大數(shù)據(jù)時代高校檔案管理工作思路分析

摘 要：現(xiàn)在的時代，就是互聯(lián)網(wǎng)的時代，人們的工作和生活都需要信息技術(shù)的支持。高校想要健康可持續(xù)的發(fā)展下去，那么就必須要順應(yīng)時代潮流，將信息技術(shù)完美的融合入日常的工作之中，提升教學(xué)質(zhì)量和管理質(zhì)量，為國家培養(yǎng)一批又一批的優(yōu)秀人才。因此，高校必須要創(chuàng)新和改革自身的檔案管理工作，更新管理內(nèi)容，在大數(shù)據(jù)的時代背景之下，迎難而上，滿足社會發(fā)展需求。筆者在本文之中，就如何開展高校檔案管理工作，提出了相關(guān)的創(chuàng)新策略，旨在促進檔案管理工作質(zhì)量的全面提升。

關(guān)鍵詞：互聯(lián)網(wǎng);大數(shù)據(jù);高校;檔案管理;創(chuàng)新;思路

這些年來，互聯(lián)網(wǎng)行業(yè)蓬勃發(fā)展，極大的滿足了人類的各種需求，推動了社會的發(fā)展。在這個信息技術(shù)無處不在的社會之中，想要不被時代所淘汰，就必須要順勢而為，把握信息技術(shù)的優(yōu)勢，為己所用。高校的檔案管理工作亦是如此。想要提升自身的管理水平，就必須要實現(xiàn)信息化管理，保證學(xué)生信息的準確性和全面性，為學(xué)校和師生提供更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

1 實現(xiàn)高校檔案管理信息化的必要性

1）現(xiàn)實需求。檔案管理工作，是高校運營過程中十分重要的組成部分。高校的學(xué)生數(shù)量龐大，直接就決定了檔案管理工作的復(fù)雜性和繁瑣性。每年新生入學(xué)時，要進行檔案的整理和收集，每年學(xué)生畢業(yè)時，也要進行相應(yīng)的補充和派發(fā)。在平時的考試過程中，還要在檔案中記錄學(xué)生的成績，了解學(xué)生的日常行為等。這些年來，我國的綜合國力在不斷提升，人們對于教育的重要程度也越來越高，檔案管理所涉及的內(nèi)容也越來越多。[1]不單單是要記錄學(xué)生的成績，還要將學(xué)生的科研成就，日常表現(xiàn)等記錄在冊。在這樣的背景之下，高校必須要抓住大數(shù)據(jù)的優(yōu)勢，及時的改革和創(chuàng)新自身的檔案管理手段，更加高效的完成檔案管理工作。

2）大數(shù)據(jù)本身所具有的優(yōu)勢。借助大數(shù)據(jù)進來檔案管理，能夠有效的提升管理質(zhì)量和管理效率。眾所周知，現(xiàn)在我國各個高校的學(xué)生檔案，基本上都是紙質(zhì)檔案。在信息技術(shù)如此發(fā)達的現(xiàn)在，紙質(zhì)檔案顯然已經(jīng)阻礙了日常的管理進程。紙質(zhì)檔案需要工作人員花費大量的時間和精力去尋找和整理，效率非常低。借助大數(shù)據(jù)，借助信息技術(shù)，就可以快速的錄入所有學(xué)生的信息資料，在查找的時候，只需要通過檢索功能，就能夠快速的找到目標檔案，大大縮短了工作時間，提升了工作效率。同時，大數(shù)據(jù)還具有分析功能，可以對學(xué)生們信息進行非常詳細的整合，掌握學(xué)生的心理動態(tài)、政治思想、日常表現(xiàn)、學(xué)習(xí)成績等。通過對這些內(nèi)容的整理和分析，生成一份報告，為學(xué)生日后的發(fā)展提供幫助。[2]

3）高校檔案管理存在問題。隨著社會的不斷發(fā)展，信息技術(shù)也逐漸開始走入高校之中，有效的便利了高校日常工作，促進了高校的健康發(fā)展。近幾年，高校開始進行電子檔案管理，但是由于缺乏管理經(jīng)驗，使得問題頻發(fā)。首先，高校有許多的部門，每個部門所指定的檔案管理標準都各不相同，導(dǎo)致在收集檔案、錄入檔案、整理檔案時，從總會出現(xiàn)各種各樣的矛盾，阻礙了電子檔案的管理進程;其次，每個學(xué)校都有自身的檔案管理軟件，幾乎是各不相同的，這在一定程度上，使得高校和高校之間建立了隔膜，無法及時實現(xiàn)資源共享;最后，很多高校都沒有意識到檔案管理工作的重要性，缺乏對管理人才的培養(yǎng)，也沒有完善的管理制度。使得管理工作不盡如人意，降低了檔案管理的質(zhì)量，無法發(fā)揮檔案管理的真正價值。

2 大數(shù)據(jù)時代高校檔案管理工作思路分析

高校必須要注重電子檔案管理工作，加強政策支持和資金幫助，善于開發(fā)和利用檔案信息，以此來滿足社會的發(fā)展需求，培養(yǎng)更多的優(yōu)秀人才。

1）緊跟時代潮流，轉(zhuǎn)變原有觀念。在互聯(lián)網(wǎng)的背景之下，人們不論是生活還是工作都發(fā)生了翻天覆地的變化。高校的檔案管理工作也必須要及時進行改革，轉(zhuǎn)變原有的共工作理念，了解大數(shù)據(jù)的重要性，建立大數(shù)據(jù)意識，在此基礎(chǔ)之上，開展檔案管理工作。作為管理人員，一定要逐漸的適應(yīng)現(xiàn)代管理方式，突破傳統(tǒng)的管理框架，提升服務(wù)意識，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理。

2）建立統(tǒng)籌協(xié)調(diào)機制。檔案管理是一項復(fù)雜且繁瑣的工作，在管理的過程之中，勢必要涉及到各個部門。因此，筆者認為，高校必須要結(jié)合自身的實際情況，構(gòu)建統(tǒng)籌機制。通過統(tǒng)籌機制，將人事處、財務(wù)處、學(xué)生處、圖書館等多個部門進行有效的融合，實現(xiàn)資源共享，提升管理效率。[3]

3）培養(yǎng)現(xiàn)代化的檔案管理觀念。首先，要加強宣傳力度，強調(diào)檔案管理的重要性;其次，要積極的普及現(xiàn)代化檔案管理理念。高校在開展宣傳工作時，可以從以下角度切入：隨著大數(shù)據(jù)時代的到來，檔案管理工作會受到什么樣的影響;在信息技術(shù)蓬勃發(fā)展的今天，檔案管理工作需要如何改革和創(chuàng)新，才不會被時代所淘汰;檔案管理的身份定位需要進行怎樣的轉(zhuǎn)變。而在宣傳管理理念時，則要深入的強調(diào)理念內(nèi)容，將檔案管理和大數(shù)據(jù)緊密的結(jié)合在一起，改變管理人員的管理思想，轉(zhuǎn)化為服務(wù)型功能。

4）規(guī)范檔案管理工作。想要保證檔案管理的質(zhì)量，就必須要保證檔案信息的真實性和全面性。只有這樣，才能夠?qū)崿F(xiàn)大數(shù)據(jù)技術(shù)的真正價值。然而眾所周知，檔案信息里面的很多內(nèi)容，都屬于學(xué)生的隱私，是不能夠被透露出去的。如果因為管理人員操作不當或者是惡意操作，將學(xué)生的隱私泄露出去，那么就會傷害學(xué)生的隱私權(quán)。所以，高校必須要規(guī)范檔案管理工作，提升工作人員的工作質(zhì)量，保證檔案管理的規(guī)范性。[4]

5）培養(yǎng)一支優(yōu)秀的檔案人才隊伍。在互聯(lián)網(wǎng)的背景之下，高校的一些的工作人員在進行檔案管理時，會出現(xiàn)力不從心的情況。這說明，有的工作人員的知識儲備和專業(yè)技能，已經(jīng)無法緊跟時代的步伐，如果不能夠及時的改進和完善，勢必要被時代所淘汰。所以，高校必須要定期開展培訓(xùn)活動，培養(yǎng)管理人員的專業(yè)技能，豐富他們的知識結(jié)構(gòu)，帶領(lǐng)他們學(xué)習(xí)先進的管理經(jīng)驗。[5]同時，還要加強力度，培養(yǎng)高質(zhì)量的信息人才。眾所周知，優(yōu)秀的網(wǎng)絡(luò)人才是高校檔案管理部門所欠缺的。因此，在招聘的時候，高校要注重此類人才，在合理的范圍之內(nèi)，開出優(yōu)渥的薪資條件，吸引人才，為己所用。另外， 為了能夠提升管理人員的工作效率，高校還可以開展技能評選活動，以此來監(jiān)督和鼓勵工作人員不斷學(xué)習(xí)，不斷強化自我，提升他們的管理水平，促進高校檔案管理事業(yè)的健康可持續(xù)發(fā)展。

6）尋求外界資源的幫助。高校的最大責(zé)任就是教書育人，為我國培養(yǎng)出更多的優(yōu)秀人才。在如何組建數(shù)據(jù)庫、購買服務(wù)器等方面，明顯力不從心。這其中涉及到許多精細的信息技術(shù)，必須要有專業(yè)的大數(shù)據(jù)公司來進行長期的維護。因此，高?？梢赃x擇尋求外界公司的幫助，與此類型的公司建立長期的合作關(guān)系。[6]由外界的公司來搭建數(shù)據(jù)庫，開展日常的維護和運營，而高校則負責(zé)收集學(xué)生的信息。雙方互相合作，能夠有效的節(jié)約高校運營成本，降低不必要的麻煩，同時還能夠提升檔案信息的專業(yè)性和安全性。

3 結(jié)束語

“磊落星月高，蒼茫云霧浮。大哉乾坤內(nèi)，吾道長悠悠?！本臀覈咝５陌l(fā)展現(xiàn)狀而言，檔案管理工作還有著十分廣闊的進步空間，需要進行不斷的改革和完善。因此，高校必須要注重電子檔案管理工作，培養(yǎng)一批優(yōu)秀的管理人才，制定科學(xué)的管理策略，豐富管理手段，學(xué)習(xí)先進的管理意識，不斷的提升管理質(zhì)量和管理水平，發(fā)揮大數(shù)據(jù)的真正作用，促進高校的健康可持續(xù)發(fā)展，為我國培養(yǎng)出更多的優(yōu)秀人才。

參考文獻

[1]魏勇，靳京陽，馬晨陽，等.大數(shù)據(jù)時代下高校電子檔案管理問題及對策研究[J].邢臺職業(yè)技術(shù)學(xué)院學(xué)報，2019，36（3）：47-49.

[2]曾小輝.大數(shù)據(jù)時代背景下高校檔案管理模式的創(chuàng)新[J].中小企業(yè)管理與科技，2019，（20）：19-20.

[3]王玉宗.大數(shù)據(jù)時代高校檔案管理模式的變革和優(yōu)化[J].辦公室業(yè)務(wù)，2019，（14）：155.

[4]王倩.大數(shù)據(jù)時代高校學(xué)生管理工作信息化建設(shè)現(xiàn)狀與對策[J].時代報告，2019，（14）：206-207.

[5]趙宏.大數(shù)據(jù)時代的高校圖書館讀者服務(wù)工作策略[J].各界，2019，（18）：115.

[6]馬紹帥.大數(shù)據(jù)時代下高校后勤管理信息化建設(shè)探討[J].湖北開放職業(yè)學(xué)院學(xué)報，2019，32（17）：66-68.

作者簡介

李詠沙，女，山東文登人，研究方向：檔案管理。