如何規(guī)范學校檔案移交工作

文/珠海市三灶鎮(zhèn)中心小學

黃玉芳

實際工作中，我們發(fā)現(xiàn)學?；鶎訖n案移交工作普遍存在不規(guī)范的現(xiàn)象，學校檔案員迫切需要掌握檔案移交工作的規(guī)范做法和實操要求。近年來，我校在檔案移交工作方面做了較為細致的實踐與研究，取得得了較好的成效。

一、提高學校對檔案移交工作重要性的認識

學校領導和檔案室要加大宣傳和教育工作，明確檔案的接收與移交是檔案工作的重要組成部分。學校在各種活動中形成的具有保存、查考價值的各種門類、載體的文件材料，都應按規(guī)定及時向綜合檔案室移交歸檔。檔案員離開工作崗位，需及時向下一任檔案員移交檔案，雙方都必須嚴肅認真地做好檔案的接收與移交工作。

檔案是不可再生的歷史記錄，檔案工作者對各種材料進行收集、整理、鑒定、保管，耗費了大量的時間和精力，對學校申報教育特色學校、迎接各種教育評估、管理考核及教師申報職稱、評選先進等發(fā)揮了極大的作用。但是，隨著學校的變遷、學校檔案員的變動，在評估檢查中發(fā)現(xiàn)，有的學校檔案工作處于停頓狀態(tài)，沒有現(xiàn)成的、專業(yè)的檔案員，重啟檔案工作困難重重，因此，我們必須重視學校檔案的移交工作。

二、制訂科學嚴謹?shù)膶W校檔案移交制度并嚴格執(zhí)行

根據(jù)《中華人民共和國檔案法》等有關規(guī)定，各單位需制定《檔案移交制度》?？茖W、完備的制度是學校檔案移交管理工作科學化、標準化、規(guī)范化的保證。學校檔案移交制度主要包括以下兩方面內(nèi)容：

1.確定學校檔案的接收、移交內(nèi)容與范圍

(1)一般來說，學校檔案有以下幾個門類：文書檔案、基建檔案、聲像檔案、教育教學檔案、科研檔案、實物檔案。每種門類的檔案都有不同的保管期限，檔案移交時不同保管期限的檔案要同時進行移交，做到?jīng)]有缺、漏，保證檔案的完整性。因為檔案移交涉及的范圍廣、材料多，被移交方與移交方往往信息不對等，所以要求移交方要制定詳盡的計劃，做到布置周密、胸有成竹，確保所移交檔案的正確和完整。

(2)編研材料和專題材料也必須辦理移交。眾所周知，編研材料每年都要做延續(xù)，組織沿革、基礎數(shù)字匯編、大事記以及學校管理制度、計劃總結、統(tǒng)計報表、花名冊、任課表和獲獎情況等要做好收集和數(shù)據(jù)累計。

(3)借閱登記簿、移交清冊、銷毀清冊、溫濕度登記冊、管理臺賬等也要辦理移交。

2.細致規(guī)范地做好每個門類的檔案交接工作：

(1)對于移交方來說，正式移交之前主要做好5項工作：一要對保管的檔案進行一次全面清理，做到帳物相符、心中有數(shù)；二要在借出收據(jù)上注明原因及催還情況；三要對未整理的零散文件材料分類存放、清理排序，做到系統(tǒng)有序；四要按檔案移交要求編制檔案移交文據(jù)及表格；五要撰寫檔案移交說明。對于接收方來說，在接收之前要做好3項工作：一要了解移交單位的職能活動內(nèi)容和工作活動情況，二要向前任檔案人員了解檔案保管和檔案工作情況，三要了解或檢查檔案移交工作準備情況。

(2)把移交資料全面歸列好。以實物檔案為例，在做移交的時候，每一件實物檔案都要做好實物移交登記冊、登記獲獎表、貼標簽、拍照留存并導入檔案管理軟件的工作；各類檔案在收集紙質文件的同時，也要收集電子文件，尤其是領導任職命令等重要文件。

(3)必須嚴格履行交接手續(xù)。檔案接收一方、移交一方檢查與核對，認為檔案質量合格、數(shù)量準確以后，雙方必須在交接冊上簽字，方可交接。

(4)明確檔案的接收與移交時間：文書檔案按一年歸檔一次；實物檔案隨到隨收；教育教學、科研檔案等文件材料，由承辦科室整理，在每學年完結的8月份向檔案室移交；聲像檔案則視相片和光盤等的數(shù)量和工作量而定；會計類由財務科整理立卷保管一年后向檔案室移交。

(5)交給檔案室的檔案，必須符合上級規(guī)定的檔案質量標準。如發(fā)現(xiàn)移交的檔案不符合上級規(guī)定的檔案質量標準，接收一方拒絕接收或退回原科室重新整理直至達到質量標準為止。

三、把檔案移交工作列入考核，利用信息技術提升效率和質量

1.明確學校檔案移交的項目責任人、任務清單和完成時間；并預留充足的時間提前部署，完成時間快到時，做好溫馨督辦提示。

2.每學期期末，主管檔案的校級領導和檔案員一起，對學校檔案移交的項目責任人進行檔案移交完成情況評價，評價結果將及時反饋，并列入教師工作考核中去。

3.學校檔案室利用學校OA系統(tǒng)、微信系統(tǒng)、共享系統(tǒng)加快檔案移交的宣傳發(fā)動、資料分享、過程反饋、指導督辦、檢查評價，提升學校檔案移交工作的效率。