關(guān)于轉(zhuǎn)變基層檔案管理工作方式的探析

馬穎

吉林省第三地質(zhì)調(diào)查所 吉林 四平 136000

我國的社會(huì)生產(chǎn)力在不斷的發(fā)展，人們對(duì)于信息的儲(chǔ)存、需求也在逐步增加，在這種背景之下出現(xiàn)了檔案的記載。我國紙質(zhì)檔案記載的歷史比較悠久，隨著時(shí)代的發(fā)展，也開始從紙質(zhì)逐步開始轉(zhuǎn)化為信息，記錄著人類社會(huì)的發(fā)展史，是人類最重要的寶貴資源，對(duì)于人類文明的發(fā)展而言具有重要的意義。但是基層檔案管理工作還存在著一些問題，有待進(jìn)一步的改進(jìn)，只有加強(qiáng)對(duì)其進(jìn)行研究，才能促進(jìn)基層檔案管理工作的進(jìn)一步完善。

一、基層檔案管理工作存在的問題

（一）檔案管理工作不受重視

人們對(duì)于檔案工作的重要性認(rèn)識(shí)不到位，對(duì)檔案這個(gè)工作不太看好，覺得整理檔案最終無法產(chǎn)生一些效益。還有一些基層單位并不將檔案工作認(rèn)為是比較重要的工作，所以在考核方面也并不嚴(yán)格。只要有人在崗位，進(jìn)行檢查的時(shí)候可以應(yīng)付檢查即可。這也導(dǎo)致了檔案的作用被弱化，很多文件都是隨便的放在柜中，并沒有進(jìn)行收集和整理，后期如果要利用就更難了。隨著信息技術(shù)的發(fā)展，各行各業(yè)中都開始融入技術(shù)，但是有部分基層檔案管理中還并沒有融入相關(guān)技術(shù)，有些即使融入了計(jì)算機(jī)知識(shí)，也只是進(jìn)行簡單的應(yīng)用，并沒有實(shí)質(zhì)性的改變。檔案管理工作不受重視，導(dǎo)致了基層管理工作難以進(jìn)一步的發(fā)展。

（二）環(huán)境設(shè)施落后

大的地方和單位對(duì)于檔案管理的工作還是比較重視的，但是像一些比較小的單位，特別是基層單位，內(nèi)部本身對(duì)于檔案管理的工作就不重視，認(rèn)為可有可無，所以更不會(huì)在內(nèi)部添置相關(guān)的硬件設(shè)施，認(rèn)為完全是浪費(fèi)資源，會(huì)把相關(guān)的資金用于一些大的項(xiàng)目上，從而忽略基層檔案管理的設(shè)備需求，導(dǎo)致檔案管理室設(shè)備不齊全，設(shè)施陳舊。大部分工作仍然采用手工作業(yè)，嚴(yán)重影響了檔案管理工作的效率。

（三）缺乏人才

基層檔案管理的工作一般工資不高，和一些行政部門和研發(fā)部門相比較為偏門，沒有所謂財(cái)政大權(quán)，也沒有所謂的人事權(quán)，基本上很難招到年輕人，即使招到年輕人，呆了一段時(shí)間也基本會(huì)選擇離職，所以大部分基層檔案工作人員都是年紀(jì)較大者為主，內(nèi)部缺乏一定的活力性，這也導(dǎo)致了檔案管理工作停滯不前。

二、轉(zhuǎn)變基層檔案管理工作的策略

（一）加強(qiáng)對(duì)基層檔案管理工作的重視

一些村級(jí)鄉(xiāng)鎮(zhèn)的企業(yè)對(duì)于基層建黨工作的認(rèn)知不足，從而導(dǎo)致檔案管理工作頻頻出現(xiàn)問題，比如資料保存的不完整。面對(duì)這種情況，各級(jí)的檔案部門要加強(qiáng)對(duì)相關(guān)鄉(xiāng)鎮(zhèn)企業(yè)的指導(dǎo)和管理，通過完善管理機(jī)制，采用相關(guān)的措施來落實(shí)并監(jiān)督檔案管理工作，以提高其對(duì)基層檔案管理的重視度。

（二）加大投入，完善基層檔案內(nèi)部設(shè)施

提高基層檔案管理工作的效率首先應(yīng)該加大投入，引入大量的檔案管理工作，建立完善的物質(zhì)基礎(chǔ)，進(jìn)一步的完善檔案庫房的相關(guān)設(shè)施，為檔案的科研工作提供必要的物質(zhì)性保障。通過投入大量的經(jīng)費(fèi)，也能夠提高檔案工作人員的待遇，進(jìn)一步的激發(fā)檔案工作人員工作的積極性。

（三）對(duì)基層檔案管理進(jìn)行精細(xì)化的歸類

基層檔案管理的工作，其重要性是不言而喻的，無論從哪方面來說，檔案管理工作都是一個(gè)較為精致的工作。如果不精細(xì)，不精準(zhǔn)，那么檔案管理工作必定會(huì)出現(xiàn)問題，因此可以在基層檔案管理中實(shí)行精細(xì)化的歸類。首先需要將大的專業(yè)、項(xiàng)目區(qū)分清楚，然后再具體到某一個(gè)小的前提。其次是精細(xì)，比如城市建設(shè)檔案，其會(huì)有水、電、氣等各種領(lǐng)域，只有將其進(jìn)行具體的細(xì)分，才能夠?yàn)槲磥淼母鱾€(gè)行業(yè)提供最最優(yōu)質(zhì)的依據(jù)。最后是需要用心，檔案管理工作并不是馬馬虎虎的一個(gè)工作，其在管理時(shí)一定要上心，這樣才能夠?qū)n案管理工作做好，最終發(fā)揮出其最大的效用。

（四）融入信息化，提高基層檔案管理的效率

隨著時(shí)代的發(fā)展，信息技術(shù)成為21世紀(jì)最基本的特征，在基層檔案管理工作中，也可以融入信息化的技術(shù)。比如融入信息化的手段，將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮踊墓芾?。利用大?shù)據(jù)來擴(kuò)充檔案管理的空間，壓縮紙質(zhì)檔案管理所浪費(fèi)的經(jīng)費(fèi)，將傳統(tǒng)的管理轉(zhuǎn)變?yōu)樾畔⒒墓芾?。其次可以建立檔案管理的平臺(tái)，將檔案管理的工作從后臺(tái)走到前臺(tái)，來為相關(guān)部門提供相應(yīng)的資料。比如水利部門需要查找相關(guān)水系的檔案，就可以登錄固定的電子系統(tǒng)，進(jìn)行注冊(cè)，然后開通團(tuán)端口，在一定時(shí)間段內(nèi)去調(diào)取相關(guān)的資料進(jìn)行查閱。通過這種方式可以提高檔案使用的效率。

（五）提高專業(yè)化的服務(wù)，為基層檔案管理創(chuàng)造價(jià)值

隨著市場的不斷發(fā)展，專業(yè)化的服務(wù)在我國已經(jīng)處于一種常態(tài)化。對(duì)于檔案管理而言，也要發(fā)揮出其真正的作用，從傳統(tǒng)的被調(diào)動(dòng)變成主動(dòng)的服務(wù)。對(duì)此基層檔案管理的相關(guān)單位要本著不觸犯法律和相關(guān)保密原則的前提之下，為相關(guān)單位或者個(gè)人提供一些有償性的服務(wù)，來為檔案案管理工作創(chuàng)造間接性的價(jià)值，也能夠提高檔案管理工作的重要性，增強(qiáng)了檔案管理人員工作的成就感。也可以使得檔案從低端向?qū)I(yè)化服務(wù)的方向邁進(jìn)，為基層檔案管理創(chuàng)造真正的價(jià)值。

（六）提高檔案人員的專業(yè)素質(zhì)

基層檔案管理工作是一項(xiàng)非常重要的工作，必須加強(qiáng)對(duì)其重視進(jìn)行重視。尤其是在招聘管理人員方面，不能太過隨意，必須具備專業(yè)的素質(zhì)和經(jīng)驗(yàn)，只有招聘這樣的人，才能提高基層檔案管理工作的效率，工作人員進(jìn)入工作之后，也要定期的進(jìn)行培訓(xùn)和考核，以保證檔案工作人員能夠適應(yīng)檔案管理的工作，促進(jìn)檔案管理工作方式工作的進(jìn)一步改革和優(yōu)化。

結(jié)束語：

基層檔案管理工作是時(shí)代發(fā)展的需要，是決策的需要，是記憶的需要，也是宣傳的需要。其是現(xiàn)代社會(huì)發(fā)展的一種必然行為。針對(duì)基層檔案管理存在的問題，要積極的去改善，首先要加強(qiáng)對(duì)基層檔案管理的重視，在檔案設(shè)施方面加大投入，在檔案管理工作中進(jìn)行精細(xì)化的歸類，通過融入信息化來提高檔案管理工作的效率，變被動(dòng)為主動(dòng)，提供專業(yè)化的服務(wù)，從而為基層檔案管理工作創(chuàng)造價(jià)值，不斷的提高檔案人員的工作素質(zhì)，以進(jìn)一步的優(yōu)化和改革檔案管理工作的方式。