淺談信息時代下檔案管理工作的創(chuàng)新

李宏

摘 要：創(chuàng)新是促進(jìn)社會各項(xiàng)事業(yè)發(fā)展的重要力量，也是信息時代下做好檔案管理工作的根本。目前，隨著信息化時代的發(fā)展，以往的檔案管理方法和模式已經(jīng)過時。所以，應(yīng)該對檔案管理工作進(jìn)行改進(jìn)、優(yōu)化，充分運(yùn)用信息技術(shù)，使得檔案管理工作能夠快速發(fā)展，信息技術(shù)的應(yīng)用將給檔案管理工作帶來非常大的便利，比如，減少檔案管理工作人員的工作流程、節(jié)約工作時間等各個方面，由此可見，信息化檔案管理工作的建設(shè)對信息時代檔案管理工作創(chuàng)新有重要意義。

關(guān)鍵詞：信息時代;檔案管理;創(chuàng)新

機(jī)關(guān)事業(yè)單位工作的正常運(yùn)行主要環(huán)節(jié)在于檔案管理工作，隨著信息化網(wǎng)絡(luò)逐步覆蓋到社會各個方面，所以，信息技術(shù)應(yīng)用到檔案管理工作也非常重要，檔案管理信息化通過計(jì)算機(jī)的電子形式對檔案內(nèi)容進(jìn)行保存、登記等，減少了紙質(zhì)檔案存在的許多繁瑣的環(huán)節(jié)，提高檔案管理的工作質(zhì)量和效率，為各個機(jī)關(guān)單位的發(fā)展有著積極的促進(jìn)作用。

1 檔案管理的基本內(nèi)容

檔案管理的工作內(nèi)容是對檔案資料、內(nèi)容的收集和保存，在國家檔案事業(yè)中，檔案管理工作是不可替代的，其具有與服務(wù)和政治相關(guān)的管理工作性質(zhì)。所以，檔案管理工作不產(chǎn)生財(cái)富效益，而且檔案的管理是針對各個部門的歷史文件形成的。

2 信息化對檔案管理工作的影響

1）提升檔案儲存量。檔案管理信息化可以收集更多檔案信息，增加檔案內(nèi)存儲備。傳統(tǒng)檔案材料往往是由聲像、文字資料等構(gòu)成，在整理上花費(fèi)時間長，保存上又非常麻煩占用空間，存儲的檔案還存在丟失、遺漏的想象，但是檔案管理通過運(yùn)用信息技術(shù)可以通過一張優(yōu)盤或者光盤進(jìn)行記錄檔案的內(nèi)容。

2）科學(xué)合理的整理與分類檔案。采用先進(jìn)數(shù)字化技術(shù)對檔案進(jìn)行編碼，不僅能夠保持原來紙質(zhì)文檔的順序，還能夠?qū)﹄娮訖n案進(jìn)行整理與分類。信息化檔案管理減少了傳統(tǒng)檔案管理中一些繁瑣的環(huán)節(jié)，節(jié)省管理人員的工作時間和精力，提高了檔案利用率。

3）便于查詢檔案資料。通過信息化管理，將關(guān)鍵詞或者關(guān)鍵字輸入到計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)中，使用人員即可在短時間內(nèi)查詢到需要的檔案信息，節(jié)省大量的人員精力和時間，并且可以在任何時間、地點(diǎn)對檔案信息內(nèi)容進(jìn)行查找，非常方便、快捷。

3 信息時代下檔案管理創(chuàng)新的路徑

1）部分紙質(zhì)檔案的舍棄。由于紙質(zhì)檔案存在一些安全問題，會出現(xiàn)被水淹、被火燒的可能，導(dǎo)致檔案的丟失，另外，紙質(zhì)檔案的保存占用空間、需要大量的紙張、浪費(fèi)時間和人員精力，不便于保存和環(huán)保，所以要采用保險(xiǎn)的方式對檔案進(jìn)行保存。在信息時代的發(fā)展背景下，檔案的管理可以運(yùn)用信息化技術(shù)，通過電子形式將檔案保存，這樣不僅保證信息的內(nèi)容完整性，而且不占用空間，節(jié)省時間，查找答案的途徑也便的快捷、簡單、方便。由此可見，電子形式的信息化檔單管理促進(jìn)檔案管理工作的順利進(jìn)行和不斷發(fā)展。

2）引入配置高的計(jì)算機(jī)。檔案管理部門需要引進(jìn)高配置的計(jì)算機(jī)，開發(fā)新檔案管理軟件，保證硬件與軟件的相匹配的更新頻率一致。另外，由于軟件的功能比較復(fù)雜多樣，人類往往利用計(jì)算機(jī)對檔案信息的進(jìn)行搜索和檢查的時候，經(jīng)常會出現(xiàn)電腦卡頓、屏幕變黑、系統(tǒng)的硬件出現(xiàn)各種故障等現(xiàn)象，而引進(jìn)高配置的計(jì)算機(jī)可以避免這些想象的發(fā)生，保障檔案信息的檢查、搜索的真確度和完整度，和提高信息的質(zhì)量。

3）開發(fā)檔案管理軟件。檔案管理工作人員要針對實(shí)際的工作需求，選擇合適、合理的計(jì)算機(jī)軟件，并且，在工作過程中，對軟件的各項(xiàng)功能要全方面、系統(tǒng)的了解，同時，根據(jù)工作的性質(zhì)進(jìn)行開發(fā)與工作相匹配的檔案管理軟件，檔案管理工作人員要與各個軟件企業(yè)緊密聯(lián)系。檔案管理的軟件開發(fā)過程中，為使軟件達(dá)到最優(yōu)質(zhì)的效果，避免出現(xiàn)功能類似的設(shè)置，對于用不到的功能進(jìn)行刪除。在軟件的功能合并、重置的過程，檔案管理人員要與軟件的開發(fā)人員及時溝通，將對軟件的功能需求、操作方法明確表達(dá)出來，這樣才能做出以人為準(zhǔn)的優(yōu)質(zhì)軟件，更好的為管理人員的管理工作做好服務(wù)和基礎(chǔ)[1]。

4）大數(shù)據(jù)技術(shù)的引入?，F(xiàn)階段的檔案管理軟件中存在諸多問題，比如，對于繁瑣、雜亂的信息沒有辦法得到完善的處理和解決，所以，要進(jìn)行大數(shù)據(jù)技術(shù)的引入，發(fā)現(xiàn)和研究大數(shù)據(jù)技術(shù)對信息檔案的深遠(yuǎn)意義，才能提高檔案信息的利用率。同時，大數(shù)據(jù)技術(shù)也要引入檔案管理的檢查、搜索系統(tǒng)中，使檔案管理的檢查、搜索的效率提高。

5）提升管理人員的信息素養(yǎng)。在信息時代的背景下，信息的交換方式也在不斷的更新和發(fā)展，與之前的交換方式相比，更加具有先進(jìn)性。那么，檔案信息化也需要不斷的改進(jìn)和創(chuàng)新，需要檔案信息管理人員要具備較強(qiáng)的信息素養(yǎng)和信息互聯(lián)網(wǎng)意識，才能滿足時代的發(fā)展需求。因?yàn)椋绻麢n案管理人員素質(zhì)低下，即使引用高配置的計(jì)算機(jī)、開發(fā)新的檔案管理軟件也不能發(fā)揮到信息化管理的作用。所以，檔案管理人員信息素養(yǎng)的提高，具備使用各個信息化軟件、硬件較強(qiáng)的能力是非常重要的因素，對軟件的運(yùn)行、維護(hù)成本，工作時間的節(jié)省也有非常重要的意義[2]。

6）創(chuàng)新服務(wù)機(jī)制的。合理化、科學(xué)化的管理模式是檔案管理工作關(guān)鍵，創(chuàng)建與自身發(fā)展條件相符的服務(wù)機(jī)制。目前的事業(yè)單位檔案管理領(lǐng)域的現(xiàn)實(shí)狀況不是很理想，一些單位的管理機(jī)制比較死板，不利于檔案管理工作順利進(jìn)行，各個事業(yè)機(jī)關(guān)單位在檔案管理工作中，缺乏創(chuàng)新精神，對于改進(jìn)檔案管理工作的機(jī)制不重視，不能正確認(rèn)識到管理工作的服務(wù)價值，導(dǎo)致和其他部門脫軌。由此可見，必須要對檔案管理工作進(jìn)行改進(jìn)和更新，通過不同的渠道制定合理、有效的檔案管理機(jī)制，為更好的服務(wù)于社會，為各個事業(yè)單位的檔案管理工作提供便利、實(shí)用的條件，促進(jìn)其快速發(fā)展，有著重要作用[3]。

4 信息化時代檔案管理的發(fā)展方向

隨著社會的進(jìn)步，信息化的方式不斷更新、發(fā)展，人類需要處理的信息也隨之增加，在這樣的背景下，檔案管理人員的工作變得復(fù)雜，增加了檔案管理工作的內(nèi)容。所以，應(yīng)該運(yùn)用信息技術(shù)的檔案管理工作才能有效的完成工作，保證工作的順利開展和質(zhì)量，但是，檔案管理的信息化有利也有弊，其利在于信息存儲量增加，答案內(nèi)容查找方便，其弊在于存在網(wǎng)絡(luò)安全問題，網(wǎng)絡(luò)的安全影響檔案的質(zhì)量。對此，檔案的管理信息化不但減少了檔案管理工作人員的工作流程，還對檔案的安全性的系統(tǒng)有所保障。

檔案是各個單位開展工作的重要依據(jù)，是促進(jìn)各個單位發(fā)展的關(guān)鍵因素，由此可見。檔案管理工作需要極其重視，改變檔案管理的方式，將以往的檔案管理模式將漸漸被摒棄，要對檔案管理工作的管理方法和管理制度進(jìn)行改進(jìn)和優(yōu)化，制定合理的管理制度，促進(jìn)管理人員順利開展檔案管理工作，將信息技術(shù)運(yùn)用檔案管理工作中，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的簡單、方便的工作條件，為各個事業(yè)機(jī)關(guān)單位的檔案管理工作減少許多不必要的環(huán)節(jié)，促進(jìn)企業(yè)的發(fā)展有非常積極的作用[4]。

5 總結(jié)

信息時代下信息技術(shù)對檔案管理工作有著非常重要的意義，所以，檔案管理工作的創(chuàng)新、改進(jìn)是關(guān)鍵，對檔案管理工作創(chuàng)新需要增加運(yùn)用電子形式保存檔案信息、摒棄死板的服務(wù)機(jī)制、開發(fā)新的檔案管理軟件、提高管理人員的信息素養(yǎng)、引入大數(shù)據(jù)技術(shù)等全方面進(jìn)行改善，保證檔案信息內(nèi)容的完整性與準(zhǔn)確性，為查找、檢索檔案內(nèi)容提供方便和快捷，節(jié)約時間、節(jié)省空間，才能讓檔案管理工作在信息時代下實(shí)現(xiàn)質(zhì)的飛躍。為促進(jìn)社會發(fā)展、國家發(fā)展起到積極的作用[5]。

參考文獻(xiàn)

[1]張慧林.信息時代檔案管理工作的創(chuàng)新研究[J].才智，2019（21）：212.

[2]徐雯.淺析信息時代下檔案管理工作的創(chuàng)新措施[J].江西電力，2019，43（05）：43-44.

[3]韓知霖.信息時代下檔案管理工作的創(chuàng)新措施分析[J].計(jì)算機(jī)產(chǎn)品與流通，2019（06）：108.

[4]譚明.試論信息時代檔案管理工作的創(chuàng)新策略[J].才智，2019（15）：214+216.