信息技術(shù)在學(xué)校檔案管理中的應(yīng)用

張玉紅

摘 要：隨著科技的快速發(fā)展，信息技術(shù)在各個(gè)領(lǐng)域均得到了廣泛運(yùn)用，現(xiàn)如今信息化已經(jīng)成為了發(fā)展主流。對(duì)于學(xué)校來說，發(fā)展規(guī)模越來越大，學(xué)生資料、教學(xué)活動(dòng)、黨務(wù)資料等等都需要進(jìn)行檔案管理，如果利用信息技術(shù)不僅可以豐富教學(xué)模式，還可以實(shí)現(xiàn)檔案智能化管理。本文就信息技術(shù)在學(xué)校檔案管理中的應(yīng)用展開相關(guān)研究與探討。

關(guān)鍵詞：信息技術(shù);學(xué)校;檔案管理;應(yīng)用

學(xué)校是培養(yǎng)人才的搖籃，也正是因?yàn)檫@一特性，學(xué)校檔案除了具有保存意義之外，還有一定的參考價(jià)值?？梢哉f，學(xué)校檔案是一代一代教職工作人員通過一系列教育活動(dòng)總結(jié)成的，所以學(xué)校非常重視檔案管理工作。借助信息技術(shù)，可以為檔案進(jìn)行加密設(shè)置，或是整理成電子檔案，方便人們管理，從而提高檔案管理工作的工作成效。

1 傳統(tǒng)學(xué)校檔案管理存在的問題

1.1 檔案管理保密性低

很多學(xué)校都比較重視檔案管理，一般檔案室都設(shè)置了鐵門、鐵窗、鐵柜等等，但是教職工流動(dòng)率較大，再者沒有專業(yè)或是固定的檔案管理員，這就會(huì)導(dǎo)致檔案信息泄露事件的時(shí)常發(fā)生。很多檔案室沒有制定標(biāo)準(zhǔn)的查看制度，經(jīng)常有所謂的“熟人”進(jìn)入檔案室隨意翻閱，這些情況都證明傳統(tǒng)檔案管理模式保密性較低，一旦發(fā)生泄密事件對(duì)學(xué)校的名譽(yù)是很不利的。

1.2 檔案管理工作量大

學(xué)校的檔案都是按照時(shí)間進(jìn)行歸納的，其檔案的特性注定了很多檔案是不能核銷的，所以學(xué)校的檔案卷宗保存的時(shí)間一般都比較久，如此一來，管理員在工作期間就需要做到防霉、防蟲、防火、防鼠，無形中就加大了工作量。除此之外，一旦發(fā)生上述情況，學(xué)校檔案將會(huì)受損，很難保證所有檔案的完整性。

1.3 檔案查找方式落后

很多學(xué)校進(jìn)行檔案規(guī)整、更新、查閱都是人工的方式，而學(xué)校檔案內(nèi)容數(shù)量繁多，管理員在查找檔案時(shí)必須根據(jù)時(shí)間、類別進(jìn)行查找，這是一件非常耗時(shí)耗力的事情，不僅工作效率低，管理員也會(huì)有懈怠情緒。因?yàn)楣芾韱T每天都在重復(fù)一樣的翻閱、查找工作，時(shí)間久了自然會(huì)導(dǎo)致出現(xiàn)工作失誤，并不利于學(xué)校檔案管理工作的開展，而且還會(huì)影響到檔案的準(zhǔn)確性。

2 信息技術(shù)在學(xué)校檔案管理中的作用

2.1 提高檔案管理的嚴(yán)密性

傳統(tǒng)檔案管理模式下，管理人員無法避免人為因素失誤，而利用信息技術(shù)將檔案整理成電子檔案保存，并對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行加密設(shè)置。任何人翻閱、調(diào)取檔案，賬號(hào)、密碼、驗(yàn)證碼驗(yàn)證通過才可以進(jìn)行操作，對(duì)于一些重要的檔案學(xué)?？梢栽O(shè)置多個(gè)密碼，需要多位管理人員輸入密碼才可以查看檔案，如果出現(xiàn)密碼錯(cuò)誤，電子檔案將會(huì)自動(dòng)進(jìn)入保護(hù)狀態(tài)。所以說，將信息技術(shù)應(yīng)用到學(xué)校檔案管理中心可以提高檔案的安全性和嚴(yán)密性。

2.2 提高檔案工作效率

學(xué)校檔案種類數(shù)量眾多，單純的依靠人工管理是很難實(shí)現(xiàn)高效率工作的。針對(duì)這種情況，學(xué)?？梢岳眯畔⒓夹g(shù)將檔案進(jìn)行分類歸整，這樣人們?cè)诓檎覚n案時(shí)哪怕忘記了名稱，也可以輸入關(guān)鍵詞進(jìn)行檢索，縮小搜索范圍，實(shí)現(xiàn)精準(zhǔn)查閱，整個(gè)查閱過程完全是計(jì)算機(jī)自動(dòng)完成，相比較人力尋找大大提高了工作效率。

2.3 提高了檔案完整性

傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案是非常占據(jù)空間的，而借助信息技術(shù)將其整理為電子檔案之后，可以進(jìn)行壓縮備份，不僅節(jié)省空間和時(shí)間，還能防止檔案遺失現(xiàn)象的發(fā)生。由此可知，信息技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用有利于檔案的長期保存。

3 信息技術(shù)在學(xué)校檔案管理中的應(yīng)用策略

3.1 完善檔案管理機(jī)制，加強(qiáng)學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)重視

學(xué)校檔案管理是一項(xiàng)嚴(yán)謹(jǐn)性比較高的工作，要想實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化、精細(xì)化、智能化，首先學(xué)校需要加強(qiáng)檔案管理的重視程度，制定科學(xué)的管理機(jī)制，借助信息技術(shù)形成在線管理系統(tǒng)，管理人員可以通過計(jì)算機(jī)實(shí)時(shí)掌握檔案室動(dòng)態(tài)，以此來形成一個(gè)管理體系。在具體實(shí)踐工作中，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)要給予檔案室一定的支持，只有這樣才能保障檔案管理工作的實(shí)效性。

3.2 運(yùn)用信息技術(shù)，設(shè)置檔案管理權(quán)限

對(duì)于學(xué)校檔案管理工作而言，最重要的就是保密工作，信息技術(shù)雖然提高了工作效率，但同時(shí)也有一定的安全隱患。現(xiàn)如今網(wǎng)上有各種各樣的病毒，檔案室計(jì)算機(jī)一旦被黑客攻擊、感染病毒，后果不堪設(shè)想，很有可能學(xué)校的所有檔案都會(huì)被泄露在網(wǎng)絡(luò)上。所以學(xué)校要加強(qiáng)計(jì)算機(jī)防火墻安全，并進(jìn)行加密處理。比如管理人員每天工作的第一件和最后一件事是對(duì)計(jì)算機(jī)進(jìn)行殺毒;或是對(duì)檔案進(jìn)行權(quán)限設(shè)置，只要打開檔案文件就需要輸入密碼，或是動(dòng)態(tài)驗(yàn)證碼等等，以此來實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案資料的雙重保護(hù)。

3.3 運(yùn)用信息技術(shù)，開發(fā)檔案管理軟件

信息技術(shù)的應(yīng)用改變了檔案管理人員的工作模式，提高工作效率，減輕了工作量，然而信息技術(shù)之于檔案管理還有很多幫助。學(xué)校可以開發(fā)檔案管理在線軟件，這樣管理人員可以隨時(shí)隨地進(jìn)行工作，比如隨時(shí)上傳更新檔案資料，或是下載檔案信息，而不再局限于學(xué)校內(nèi)完成。運(yùn)用檔案管理軟件，在進(jìn)行工作量比較大的檔案規(guī)整時(shí)，可以多人同時(shí)運(yùn)用軟件整理、上傳、核對(duì)、備份，這樣不僅保證了學(xué)校檔案管理工作成效，還提高了管理人員的計(jì)算機(jī)應(yīng)用能力。

3.4 運(yùn)用信息技術(shù)，規(guī)范檔案信息收錄

在信息技術(shù)實(shí)際運(yùn)用過程中，管理人員可以將紙質(zhì)檔案快速收錄為電子檔案，進(jìn)行保存、上傳、歸檔，在收錄過程中根據(jù)檔案類目進(jìn)行分類整理，將同一類型的檔案放在一個(gè)文件夾內(nèi)。管理人員可以提前統(tǒng)計(jì)檔案資料類型，并將關(guān)鍵詞錄入系統(tǒng)內(nèi)。這樣在搜索檔案時(shí)可以在很短的時(shí)間內(nèi)完成查找工作。也就是說檔案收錄工作完成效率越高，后期查閱搜索時(shí)間越短，可以說只需要幾秒鐘就能完成。因此，在學(xué)校檔案管理工作中，提高信息技術(shù)的利用率，實(shí)現(xiàn)信息化管理。

3.5 運(yùn)用信息技術(shù)，實(shí)現(xiàn)檔案管理共享

傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理操作模式下，很難快速提供或提取檔案，更不用說實(shí)現(xiàn)資源共享。當(dāng)下是互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代，學(xué)?？梢越柚畔⒓夹g(shù)實(shí)現(xiàn)資源共享。比如學(xué)校不同部門的檔案各自整理之后，可以自行上傳到檔案軟件系統(tǒng)，管理人員再對(duì)檔案進(jìn)行核對(duì)歸檔收錄;或是某部門需要某檔案時(shí)，管理人員可以直接從系統(tǒng)內(nèi)找到檔案，實(shí)時(shí)共享。信息技術(shù)的應(yīng)用，提高了檔案共享的時(shí)效性和有效性，對(duì)提升學(xué)校檔案管理工作質(zhì)量有著積極作用。

4 結(jié)束語

總而言之，學(xué)校檔案管理工作應(yīng)該順應(yīng)時(shí)代發(fā)展，緊跟信息技術(shù)步伐，學(xué)校應(yīng)當(dāng)重視信息技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用，擯棄傳統(tǒng)紙質(zhì)管理模式，將紙質(zhì)檔案整理成電子檔案，保存在檔案管理軟件中，方便管理人員隨時(shí)更新、收錄、檢錯(cuò)、查閱，同時(shí)在信息化管理模式中，管理人員要做好計(jì)算機(jī)殺毒、信息備份，確保檔案的完整性和嚴(yán)密性。

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