大數(shù)據(jù)背景下高校檔案管理面臨的挑戰(zhàn)及對(duì)策探討

肖玉霞

摘 要：“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代的到來(lái)和大數(shù)據(jù)技術(shù)在高校檔案管理工作中的廣泛應(yīng)用，極大促進(jìn)了高校檔案管理工作的創(chuàng)新，使高校檔案管理工作的主要工作模式出現(xiàn)了全新的變化，要求高校在實(shí)際工作中應(yīng)該綜合把握新時(shí)代的新特點(diǎn)，引入創(chuàng)新管理模式，切實(shí)提升高校檔案管理服務(wù)工作的綜合效果。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù);高校;檔案管理;挑戰(zhàn);對(duì)策

為了有效應(yīng)對(duì)“十三五”規(guī)劃背景下高校檔案事業(yè)改革發(fā)展的新常態(tài)，促進(jìn)高校檔案事業(yè)進(jìn)入到全新的發(fā)展層次，實(shí)現(xiàn)對(duì)高校檔案事業(yè)的全面協(xié)調(diào)，使其能在高校教育和科研事業(yè)中發(fā)揮關(guān)鍵性的作用，在開(kāi)展檔案管理工作的過(guò)程中，按照《關(guān)于加強(qiáng)和改進(jìn)新形勢(shì)下檔案工作的意見(jiàn)》的精神指導(dǎo)，新時(shí)期在優(yōu)化創(chuàng)新高校檔案管理工作的過(guò)程中，要明確檔案管理工作中存在的問(wèn)題，構(gòu)建科學(xué)合理的管理模式和管理方案，為高校檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)工作的持續(xù)推進(jìn)提供堅(jiān)實(shí)的保障，確保高校檔案管理工作在新時(shí)代背景下能打開(kāi)全新的發(fā)展局面。

1 大數(shù)據(jù)背景下高校檔案管理存在的問(wèn)題

1）部分高校檔案管理理念缺失，未能有效認(rèn)識(shí)檔案管理重要性。大數(shù)據(jù)時(shí)代對(duì)高校檔案管理工作進(jìn)行分析，發(fā)現(xiàn)高校檔案部門(mén)尚未認(rèn)識(shí)到自身建設(shè)的重要性，并未把握大數(shù)據(jù)時(shí)代的影響對(duì)自身建設(shè)進(jìn)行革新，導(dǎo)致在實(shí)際開(kāi)展檔案管理工作的過(guò)程中工作人員能力不足，無(wú)法適應(yīng)大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案管理工作的新情況。并且在實(shí)際組織開(kāi)展檔案管理工作方面，制度建設(shè)不夠完善，難以有效發(fā)揮制度保障作用，對(duì)檔案管理工作進(jìn)行全方位創(chuàng)新，導(dǎo)致所組織開(kāi)展的檔案管理工作存在滯后性的弊端，對(duì)高校檔案管理工作的創(chuàng)新開(kāi)展產(chǎn)生消極影響，甚至導(dǎo)致高校師生群體對(duì)檔案資源重要性認(rèn)識(shí)有所不足，不利于檔案資源的合理化應(yīng)用，會(huì)對(duì)高校人才培養(yǎng)工作的開(kāi)展產(chǎn)生消極影響。

2）部分高校檔案管理形式局限，未能有效探索檔案管理可行性。大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，高校檔案工作內(nèi)外部環(huán)境已經(jīng)出現(xiàn)了變化，特別是在大數(shù)據(jù)技術(shù)和信息技術(shù)在高校師生群體中得到普及化發(fā)展后，高校傳統(tǒng)檔案管理方法的弊端日漸彰顯，檔案管理工作與師生群體的生活相脫節(jié)，會(huì)對(duì)高校檔案管理工作的全方位創(chuàng)新產(chǎn)生消極影響。同時(shí)，綜合分析高校組織開(kāi)展檔案管理工作的實(shí)際情況，能看出高校并未針對(duì)大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用創(chuàng)新檔案管理工作方案，檔案管理工作中信息化程度偏低，視頻、音頻以及信息平臺(tái)的應(yīng)用相對(duì)較少，不僅會(huì)導(dǎo)致檔案管理影響力和適應(yīng)范圍存在局限性，還會(huì)制約檔案資源的優(yōu)勢(shì)共享，會(huì)顯著降低高校檔案管理工作的綜合發(fā)展效能。

3）部分高校檔案管理安全失衡，未能全面建設(shè)檔案管理安全網(wǎng)。高校檔案管理安全建設(shè)是保障檔案管理工作穩(wěn)定推進(jìn)、維護(hù)檔案資源安全的重要保障，只有科學(xué)合理的開(kāi)展檔案管理安全建設(shè)，才能降低信息時(shí)代信息平臺(tái)對(duì)檔案安全產(chǎn)生的消極影響，增強(qiáng)檔案管理工作綜合效能。但是研究發(fā)現(xiàn)，現(xiàn)階段我國(guó)高校尚未認(rèn)識(shí)到高校檔案管理安全建設(shè)的重要性，即使部分學(xué)校已經(jīng)在安全建設(shè)方面做出相應(yīng)的實(shí)踐探索，也并未從多角度對(duì)安全建設(shè)進(jìn)行分析，檔案管理人員安全意識(shí)不足、信息安全技術(shù)應(yīng)用不到位的問(wèn)題相對(duì)較為明顯，導(dǎo)致高校檔案管理工作中安全隱患仍然存在，會(huì)對(duì)高校檔案管理工作的持續(xù)穩(wěn)定推進(jìn)產(chǎn)生嚴(yán)重的限制性影響。

2 大數(shù)據(jù)時(shí)代高校檔案管理工作創(chuàng)新發(fā)展路徑

1）注重自身建設(shè)，提升管理品質(zhì)。在相關(guān)工作人員進(jìn)行工作的進(jìn)程中不能夠固守傳統(tǒng)的形式與方法，應(yīng)當(dāng)按照階段性有效開(kāi)展對(duì)工作人員的培訓(xùn)，保證相關(guān)人員能夠具備良好的自身能力和職業(yè)操守。在具體工作中，高校檔案管理部門(mén)要有意識(shí)的針對(duì)現(xiàn)有工作人員實(shí)施教育和培訓(xùn)，使他們能結(jié)合互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代的影響對(duì)檔案管理工作進(jìn)行創(chuàng)新，適應(yīng)大數(shù)據(jù)時(shí)代高校檔案管理工作的要求，滿(mǎn)足高校師生群體的多元需求。同時(shí)，要針對(duì)高校檔案管理工作的開(kāi)展制定相應(yīng)的規(guī)章制度，確保能對(duì)大數(shù)據(jù)時(shí)代高校檔案管理工作進(jìn)行規(guī)范和約束，增強(qiáng)工作的有序性，提升檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化程度，進(jìn)而改善高校檔案管理工作的整體質(zhì)量，提升綜合管理效能，為高校檔案資源在新時(shí)代背景下的高效化利用提供堅(jiān)實(shí)的保障。

2）創(chuàng)新管理方法，增強(qiáng)管理影響力。首先，積極探索檔案管理工作專(zhuān)門(mén)網(wǎng)站的建設(shè)，發(fā)揮互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)的優(yōu)勢(shì)，在專(zhuān)門(mén)檔案工作網(wǎng)站上設(shè)置相應(yīng)的管理欄，整合師生群體對(duì)檔案資源的需求從不同的角度開(kāi)展檔案管理工作，爭(zhēng)取能提高師生群體對(duì)高校檔案資源的認(rèn)知程度，能激發(fā)他們主動(dòng)接受管理、積極使用檔案資源的意識(shí)，為檔案資源的合理化應(yīng)用奠定基礎(chǔ)。其次，嘗試創(chuàng)建院校兩級(jí)的檔案管理微信公眾號(hào)，發(fā)揮微信社交平臺(tái)的優(yōu)勢(shì)，開(kāi)展高校檔案管理信息推送活動(dòng)，確保能將檔案管理方面的信息向師生群體的生活延伸，保障高校檔案管理的覆蓋范圍和影響力得到進(jìn)一步增強(qiáng)。最后，開(kāi)設(shè)高校檔案管理專(zhuān)職微博，針對(duì)高校檔案管理工作負(fù)責(zé)，針對(duì)師生面對(duì)檔案管理工作反饋的意見(jiàn)和信息等進(jìn)行及時(shí)有效的處理，確保能有針對(duì)性的解決高校檔案管理工作中存在的問(wèn)題，彰顯信息時(shí)代的優(yōu)勢(shì)，確保檔案管理工作能取得顯著的成果。

3）設(shè)計(jì)多元活動(dòng)，彰顯管理活力。首先，要將檔案管理工作與高校日常課堂教學(xué)活動(dòng)融合在一起，將檔案管理帶入到課堂教學(xué)活動(dòng)中，為高校教育教學(xué)活動(dòng)的開(kāi)展提供重要的補(bǔ)充，對(duì)教育教學(xué)資源進(jìn)行拓展。其次，將高校檔案管理工作與學(xué)校和社會(huì)大型活動(dòng)進(jìn)行融合，如在校慶、畢業(yè)典禮、周年紀(jì)念等重要性的活動(dòng)中，開(kāi)展學(xué)校檔案回顧性管理活動(dòng)，發(fā)揮檔案部門(mén)與學(xué)校媒體部門(mén)合作優(yōu)勢(shì)，為各項(xiàng)活動(dòng)的開(kāi)展提供詳實(shí)的檔案資料，促進(jìn)檔案管理工作的貫徹落實(shí)。最后，將檔案管理工作融入到校園文化建設(shè)中，將檔案管理作為校園物質(zhì)文化和精神文化建設(shè)的主題思想，在校園環(huán)境的布置方面，融入真實(shí)的檔案資料，在校園精神文化的建設(shè)方面，將檔案管理融入到思想政治教育實(shí)踐中，開(kāi)辟專(zhuān)門(mén)的檔案管理愛(ài)國(guó)愛(ài)校教育基地，切實(shí)提升高校檔案管理工作的綜合效能，為高校教育教學(xué)和人才培養(yǎng)工作服務(wù)。

4）優(yōu)化安全建設(shè)，增強(qiáng)管理安全性?；ヂ?lián)網(wǎng)信息時(shí)代背景下，在高校檔案管理工作中積極探索對(duì)多媒體技術(shù)的應(yīng)用，在一定程度上有助于改善高校檔案管理工作的基本效率和效果，促進(jìn)檔案管理影響力和覆蓋范圍的逐步拓展。同時(shí)，要引入先進(jìn)的檔案管理安全管理技術(shù)，并按照高校檔案資源的性質(zhì)，確定不同的安全層級(jí)，采用不同等級(jí)的安全防護(hù)技術(shù)對(duì)檔案資源實(shí)施優(yōu)化管理，并創(chuàng)新檔案管理信息管理制度，落實(shí)檔案管理責(zé)任制度，逐步構(gòu)建完善的檔案管理體系，促進(jìn)各項(xiàng)管理工作的貫徹落實(shí)，保障檔案管理實(shí)現(xiàn)高效率和安全化開(kāi)展的目標(biāo)。

3 結(jié)語(yǔ)

大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，結(jié)合大數(shù)據(jù)技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)的應(yīng)用，對(duì)高校檔案管理工作進(jìn)行全方位改革創(chuàng)新，構(gòu)筑更為廣闊的發(fā)展平臺(tái)，能為高校檔案管理工作的開(kāi)展創(chuàng)造全新的發(fā)展空間，提升綜合管理效能，保障高校檔案管理工作進(jìn)入到新發(fā)展?fàn)顟B(tài)，服務(wù)于高校教育科研工作，助力我國(guó)檔案事業(yè)實(shí)現(xiàn)整體性創(chuàng)新。

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