大數(shù)據(jù)背景下的企業(yè)電子檔案管理及其利用

王寧

摘 要：以大數(shù)據(jù)時(shí)代為基礎(chǔ)背景，闡述大數(shù)據(jù)環(huán)境下對(duì)企業(yè)電子檔案的管理要求，進(jìn)而探討大數(shù)據(jù)環(huán)境下企業(yè)檔案管理面臨的挑戰(zhàn)，并提出大數(shù)據(jù)背景下的企業(yè)電子檔案管理與應(yīng)用策略。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù)技術(shù);電子檔案管理

1 前言

大數(shù)據(jù)技術(shù)是信息技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)高速發(fā)展的產(chǎn)物，信息技術(shù)與經(jīng)濟(jì)社會(huì)的交匯融合引發(fā)了電子數(shù)據(jù)呈幾何級(jí)數(shù)的迅猛增長(zhǎng)，大數(shù)據(jù)已成為國家基礎(chǔ)性戰(zhàn)略資源。在當(dāng)前先進(jìn)信息技術(shù)加速發(fā)展的大背景下，大數(shù)據(jù)技術(shù)得以廣泛應(yīng)用于各行各業(yè)中，并且發(fā)揮著愈發(fā)重要的作用，通過利用大數(shù)據(jù)技術(shù)推動(dòng)企業(yè)檔案資源的開發(fā)利用，可以更好地支持企業(yè)決策、管控、創(chuàng)新、發(fā)展，提升企業(yè)的核心競(jìng)爭(zhēng)能力。

2 大數(shù)據(jù)時(shí)代企業(yè)檔案的特點(diǎn)

大數(shù)據(jù)時(shí)代，企業(yè)檔案具有價(jià)值密度低、檔案類型多樣化、數(shù)據(jù)更新時(shí)效速度高快等特征，具體體現(xiàn)在：

2.1 企業(yè)檔案價(jià)值密度低

大數(shù)據(jù)時(shí)代，數(shù)據(jù)價(jià)值密度的高低與數(shù)據(jù)總量的大小不成正比，控制數(shù)據(jù)質(zhì)量的關(guān)鍵是如何對(duì)形成于業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)的原生電子文件的版本實(shí)施有效控制。歸檔保存的電子文件必須是經(jīng)過反復(fù)分析、鑒別具有保存利用價(jià)值的信息。電子文件的收集、存儲(chǔ)、傳遞等所有環(huán)節(jié)都會(huì)影響到電子檔案的質(zhì)量。高質(zhì)量檔案信息資源是企業(yè)管理創(chuàng)新的源泉，如果企業(yè)數(shù)字檔案室等知識(shí)共享平臺(tái)向企業(yè)決策系統(tǒng)輸入了錯(cuò)誤數(shù)據(jù)，無論決策系統(tǒng)采用的分析技術(shù)和方法如何先進(jìn)，形成的分析結(jié)果對(duì)企業(yè)決策都是無效的，甚至?xí)龀鲥e(cuò)誤的決策。

2.2 檔案類型多樣化

大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下的企業(yè)檔案信息資源包羅萬象，覆蓋地域范圍廣，載體形式多樣。文件形式上不僅表現(xiàn)為文本、圖像、音頻、視頻，還包括軟件程序、數(shù)據(jù)庫文件、三維模型等 ，是多媒體、多語種、多類型信息混合的檔案信息資源。

2.3 檔案更新時(shí)效速度快

隨著OA、PDM、ERP、MES等業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)在企業(yè)的普遍應(yīng)用，企業(yè)物流、資金流、信息流的處理效率高、速度快。傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理模式下的收、存、管、用等業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)已不能滿足大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案工作的要求。大數(shù)據(jù)背景下的檔案收、存、管、用等業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)必須依靠檔案管理系統(tǒng)自動(dòng)捕獲業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)形成的原生電子文件及其元數(shù)據(jù)，并快速進(jìn)行數(shù)據(jù)篩選、整合、挖掘，以提供利用。

3 大數(shù)據(jù)時(shí)代對(duì)檔案管理的要求

3.1 檔案保存的安全性

大數(shù)據(jù)時(shí)代，是一個(gè)大規(guī)模產(chǎn)生、分享和應(yīng)用數(shù)據(jù)的時(shí)代，數(shù)據(jù)即資產(chǎn)的概念正被越來越多的企業(yè)接受和認(rèn)可。企業(yè)檔案的概念已延伸至科研、生產(chǎn)、經(jīng)營管理全過程，檔案種類、形式繁多，存儲(chǔ)檔案信息的載體也發(fā)生了根本變化，除了傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案外，光盤、縮微膠片、硬盤、磁帶等載體檔案也屢見不鮮。在這種情況下，對(duì)檔案信息資源的管護(hù)條件也提出了更高要求。許多檔案需要采取特殊的管護(hù)措施，比如磁帶檔案需要合適的溫濕度，同時(shí)要避免強(qiáng)磁場(chǎng)環(huán)境;光盤檔案需要避免盤面磨損、盤面扭曲變形;硬盤等磁性載體檔案需要避免振動(dòng)、避免存放在高磁場(chǎng)環(huán)境中等等。因此，大數(shù)據(jù)時(shí)代下的檔案管護(hù)安全具有技術(shù)方面的復(fù)雜性。

大數(shù)據(jù)時(shí)代，形成于業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)的原生電子文件及其元數(shù)據(jù)，在文件載體、格式與管理技術(shù)等方面對(duì)檔案管理也提出了更高的要求。企業(yè)原有的紙質(zhì)檔案管理模式已不適應(yīng)電子文件和電子檔案的管理要求，電子檔案管理模式與電子檔案存儲(chǔ)的不規(guī)范與不完善，已經(jīng)給企業(yè)電子檔案的管理帶來巨大的安全隱患。此外，大數(shù)據(jù)時(shí)代，信息傳播的途徑主要通過網(wǎng)絡(luò)傳播。網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，檔案信息資源的形成、積累速度更快，信息的更新也更加便捷。計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用，雖為檔案管理提供了便利，但也提高了檔案管理的技術(shù)性要求。

3.2 電子檔案內(nèi)容的完整性

大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來使得企業(yè)對(duì)檔案管理、利用提出了新的要求，電子檔案內(nèi)容的完整性要求便屬于其中代表。筆者所在的航天江南集團(tuán)，各單位普遍重視紙質(zhì)檔案的完整性，由于缺乏電子文件收集和電子檔案管控系統(tǒng)，電子檔案內(nèi)容的完整性不容樂觀，如年度文書文件的歸檔，很多單位只歸了PDF或OFD等版式文件，卻未將文件辦理過程中形成的收文處理單（發(fā)文處理單）進(jìn)行歸檔。電子檔案內(nèi)容的不完整直接制約著企業(yè)檔案管理工作的有效性。此外，處于流動(dòng)狀態(tài)的電子文件很容易出現(xiàn)尚未歸檔便缺失的情況，這種情況的出現(xiàn)與電子文件的物理結(jié)構(gòu)、邏輯結(jié)構(gòu)特點(diǎn)存在直接聯(lián)系。電子檔案具備的形式多樣、存儲(chǔ)分散、容易丟失等特性同樣很容易對(duì)檔案內(nèi)容的完整性造成威脅。值得注意的是，大數(shù)據(jù)時(shí)代必須高度關(guān)注電子文件的“真實(shí)性、可用性、安全性和完整性”檢測(cè)。其中完整性的檢測(cè)主要包括電子文件內(nèi)容完整性、歸檔信息完整性、元數(shù)據(jù)完整性、數(shù)據(jù)容量等，由此可直觀的了解到大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，計(jì)算機(jī)技術(shù)對(duì)檔案管理提出的新要求。

4 大數(shù)據(jù)環(huán)境下企業(yè)檔案管理面臨的挑戰(zhàn)

4.1 檔案管理思維有待革新

相較于傳統(tǒng)的檔案管理工作，大數(shù)據(jù)時(shí)代，檔案管理對(duì)電子檔案資源的完整性、安全性與真實(shí)性提出了更高的要求，需要檔案管理人員從更加完備而安全的角度加以考量，將檔案管理工作的重心由傳統(tǒng)的檔案收集、整理與保管轉(zhuǎn)變?yōu)閷?duì)檔案信息資源的開發(fā)利用。通過大數(shù)據(jù)技術(shù)挖掘檔案信息資源蘊(yùn)含的顯性知識(shí)和隱性知識(shí)，并對(duì)其進(jìn)行有效開發(fā)與再利用。因此，大數(shù)據(jù)背景下的企業(yè)檔案管理工作需要構(gòu)建更加具有時(shí)代性的思維模式，以不斷探索并挖掘檔案信息資源的潛在價(jià)值，逐漸實(shí)現(xiàn)粗放型檔案管理向精細(xì)型檔案管理的轉(zhuǎn)變。

4.2 電子文件歸檔與電子檔案利用存在難度

大數(shù)據(jù)背景下，電子文件的收集與電子檔案管理技術(shù)水平的提升，提高了企業(yè)檔案的管理效率與整理質(zhì)量，但同時(shí)也需要進(jìn)一步優(yōu)化現(xiàn)有的信息技術(shù)應(yīng)用水平，以滿足電子檔案管理模式下的應(yīng)用要求?，F(xiàn)階段，企業(yè)檔案信息資源的管理需要使用更多的現(xiàn)代化技術(shù)與設(shè)備，包括多媒體設(shè)備等。大數(shù)據(jù)時(shí)代，檔案信息資源的存在形式向著多元化的方向發(fā)展，除了常見的Word、Excel、PDF文檔以外，三維模型電子文件、數(shù)據(jù)庫、程序軟件等類型的電子文件也越來越多，這些檔案信息的存儲(chǔ)與讀取都需要一定的技術(shù)手段與技術(shù)環(huán)境，需要以特殊的設(shè)備設(shè)施作為存儲(chǔ)載體或利用手段，才能夠保障檔案信息利用的有效性。這些都給電子檔案信息資源的收集、存儲(chǔ)、歸檔與利用帶來了一定的限制。

4.3 企業(yè)檔案管理人員素質(zhì)有待提升

大數(shù)據(jù)時(shí)代的飛速到來，在推動(dòng)大數(shù)據(jù)技術(shù)在各行各業(yè)廣泛應(yīng)用的同時(shí)，也逐漸暴露了技術(shù)應(yīng)用水平有待提升的問題。現(xiàn)階段，國內(nèi)許多企業(yè)，對(duì)于檔案管理工作并不十分重視，很多單位沒有設(shè)置專職檔案人員，單位的檔案管理通常是由文職人員兼任，檔案管理是其本職工作以外的工作內(nèi)容，這就使得檔案管理工作愈發(fā)不受重視，管理人員的時(shí)間與資源投入有限，導(dǎo)致單位檔案管理工作水平得不到有效的提升。同時(shí)，也有相當(dāng)一部分的央企對(duì)于檔案管理工作的重要性有一定的認(rèn)知，但負(fù)責(zé)檔案管理工作的人員在技術(shù)水平與專業(yè)素養(yǎng)方面存在很大的提升空間，未能形成正確的電子檔案管理理念與認(rèn)知，對(duì)于新鮮事物的接受能力有限，或者缺乏專業(yè)技能培訓(xùn)，只懂得運(yùn)用傳統(tǒng)的辦公軟件，如Office、WPS辦公軟件等，并不擅長(zhǎng)使用技術(shù)水平較高的數(shù)字檔案室管理平臺(tái)，信息技術(shù)水平的落后也導(dǎo)致電子檔案的收集、整理、利用受到一定限制。

5 大數(shù)據(jù)環(huán)境下電子檔案管理

5.1 完善大數(shù)據(jù)時(shí)代的檔案管理環(huán)境

5.1.1 全面深化改革

在全面深化改革思想的指導(dǎo)下，我國進(jìn)一步推動(dòng)了互聯(lián)網(wǎng)+、區(qū)塊鏈等大數(shù)據(jù)技術(shù)的有效應(yīng)用，通過大數(shù)據(jù)技術(shù)與全面深化改革實(shí)現(xiàn)我國構(gòu)建“數(shù)據(jù)強(qiáng)國”的偉大構(gòu)想[1]。2014年5月，我國出臺(tái)了《關(guān)于加強(qiáng)和改進(jìn)新形勢(shì)下檔案工作的意見》，該文件對(duì)于我國在推進(jìn)全面深化改革的過程中，改進(jìn)檔案管理工作的機(jī)制、思想、理念等方面提出了明確要求，該意見的出臺(tái)，進(jìn)一步推動(dòng)了企業(yè)探索大數(shù)據(jù)時(shí)代下的檔案管理新模式的應(yīng)用。

5.1.2 加強(qiáng)標(biāo)準(zhǔn)體系建設(shè)

現(xiàn)階段，我國雖然出臺(tái)了《電子文件歸檔與管理規(guī)范》等關(guān)于電子文件與電子檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，但相較于紙質(zhì)檔案管理建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)化體系，電子檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化水平還有很大的提升空間，與大數(shù)據(jù)技術(shù)廣泛應(yīng)用的時(shí)代背景并不相適應(yīng)。因此，在大數(shù)據(jù)背景下，需要進(jìn)一步健全完善我國的電子檔案管理機(jī)制，從管理體系、管理標(biāo)準(zhǔn)、管理業(yè)務(wù)、技術(shù)應(yīng)用等方面，加強(qiáng)電子檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化體系建設(shè)，進(jìn)一步保障電子檔案管理與應(yīng)用的明確性與有效性，對(duì)電子檔案管理與利用過程中存在的權(quán)力與職責(zé)加以明確及規(guī)范，對(duì)電子檔案的收集、歸檔、管理、利用、移交等各個(gè)環(huán)節(jié)加以規(guī)范及完善。通過電子檔案標(biāo)準(zhǔn)體系的建設(shè)來為企業(yè)創(chuàng)造更加良好的外部環(huán)境與外部條件，以推動(dòng)企業(yè)電子檔案管理水平的進(jìn)一步提升。

5.2 建立電子檔案管理模式

5.2.1 構(gòu)建檔案信息資源共享平臺(tái)

大數(shù)據(jù)背景下，信息的交融與互通已經(jīng)成為時(shí)代的必然要求，可以通過建設(shè)檔案信息資源的管理平臺(tái)，保障檔案信息資源的多元化，保障檔案管理工作的有效性。在檔案信息資源管理平臺(tái)下，企業(yè)檔案部門可以通過該平臺(tái)對(duì)形成于業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)的原生電子文件及其元數(shù)據(jù)進(jìn)行收集、整理、歸檔、存儲(chǔ)，保證檔案資源的完整性，也便于對(duì)檔案信息資源的管理與利用。對(duì)于企業(yè)來說，在大數(shù)據(jù)背景下，構(gòu)建企業(yè)檔案信息資源管理平臺(tái)，需要以企業(yè)內(nèi)部信息資源為基礎(chǔ)，充分利用已有的企業(yè)網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，并對(duì)其進(jìn)行升級(jí)與革新，在該平臺(tái)上增設(shè)信息共享模塊，以便于不同用戶對(duì)檔案信息資源的整合、挖掘和利用。在建設(shè)檔案信息資源管理平臺(tái)的過程中，可以將用戶分成兩種類型，即查詢者與管理者，前者主要通過平臺(tái)查詢與利用檔案資源，后者主要通過平臺(tái)完成檔案的收、存、管、用等業(yè)務(wù)工作。企業(yè)檔案信息資源管理平臺(tái)的建設(shè)，其信息資源同樣也可以劃分為兩種類型，包括形成于業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)的原生電子文件及其元數(shù)據(jù)，如文書檔案、經(jīng)營檔案、會(huì)計(jì)檔案、航天產(chǎn)品檔案等;同時(shí)，也可以收錄一些與企業(yè)科研生產(chǎn)經(jīng)營有關(guān)的電子文件信息資源，如行業(yè)發(fā)展信息、政府公告、政府文件、產(chǎn)品信息與技術(shù)進(jìn)展等等。企業(yè)檔案信息資源管理平臺(tái)的建設(shè)，目的是進(jìn)一步提升檔案信息資源的管理效率與傳播速度，加強(qiáng)企業(yè)內(nèi)部信息交換效率，提高企業(yè)運(yùn)行與管理效率，進(jìn)而有效提高企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)力[2]。

5.2.2 建設(shè)一體化的管理模式

在具備了足以支撐企業(yè)電子檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)體系基礎(chǔ)上，企業(yè)自身也需要建設(shè)一體化與標(biāo)準(zhǔn)化的電子檔案管理模式?？梢酝ㄟ^加強(qiáng)不同部門、不同處室乃至不同層級(jí)之間的聯(lián)系與溝通，建設(shè)企業(yè)一體化的電子檔案管理模式，將企業(yè)檔案信息資源的收、存、管、用集于一身，以大數(shù)據(jù)技術(shù)為基礎(chǔ)構(gòu)建企業(yè)內(nèi)部檔案管理的分級(jí)機(jī)制，以保證檔案管理的有效性，并實(shí)現(xiàn)對(duì)大數(shù)據(jù)技術(shù)的充分應(yīng)用。

企業(yè)在開展檔案管理的一體化建設(shè)時(shí)，要重點(diǎn)對(duì)檔案形成的一體化、管理流程的一體化、信息利用的一體化等業(yè)務(wù)流程進(jìn)行規(guī)范，并從各個(gè)角度全面保障檔案管理的一體化建設(shè)水平。以檔案形成的一體化建設(shè)為例，在這個(gè)階段，檔案管理的一體化要求從檔案信息資源的形成環(huán)節(jié)就要構(gòu)建正確的檔案信息管理意識(shí)，對(duì)電子文件的格式、元數(shù)據(jù)等各種信息加以規(guī)范性管理，以保證電子文件信息與檔案資源管理平臺(tái)的功能模塊相適應(yīng)。再比如，在檔案管理過程中也需要對(duì)其流程管理進(jìn)行一體化建設(shè)，這一階段要對(duì)檔案管理的全部環(huán)節(jié)開展行之有效的統(tǒng)籌規(guī)劃，從更加全面的角度加強(qiáng)電子文件及電子檔案的管理與控制，以保證電子檔案管理的全面性。對(duì)于電子檔案的一體化利用，則需要通過對(duì)電子文件的有效協(xié)調(diào)與規(guī)劃，不斷提高檔案資源管理平臺(tái)運(yùn)行維護(hù)的規(guī)范性與有效性，進(jìn)一步發(fā)揮電子檔案在企業(yè)運(yùn)行與發(fā)展過程中的巨大作用。

5.2.3 提高檔案管理人員的專業(yè)水平

在大數(shù)據(jù)背景下，企業(yè)檔案管理工作水平的提升，需要進(jìn)一步提高檔案管理人員的專業(yè)技能和專業(yè)素養(yǎng)，要求檔案管理人員具備較高的計(jì)算機(jī)技術(shù)和良好的計(jì)算機(jī)操作能力，能夠以檔案信息資源為基礎(chǔ)進(jìn)行數(shù)據(jù)分析與處理，并且能夠及時(shí)分析、更新檔案信息資源。為此，企業(yè)需要加強(qiáng)檔案管理隊(duì)伍的建設(shè)，提高檔案管理人員的專業(yè)水平與工作技能。

5.2.4 加強(qiáng)電子檔案管理?xiàng)l件的投入

為了更好地實(shí)現(xiàn)企業(yè)電子檔案管理模式的建設(shè)，企業(yè)也需要加強(qiáng)電子檔案管護(hù)設(shè)備設(shè)施與技術(shù)條件的投入。在設(shè)備設(shè)施方面，企業(yè)需要采購計(jì)算機(jī)、磁盤陣列、光盤庫、離線光盤庫、光盤檢測(cè)儀、掃描設(shè)備等，為電子文件和電子檔案的收集與歸檔提供設(shè)備支撐。在技術(shù)條件方面，首先需要加快企業(yè)檔案信息資源管理平臺(tái)的建設(shè)，加大在軟件與系統(tǒng)方面的投入與建設(shè)，包括企業(yè)檔案管理系統(tǒng)與檢索系統(tǒng)等;其次也需要加強(qiáng)電子檔案管理的安全技術(shù)應(yīng)用投入，采用先進(jìn)的數(shù)字簽名技術(shù)、文件加密技術(shù)、身份驗(yàn)證技術(shù)與防火墻技術(shù)等，從技術(shù)層面保障企業(yè)檔案信息資源的安全[3]。

6 結(jié)語

在大數(shù)據(jù)背景下，企業(yè)的電子檔案管理與利用需要從外部環(huán)境與內(nèi)部環(huán)境兩個(gè)層面加以完善，在外部環(huán)境中，需要以政府為主導(dǎo)，大力推進(jìn)電子檔案管理模式的應(yīng)用，并且逐步完善電子檔案的管理標(biāo)準(zhǔn);在企業(yè)內(nèi)部，需要構(gòu)建檔案信息資源管理平臺(tái)，建設(shè)一體化的管理模式，并不斷提高檔案管理人員的專業(yè)水平。

參考文獻(xiàn)

[1]周成龍.大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下電子檔案管理發(fā)展的思考[J].蘭臺(tái)世界，2017（S2）：28-29.

[2]高靜.大數(shù)據(jù)背景下電子信息檔案管理創(chuàng)新研究[J/OL].中國培訓(xùn)：1[2018-03-20].

[3]吳薇.大數(shù)據(jù)時(shí)代下檔案管理機(jī)制與模式創(chuàng)新[J].蘭臺(tái)世界，2016（S2）：4-5.