高校實(shí)驗(yàn)室低值易耗品和耗材的“一站式”管理探索

徐 文，魏萬紅，張惠芹，朱蜀梅

高校實(shí)驗(yàn)室低值易耗品和耗材的“一站式”管理探索

徐 文，魏萬紅，張惠芹，朱蜀梅

（揚(yáng)州大學(xué) 實(shí)驗(yàn)室與設(shè)備管理處，江蘇 揚(yáng)州 225009）

低值易耗品和耗材價值低、數(shù)量大、品種多，在高校物資管理中面臨與固定資產(chǎn)截然不同的問題，該文針對高校實(shí)驗(yàn)室低值易耗品和耗材的特點(diǎn)及管理難點(diǎn)，從組織、制度和技術(shù)3個層面進(jìn)行了分析，提出優(yōu)化組織職能、規(guī)范管理制度、提升技術(shù)手段，開發(fā)“低值易耗品和材料采購管理系統(tǒng)”，打破物資與財(cái)務(wù)、科研、行政之間的管理壁壘，實(shí)現(xiàn)互聯(lián)互通的“一站式”管理模式。

低值易耗品；耗材；采購管理系統(tǒng)；互聯(lián)互通；“一站式”管理模式

1 低值易耗品和耗材的管理難點(diǎn)

低值易耗品是低值耐用品和易耗品的總稱；與固定資產(chǎn)概念相對，指凡不夠固定資產(chǎn)標(biāo)準(zhǔn)、也不屬于材料范圍的物資[1]。低值品一般包括使用期1年以上的低值儀器、儀表、機(jī)電設(shè)備、電子設(shè)備、文體設(shè)備、醫(yī)療器械、教學(xué)模具、計(jì)量器皿、工具等。易耗品一般包括玻璃器皿及儀器、各種元件、器件、零配件、實(shí)驗(yàn)動物等。耗材指一次性使用后即消耗，或不能復(fù)原的物資[2],一般包括原料、燃料、化學(xué)試劑、金屬、非金屬耗材等[1]。

高校低值易耗品和耗材的特點(diǎn)即管理難點(diǎn)為：價值低、數(shù)量大、品種多、型號雜、范圍廣、部門多、易損耗、周期短、時間緊、變化快、流動強(qiáng)、管理難。低值易耗品的全生命周期管理包括申報(bào)、批準(zhǔn)、采購、入庫、貯存、調(diào)領(lǐng)、出庫、使用、檢修、報(bào)廢、回收、清查、統(tǒng)計(jì)[3]。對難點(diǎn)處理不當(dāng)在管理上表現(xiàn)為：

（1）計(jì)劃環(huán)節(jié)。預(yù)算計(jì)劃性弱，經(jīng)費(fèi)復(fù)雜，使用低效，轉(zhuǎn)單審批繁冗不透明。

（2）采購環(huán)節(jié)。重復(fù)購置，貨不對版，價格偏高，不方便、不及時，不公平、不透明，有惡性競爭、濫用職權(quán)和腐敗風(fēng)險。

（3）庫管環(huán)節(jié)。無專人專管，登記混亂，擺放無序，積壓浪費(fèi)，調(diào)領(lǐng)隨意。

（4）使用環(huán)節(jié)。日常浪費(fèi)較多，維修低效，報(bào)廢隨意，回收率低。

（5）審計(jì)環(huán)節(jié)。無法妥善便捷統(tǒng)計(jì)分析前4個環(huán)節(jié)信息，未單列低值易耗品或材料，存在無法監(jiān)督追責(zé)、物賬相符率低、存在審計(jì)風(fēng)險等。

耗材和低值易耗品是實(shí)驗(yàn)室用于人才培養(yǎng)、科學(xué)研究的重要物資和物質(zhì)基礎(chǔ)[4]，近年來高校實(shí)驗(yàn)室對低值易耗品和耗材的需求不斷加大、經(jīng)費(fèi)投入越來越多。在此背景下，揚(yáng)州大學(xué)積極嘗試規(guī)范低值易耗品和耗材的管理，借助組織、制度和信息技術(shù)手段，歸口學(xué)校職能部門、構(gòu)建“學(xué)校-學(xué)院-實(shí)驗(yàn)室”三級管理體系，兼顧成本效益、形成科學(xué)管理制度，建立對接財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)、連接物資與財(cái)務(wù)、科研、行政管理的信息化管理平臺，打造互聯(lián)互通的“一站式”管理模式，優(yōu)化低值易耗品和耗材的全生命周期管理，取得了良好的效果。

2 高校低值易耗品和耗材的“一站式”管理

低值易耗品和耗材的管理問題成因復(fù)雜，根源都溯及組織、制度和技術(shù)3個層面，我校遵循“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分工管理、專人負(fù)責(zé)、合理調(diào)配、節(jié)約使用”的原則，有針對性地構(gòu)建高校低值易耗品和耗材的“一站式”管理。

2.1 歸口校級職能部門，構(gòu)建三級管理體系

相對于高校固定資產(chǎn)有相對完善的管理體系，低值易耗品和耗材的管理過于隨意，客觀造成重視程度不高，缺乏校級層面的有效管理；管理權(quán)力下放給學(xué)院或項(xiàng)目負(fù)責(zé)人，分散地自用自購、以報(bào)列支，給運(yùn)行監(jiān)督造成困難。

我校將低值易耗品和耗材的管理歸口到學(xué)校直接領(lǐng)導(dǎo)的職能部門，構(gòu)建由“學(xué)校-學(xué)院-實(shí)驗(yàn)室”三級單位相關(guān)責(zé)任人員組成的低值易耗品和耗材管理體系：實(shí)驗(yàn)教學(xué)類低值易耗品和耗材歸口實(shí)驗(yàn)室與設(shè)備管理處管理，主要負(fù)責(zé)在學(xué)校層面對經(jīng)費(fèi)需求的調(diào)研、計(jì)劃和采購的審批、使用臺賬的監(jiān)管以及對管理人員的培訓(xùn)；在學(xué)院層面實(shí)現(xiàn)專人專管，培養(yǎng)富有責(zé)任心、專業(yè)能力強(qiáng)的專職管理人員，并由學(xué)院分管領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行計(jì)劃審批；實(shí)驗(yàn)室負(fù)責(zé)人進(jìn)行采購審核并具體負(fù)責(zé)本實(shí)驗(yàn)室實(shí)驗(yàn)物料的使用和管理。充分利用互聯(lián)網(wǎng)+的優(yōu)勢，建立全校管理人員線上線下通訊組，發(fā)布通知、開展培訓(xùn)等，并對計(jì)劃經(jīng)費(fèi)和物資使用效率進(jìn)行年終考核。通過提升重視程度和管理意識，進(jìn)一步完善低值易耗品和耗材的管理體系，提高管理水平。

2.2 兼顧成本效益原則，制定科學(xué)管理程序

部分高校對低值易耗品和材料還沒有形成統(tǒng)一的管理制度，缺乏科學(xué)完整的管理程序[5]。故可參照教育部、財(cái)政部出臺的《高等學(xué)校材料、低值品、易耗品管理辦法》等文件，制定適合學(xué)校特點(diǎn)的“低值耐用品、易耗品、材料管理辦法”。高校的低值易耗品和材料管理辦法應(yīng)明確但不限于：①材料、低值品和易耗品的范圍和分類；②計(jì)劃、采購和驗(yàn)收程序；③保管、領(lǐng)用和結(jié)算程序；④賠償追責(zé)等事宜。

制度設(shè)計(jì)方針考慮成本效益，力爭以最合理的管理成本取得最大效益，避免控制點(diǎn)過多，既加快周轉(zhuǎn)又防止舞弊[6]。

（1）計(jì)劃采購。明確規(guī)定各學(xué)院應(yīng)根據(jù)教學(xué)大綱規(guī)定的實(shí)驗(yàn)教學(xué)內(nèi)容和科研生產(chǎn)的實(shí)際需要編制年度計(jì)劃和學(xué)期計(jì)劃，經(jīng)分管院領(lǐng)導(dǎo)審核鑒定，在學(xué)期結(jié)束前報(bào)歸口部門。采購經(jīng)費(fèi)原則上按計(jì)劃執(zhí)行，對于計(jì)劃外特殊需求的采購須進(jìn)行專項(xiàng)審批[7]。

（2）分門別類。規(guī)定使用單位對貴重、稀缺物品必須指定專人保管，建立明細(xì)賬和使用登記簿；單價較低的低值耐用品由于使用年限相對較長，由院系（部門）建賬管理[8]；易耗品和材料原則上實(shí)行數(shù)量控制[9]；?；吩瓌t上應(yīng)單獨(dú)履行審核備案手續(xù)，并在專門?；穫}庫存儲，由安全管理工作人員同時負(fù)責(zé)監(jiān)管，做到“五雙”管理。

（3）物賬相符。根據(jù)集中管理、方便使用的原則，規(guī)定物品保管應(yīng)科學(xué)化，做到存放定位，排列有序，零整分開，賬物對號。必須建立出入庫明細(xì)賬和使用登記簿，定期全面清點(diǎn)，歸口部門負(fù)責(zé)監(jiān)管[10]。

（4）權(quán)責(zé)分明。明確校、院、實(shí)驗(yàn)室相關(guān)人員在計(jì)劃、采購、庫管、使用、審計(jì)等環(huán)節(jié)的職責(zé)分工和權(quán)限，制定浪費(fèi)和損壞的賠償懲罰措施，及責(zé)任到人的追責(zé)機(jī)制。

2.3 打破物資管理壁壘，打造聯(lián)通管理平臺

各高校低值易耗品和耗材的管理從人工管理階段向互聯(lián)網(wǎng)管理階段轉(zhuǎn)變。建設(shè)基于互聯(lián)網(wǎng)的低值易耗品和材料信息化管理平臺[11]，能夠針對低值易耗品和材料的管理難點(diǎn)，建立電子臺賬，實(shí)現(xiàn)有賬可查；縮短審核時間，提高管理效率；規(guī)范管理程序，消除安全隱患[12]。

我校在信息化管理平臺的研發(fā)思路上打破了物資與財(cái)務(wù)、科研、行政管理之間的壁壘，實(shí)現(xiàn)采購與管理信息化，開發(fā)了“低值易耗危化品綜合管理系統(tǒng)”，并著力提升系統(tǒng)的互聯(lián)互通性能，系統(tǒng)功能模塊如 圖1所示。

學(xué)校遵循“業(yè)財(cái)整合”的嶄新設(shè)計(jì)研發(fā)理念，將低值易耗?；肪C合管理系統(tǒng)與“天財(cái)高校財(cái)務(wù)管理信息系統(tǒng)”（財(cái)務(wù)系統(tǒng)）進(jìn)行對接，實(shí)現(xiàn)采購計(jì)劃和采購執(zhí)行的信息共享，提高財(cái)務(wù)信息綜合利用率，改變以往低值易耗品和材料管理孤立運(yùn)行模式，加強(qiáng)管理單位、使用單位與財(cái)務(wù)部門之間的聯(lián)系，擴(kuò)展財(cái)務(wù)邊界，提升低值易耗?；饭芾淼呢?cái)務(wù)業(yè)務(wù)支撐能力、工作效率和便利化程度。

低值易耗危化品綜合管理系統(tǒng)包括“經(jīng)銷商管理”“采購助手”（物資）、“實(shí)驗(yàn)室管理”（科研）、“學(xué)校行政審批”（行政）4大模塊，增強(qiáng)了系統(tǒng)的全面性和協(xié)作性，力圖實(shí)現(xiàn)整體架構(gòu)性能最大化。

（1）“經(jīng)銷商管理”模塊。用于經(jīng)銷商上傳低值品試劑耗材等產(chǎn)品信息、定價及訂單處理，支持多家經(jīng)銷商同時入駐，負(fù)責(zé)產(chǎn)品上架、跟蹤訂單和發(fā)貨。

（2）“采購助手”模塊。用于產(chǎn)品目錄檢索、在線下單和一鍵購買低值品試劑耗材，類似于學(xué)校專屬的京東商城。登錄數(shù)據(jù)庫，查詢已遴選準(zhǔn)入供應(yīng)商提供的產(chǎn)品信息，選擇計(jì)劃經(jīng)費(fèi)來源，下單生成電子合同，通過行政審批系統(tǒng)批準(zhǔn)，供貨商發(fā)貨物流追蹤，到貨后使用者在線驗(yàn)收，電子出庫單匯總到財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)付款給供應(yīng)商賬戶（危化品采購須單獨(dú)進(jìn)行，平臺沒有的商品可自采并在平臺備案）。

（3）“實(shí)驗(yàn)室管理”模塊。用于實(shí)驗(yàn)記錄、實(shí)驗(yàn)方法、實(shí)驗(yàn)物料管理。系統(tǒng)中創(chuàng)建與線下實(shí)驗(yàn)室一一對應(yīng)的實(shí)驗(yàn)室信息，成員加入具體實(shí)驗(yàn)室才能在平臺內(nèi)進(jìn)行實(shí)驗(yàn)物料的采購、領(lǐng)用和廢棄申報(bào)，實(shí)現(xiàn)對低值易耗品和材料使用狀態(tài)的動態(tài)追蹤，避免了繁瑣的人工記錄。

（4）“學(xué)校行政審批”模塊。用于計(jì)劃審批、訂單審核，并具備統(tǒng)計(jì)分析功能。多角色審核實(shí)現(xiàn)了“學(xué)校–學(xué)院–實(shí)驗(yàn)室”三級管理，每學(xué)期計(jì)劃須由學(xué)院在系統(tǒng)中向?qū)W校提交審批，具體采購由實(shí)驗(yàn)室負(fù)責(zé)人審核各個實(shí)驗(yàn)室用戶提交的訂單，通過后由校歸口部門管理人員進(jìn)行審核（?；钒磳W(xué)校相關(guān)規(guī)定通過系統(tǒng)進(jìn)行審核備案）。統(tǒng)計(jì)分析功能是平臺的重要功能，幾乎涵蓋所有字段的查詢，能建立清晰準(zhǔn)確的管理臺賬，分析低值易耗品和耗材的計(jì)劃、采購及使用的效益，幫助進(jìn)一步作出科學(xué)合理的決策。

我校低值易耗?；肪C合管理系統(tǒng)的特點(diǎn)是互聯(lián)互通性，包含在線低值易耗品和耗材的計(jì)劃審批、采購申請、驗(yàn)收申請、網(wǎng)上審核入庫、領(lǐng)用出庫、廢棄申報(bào)以及統(tǒng)計(jì)查詢等?？蓪?shí)現(xiàn)“一站式”處理訂單申請、審核、采購、簽收、結(jié)賬；跟蹤記錄低值易耗品及材料的名稱規(guī)格、經(jīng)銷商、經(jīng)費(fèi)審批、物流簽收、庫存消耗、廢棄申報(bào)等。全程溯源、低風(fēng)險精細(xì)物料管理，將低值易耗品和材料看作與實(shí)驗(yàn)室綜合管理相關(guān)聯(lián)的重要部分，打破物資與財(cái)務(wù)、科研、行政管理之間的壁壘，提供“一站式”解決方案。

3 結(jié)語

低值易耗品和耗材管理在高校實(shí)驗(yàn)室物資日常管理中的作用日益重要，其本身的特點(diǎn)和管理難點(diǎn)造成管理工作面臨諸多問題。我校從實(shí)際出發(fā)，打破管理壁壘，加強(qiáng)低值易耗品和耗材的“一站式”管理。組織上，構(gòu)建“學(xué)校–學(xué)院–實(shí)驗(yàn)室”三級管理體系、歸口到學(xué)校職能部門并培養(yǎng)專職管理人員；制度上，制定成本效益兼顧的“低值耐用品、易耗品、材料管理辦法”，明確相關(guān)學(xué)院（部門）和個人的權(quán)責(zé)；技術(shù)上，開發(fā)物資與財(cái)務(wù)、科研、行政管理間聯(lián)通的信息化管理平臺，旨在解決教學(xué)科研人員進(jìn)行實(shí)驗(yàn)試劑、耗材、小儀器的產(chǎn)品購買過程的繁瑣問題。通過“一站式”管理可以連接起天財(cái)高校財(cái)務(wù)管理信息系統(tǒng)與經(jīng)銷商管理、采購助手、實(shí)驗(yàn)室管理、學(xué)校行政審批模塊，快速實(shí)現(xiàn)低值易耗品和材料的一鍵購買和全生命周期管理。

今后擬進(jìn)一步提升我校低值易耗?；肪C合管理系統(tǒng)與天財(cái)高校財(cái)務(wù)管理信息系統(tǒng)的深度對接能力，完善以實(shí)驗(yàn)室為單位的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)建設(shè)，還要加強(qiáng)在系統(tǒng)中進(jìn)行廢棄物申報(bào)的下游管理，更深入地探索低值易耗品和材料的管理途徑和方法，幫助解決困擾高校低值易耗品和材料管理工作多年的人力、物力和時間 難題。

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Exploration on “One-stop” management of low-value consumables and consumable materials in university laboratories

XU Wen, WEI Wanhong, ZHANG Huiqin, ZHU Shumei

(Laboratory and Equipment Management Office, Yangzhou University, Yangzhou 225009, China)

Low-value consumables and consumable materials have low value, large quantity and big varieties, and they are facing different problems from fixed assets in university materials management. In view of the characteristics and management difficulties of low-value consumables and consumable materials in university laboratories, this paper makes an analysis from three aspects of the organization, system and technology and it is proposed to optimize organizational functions, standardize management systems and enhance technical means, develop the “Low-value consumables and consumable materials procurement management system”, break down management barriers between materials and finance, scientific research and administration, and realize the “One-stop” management mode of interconnection and interoperability.

low-value consumables; consumable material; procurement management system; connectivity; “One-stop” management mode

F251；G482

A

1002-4956(2019)10-0289-04

10.16791/j.cnki.sjg.2019.10.071

2019-03-28

2019-06-08

高等教育科學(xué)研究“十三五”規(guī)劃課題2017年度實(shí)驗(yàn)室管理專項(xiàng)重點(diǎn)課題（2017SYSZD07)；揚(yáng)州大學(xué)2018年校教改課題（YZUJX2018-68C）

徐文（1989—），女，江蘇泰州，碩士，助理研究員，研究方向?yàn)榻逃芾?。E-mail: xuwen@yzu.edu.cn

朱蜀梅（1972—），女，江蘇蘇州，碩士，工程師，研究方向?yàn)榻逃芾?。E-mail: zhusm@yzu.edu.cn