事業(yè)單位檔案管理數(shù)字化探究

呼俊迪 馮文峰

摘 要：網絡數(shù)字化已經涉及到社會的各個方面，傳統(tǒng)的檔案管理手段已經無法滿足事業(yè)單位各部門現(xiàn)有的業(yè)務需要，逐漸要求從傳統(tǒng)模式向數(shù)字化模式轉變。管理人員作為管理的核心，首先必須了解并掌握先進的數(shù)字化技術，通過數(shù)字化檔案管理提高檔案管理效率。本文對事業(yè)單位的檔案數(shù)字化的概念、事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)狀及檔案管理數(shù)字化的優(yōu)勢等進行了剖析，立足于目前事業(yè)單位檔案管理工作所存在的問題，提出了作者的看法和建議，對規(guī)范事業(yè)單位的檔案管理提供了規(guī)范化措施。

關鍵詞：事業(yè)單位;檔案管理;數(shù)字化

隨著信息化的發(fā)展和科學技術的大幅度提高，目前電子信息化和數(shù)字化技術已經成功滲透和應用到各行各業(yè)了。在事業(yè)單位管理領域尤為明顯，數(shù)字化管理和信息化的趨勢不斷地發(fā)展，順應了國內行業(yè)電子信息化的發(fā)展。相對于陳舊的紙質化檔案管理模式，數(shù)字化檔案管理方式已經迫切的提上日程，成為機關事業(yè)單位的一項非常重要的工作。如何對現(xiàn)有檔案管理模式的改良和創(chuàng)新，讓檔案資源真正的為各項工作的開展提供指引和借鑒，是我們現(xiàn)代檔案工作者必須要首要解決的問題。

1 檔案數(shù)字化的概念

所謂數(shù)字化檔案主要是區(qū)別于傳統(tǒng)的檔案，與傳統(tǒng)檔案不同的是將檔案資料以拍照、掃描、攝像、計算機輸入等方式轉變?yōu)閿?shù)字化檔案，以便高效率的存儲，隨后通過區(qū)域互聯(lián)網實現(xiàn)檔案資料、大數(shù)據(jù)共享，方便管理和使用。數(shù)字化檔案一般依靠專業(yè)的互聯(lián)網技術設備進行儲存和管理，形成數(shù)據(jù)庫，方便管理人員隨時調閱和查看，能有效的提高事業(yè)單位檔案管理工作效率。

2 事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)狀

1）檔案管理人員管理意識薄弱。部分事業(yè)單位檔案管理工作人員對本職工作認識不足，認為檔案整理工作不是重點，部門檔案的管理應該靠專門的檔案部門負責，于是不重視日常檔案的收集、管理;另外，由于事業(yè)單位檔案都是在各部門工作過程中產生的，經常會翻閱，收集難度大，所以對歸檔工作不積極。

2）檔案管理人員專業(yè)知識缺乏。當前部分事業(yè)單位沒有專職的檔案歸檔工作，人員沒有經過專業(yè)的培訓，沒有經過專業(yè)培訓，只把檔案工作理解為簡單的資料收集，沒有專業(yè)的理論知識。

3）事業(yè)單位檔案利用率不高。目前很多事業(yè)單位的檔案管理者對檔案的重視程度不高，嚴重影響了檔案信息的利用，利用程度低對單位的工作決策起不到影響作用，對以前工作中存在的問題不能很好地規(guī)避，嚴重影響了事業(yè)單位檔案的開發(fā)和利用，把檔案的意義沒有充分發(fā)揮出來。

3 事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理的優(yōu)勢

檔案數(shù)字化可以讓信息資源真正的為各項工作的開展提供及時指引和借鑒，有效的提高信息的利用率和廣度。

1）通過數(shù)字信息化，提高辦公資源利用率。傳統(tǒng)的檔案管理方式需要大量的人力物力，主要靠增加人手和定期更新軟件和硬件，不僅增添了管理成本，同時影響了事業(yè)單位檔案管理的效率。使用數(shù)字化檔案管理模式可以不受傳統(tǒng)紙質化載體的限制，將信息以數(shù)字化的方式存儲在軟件或者網絡平臺上，授權后隨時可以調取和使用，從而可以節(jié)約現(xiàn)實空間、減少管理成本。

2）充分利用檔案，隨時共享資源。檔案資源通過先進的數(shù)字化技術處理后，可以第一時間被歸檔和存儲。許多部門都要通過調閱和參照相應的檔案資料，來指導和開展現(xiàn)在的工作。部門之間的檔案數(shù)字化和共享化可以使決策者便捷快速的拿到一手資料，為其下一步的工作提供有效信息。同時，利用互聯(lián)網平臺的優(yōu)勢，使用者可以不拘泥于時間和空間隨時使用和查閱檔案信息。

3）提高檔案管理員的工作水平。由于檔案數(shù)字化必須借助于先進的管理軟件和互聯(lián)網技術，就要求檔案管理人員必須具備較高的職業(yè)素養(yǎng)和業(yè)務能力，熟練操作辦公室軟件和計算機等設備，同時掌握日常維護的能力，因此檔案管理員必須與時俱進、不斷學習先進技術，提高業(yè)務能力。

4 事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理的措施

1）轉變意識，加快人才隊伍建設。事業(yè)單位的檔案管理人員必須要適應數(shù)字化的工作趨勢，轉變傳統(tǒng)的工作觀念，樹立與時俱進的檔案管理意識，通過不斷的創(chuàng)新和積極的學習知識和能力，確保提高自身知識能力和業(yè)務能力，盡快適應檔案管理數(shù)字的趨勢。通過單位組織的人員技能培訓，推進數(shù)字化檔案建設，加快檔案管理人才隊伍的建設和培養(yǎng)。

2）完善檔案管理制度，建立數(shù)字化管理體系。制度建設是檔案數(shù)字化管理建設的基本保障。首先要結合事業(yè)單位的實際情況，對現(xiàn)有的管理制度進行完善和改進，積極的推進信息化技術，促進事業(yè)單位的檔案管理建設與時俱進。在第一環(huán)節(jié)，檔案信息的收集、整理、歸檔和錄入環(huán)節(jié)上就應嚴格層層把關，統(tǒng)一管理。在第二環(huán)節(jié)，檔案信息調閱、檢索和查看環(huán)節(jié)上，要嚴格遵守制度要求，不得泄密或遺失。在明確各環(huán)節(jié)的制度前提下，與數(shù)字化管理有效結合，促進檔案信息的安全和高效使用。加強檔案信息化平臺的建設需要以信息安全為保障，在有效發(fā)揮互聯(lián)網的作用，提高辦公效率，避免檔案信息泄露、丟失等問題出現(xiàn)。

3）文書檔案數(shù)字化，減少工作強度。文書是事業(yè)單位的一項基礎性工作，進一步加強文書的管理，保障文書順利進行是提供檔案管理工作的基礎。事業(yè)單位在處理文書時可以利用數(shù)字化優(yōu)勢提高效率，利用網絡優(yōu)勢提高文書處理層次。工作人員在輸入文字的時候，可以將文書的審核、修改和歸檔等工作信息化管理，進一步降低工作強度，促進工作效率的提高。

4）構建檔案共享平臺，提升檔案的重要性和利用率。隨著現(xiàn)代信息技術的發(fā)展，事業(yè)單位檔案管理工作也應該走在科學的前沿，充分利用檔案管理的特點，結合計算機信息管理的優(yōu)勢，把傳統(tǒng)的檔案管理轉變?yōu)樾畔⒒瘷n案管理，按照新的檔案整理制度進行網絡存檔，保證紙質版和電子版材料的一致性。網絡信息化檔案管理是未來發(fā)展的必然趨勢。建立完善的單位電子信息化檔案管理體系是非常有必要的，整個電子信息化教學檔案體系相比傳統(tǒng)紙質檔案能便捷快速的幫助相關工作人員查找、翻閱檔案，更有利于提高工作效率。另外，必須利用一切可能的方式進行宣傳和引導幫助事業(yè)單位工作人員提高對檔案工作的認識程度，使其了解已有的檔案知識及現(xiàn)有檔案知識的價值，及時為他們的各項工作開展提供查詢幫助，使現(xiàn)有的檔案資料能夠發(fā)揮更大的價值，進一步提高事業(yè)單位檔案的利用程度。

5）增強安全意識，保障數(shù)據(jù)安全。事業(yè)單位檔案管理要增強安全意思，保障檔案信息數(shù)據(jù)安全。數(shù)字化檔案主要依靠網絡平臺和計算機錄入、儲存信息，因此其軟件安全必須要保障，否則遭到黑客、病毒入侵將會對檔案信息造成嚴重影響。因此必須提高安全防范意識，定期維護軟件和硬件，對重要檔案資料做好備份。同時，加強對紙質檔案的建設，對數(shù)字化檔案起輔助保障作用。

總之，事業(yè)單位檔案數(shù)字化工作對于各項工作的開展十分重要，為了便于各部門查閱有效的檔案信息，提高工作效率，就要重視檔案數(shù)字化管理。通過轉變管理人員意識，提高人才水平建設。同時完善制度建設，更好的保障數(shù)字化檔案安全，更好的服務于事業(yè)單位。

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