提單報(bào)銷；在單據(jù)中設(shè)置自動運(yùn)算公式，對輸入的各項(xiàng)費(fèi)用自動匯總金額，保證金額準(zhǔn)確；向系統(tǒng)開發(fā)人員提出一些個性化的定制要求，幫助企業(yè)提供更為便捷化的報(bào)銷服務(wù)[4]。

（五）指定專人負(fù)責(zé)報(bào)銷

大中型企業(yè)部門分立、人員繁多，財(cái)務(wù)報(bào)銷工作量巨大，除了費(fèi)用常發(fā)部門，許多員工可能一年也發(fā)生不了幾筆費(fèi)用，因此對報(bào)銷制度較為陌生、對報(bào)銷流程也不了解，一旦有費(fèi)用發(fā)生常要向財(cái)務(wù)報(bào)銷人員反復(fù)詢問，造成報(bào)銷效率低下。企業(yè)可以在每個部門設(shè)定一位報(bào)銷專管人員，一旦該部門有費(fèi)用發(fā)生，都將票據(jù)等材料一齊交至該員工手中，由其統(tǒng)一履行報(bào)銷手續(xù)；同時財(cái)務(wù)部門召集各部門報(bào)銷專管人員進(jìn)行統(tǒng)一的培訓(xùn)，使其熟悉報(bào)銷制度及報(bào)銷流程，以提升企業(yè)的財(cái)務(wù)報(bào)銷效率。

（六）加強(qiáng)合同管理工作

對于大額、對公費(fèi)用，簡單開具發(fā)票并履行財(cái)務(wù)報(bào)銷程序并不能有效的遏制風(fēng)險，根據(jù)業(yè)務(wù)性質(zhì)，應(yīng)當(dāng)適時簽訂合同，通過合同管理才能有效控制風(fēng)險。涉及安裝的采購、涉及調(diào)試的服務(wù)等都需要簽訂專門的合同，明確采購的內(nèi)容，明確服務(wù)的質(zhì)量，明確付款的方式和時間，約定有無質(zhì)保金等等，通過合同管理保證企業(yè)的經(jīng)濟(jì)利益不受侵害。財(cái)務(wù)人員在費(fèi)用報(bào)銷審核時，需配合票據(jù)審查合同內(nèi)容、合同金額及付款比例等，二者核對一致時方可入賬付款。

四、結(jié)束語

綜上所述，國有企業(yè)費(fèi)用報(bào)銷業(yè)務(wù)審核不當(dāng)可能導(dǎo)致企業(yè)遭受稅務(wù)風(fēng)險、審計(jì)風(fēng)險、合規(guī)風(fēng)險，這些風(fēng)險通常是由財(cái)務(wù)人員經(jīng)驗(yàn)不足、風(fēng)險意識較為淡薄、報(bào)銷制度存在漏洞所致，除了對風(fēng)險的源頭有清楚的認(rèn)識，還可以通過建立健全費(fèi)用報(bào)銷制度、規(guī)范財(cái)務(wù)報(bào)銷流程、建立事前審批制度、完善財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)、指定專人負(fù)責(zé)報(bào)銷、加強(qiáng)合同管理工作等手段，有效的遏制這些風(fēng)險的發(fā)生。