新時(shí)期事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)的優(yōu)化策略

高丹

摘 要：在當(dāng)前事業(yè)單位發(fā)展過(guò)程中，檔案管理作為最為基礎(chǔ)性的管理工作內(nèi)容，通過(guò)將信息技術(shù)引入到檔案管理工作中來(lái)，全面提高事業(yè)單位檔案管理信息化水平，能夠更好的發(fā)揮出檔案的重要價(jià)值，使其更好的服務(wù)于事業(yè)單位的發(fā)展和建設(shè)。文中分析了事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)中存在的問(wèn)題，并進(jìn)一步對(duì)新時(shí)期事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)的優(yōu)化策略進(jìn)行了具體的闡述。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;檔案信息化建設(shè);問(wèn)題;優(yōu)化策略

在事業(yè)單位傳統(tǒng)檔案管理工作中，存在管理內(nèi)容復(fù)雜、工作流程繁瑣及任務(wù)量大的特點(diǎn)，這對(duì)于檔案管理水平的提升帶來(lái)了較大的制約。在當(dāng)前新時(shí)期，通過(guò)應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，加快推進(jìn)事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)進(jìn)程，實(shí)現(xiàn)信息的快速查找和檢索，可以有效的促進(jìn)事業(yè)單位檔案資源的開發(fā)利用，促進(jìn)檔案價(jià)值和作用的發(fā)揮。

1 事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)中存在的問(wèn)題

1.1 觀念落后，對(duì)檔案信息化建設(shè)的重要性認(rèn)識(shí)不到位

在事業(yè)單位實(shí)際運(yùn)營(yíng)過(guò)程中，單位管理者對(duì)于檔案管理工作缺乏有效的重視，覺(jué)得檔案管理工作只是對(duì)檔案信息資料進(jìn)行保管，不丟失就好。在這種思想下針對(duì)于檔案工作投入嚴(yán)重不足，這也導(dǎo)致事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)缺乏足夠的資金支持，軟硬件配置不到位，部分事業(yè)單位雖然也進(jìn)行了檔案信息化建設(shè)，但也只是將檔案信息簡(jiǎn)單的錄入到計(jì)算機(jī)中，檔案信息化只存在表面，缺乏深入，這對(duì)于檔案作用的發(fā)揮帶來(lái)了較大的影響，也不利于事業(yè)單位各項(xiàng)工作的有序開展。

1.2 建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范不統(tǒng)一

事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)工作需要有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范為指導(dǎo)和依據(jù)。能冠軍制定統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范能夠?yàn)闄n案信息化建設(shè)提供重要的保障。但在事業(yè)單位實(shí)際檔案信息化建設(shè)過(guò)程中，存在標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一的問(wèn)題，這也導(dǎo)致實(shí)際檔案信息化建設(shè)工作的開展也形式各異，檔案信息化水平也參差不齊，這必然影響了檔案信息資源共享的實(shí)現(xiàn)，也不利于實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位檔案的有效利用。

1.3 缺乏檔案信息化管理人才

事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)過(guò)程中，在配備完善的軟硬件設(shè)施的基礎(chǔ)上，還需要信息化管理人才的支持。但在當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理工作中，檔案管理人員多沒(méi)有經(jīng)過(guò)系統(tǒng)的檔案知識(shí)學(xué)習(xí)，多是從各部門調(diào)任，不僅缺乏專業(yè)的業(yè)務(wù)能力，而且檔案信息化管理知識(shí)更是缺乏，這對(duì)事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)工作的開展帶來(lái)了較大的難度。

2 新時(shí)期事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)的優(yōu)化策略

2.1 提高對(duì)檔案信息化建設(shè)的重視度

由于檔案對(duì)于事業(yè)單位的發(fā)展和建設(shè)具有極為重要的作用，因此在事業(yè)單位實(shí)際運(yùn)營(yíng)過(guò)程中，要求領(lǐng)導(dǎo)者要重視自身思想觀念的轉(zhuǎn)變，明確檔案對(duì)于單位發(fā)展的重要性，并在實(shí)際工作中給予大力的支持，為檔案信息化建設(shè)配備完善的軟硬件設(shè)施，努力提高檔案信息化水平，更好的發(fā)揮出檔案的重要作用，使其為事業(yè)單位各項(xiàng)工作的有序開展提供重要的信息支持。

2.2 健全檔案信息化管理機(jī)制

事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)離不開科學(xué)的規(guī)劃，由于事業(yè)單位各個(gè)時(shí)期的發(fā)展?fàn)顟B(tài)和目標(biāo)存在一定的差異性，因此需要根據(jù)自身的實(shí)際情況來(lái)制定檔案信息化建設(shè)總體計(jì)劃，并將總體計(jì)劃進(jìn)行分解，扎實(shí)推進(jìn)工作。同時(shí)事業(yè)單位還要建立健全內(nèi)檔案信息化管理體系，基于自身情況來(lái)制定科學(xué)合理的檔案信息化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，進(jìn)一步提高檔案信息化建設(shè)的水平，促進(jìn)事業(yè)單位檔案信息資源的高效利用。

2.3 逐步推進(jìn)檔案信息資源數(shù)字化

在檔案信息化建設(shè)工作中，檔案信息資源數(shù)字化是較為重要的一項(xiàng)內(nèi)容，同時(shí)也是事業(yè)單位檔案管理模式創(chuàng)新的重要的前提和基礎(chǔ)。具體需要通過(guò)運(yùn)用先進(jìn)的技術(shù)手段來(lái)推進(jìn)檔案信息的數(shù)字化轉(zhuǎn)化，并通過(guò)構(gòu)建完善的檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)對(duì)數(shù)字檔案信息資源的有效存儲(chǔ)，為后續(xù)查詢和檢索提供更多的便利。在事業(yè)單位日常工作中產(chǎn)生的大量電子信息材料，可以利用計(jì)算機(jī)將其轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化文檔進(jìn)行存儲(chǔ)，并針對(duì)不同的載體的檔案信息進(jìn)行數(shù)字化處理，轉(zhuǎn)化為電子檔案。對(duì)于上級(jí)或是其他單位父老鄉(xiāng)親過(guò)來(lái)的檔案公文相關(guān)資料，在對(duì)其解密處理后即可以轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案。并通過(guò)建立檔案信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案信息的高效管理，為檔案信息化建設(shè)工作的開展提供良好的條件。

2.4 加強(qiáng)檔案資料挖掘開發(fā)工作

在當(dāng)前事業(yè)單位都開始重視檔案信息化建設(shè)，但在實(shí)際工作中過(guò)于側(cè)重于硬件方面，針對(duì)于檔案信息資源的挖掘開發(fā)還相對(duì)滯后?；诖髷?shù)據(jù)時(shí)代背景下，在當(dāng)前事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)工作中，對(duì)于檔案信息挖掘開發(fā)提出了更高的要求，因此宜將檔案信息的挖掘開發(fā)作為核心內(nèi)容，針對(duì)現(xiàn)有檔案信息資源進(jìn)行有效整合，并針其納入到統(tǒng)一的系統(tǒng)中進(jìn)行集中管理，并加快構(gòu)建完善的檔案管理體系，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源挖掘開發(fā)工作的有序推進(jìn)。在實(shí)際事業(yè)單位檔案信息資料挖掘開發(fā)工作中，需要針對(duì)零散檔案信息進(jìn)行分類處理，進(jìn)一步保障檔案信息資源挖掘開發(fā)的質(zhì)量，從而實(shí)現(xiàn)檔案信息的高效利用。

2.5 完善檔案大數(shù)據(jù)管理平臺(tái)

大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，檔案標(biāo)準(zhǔn)和數(shù)據(jù)開發(fā)是較為顯著的特點(diǎn)，在這種情況下事業(yè)單位要重視對(duì)現(xiàn)有檔案信息進(jìn)行整合，具體通過(guò)建立大數(shù)據(jù)管理平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)對(duì)各部門信息資料的集中管理，并對(duì)相關(guān)行業(yè)領(lǐng)域的信息資料進(jìn)行整理。事業(yè)單位可以利用大數(shù)據(jù)管理平臺(tái)來(lái)收集、整合和共享檔案信息資源，并利用大數(shù)據(jù)技術(shù)來(lái)推進(jìn)檔案信息可視化，針對(duì)檔案信息進(jìn)行對(duì)比分析，并借助于大數(shù)據(jù)管理平臺(tái)來(lái)對(duì)各種檔案信息資源進(jìn)行直觀展示，這樣事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)層能夠更好的掌握檔案工作的內(nèi)容，使檔案信息能夠?yàn)楣芾韺痈黜?xiàng)決策提供重要的數(shù)據(jù)支持，確保管理決策的科學(xué)性和合理性。

2.6 提高檔案管理人員的綜合素養(yǎng)

在當(dāng)前事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)工作中，對(duì)于檔案管理人員綜合素養(yǎng)具有較高的要求。作為事業(yè)單位檔案管理人員，需要重視自身綜合素質(zhì)的提升，這樣才能更好的與新時(shí)期檔案工作的發(fā)展需求相適應(yīng)。當(dāng)前檔案管理工作難度不斷增加，這就要求檔案管理人員要重新定位，并對(duì)檔案管理工作有一個(gè)深入的了解，認(rèn)識(shí)到檔案信息化建設(shè)對(duì)于事業(yè)單位發(fā)展的重要性，在實(shí)際工作中要提升自身的責(zé)任感，具備良好的職業(yè)道德素質(zhì)，勇于在工作中進(jìn)行創(chuàng)新。同時(shí)事業(yè)單位還要重視對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)和再教育，定期開展多種形式的檔案管理人員培訓(xùn)，使檔案管理人員能夠更好的掌握科學(xué)知識(shí)和信息化技能，積極對(duì)自身知識(shí)結(jié)構(gòu)進(jìn)行更新。并通過(guò)定期的集中學(xué)習(xí)，為檔案管理人員提供一個(gè)能夠相互學(xué)習(xí)和交流的平臺(tái)，促進(jìn)檔案管理人員專業(yè)知識(shí)和專業(yè)技能水平的提升。

3 結(jié)束語(yǔ)

事業(yè)單位檔案是對(duì)事業(yè)單位發(fā)展歷程的真實(shí)記載，其在事業(yè)單位發(fā)展過(guò)程中發(fā)揮著極為重要的作用。在當(dāng)前信息化時(shí)代背景下，事業(yè)單位檔案工作中宜引入信息技術(shù)，加快推動(dòng)檔案信息化建設(shè)水平，運(yùn)用先進(jìn)的技術(shù)手段來(lái)提高檔案管理的現(xiàn)代化水平，促進(jìn)事業(yè)單位檔案管理工作的信息化、數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展，加快推進(jìn)事業(yè)單位檔案信息資源共享的實(shí)現(xiàn)，使檔案信息資源能夠更好的服務(wù)于事業(yè)單位的建設(shè)和社會(huì)的發(fā)展。

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