新形勢(shì)下高校儀器設(shè)備履約驗(yàn)收的思考

金仁東， 牛 犁， 孟兆磊， 秦 嵐， 李鑫磊

(北京科技大學(xué) 資產(chǎn)管理處，北京 100083)

0 引 言

隨著國(guó)家“科教興國(guó)”戰(zhàn)略的堅(jiān)定實(shí)施及“雙一流”建設(shè)重大決策的推進(jìn)，高等教育投入的逐年增加以及辦學(xué)規(guī)模的擴(kuò)大，高校儀器設(shè)備的規(guī)模爆發(fā)性增長(zhǎng)。如何更好地管理儀器設(shè)備已成為實(shí)驗(yàn)室管理者的重大課題。其中，儀器設(shè)備的履約驗(yàn)收管理尤為重要。驗(yàn)收工作不僅是保證儀器設(shè)備質(zhì)量的關(guān)鍵[1-3]，更是充分發(fā)揮儀器設(shè)備功用、提升使用效益的助推器。

2017年財(cái)政部頒布的87號(hào)令《政府采購(gòu)貨物和服務(wù)招標(biāo)投標(biāo)管理辦法》(修訂)也特別強(qiáng)調(diào)履約驗(yàn)收并作出明確規(guī)定。其中，關(guān)于履約驗(yàn)收的內(nèi)容不乏管理新意，包括對(duì)樣品在履約驗(yàn)收時(shí)的使用提出要求、可邀請(qǐng)參加項(xiàng)目的其他投標(biāo)人參與驗(yàn)收、強(qiáng)化了采購(gòu)人對(duì)中標(biāo)人的履約管理等新內(nèi)容。

1 履約驗(yàn)收目前存在的主要問(wèn)題

1.1 購(gòu)置前期論證不充分

儀器設(shè)備購(gòu)置的論證環(huán)節(jié)直接關(guān)系到采購(gòu)質(zhì)量和履約驗(yàn)收。高校儀器設(shè)備購(gòu)置的主體是教師，普遍存在重購(gòu)買(mǎi)、輕論證的問(wèn)題。①調(diào)研不夠認(rèn)真，對(duì)儀器設(shè)備的重要技術(shù)參數(shù)了解不深入，對(duì)供貨商信譽(yù)、售后服務(wù)、用戶使用情況反饋等了解甚少[4]。②儀器運(yùn)行的保障條件論證不到位，很少考慮高校實(shí)驗(yàn)用房緊張等現(xiàn)實(shí)條件，如部分大型精密儀器設(shè)備對(duì)安裝的場(chǎng)地空間、空氣溫度和濕度、粉塵、電磁、噪聲等運(yùn)行環(huán)境要求較高[5]。③存在一定程度的重復(fù)購(gòu)置現(xiàn)象，造成高校儀器設(shè)備資源的浪費(fèi)[6]。④采購(gòu)論證過(guò)程形式化，儀器設(shè)備購(gòu)置前期論證不充分、不到位，造成儀器設(shè)備履約驗(yàn)收難以進(jìn)行的基礎(chǔ)性障礙。

1.2 合同中驗(yàn)收條款不明晰

采購(gòu)合同是儀器設(shè)備履約驗(yàn)收的主要依據(jù)，如果合同中驗(yàn)收條款不明確、不清晰，儀器設(shè)備的驗(yàn)收就失去了重要支撐。在實(shí)際工作中，合同中關(guān)于驗(yàn)收的條款往往容易忽視。如購(gòu)置儀器設(shè)備的名稱、產(chǎn)地、數(shù)量、規(guī)格、型號(hào)、性能指標(biāo)、技術(shù)參數(shù)等描述不夠準(zhǔn)確，特別是性能指標(biāo)和技術(shù)參數(shù)不明確造成的驗(yàn)收困難，很容易導(dǎo)致供應(yīng)商蒙混過(guò)關(guān)的情況[7]。另外，合同條款的不規(guī)范也會(huì)使驗(yàn)收人員無(wú)所適從。某高校就曾出現(xiàn)過(guò)典型的案例，其在購(gòu)置某系列工作站時(shí)，條款中對(duì)CPU的描述為“Intel Xeon W3503 2.40 GB四核處理器”，而實(shí)際上該工作站系列中CPU為“Intel Xeon W3503 2.40 GB”的僅有雙核處理器[8]。

1.3 履約驗(yàn)收制度及程序不健全

目前，仍有不少高校缺少完善的履約驗(yàn)收制度，或者僅在采購(gòu)管理制度中設(shè)單獨(dú)章節(jié)對(duì)履約驗(yàn)收進(jìn)行規(guī)定，或多或少存在驗(yàn)收制度不夠細(xì)化，可操作性差的問(wèn)題。另外，驗(yàn)收管理程序仍不夠健全。①儀器設(shè)備到貨前的準(zhǔn)備工作不充分，包括安裝、調(diào)試、測(cè)試和使用所必需的條件(場(chǎng)地、環(huán)境、安全條件及驗(yàn)收所需的工具、試劑耗材等)[9]。②缺少現(xiàn)場(chǎng)開(kāi)箱檢查的環(huán)節(jié)。由于受到運(yùn)輸、場(chǎng)地等因素影響，很多情況下儀器設(shè)備到貨后不開(kāi)箱便放置在使用場(chǎng)所，甚至堆放在臨時(shí)場(chǎng)所。③未進(jìn)行技術(shù)指標(biāo)的測(cè)試工作。尤其是一些大型儀器設(shè)備安裝調(diào)試后，鑒定設(shè)備技術(shù)性能指標(biāo)是否滿足要求需要較長(zhǎng)的測(cè)試和運(yùn)行時(shí)間，但在實(shí)際操作中測(cè)試工作往往被省略。

1.4 隱蔽項(xiàng)目的驗(yàn)收過(guò)程監(jiān)管不到位

各高校現(xiàn)行的儀器設(shè)備驗(yàn)收方式較為單一，基本采用清一色的項(xiàng)目竣工驗(yàn)收，忽視了一些特殊設(shè)備的階段性驗(yàn)收和駐廠驗(yàn)收(比如產(chǎn)品生產(chǎn)過(guò)程的質(zhì)量、相關(guān)技術(shù)參數(shù)控制監(jiān)督)，這樣極容易造成儀器設(shè)備隱蔽項(xiàng)目驗(yàn)收監(jiān)管的缺失。例如實(shí)驗(yàn)室家具和科研自制設(shè)備等，很難在項(xiàng)目竣工后的驗(yàn)收環(huán)節(jié)對(duì)隱藏部位的材質(zhì)或配件進(jìn)行核驗(yàn)，只有通過(guò)破壞抽檢或拆解的方式核對(duì)是否與合同規(guī)定的一致[10]，但是一旦發(fā)現(xiàn)隱蔽部位與要求不符，特別是已經(jīng)批量生產(chǎn)完成的家具，結(jié)果就難以補(bǔ)救了。還有一些集成項(xiàng)目中隱藏在墻體內(nèi)的線路、控制器、信息通道(端口)等，如果缺少過(guò)程監(jiān)管，都會(huì)給后續(xù)工作帶來(lái)問(wèn)題。

1.5 驗(yàn)收過(guò)程不規(guī)范

完整的驗(yàn)收過(guò)程應(yīng)該包括開(kāi)箱清點(diǎn)、安裝調(diào)試、技術(shù)指標(biāo)測(cè)試、組織驗(yàn)收小組、現(xiàn)場(chǎng)驗(yàn)收、驗(yàn)收資料歸檔等6個(gè)環(huán)節(jié)[11]，實(shí)際操作中任何一個(gè)驗(yàn)收環(huán)節(jié)的不規(guī)范，都可能給學(xué)校利益帶來(lái)?yè)p失。①開(kāi)箱清點(diǎn)不及時(shí)、不細(xì)致。儀器設(shè)備到貨后未及時(shí)組織相關(guān)人員檢查外包裝、附件、配件的完好情況，未嚴(yán)格按照合同逐項(xiàng)清點(diǎn)核對(duì)品名品牌、規(guī)格型號(hào)及產(chǎn)品說(shuō)明書(shū)、出廠檢驗(yàn)合格證等資料[12]。②驗(yàn)收小組成員組成不科學(xué)。特別是存在驗(yàn)收專家與驗(yàn)收儀器設(shè)備所需專業(yè)不匹配或缺少類似項(xiàng)目經(jīng)驗(yàn)的情況。③現(xiàn)場(chǎng)驗(yàn)收不嚴(yán)格。大型精密儀器設(shè)備未組織驗(yàn)收會(huì)，沒(méi)有聽(tīng)取用戶和供應(yīng)商匯報(bào)儀器設(shè)備試運(yùn)行和技術(shù)指標(biāo)測(cè)試，而僅僅開(kāi)機(jī)考察儀器設(shè)備的運(yùn)行就在驗(yàn)收?qǐng)?bào)告上簽字。

1.6 其他問(wèn)題

高校在履約驗(yàn)收管理中還存在貨款支付不及時(shí)，導(dǎo)致供應(yīng)商延遲發(fā)貨甚至產(chǎn)生糾紛等現(xiàn)象。另外，由于一些不可控因素導(dǎo)致儀器設(shè)備參數(shù)發(fā)生變化或調(diào)整不規(guī)范，如果溝通不當(dāng)，就會(huì)導(dǎo)致驗(yàn)收程序無(wú)法進(jìn)行。

2 改進(jìn)驗(yàn)收工作的建議及對(duì)策

2.1 加強(qiáng)儀器設(shè)備前期購(gòu)置的論證

為了保證及提高采購(gòu)質(zhì)量，加強(qiáng)儀器設(shè)備的前期論證十分必要。在前期論證過(guò)程中，需做到。①認(rèn)真調(diào)研，傾聽(tīng)各方面專家的意見(jiàn)，且要通過(guò)貨比三家，在滿足技術(shù)參數(shù)的基礎(chǔ)上，選擇質(zhì)保期長(zhǎng)、提供技術(shù)培訓(xùn)、擴(kuò)展接口兼容性好、贈(zèng)送配件等售后服務(wù)優(yōu)質(zhì)的單位[13]。另外，還要考慮目前大數(shù)據(jù)時(shí)代、網(wǎng)絡(luò)化、智能化、設(shè)備更新?lián)Q代迅速的背景，在采購(gòu)儀器設(shè)備、軟件時(shí)要有適度的超前意識(shí)，保證采購(gòu)的硬件和軟件在一定時(shí)期內(nèi)的先進(jìn)性，同時(shí)還要兼顧兼容性和擴(kuò)展性。②購(gòu)置前要充分考慮儀器設(shè)備的運(yùn)行條件是否達(dá)標(biāo)[14]，比如房間的大小、承重、噪音(樓層)、清潔度、溫濕度等方面的需求，以及維護(hù)經(jīng)費(fèi)、人員保障等。③要堅(jiān)持科學(xué)性原則，認(rèn)真組織“行內(nèi)”專家進(jìn)行論證，確保論證的實(shí)效性。同時(shí)，通過(guò)論證刪減不必要的采購(gòu)項(xiàng)目，比如已有較多的同類設(shè)備、使用機(jī)時(shí)嚴(yán)重不達(dá)標(biāo)等情況；及時(shí)補(bǔ)充遺漏的采購(gòu)項(xiàng)目，避免項(xiàng)目由于前期論證不充分，造成后期履約驗(yàn)收的困難。

2.2 明確驗(yàn)收條款，規(guī)范合同內(nèi)容

日常驗(yàn)收工作中，一些儀器設(shè)備由于沒(méi)有完善的驗(yàn)收條款，造成在驗(yàn)收及考核中遇到困難，進(jìn)而影響設(shè)備的質(zhì)量。因此，驗(yàn)收條款的細(xì)節(jié)內(nèi)容在簽約時(shí)要特別重視。①必須明確儀器設(shè)備的基本信息及技術(shù)參數(shù)，作為驗(yàn)收的主要依據(jù)。學(xué)校應(yīng)制定“大型儀器設(shè)備驗(yàn)收基本信息表”，并附于合同，詳細(xì)描述儀器設(shè)備規(guī)格、型號(hào)、生產(chǎn)廠家、主要性能指標(biāo)、功能及附件、適用范圍、主要用途等信息，避免驗(yàn)收時(shí)的不一致和扯皮現(xiàn)象。②明確對(duì)于儀器設(shè)備質(zhì)量的考核。不少儀器設(shè)備簽訂合同時(shí)，只訂明質(zhì)量指標(biāo)籠統(tǒng)，卻容易忽視質(zhì)量指標(biāo)的具體內(nèi)涵。比如測(cè)試方法、儀器鑒定的方式、由什么部門(mén)鑒定等。③規(guī)范合同的商務(wù)條款。賠償責(zé)任，包括退貨、安裝誤工、誤時(shí)等情況的賠償；質(zhì)保條款，包括質(zhì)保期限、延長(zhǎng)質(zhì)保期等情況。交付方式、付款條款、爭(zhēng)議處理等條款都必須明確。

2.3 完善履約驗(yàn)收制度，健全履約驗(yàn)收程序

據(jù)統(tǒng)計(jì)，約26%的高校有驗(yàn)收制度，約20%的高校有關(guān)于驗(yàn)收程序的規(guī)定。但大部分高校驗(yàn)收規(guī)定僅局限于采購(gòu)管理辦法中驗(yàn)收的相關(guān)條款[15]。建立健全儀器設(shè)備履約驗(yàn)收制度，①成立職能齊全的管理機(jī)構(gòu)，包括由管理、財(cái)務(wù)、審計(jì)、紀(jì)檢等部門(mén)組成的驗(yàn)收管理小組，要明確各方職責(zé)，且要以制度形式明確。②履約驗(yàn)收制度還需要具備可操作性，如配套制定或完善“儀器設(shè)備履約驗(yàn)收細(xì)則”，對(duì)驗(yàn)收程序、驗(yàn)收依據(jù)、驗(yàn)收記錄臺(tái)賬、滿足驗(yàn)收的條件、驗(yàn)收責(zé)任等做出進(jìn)一步的規(guī)定。③詳細(xì)制定履約驗(yàn)收程序及要求，明確各環(huán)節(jié)的責(zé)任人。在開(kāi)箱驗(yàn)收環(huán)節(jié)，由使用人負(fù)責(zé)，對(duì)照合同核對(duì)供貨情況；初步驗(yàn)收環(huán)節(jié)由項(xiàng)目負(fù)責(zé)人把關(guān)，主要對(duì)技術(shù)參數(shù)、質(zhì)量和性能初步驗(yàn)收；驗(yàn)收小組負(fù)責(zé)合同履約驗(yàn)收，并組織驗(yàn)收會(huì)，根據(jù)合同清單進(jìn)行核實(shí)，填寫(xiě)驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等。

2.4 嚴(yán)格監(jiān)管隱蔽項(xiàng)目

對(duì)于隱蔽項(xiàng)目的監(jiān)管，最核心的一條是選擇合理的驗(yàn)收時(shí)機(jī)，加強(qiáng)階段性驗(yàn)收。①注意在項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中留證。比如藏匿在墻體內(nèi)的線路、控制器、信息通道，施工前要對(duì)鑿墻的位置進(jìn)行確定，并拍照留存；安裝完畢及恢復(fù)墻體原貌之后，要分別進(jìn)行拍照留證，以免影響后續(xù)的維修及改造。②加強(qiáng)階段性驗(yàn)收的管理。比如安裝在儀器設(shè)備內(nèi)部的核心部件、家具制作等，竣工后很難再通過(guò)拆解的方式驗(yàn)收，這就需要安排專人在生產(chǎn)過(guò)程中進(jìn)行檢查驗(yàn)收，以便發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理。另外，也可以聘任監(jiān)理，根據(jù)項(xiàng)目特點(diǎn)及實(shí)際要求，代為完成對(duì)隱蔽項(xiàng)目的監(jiān)管。

2.5 強(qiáng)化履約驗(yàn)收的過(guò)程管理

加強(qiáng)對(duì)履約驗(yàn)收的過(guò)程管理是保證采購(gòu)質(zhì)量的關(guān)鍵所在。任何流于形式的驗(yàn)收環(huán)節(jié)都會(huì)給供應(yīng)商帶來(lái)可乘之機(jī)，如改變產(chǎn)品的型號(hào)配置、降低產(chǎn)品性能，或者以次充好，甚至提供假貨；有的還以斷貨、產(chǎn)品更新?lián)Q代為由與采購(gòu)人協(xié)商更改。加強(qiáng)驗(yàn)收的監(jiān)管要緊盯驗(yàn)收過(guò)程的每個(gè)環(huán)節(jié)。開(kāi)箱清點(diǎn)要認(rèn)真細(xì)致，應(yīng)逐項(xiàng)檢查核對(duì)儀器設(shè)備各項(xiàng)情況及附件資料[16]；提前選好懂行對(duì)口專家，驗(yàn)收小組要“責(zé)任強(qiáng)、有經(jīng)驗(yàn)、能把關(guān)”。另外，還要厘清驗(yàn)收流程，建立環(huán)環(huán)相扣的責(zé)任鏈條，做到步步有記錄；設(shè)計(jì)制作“驗(yàn)收備忘錄”，開(kāi)箱、安裝、調(diào)試、驗(yàn)收、歸檔等各個(gè)環(huán)節(jié)都必須由負(fù)責(zé)人分別簽署驗(yàn)收意見(jiàn)，并承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。

2.6 嚴(yán)格執(zhí)行合同，招標(biāo)文件和履約驗(yàn)收

高校儀器設(shè)備履約驗(yàn)收的問(wèn)題復(fù)雜且多變，處理不當(dāng)很容易帶來(lái)后續(xù)隱患，要把握好原則和尺度。需強(qiáng)調(diào)的是，要嚴(yán)格按照合同及招標(biāo)文件的約定執(zhí)行。若付款不及時(shí)、參數(shù)調(diào)整等問(wèn)題，可根據(jù)合同或招標(biāo)文件事先約定來(lái)追究相關(guān)方的違約責(zé)任，對(duì)于未約定事項(xiàng)，則需通過(guò)雙方協(xié)商后簽訂補(bǔ)充協(xié)議解決。此外，加強(qiáng)學(xué)校相關(guān)部門(mén)間及時(shí)溝通能有效避免履約驗(yàn)收的一些問(wèn)題。比如年終某些“資金零結(jié)余”項(xiàng)目的付款問(wèn)題可提前與財(cái)務(wù)部門(mén)溝通，管理部門(mén)協(xié)商等。

2.7 合理利用第三方力量，助力履約驗(yàn)收工作

大多數(shù)高校限于專業(yè)設(shè)置的原因，僅僅憑借自身力量很難建立完備的專家?guī)?，因此?yàn)收一些專業(yè)性強(qiáng)的儀器設(shè)備需要校外力量的協(xié)助。①利用招標(biāo)代理公司現(xiàn)有的專家?guī)熨Y源，委托招標(biāo)代理公司組織專家進(jìn)行驗(yàn)收；既可解決無(wú)專家?guī)斓膯?wèn)題，也可保證驗(yàn)收的針對(duì)性和專業(yè)性。②邀請(qǐng)未中標(biāo)的投標(biāo)人參與驗(yàn)收。財(cái)政部87號(hào)令第七十四條對(duì)此也做了明確規(guī)定：采購(gòu)人可邀請(qǐng)參加本項(xiàng)目的其他投標(biāo)人或者第三方機(jī)構(gòu)參與驗(yàn)收，參與驗(yàn)收的投標(biāo)人或者第三方機(jī)構(gòu)的意見(jiàn)作為驗(yàn)收書(shū)的參考資料一并存檔。這樣可防止供應(yīng)商與采購(gòu)人相互串通，遏制虛假招標(biāo)；可防止不法供應(yīng)商采用以次充好的手段；減少無(wú)謂的投訴，提高工作效率。

3 結(jié) 語(yǔ)

新形勢(shì)下，高校儀器設(shè)備的履約驗(yàn)收管理面臨著更加嚴(yán)峻的局面。我校通過(guò)完善儀器設(shè)備日常管理辦法，制定驗(yàn)收規(guī)范，統(tǒng)一驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)，加強(qiáng)內(nèi)部溝通等措施，彌補(bǔ)了儀器設(shè)備驗(yàn)收管理方面存在的不足，提高了驗(yàn)收工作效率，取得了良好效果。在實(shí)際業(yè)務(wù)操作中，高校仍普遍存在驗(yàn)收工作不夠重視、合同及招標(biāo)文件不完善導(dǎo)致驗(yàn)收困難、驗(yàn)收內(nèi)容及流程不規(guī)范等典型問(wèn)題。因此，高校還需根據(jù)自身情況通過(guò)優(yōu)化機(jī)構(gòu)設(shè)置、逐步建立切實(shí)有效的驗(yàn)收管理制度體系、規(guī)范驗(yàn)收內(nèi)容和標(biāo)準(zhǔn)、結(jié)合更新技術(shù)手段等方式，不斷彌補(bǔ)自身的管理漏洞，開(kāi)辟符合校情的管理路徑，才能充分提高儀器設(shè)備的使用效益，切實(shí)維護(hù)學(xué)校的最終利益。