如何做好田灣核電站維修記錄報告管理工作

陳玲

摘 要：本文簡要的介紹了田灣核電站維修記錄報告的管理方法，結(jié)合田灣核電站在維修記錄報告管理方面存在的問題，對如何做好田灣核電站維修記錄報告管理工作給出了改進的建議和措施。從而進一步優(yōu)化和完善田灣核電站維修記錄報告管理工作，以達到促進提高維修記錄報告的歸檔工作水平。

關(guān)鍵詞：核電站;維修記錄報告;管理

核電站維修記錄報告是核電站維修過程中產(chǎn)生的記錄和報告以及文件的統(tǒng)稱。記錄是指在執(zhí)行公司各類維修程序的過程中形成的過程性和證明性文件，是證明維修活動的客觀依據(jù)，包括手工簽署和業(yè)務(wù)系統(tǒng)生效兩種產(chǎn)生方式。報告是質(zhì)量記錄的重要組成部分，是經(jīng)過人工分析和處理、描述特定事件或者情況，并經(jīng)編、校、審、批產(chǎn)生的文件，包括手工簽署和信息系統(tǒng)生效兩種產(chǎn)生方式。文件是指核電站對于質(zhì)量保證有限的程序、要求、或者結(jié)果加以敘述、定義、說明或證明的文字記錄或圖標資料。

1 維修記錄報告的利用價值和重要程度

1.1 維修記錄報告的利用價值

維修記錄報告是在電站的維修作業(yè)過程中，記錄人們維修活動中形成的過程性和證明性文件，是證明維修過程和維修質(zhì)量的客觀依據(jù)。是維修活動完成后對項目的執(zhí)行情況進行總結(jié)評價所形成的、能夠追溯維修過程和維修質(zhì)量的控制過程的文件。

1.2 維修記錄報告的重要程度

維修記錄報告按照重要程度可劃分為兩類：永久性和非永久性維修記錄報告。永久性維修記錄報告是對使物項的維修、更換或者修改得以進行的記錄，確定物項發(fā)生事故或者動作失常的原因;為在役檢查提供所需要的基準數(shù)據(jù)。非永久性維修記錄報告是為證明工作已按規(guī)定要求完成所必需的，但又不需要滿足永久性維修記錄要求的記錄報告。

2 田灣核電站維修記錄報告管理方法

2.1 維修報告編寫

1）維修報告是記錄維修內(nèi)容和結(jié)果的客觀憑證，為可靠性研究提供數(shù)據(jù)等，通過維修報告應(yīng)能夠追溯維修過程和確認維修質(zhì)量，應(yīng)有序地建立和維持設(shè)備維修歷史記錄。

2）維修報告的組成文件。（1）維修報告一般包括封面、目錄頁、維修報告單、維修記錄等文件。（2）維修記錄主要包括按照有效程序、指令要求記錄的實際操作步驟，測量、檢查、試驗等維修數(shù)據(jù)的記錄，以及工作準備和工作執(zhí)行過程中產(chǎn)生的文件。（3）一般應(yīng)將工作包首頁、工作申請、隔離邊界/工作點標識流程圖、風(fēng)險分析、許可證申請、工作指令單、質(zhì)量計劃、技術(shù)方案、有關(guān)圖紙、操作步驟已記錄的維修程序、維修數(shù)據(jù)記錄表、清潔度檢查/試驗記錄、維修后試驗記錄等記錄文件、異物排除方案、輻射安全/工作安全/消防類工序控制文件、修前狀態(tài)反饋表、工前會記錄、工后會記錄、試驗報告、未通過公司文檔發(fā)布的工作文件、反映工作最終質(zhì)量的其它記錄等文件作為歸檔保存的維修報告的組成文件。

3）記錄報告產(chǎn)生后不得任意涂改，修改和增減記錄必須按有關(guān)程序進行并由編制記錄的原單位進行審核和批準。修改和增減中應(yīng)注明日期和授權(quán)修改人員的簽名。修改或增減記錄必須及時補充至原記錄中，同時用修正后的記錄替換出被修正的記錄，已被更換的記錄須按有關(guān)程序作銷毀處理。

2.2 維修記錄報告的管理模式和分類

田灣核電站對維修記錄報告采用文檔一體化管理模式，即維修記錄報告從文件產(chǎn)生到形成檔案實施一體化管理。記錄報告不論作為文件保存在維修部門，還是作為檔案保存在信息文檔處，記錄報告編碼始終一致，不再區(qū)分文件和檔案分類編碼。記錄報告的編碼確保唯一性，同類記錄報告的編碼規(guī)則保持一致。

結(jié)合田灣核電站維修管理的實際情況，將維修記錄報告分為日常維修記錄報告和大修記錄報告。

2.3 維修記錄報告的編碼規(guī)則

田灣核電站的維修記錄報告分類編碼為五級類目，上下級類目關(guān)系為隸屬關(guān)系。各級類目的代碼由英文字母和阿拉伯數(shù)字組成。相鄰兩組類目代碼之間用“-”分隔。

維修記錄報告編碼結(jié)構(gòu)：項目代碼-文件類型-領(lǐng)域代碼-子類-特征碼流水號，由五級13到19個字符組成：

大修維修報告編碼：LL-TR-MTN-008-T***-ZNNNN

日常維修報告編碼：LL-TR-MTN-108-XZS/LYYNNNN

2.4 保存期限

1）為了合理分配田灣核電站的管理、檢修資源，為使機械設(shè)備分級規(guī)范化和標準化，對電廠的機械設(shè)備進行了分級管理。（1）關(guān)鍵設(shè)備。關(guān)鍵1級設(shè)備（CC1），又稱單點敏感設(shè)備（SPV）;關(guān)鍵2級設(shè)備（CC2）。（2）重要設(shè)備（NC）。（3）一般設(shè)備（RTM）

2）根據(jù)分級設(shè)備的重要程度和利用價值，維修記錄報告的存檔期限分為：（1）設(shè)備分級為CC1、CC2、NC級的維修報告存檔期限為30年，設(shè)備分級為RTM級的維修報告、無設(shè)備分級的其它的維修報告存檔期限為10年。（2）特殊的，或特別重要的維修報告，可以確定為永久保存。

3 田灣核電站維修記錄報告管理存在的主要問題

根據(jù)近幾年本人對田灣核電站維修記錄報告管理以及對業(yè)務(wù)部門在文檔監(jiān)督、檢查中發(fā)現(xiàn)的問題和調(diào)查研究，田灣核電站維修記錄報告管理存在以下三個主要問題：

第一，重視程度不足，維修記錄報告的歸檔意識不高。從電站的發(fā)展來看，運行業(yè)績和經(jīng)濟效益是企業(yè)的命脈，而文件管理工作需日積月累方可見其成效，不易引起重視。對維修記錄報告的完整收集、歸檔意義沒有提升到應(yīng)有的高度，造成維修記錄報告原件缺失、記錄不全等問題。

第二，文檔人員理論知識的缺乏，維修記錄報告組卷、管理水平有待提高。按照文件“誰產(chǎn)生，誰組卷”的原則，維修記錄報告的組卷、歸檔工作由業(yè)務(wù)部門完成。在業(yè)務(wù)部門中從事維修記錄報告組卷、歸檔的人員基本為兼職人員，缺少檔案基礎(chǔ)知識，造成在維修記錄報告的組卷、歸檔方面存在很多問題。例如：在記錄表格中已設(shè)計了填寫欄或簽字欄，就應(yīng)當完整填寫或簽署;若存在不需填寫或簽署的情況，應(yīng)在表格使用時做劃線“/”處理。但是移交歸檔的記錄報告中通常大量存在留空白欄的情況。

第三，維修記錄報告移交不及時，根據(jù)《文件歸檔范圍及要求》程序要求，原則上各業(yè)務(wù)部門應(yīng)在每年6 月30 日之前完成上一年度日常記錄報告的整理、組卷和移交歸檔工作。大修后四個月內(nèi)完成大修記錄報告的整理、組卷和移交歸檔工作。日常記錄報告基本可以按時移交歸檔，但是大修記錄報告卻經(jīng)常出現(xiàn)延期移交的情況。

4 如何做好田灣核電站維修記錄報告的管理工作

田灣核電站1、2號機組已經(jīng)歷了21次大修，維修記錄報告在機組維修、改造過程中起到了重要的參考、憑證作用，這對維修記錄報告的管理工作提出了更高的要求。作為負責(zé)田灣核電站維修記錄報告管理的文檔人員，必須提高檔案工作科學(xué)管理水平和服務(wù)中心工作的能力，逐步實現(xiàn)維修記錄報告管理工作的規(guī)范化、科學(xué)化、現(xiàn)代化，為田灣核電站提供更多有價值的檔案信息資源?，F(xiàn)對如何做好田灣核電站維修記錄報告的管理工作提出以下改進建議：

第一，提高文件形成者的文檔管理意識，提高對維修記錄報告的歸檔意識。文件形成者要認識到維修記錄報告是核電站歷史事實的真實寫照，它們是核電站生產(chǎn)活動留下的寶貴信息財富。完整無缺的搜集維修記錄報告具有重要的意義。各業(yè)務(wù)部門一定要把對維修記錄報告文件材料的收集、整理和歸檔納入合同管理，采取有力的控制措施，明確要求各有關(guān)單位，及時收集有關(guān)維修記錄報告材料。并編制《維修記錄報告》、《維修工作文件包準備》等管理程序，針對分級設(shè)備，定制了不同記錄報告組成文件的標準，力求做到維修記錄報告的準確、完備、齊全。

第二，加強文檔相關(guān)知識專業(yè)培訓(xùn)，提高文檔從業(yè)人員業(yè)務(wù)水平。維修記錄報告作為文件在業(yè)務(wù)部門保存，必須經(jīng)過系統(tǒng)整理、組卷后最終提交到檔案館歸檔保存。維修記錄報告的整理工作質(zhì)量，決定了在檔案館保存的狀態(tài)，直接對檔案館各項管理工作產(chǎn)生影響。所以負責(zé)維修記錄報告整理和組卷的文檔人員既要有扎實的業(yè)務(wù)功底，也要有較強的管理能力。文檔人員不光要熟悉檔案業(yè)務(wù)工作的各個環(huán)節(jié)和步驟，而且需掌握文檔專業(yè)知識，努力使維修記錄報告在審核、組卷、歸檔方面能系統(tǒng)、完整，并能采用規(guī)范的檔案歸檔要求進行組卷，從而為維修記錄報告的歸檔質(zhì)量打下堅實的基礎(chǔ)。

提高文檔人員的業(yè)務(wù)水平一方面是要熟悉公司文檔管理程序，多渠道地進行文檔管理相關(guān)知識培訓(xùn)。并要按照不同崗位、不同層次，有針對性的對負責(zé)不同領(lǐng)域?qū)I(yè)的文檔管理人員進行程序培訓(xùn)，并講解維修記錄報告一般形成哪些類型的文件，涉及哪些專業(yè)，哪些是屬于有保存價值的檔案、具體的歸檔范圍等。堅持“學(xué)用結(jié)合、重視實效”的方針，使文檔管理人員在實際工作中熟悉程序，在工作中嚴格遵守程序要求，進行文檔管理、組卷工作。二是要建立健全繼續(xù)教育制度。文檔管理水平需要不斷地改善、提升，要通過文檔專業(yè)知識再教育，促使文檔管理人員能夠不斷地更新業(yè)務(wù)知識，提高業(yè)務(wù)技能和管理水平。

第三，加強維修記錄報告的移交管理工作，提高按時移交率。各業(yè)務(wù)部門負責(zé)編制、整理記錄報告的工作負責(zé)人大多為準備工程師兼職作業(yè)，他們一方面要兼顧維修準備工作，一方面要編制、收集、整理維修記錄報告，從而導(dǎo)致出現(xiàn)兩個問題：一、準備工程師并非工作負責(zé)人，難以對記錄報告的原始文件進行準確的編制和整理。二、準備工程師更多的精力會投入到維修準備工作當中，從而主觀上忽視記錄報告的整理和移交。

我認為要改變現(xiàn)狀，就需要從以下三個方面進行整改規(guī)范。

1）按照文件“誰產(chǎn)生，誰組卷”的原則，各業(yè)務(wù)部門取消準備工程師的兼職作業(yè)，由專職的工作負責(zé)人負責(zé)本部門/領(lǐng)域?qū)I(yè)的維修記錄報告的收集、整理、歸檔和移交工作。

2）梳理、優(yōu)化維修記錄報告的歸檔移交流程。各業(yè)務(wù)部門的工作負責(zé)人完成維修記錄報告的編制、整理后將維修報告電子版和紙質(zhì)版同時移交下級審核人審核，下級審核人需結(jié)合紙質(zhì)版完成電子版的審核，并負責(zé)本班組維修報告的移交、臨時保存管理工作。班組維修報告管理人負責(zé)編制待移交維修報告的清單，并將維修記錄報告移交給處室文檔管理工程師進行歸檔審查、整理、組卷，并按時向檔案館移交。

3）制定合理的記錄報告移交時限，并設(shè)立相關(guān)的考核機制。層層遞交的過程中，如果沒有合理的管理規(guī)定和考核機制，難以確保記錄報告的準時移交。所以規(guī)范移交時限非常必要，針對記錄報告的編制、審核過程中的重要程度、移交數(shù)量、人員儲備等因素，制定合理的移交時限，并設(shè)立相關(guān)的考核機制，能夠有效的提高文件形成者和審核人的重視，從而提高記錄報告的按時移交率。

5 結(jié)束語

維修記錄報告是核電站維修事實的真實記錄，維修記錄報告的管理工作好壞將會影響到檔案的質(zhì)量和利用，檔案利用是檔案館的主要工作之一，同時也是檔案工作的根本任務(wù)和終極目的。只有充分認識了維修記錄報告的重要性，及時總結(jié)工作中遇到的問題，并不斷優(yōu)化和提高管理水平，方能更好的提高維修記錄報告在收集、整理和歸檔方面的管理水平，從而為核電站的安全生產(chǎn)提供有效證據(jù)和參考依據(jù)。同時也為我國發(fā)展核電技術(shù)儲備原始材料。

參考文獻

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