大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案信息化管理工作的幾點(diǎn)探討

陳小磊

摘 要：大數(shù)據(jù)時(shí)代，檔案信息化管理呈現(xiàn)出新的特點(diǎn)，也面臨著新挑戰(zhàn)。本文分析了目前檔案數(shù)字化的意義與作用，檔案管理存在的問(wèn)題以及相應(yīng)性的措施，旨在提升檔案管理水平，全面提高大數(shù)據(jù)環(huán)境下檔案管理工作質(zhì)量。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù);信息化;檔案管理;理念方法

隨著互聯(lián)網(wǎng)信息通信技術(shù)的日漸普遍和成熟，人類(lèi)對(duì)于海量數(shù)據(jù)的處理能力和方法有了長(zhǎng)足的進(jìn)步，大數(shù)據(jù)時(shí)代也已隨之而來(lái)。在信息化時(shí)代，傳統(tǒng)的檔案管理有了新的記錄和保存模式，檔案管理信息化本身已取得了較好的成效，大數(shù)據(jù)時(shí)代給傳統(tǒng)檔案管理工作帶來(lái)了更大的機(jī)遇和挑戰(zhàn)，大數(shù)據(jù)時(shí)代的新概念、新工具和新平臺(tái)給檔案管理工作帶來(lái)了新的思路，抓住大數(shù)據(jù)發(fā)展的歷史機(jī)遇，將給檔案管理工作帶來(lái)新的突破和提升。

1 檔案數(shù)字化的意義與作用

1）提高經(jīng)濟(jì)效益。任何的公司、企業(yè)等在利用信息化數(shù)據(jù)時(shí)，或多或少都會(huì)帶來(lái)一定的好處，既提高了經(jīng)濟(jì)效益，還激發(fā)了員工的信心。傳統(tǒng)的檔案管理主要以紙質(zhì)版為主，費(fèi)地費(fèi)資較多，一時(shí)難以籌集?，F(xiàn)代檔案管理以數(shù)字化信息為主，減少了資金耗費(fèi)，提高了公司經(jīng)濟(jì)效益。例如，企業(yè)用數(shù)字化信息下發(fā)工資，既節(jié)省了真正的人力資源耗費(fèi)，又節(jié)省了公司經(jīng)濟(jì)成本的耗費(fèi)。

2）提高辦公效率。與傳統(tǒng)檔案管理相比，現(xiàn)代化檔案管理方便存儲(chǔ)、搜索，一目了然，有效提高了辦公效率。在任何單位中，任職后方便及時(shí)歸檔，減輕負(fù)擔(dān)。例如，在干部的任用中，都需要檔案資料的提供，在大數(shù)據(jù)背景下可以很快地通過(guò)網(wǎng)絡(luò)傳輸電子檔案，提高了工作效率，減少了工作中歸檔方面存在的一些錯(cuò)誤。

3）增強(qiáng)檔案原件保護(hù)。在大數(shù)據(jù)時(shí)代，將檔案資料以數(shù)字化形式加以保存，增強(qiáng)了對(duì)檔案原件的保護(hù)，尤其是時(shí)間非常久的那些檔案，更便于查看原件。例如，在教師行業(yè)的管理中，常需要利用數(shù)字化檔案管理學(xué)生及教師的資料信息，以期方便統(tǒng)計(jì)在校教師與在校學(xué)生人數(shù)。

2 大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案管理工作的困境

1）檔案數(shù)據(jù)提取和整理過(guò)程難度加大。傳統(tǒng)的檔案記錄和記載都是人們編著，有特定的記錄方式和檢索方式。然而，近年來(lái)互聯(lián)網(wǎng)以及電子信息技術(shù)的發(fā)展迅速，為檔案資料的管理提供了便捷方便的途徑。和過(guò)去相比，大數(shù)據(jù)時(shí)代的信息數(shù)據(jù)量大和數(shù)據(jù)格式多樣的特點(diǎn)，使得大數(shù)據(jù)時(shí)代存在信息泛濫和數(shù)據(jù)“噪聲”的缺點(diǎn)，導(dǎo)致檔案數(shù)據(jù)提取和整理都有一定的困難。這種困難成因在于雖然進(jìn)行大數(shù)據(jù)記載，但是數(shù)據(jù)量過(guò)大以至于信息檢索時(shí)很多關(guān)鍵信息遭到埋沒(méi)，數(shù)據(jù)價(jià)值的甄別難度加大。因此，當(dāng)前檔案管理工作面臨的一個(gè)重要問(wèn)題就是如何在海量的資料數(shù)據(jù)中快速準(zhǔn)確找到有價(jià)值的數(shù)據(jù)信息。

2）檔案管理工作中數(shù)據(jù)挖掘和利用的挑戰(zhàn)。伴隨著數(shù)字時(shí)代的發(fā)展，對(duì)檔案數(shù)據(jù)信息的需求和重視程度也在提高，原始資料和數(shù)據(jù)的簡(jiǎn)單利用已經(jīng)不能直接滿足當(dāng)今時(shí)代個(gè)性化、多樣化的需求，我們?cè)诠ぷ髦型枰獙?duì)檔案信息做一定層次下的知識(shí)發(fā)現(xiàn)和數(shù)據(jù)挖掘，從而滿足更深層次的數(shù)據(jù)內(nèi)涵和知識(shí)的需求。大數(shù)據(jù)時(shí)代，各種資料數(shù)據(jù)都在海量增加，加大了提取有效信息并作數(shù)據(jù)分析和挖掘的困難。那么如何在海量檔案數(shù)據(jù)中發(fā)現(xiàn)深層次的關(guān)聯(lián)信息，如何進(jìn)行多維結(jié)構(gòu)數(shù)據(jù)信息的二次開(kāi)發(fā)，都是大數(shù)據(jù)時(shí)代發(fā)展中檔案管理需要考慮的問(wèn)題。我們亟須運(yùn)用計(jì)算機(jī)信息技術(shù)在海量檔案數(shù)據(jù)中進(jìn)行挖掘，以得到有用的信息和知識(shí)，建立有價(jià)值的數(shù)字檔案挖掘體系。

3）面臨技術(shù)方面挑戰(zhàn)。目前大數(shù)據(jù)應(yīng)用于檔案管理工作還面臨著技術(shù)挑戰(zhàn)，還有較多的技術(shù)難題亟待解決。首先，目前大數(shù)據(jù)方法在數(shù)據(jù)信息處理過(guò)程中存在著容錯(cuò)率較高的問(wèn)題，大數(shù)據(jù)的容錯(cuò)計(jì)算還存在較大困難，現(xiàn)有涉及的算法較為復(fù)雜，而且現(xiàn)有算法不能保證數(shù)據(jù)的絕對(duì)安全，在減少錯(cuò)誤概率的過(guò)程中還帶來(lái)較大的運(yùn)算成本，如果在計(jì)算的過(guò)程中發(fā)生錯(cuò)誤往往導(dǎo)致數(shù)據(jù)信息處理失敗。其次，現(xiàn)有大數(shù)據(jù)設(shè)備的可擴(kuò)展性依然不足，目前使用的基于大數(shù)據(jù)方法分析管理檔案數(shù)據(jù)基于高層次的數(shù)據(jù)信息共享，而使得整體系統(tǒng)面臨著更高的維護(hù)成本，大數(shù)據(jù)環(huán)境下出現(xiàn)數(shù)據(jù)信息故障的頻率也會(huì)增加，而且會(huì)在很大程度上影響整個(gè)系統(tǒng)的安全。

3 大數(shù)據(jù)時(shí)代的檔案管理路徑

1）構(gòu)建完善的制度。傳統(tǒng)的檔案管理模式越來(lái)越無(wú)法與大數(shù)據(jù)時(shí)代的檔案工作要求相適應(yīng)，在這種情況下，為了全面提高檔案管理工作的水平，則需要結(jié)合自己的實(shí)際情況來(lái)進(jìn)一步完善檔案管理制度，使其與大數(shù)據(jù)的發(fā)展方向保持一致，大力促進(jìn)完善檔案信息化、數(shù)據(jù)化管理機(jī)制，建立健全檔案信息化、數(shù)字化的管理制度，從而為檔案管理工作提供制度的保障;設(shè)立高標(biāo)準(zhǔn)嚴(yán)要求的檔案管理部門(mén)和檔案管理人員，要定期檢查檔案管理的數(shù)字化和信息化建設(shè)。此外，明確檔案管理工作的職責(zé)，加強(qiáng)檔案管理工作人員的管理和培訓(xùn)，普及大數(shù)據(jù)時(shí)代的新概念、新工具和新平臺(tái)，真正把檔案管理工作落到實(shí)處，真正讓檔案管理人員認(rèn)清大數(shù)據(jù)的價(jià)值和特點(diǎn)，全面提高檔案管理工作的水平。

2）構(gòu)建一體化的平臺(tái)和架構(gòu)。早期的檔案信息建設(shè)并不能真正做到信息的一體化建設(shè)，各部門(mén)進(jìn)行獨(dú)立的建設(shè)，沒(méi)有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)。這種業(yè)務(wù)系統(tǒng)模式下，各系統(tǒng)都是孤立的，不能進(jìn)行有效的聯(lián)系，造成了信息設(shè)備的浪費(fèi)和建設(shè)成本的增加。針對(duì)大數(shù)據(jù)時(shí)代的要求，要建立檔案管理制度的一體化、檔案管理平臺(tái)的一體化、檔案數(shù)據(jù)分析的一體化和用戶(hù)管理的一體化。數(shù)據(jù)管理、用戶(hù)管理、系統(tǒng)平臺(tái)管理做到三位一體，進(jìn)行硬件資源的有效整合，防止重復(fù)建設(shè)，因?yàn)榇髷?shù)據(jù)時(shí)代數(shù)據(jù)的管理和維護(hù)成本巨大，重復(fù)建設(shè)將會(huì)對(duì)軟硬件資源造成巨大的浪費(fèi)，同時(shí)會(huì)加重管理人員的操作和維護(hù)成本，得不償失。

3）實(shí)現(xiàn)檔案服務(wù)智能化。只有從服務(wù)角度加強(qiáng)檔案管理，提高檔案信息化服務(wù)質(zhì)量，才能發(fā)揮出檔案管理人員作用，解決檔案管理中的實(shí)際問(wèn)題。首先，改變傳統(tǒng)檔案管理的被動(dòng)化服務(wù)模式，樹(shù)立變被動(dòng)為主動(dòng)的服務(wù)思路，全面提高現(xiàn)有檔案數(shù)據(jù)信息的利用效率與質(zhì)量，充分發(fā)揮出現(xiàn)有檔案數(shù)據(jù)信息的價(jià)值。其次，充分的利用大數(shù)據(jù)技術(shù)、云計(jì)算技術(shù)和智能化技術(shù)加強(qiáng)檔案數(shù)據(jù)信息推送服務(wù)能力，適應(yīng)當(dāng)前用戶(hù)對(duì)智慧性服務(wù)的現(xiàn)實(shí)需求，從用戶(hù)的日常行為中對(duì)其數(shù)據(jù)需求信息進(jìn)面分析，例如根據(jù)用戶(hù)身份的分析探索有效數(shù)據(jù)挖掘方法，結(jié)合大數(shù)據(jù)技術(shù)為用戶(hù)提供智能化的服務(wù)。

4）建立安全管理工作系統(tǒng)。只有加強(qiáng)對(duì)檔案數(shù)據(jù)信息的安全管理工作體系，才能提高大數(shù)據(jù)環(huán)境下的檔案服務(wù)有效性，解決檔案服務(wù)中的數(shù)據(jù)信息傳遞、運(yùn)用與存儲(chǔ)的安全隱患。首先，高度重視檔案管理的安全防護(hù)工作，提高檔案數(shù)據(jù)信息物理防護(hù)水平的同時(shí)，重點(diǎn)加強(qiáng)檔案管理系統(tǒng)的安全防護(hù)措施。其次，建立起專(zhuān)業(yè)的檔案信息安全防護(hù)隊(duì)伍，提高現(xiàn)有檔案管理人員的安全防護(hù)水平，解決檔案管理中存在的操作、管理與制度不規(guī)范問(wèn)題?，F(xiàn)代檔案管理工作必須樹(shù)立大檔案觀，強(qiáng)化提高檔案管理的服務(wù)理念，要充分提高檔案數(shù)據(jù)信息技術(shù)利用水平，形成完善的檔案管理工作體系，著力加強(qiáng)現(xiàn)有檔案數(shù)據(jù)信息的分析能力，借助大數(shù)據(jù)技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理水平，更好地滿足用戶(hù)對(duì)信息化檔案數(shù)據(jù)的使用需求。

4 結(jié)束語(yǔ)

大數(shù)據(jù)背景之下，給檔案管理工作帶來(lái)了一定的機(jī)遇和挑戰(zhàn)，需要利用大數(shù)據(jù)技術(shù)，保證檔案管理工作水平的提升。應(yīng)找出大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案管理工作中存在的問(wèn)題，結(jié)合理論與實(shí)踐，使用信息技術(shù)不斷提升更多的途徑去開(kāi)辟新的道路，同時(shí)，需要在應(yīng)用過(guò)程中不斷創(chuàng)新與改進(jìn)，保證各項(xiàng)手段方式的針對(duì)性，不斷提高工作效益，為社會(huì)發(fā)展提供有力的支撐。

參考文獻(xiàn)

[1]閆靚.淺談大數(shù)據(jù)時(shí)代下檔案管理方式的變革[J].卷宗，2015（7）：15-15.

[2]劉莉.大數(shù)據(jù)時(shí)代下的檔案管理方式變革分析[J].中國(guó)科技投資，2016（4）：151.

[3]侯麗娟.基于大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下的檔案管理工作分析[J].人才資源開(kāi)發(fā)，2016，20：136.