數(shù)字化檔案在工程檔案管理中的應(yīng)用

周創(chuàng)志

摘 要：我國自改革開放以來，建筑行業(yè)隨著不斷的高速發(fā)展成為我國最重要的經(jīng)濟產(chǎn)業(yè)支柱，其中，產(chǎn)業(yè)的發(fā)展離不開有效的管理，檔案的管理是整個建筑工程管理程序中的核心部分，在目前的發(fā)展階段，各種檔案的管理技術(shù)的發(fā)展日新月異，尤其是信息化技術(shù)的誕生，改變了檔案資料的管理模式，本文主要針對數(shù)字化檔案在當(dāng)前工程檔案管理過程中的應(yīng)用展開了進一步的解析，并提出一些優(yōu)化的管理策略，以供參考。

關(guān)鍵詞：數(shù)字化檔案;工程管理;應(yīng)用分析

1 檔案數(shù)字化在工程檔案管理中的重要意義

1.1 充分利用數(shù)字化信息技術(shù)，提升工程檔案管理質(zhì)量

在目前的發(fā)展階段，我國的工程檔案管理從整體的角度上來看，仍然存在許多的不足之處，這主要是由于這個管理水平還需要得到進一步的提升。如何實現(xiàn)整體的水平提升，首先需要加大工程檔案管理技術(shù)的覆蓋率。在現(xiàn)階段，可充分利用數(shù)字化技術(shù)作為管理的基礎(chǔ)，在提倡的管理過程中，通過不斷地實踐充分地把互聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)與計算機等重要技術(shù)的管理優(yōu)勢發(fā)揮出來，通過技術(shù)的手段來進一步地提高我國整體的工程檔案管理質(zhì)量，令我國的工程檔案管理朝著科學(xué)、創(chuàng)新的方向發(fā)展，實現(xiàn)工程檔案數(shù)字化不但能夠進一步地提高整套檔案信息數(shù)據(jù)的完整性與準(zhǔn)確性，同時也加強了工程信息的開發(fā)與利用價值，對推動工程檔案的管理質(zhì)量有著重要的現(xiàn)實意義。

1.2 提升工程檔案的綜合利用率

在現(xiàn)階段，我國的工程檔案管理工作缺乏一些運行體制的基礎(chǔ)管理，這種現(xiàn)狀直接影響到整個工程檔案信息的共享與形成。針對這種問題，通過實現(xiàn)工程檔案的數(shù)字化管理能夠有所改善，從標(biāo)準(zhǔn)化數(shù)字化檔案管理軟件的角度上，進一步擴大工程檔案信息的影響力，有效提升工程檔案的使用率，體現(xiàn)出工程檔案最終的價值。在效益方面，推進工程檔案朝著數(shù)字化檔案管理的方向發(fā)展，不僅能夠改善以往紙質(zhì)檔案在管理方面的缺陷，紙質(zhì)化檔案管理的缺陷主要體現(xiàn)在信息檢索與檔案服務(wù)等方面的問題，數(shù)字化工程檔案管理的統(tǒng)一管理性與巨大存儲空間能夠?qū)⑦@些缺點一一地克服，起到了一種優(yōu)化的作用。

1.3 檔案數(shù)字化管理的高效保存與處理

在一般的情況下，建筑工程的檔案信息涉及到多層面的管理，整個工程的所有信息都儲存在工程檔案中，作為工程所有綜合資源的集合體，工程檔案的信息內(nèi)容是通過許多載體形成的，例如文件、視頻、圖像等載體。因此，隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)與大數(shù)據(jù)技術(shù)的發(fā)展，將工程檔案實現(xiàn)數(shù)字化管理是未來的發(fā)展趨勢。實現(xiàn)工程檔案的數(shù)字化管理能夠快速地將各種檔案內(nèi)容進行快速分類，在處理與保存方面起到十分重要的管理效果，為工程項目技術(shù)、工藝等方面的研發(fā)與設(shè)計奠定了堅實的基礎(chǔ)，對企業(yè)的發(fā)展起到重要的現(xiàn)實意義。

2 加強數(shù)字化檔案在工程檔案管理中的應(yīng)用效果

2.1 加強對工程檔案數(shù)字化管理的認識

根據(jù)上文所述，已得知數(shù)字化管理對提升新時期工程檔案管理水平的重要性，需要相關(guān)管理單位加強對促進工程檔案數(shù)字化管理的了解與重視，從而在實際的工程檔案管理中落實好各項檔案數(shù)字化管理機制。在對工程檔案數(shù)字化管理有了正確的認識之后，對工程檔案數(shù)字化管理的建設(shè)加大合理的資金投入，進一步引入人才機制，提升整套工程檔案數(shù)字化的配套設(shè)施的水平。進而在日常實踐摸索的過程中，改進缺陷，創(chuàng)建起一套基于科學(xué)的檔案數(shù)字化管理體系。

2.2 設(shè)立健全的數(shù)字化工程檔案管理體系

工程檔案管理體系的健全性與完善性決定著整個工程檔案管理水平的高低。因此，在實際的工程檔案管理過程中，在現(xiàn)有數(shù)字化檔案管理的基礎(chǔ)上，加強對各項檔案管理體系的完善與優(yōu)化，才能夠在面對各種信息化技術(shù)日新月異的發(fā)展過程中，確保工程檔案數(shù)字化管理的科學(xué)性與標(biāo)準(zhǔn)性，關(guān)于工程檔案數(shù)字化管理體系的優(yōu)化與完善，第一步需要做的就是加強內(nèi)部數(shù)字化管理平臺的創(chuàng)建，并提升對工程檔案管理目標(biāo)機制的管理意識，在實際的檔案數(shù)字化管理過程中，將各項管理機制與規(guī)章制度落實到實處，統(tǒng)一根據(jù)工程檔案管理運行機制的要求來開展各項檔案管理工作，進而有效地發(fā)揮出工程檔案數(shù)字化管理的作用與效果。

2.3 加強對工程檔案數(shù)字化管理人才的培訓(xùn)

檔案管理人才作為發(fā)揮工程檔案數(shù)字化管理效果的根本，由于工程檔案的管理具有一定的復(fù)雜性與難度，因此，要求工程檔案管理人才需要具備一定的綜合管理水平與專業(yè)化;需要有關(guān)管理單位加強對工程檔案數(shù)字化管理人才的引入，并不斷對現(xiàn)有工程檔案管理人才隊伍的專業(yè)培養(yǎng)，通過大力宣傳創(chuàng)新型的檔案管理模式與相關(guān)新型觀念，并進一步加大檔案的管理模式與工程實際發(fā)展的聯(lián)系，從而為全面實現(xiàn)工程檔案數(shù)字化管理奠定堅實的基礎(chǔ)。此外，充分利用各項信息化技術(shù)軟件以及計算機的優(yōu)勢，進而更加快速地整理與編輯檔案中的各類信息，不斷擴大工程檔案的利用價值，同時也提高了工程檔案的管理效率。另一方面，在工程檔案數(shù)字化管理的實踐中，要注意把綜合檔案的信息管理方式進行靈活轉(zhuǎn)換，強化細節(jié)管理對整個工程檔案管理質(zhì)量提升的重要性，尤其要注意不斷提升工程檔案的檢索劃分環(huán)節(jié)。設(shè)置專門的檔案管理人員對資料庫進行獨立管理，確保工程檔案資料庫的可靠運行與安全保證。

2.4 落實各項階段性的檔案信息收集工作

在現(xiàn)階段，工程檔案的管理工作涉及多個階段性的工作，除了要提升整個工程檔案管理隊伍的專業(yè)性之外，同時也要注意做好工程檔案階段性收集工作。在收集工程檔案信息的過程中，分工必須要明確，各項管理工作的交接必須堅持秩序化，確保各項工程檔案管理工作的效率與質(zhì)量。此外，還需要高度重視原始工程檔案的存儲質(zhì)量與效率，工程檔案實現(xiàn)數(shù)字化管理的最終目的之一是為了能夠有效提升工程檔案的共享與調(diào)出水平，而重點落實好并注意存儲原始檔案文件的細節(jié)管理工作，是確保工程檔案安全性與可靠新的重要標(biāo)準(zhǔn)。

3 結(jié)束語

綜上所述，工程檔案的管理實現(xiàn)數(shù)字化管理模式對提升新時期工程檔案管理水平具有息息相關(guān)的聯(lián)系，數(shù)字化技術(shù)不僅能夠有效提升工程檔案的利用率，同時也能夠快捷地對各類信息內(nèi)容進行妥善處理與存儲。因此，應(yīng)當(dāng)充分地發(fā)揮出工程檔案數(shù)字化管理的優(yōu)勢特征，不斷優(yōu)化工程檔案數(shù)字化管理機制，才能夠?qū)崿F(xiàn)工程檔案數(shù)字化管理戰(zhàn)略的可持續(xù)發(fā)展。

參考文獻

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