淺談電力企業(yè)檔案信息資源的開發(fā)與利用

鄭力立

摘 要：檔案是企業(yè)重要的財富，檔案信息利用如今受到了越來越多的關(guān)注。加強電力企業(yè)檔案的開發(fā)與利用，能夠為電力企業(yè)科學(xué)決策與生產(chǎn)經(jīng)營等提供更為全面、準(zhǔn)確與及時的信息服務(wù)。本文首先分析了電力企業(yè)檔案開發(fā)利用重要性，結(jié)合對電力企業(yè)檔案開發(fā)利用現(xiàn)狀審視，最后提出了幾點完善電力企業(yè)檔案開發(fā)利用的對策。

關(guān)鍵詞：電力企業(yè);檔案管理;開發(fā);利用

隨著社會不斷的進步、管理不斷的創(chuàng)新，電力企業(yè)需要不斷強化檔案管理創(chuàng)新，建立與新時代相適應(yīng)的檔案管理體制機制，推動傳統(tǒng)檔案管理模式轉(zhuǎn)型，提高檔案管理科學(xué)化、信息化水平以及檔案管理人員的自身素質(zhì)能力，充分發(fā)揮檔案管理的作用和效能，滿足企業(yè)快速發(fā)展的需要。

1 充分開發(fā)利用電力企業(yè)檔案的重要意義

檔案管理作為企業(yè)各項生產(chǎn)經(jīng)營、過程管理中產(chǎn)生的基礎(chǔ)資料和憑證，是電力企業(yè)加強自身管理不可缺少的內(nèi)容，具有很重要的現(xiàn)實意義和現(xiàn)實價值。一般來講，電力企業(yè)檔案管理涉及企業(yè)的多個方面，涉及面廣、項目繁多、信息量超大。檔案作為各項工作的現(xiàn)實寫照，蘊含著重要的資源和信息量。檔案管理是確保電力企業(yè)長期平穩(wěn)健康發(fā)展現(xiàn)實需要，充分開發(fā)利用檔案有利于推動電力企業(yè)工作質(zhì)量和效率提升。而當(dāng)前的真實情況是電力企業(yè)檔案開發(fā)利用存在不能忽視的問題，作為電力企業(yè)管理者和管理部門，必須高度重視，拓寬思路，轉(zhuǎn)變思維，充分挖掘檔案的價值和內(nèi)涵，不斷構(gòu)建科學(xué)有效的方式方法，堅持問題導(dǎo)向，完善管理漏項，為電力企業(yè)的不斷壯大給予堅實的資源保證。

1.1 電力企業(yè)檔案工作的發(fā)展趨勢

1.1.1 文件檔案一體化

文件的整個運動過程可劃分為4個階段，即文件制作階段，文件現(xiàn)實使用階段、文件暫時保存階段和文件永久保存階段，文件按照這4個階段作線性運動。我國檔案管理通過歸檔口設(shè)置將文件的第一、二階段作為文件，將第三、四階段作為檔案，而文件與檔案并未采取統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和方法進行管理，這樣使文件運動的不同階段相對獨立，造成文檔分離，不利于文檔的有效利用。目前國際上主流的基本做法是將各機關(guān)相對分散獨立的文件管理和檔案管理統(tǒng)一成一個有機整體進行管理，即實現(xiàn)文檔一體化 。

1.1.2 檔案信息電子化

隨著各行各業(yè)信息化程度的深人，特別是辦公自動化的普及，檔案的生成方式發(fā)生了很大變化。如文件的起草 、簽發(fā) 、催辦 、歸檔等過程都已納入了計算機管理，各種文字 、 圖片、影像等都以數(shù)字化的形式存在，這樣檔案的前身主要呈電子媒介形態(tài)，因此檔案也 自然以電子媒介形式存在，可以利用計算機對檔案文獻進行收集 、篩選和不同層次的加工，直至供人們利用。

1.1.3 檔案利用多層次化

檔案利用服務(wù)是檔案工作的一種動力機制。隨著檔案管理的全程化、規(guī)范化、集約化和現(xiàn)代化水平不斷提升，檔案利用呈現(xiàn)多層次化趨勢。一則可提供利用的檔案數(shù)量越來越多;二則利用群體不斷擴大。從公物利用、學(xué)術(shù)利用到個人利用，每個員工的工作和生活都 離不開檔案。檔案的利用價值也從單純的參考、憑證等方面向教育和宣傳等功能延伸。

1.1.4 檔案服務(wù)多元化

隨著檔案服務(wù)利用方式的擴展，除了提供紙質(zhì)檔案閱覽的傳統(tǒng)方式之外，檔案展覽已經(jīng)成為一種頗具特色的服務(wù)利用方式，網(wǎng)上檔案館也越來越成為提供檔案服務(wù)利用的重要 途徑。

2 電力企業(yè)檔案信息資源的開發(fā)利用策略

2.1 創(chuàng)新檔案服務(wù)模式

對于檔案管理人員，從前只是將有利用價值的檔案資料存放在檔案室即可，只起到一個保管的作用，相對檔案的利用少之又少。供電分公司加快行政管理體制的改革，將檔案管理職能重心從保管轉(zhuǎn)變到服務(wù)，從存放轉(zhuǎn)變到開發(fā)利用。利用檔案數(shù)字化技術(shù)成果有針對性地拓展有價值的檔案接收和征集范圍，優(yōu)化檔案種類、數(shù)量，將門類齊全、內(nèi)容豐富的檔案資料全部收集，并將其轉(zhuǎn)化為信息產(chǎn)品，服務(wù)于企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營各項工作。公司擬結(jié)合工作重點，通過企業(yè)內(nèi)網(wǎng)或工作簡報等形式，公開檔案目錄和檔案文件，提供給員工查閱，員工在工作、學(xué)習(xí)過程中通過網(wǎng)絡(luò)及時準(zhǔn)確地獲得工作需要的更多信息。此外，公司檔案部門也可聯(lián)系業(yè)務(wù)部門，將頻繁利用的檔案編制成冊，以便于企業(yè)職工利用。

2.2 依法治檔

把檔案在企業(yè)基礎(chǔ)管理的層次上提高到依法管理的高度。公司應(yīng)當(dāng)重視檔案工作法律、法規(guī)的宣傳力度，多次利用國際檔案日、法制宣傳日等各種活動創(chuàng)造良好的檔案法治根基及氛圍，把學(xué)習(xí)《檔案法》列入企業(yè)工作議事日程。加強工作人員對《檔案法》及相關(guān)規(guī)定的培訓(xùn)和學(xué)習(xí)。采取走出去請進來的方法，組織專職檔案員參加上級舉辦的檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)班，保證專職檔案員的檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)率達100%。對兼職檔案員，聘請當(dāng)?shù)貦n案局業(yè)務(wù)專家舉辦培訓(xùn)班，講解《檔案法》及檔案管理業(yè)務(wù)知識。此外，公司在組織培訓(xùn)、業(yè)務(wù)指導(dǎo)的基礎(chǔ)上，還對收發(fā)、分送、傳遞、歸檔、利用等各個環(huán)節(jié)建立監(jiān)督工作機制，從檔案負責(zé)人到專兼職檔案員實行崗位責(zé)任制，并按其職責(zé)和工作標(biāo)準(zhǔn)進行考核管理，要求員工在工作中做到流程嚴(yán)密、程序規(guī)范、服務(wù)到位，堅決維護檔案的完整與安全。

2.3 建立檔案信息數(shù)字化系統(tǒng)

統(tǒng)一使用協(xié)同辦公系統(tǒng)，在檔案管理模塊中對所保管的檔案資料的種類、數(shù)量、存放位置以及檔案資料的具體內(nèi)容等進行信息系統(tǒng)化管理。將傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件及時形成電子文件上傳到檔案管理模塊中，第一時間進行分類歸檔，保證信息數(shù)據(jù)的全面性、準(zhǔn)確性。

2.4 合理開發(fā)檔案信息

合理開發(fā)檔案信息資源，對電力企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動能夠起到很大的推動作用。公司建立了檔案開發(fā)利用領(lǐng)導(dǎo)機制，負責(zé)協(xié)調(diào)、研究、指導(dǎo)、規(guī)劃和監(jiān)督整個檔案信息資源的開發(fā)利用過程，并由各級檔案管理者負責(zé)定期匯報其信息需求情況，并對利用工作提出合理化、建設(shè)性意見并形成反饋，這樣不僅可以弄清楚各級單位需要哪些信息，而且可以根據(jù)自己有哪些資源，有針對性地開發(fā)。從而進一步提高檔案信息資源開發(fā)利用的科學(xué)化、合理化、制度化 。

2.5 正確處理保密與開發(fā)利用的關(guān)系

利用檔案能夠為企業(yè)創(chuàng)造更大的經(jīng)濟效益和社會效益，但有些檔案信息在一定時期內(nèi)是處于保密期的，在開發(fā)利用的過程中就要正確處理好保密與利用之間的關(guān)系。公司建立了檔案數(shù)字化系統(tǒng)、網(wǎng)站安全運行、數(shù)據(jù)庫管理檔案借閱制度等，根據(jù)嚴(yán)格的審批手續(xù)，使檔案利用工作有章可循、有據(jù)可查。在對外在項目實施期間，要求相關(guān)人員履行相應(yīng)的保密職責(zé)，簽訂保密協(xié)議，保證檔案原件安全、信息保密。

3 結(jié)束語

加強電力企業(yè)檔案管理的開發(fā)利用，是電力企業(yè)提升管理工作的現(xiàn)實需要，也是充分挖掘檔案價值的有效途徑。電力企業(yè)檔案管理工作者，必須清晰站位，開拓視野，用心謀事，推動檔案工作不斷上升水平。

參考文獻

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