抓好建設項目檔案管理，為企業(yè)發(fā)展服好務

郭歡

陜西延長石油榆林煤化有限公司 陜西 榆林 719000

前言

根據(jù)相關(guān)資料定義,建設項目檔案是指："建設項目在立項、招投標、勘探、設計、洽購、實施、檢驗、生產(chǎn)和竣工驗收等一系列過程中,所形成的文字、圖表、聲像、電子等各式各樣形式的文件中所具有的證明意義和參考利用價值的成分。"

項目檔案管理的目的及原則：1.所有參加項目建設的設計、施工、監(jiān)理單位，均需按照建設單位的統(tǒng)一要求對項目文件控制和檔案統(tǒng)一管理，并接受建設單位的業(yè)務和指導；2.建立各級項目文件控制和檔案管理組織體系，并形成檔案管理網(wǎng)絡，明確職責分工，在建立管理網(wǎng)絡的基礎上，保持網(wǎng)絡人員的相對穩(wěn)定；3.項目檔案工作要在建設黨委的統(tǒng)一管理和組織協(xié)調(diào)下，按“誰發(fā)生、誰經(jīng)辦、誰負責”的原則進行歸檔；4.項目檔案遵循“過程同步形成和及時歸檔”的原則，保證建設項目歸檔文件完整、準確、系統(tǒng)、安全；5.保證建設項目歸檔文件完整，就是要保證建設項目歸檔文件的內(nèi)容成套，不能殘缺不全；6.保證建設項目歸檔文件的內(nèi)容同其所反映的實體相一致，不能有差錯；7.保證建設項目檔案系統(tǒng)，就是要保持建設項目文件材料之間的有機聯(lián)系，不能雜亂無章；8.保證建設項目檔案安全，就是要保證建設項目檔案的實體安全和信息安全。

在理論層面出發(fā),建設項目檔案貫穿了一個建設項目整個生命周期所形成的有價值的文件綜合,也是建設項目的初始存檔。從實踐工作的層面出發(fā),建設項目檔案又可以表達為為接受過判定、整理并規(guī)整起來的文件資料的整合。

一、工程前期準備階段

了解工程情況：工程性質(zhì)、特點;各參與建筑單位以及各部門間的工作流程、協(xié)作關(guān)系;了解透徹工程檔案的基本概念、規(guī)則以及標準規(guī)范。據(jù)相關(guān)文件顯示,《國家大型建設工程文件歸檔要求與檔案整頓標準》中指出,關(guān)于"項目檔案工作組織體系"的說法,規(guī)范里面對建設項目檔案管理工作的領導形式、管理階層、人員架構(gòu)、管理網(wǎng)絡等,都做出了確切要求。

建設單位首先應保證清晰的管理體系,所設立的檔案管理機構(gòu)要與項目建設管理相符合,同時相關(guān)的檔案人員的配置要滿足需要。具體如下：相關(guān)單位和部門要有專人專項負責項目文件的管理工作例如收集、整理和歸檔;檔案人員需要是相對較穩(wěn)定的且經(jīng)過專門培訓,具備專業(yè)素質(zhì)和職業(yè)道德;檔案管理機構(gòu)是建設單位項目檔案管理網(wǎng)絡的中心,所參與的部門和單位是基本,所以必需保障高效協(xié)調(diào)的溝通機制。

工程項目的啟動階段,施工單位的準備工作是非常多且復雜的,包括復核圖紙、施工了解地質(zhì)水質(zhì),施工現(xiàn)場的后勤保障搭建等。

二、工程施工實施階段

工程施工的大面積開展階段會形成更加大量且形式多種多樣的技術(shù)文件和資料,此時也關(guān)乎工程質(zhì)量和施工安全的最應重視的時候。本階段的項目檔案管理工作應該以資料文件形成最容易忽視的環(huán)節(jié)作為工作中心,做到高質(zhì)量更全面的收集整理好檔案文件資料。同時日常工作中基礎的一項必備工作還包括實時定期不定期的對項目文件資料進行復審檢查整理,例如對技術(shù)人員施工人員的施工日志施工作業(yè)記載進行檢查或抽查,包含物資領用狀態(tài),操作安全性,施工環(huán)境安全性,施工條例的執(zhí)行情況,工程測驗、壓力容器的維護記錄等,對所有的紙質(zhì)和電子記錄進行檢查,確保所有記錄規(guī)范齊全。對于細分下去的工程部門以及在地下的比較不明顯的項目工程的記錄要特別關(guān)注,更詳細的檢查。工程實施按著時間推移也會歸檔越來越多的技術(shù)資料,項目檔案管理就需要以標準化的要求從數(shù)量和質(zhì)量上對文件資料做出一項一項的專業(yè)化檢查,在整個檔案管理的工作中,不論處于哪個對一個時期內(nèi)資料室借出資料進行階段,都要做到資料借閱過程中的時間管理和精細化管理,要杜絕借閱出去的資料長期不歸還并且沒有完好保存從而影響檔案文件資料管理的質(zhì)量,甚是信息丟失造成更大的損失。

三、工程竣工驗收階段

工程竣工驗交階段,該工程所涉及到的各專業(yè)的工程質(zhì)量驗收單位要共同參與專項審核后進行綜合測評,包括對設計、施工、實際使用和維護等各個方面方面做出全面的檢測,竣工驗收也是檢查和證明施工單位在該項工程的項目組織管理能力,施工技術(shù)和水平高低,企業(yè)的可信度和責任心等方面必不可少的工作。相關(guān)規(guī)定指出,"項目檔案的申報驗收應滿足以下4項條件：1、項目主體工程和其他設施建造與設計切合,可以正常投入生產(chǎn)和使用;2、項目試運行的檢測指標數(shù)據(jù)達到要求;3、項目實施整個過程的文件資料保護保管完整;4、對項目檔案做好了分類、規(guī)整、便于查找。

四、現(xiàn)代化趨勢下做好電子檔案管理

現(xiàn)代化進程加快,電子計算機技術(shù)的廣泛應用和普及意味著曾經(jīng)的實體文件逐漸被替代,在檔案的收集、評定、復核、歸檔的各個步驟都需要更多計算機網(wǎng)絡的參與,同時也會形成越來越多的電子文檔。因此,檔案管理人員也要不斷加強自身業(yè)務能力的學習,要同時具有各方面溝通協(xié)調(diào)才能和管理方面的能力,除了傳統(tǒng)的對實體檔案的有效管理,還需要對更多的檔案管理相關(guān)的事務進行高效率高質(zhì)量的管理,工作人員要不斷學習現(xiàn)代化管理的技能和知識,縮小自己的盲區(qū),除了不斷更新自我知識還要對管理的實際操作技巧和能力進行不斷的提升和反饋,實現(xiàn)可以把現(xiàn)代化的管理技術(shù)和檔案管理的具體工作相結(jié)合并能夠靈活熟練的運用。

結(jié)語

建設項目檔案管理工作需要根據(jù)每個階段的特點針對性的實施管理工作，檔案工作者還要不停加強自己主動勞動,持續(xù)精進,不斷提升自身的業(yè)務技能和服務意識,使得信息價值最大化,為企業(yè)隨時準備好支持和保障,因此,從各個模塊抓好建設項目檔案管理,才能最有利于企業(yè)的良性發(fā)展。