探討辦公自動化環(huán)境下如何進(jìn)行醫(yī)院檔案管理工作

秦令民

摘 要：在如今的環(huán)境下，社會經(jīng)濟(jì)大力發(fā)展，信息技術(shù)也滲透了人們的生活和工作。為了達(dá)到辦公自動化的目標(biāo)，醫(yī)院引進(jìn)了先進(jìn)的信息技術(shù)。然而過去的檔案管理方式已不再適用，必須改變過去的管理理念、管理模式，采取先進(jìn)的信息技術(shù)來對檔案進(jìn)行管理。筆者針對辦公自動化環(huán)境下的醫(yī)院檔案管理進(jìn)行了分析，具體如下。

關(guān)鍵詞：辦公自動化;環(huán)境;醫(yī)院檔案;管理

辦公自動化技術(shù)越來越先進(jìn)，其雖然提高了醫(yī)院檔案管理的效率，但卻仍然存在一些問題。必須解決這些問題，改善檔案管理流程，保障檔案資料的安全性，從而為醫(yī)院的建設(shè)和發(fā)展提供更多有用的參考資料。

1 辦公自動化環(huán)境下，醫(yī)院檔案管理中的缺點(diǎn)和不足

1.1 缺乏科學(xué)合理的信息化管理制度

分析目前一些醫(yī)院的檔案管理狀況，雖然其采用了計(jì)算機(jī)技術(shù)，但硬件軟件系統(tǒng)并未能得到及時(shí)的更新。這導(dǎo)致電子檔案的存儲缺乏安全保障，很多重要資料可能會被泄露和遺失，給醫(yī)院帶來不良影響。醫(yī)院雖然在檔案管理這項(xiàng)工作中投入了一些資金，然而因?yàn)檗k公自動系統(tǒng)不夠完善，導(dǎo)致硬件和軟件設(shè)置的配套方面存在一定的差異。所以，必須建立科學(xué)合理的管理制度[1]。

1.2 檔案管理人員的能力無法勝任工作

要想促使醫(yī)院檔案管理工作達(dá)到辦公自動化的目標(biāo)，就需要引進(jìn)專業(yè)的技術(shù)人員、管理人員。而且辦公自動化技術(shù)也對檔案管理提出了更高的要求，資料的存儲需達(dá)到多元化的程度，這就提高了對工作人員的技術(shù)要求。但如今，醫(yī)院檔案管理人員不但缺乏專業(yè)的計(jì)算機(jī)操作技巧，而且相關(guān)專業(yè)素養(yǎng)也需要得到提升，因此給工作帶來了一些問題。

1.3 安全等級不夠

醫(yī)院的一些檔案具有保密性的特征，其內(nèi)部往來環(huán)境非常封閉，不容易被泄露。但若是有人侵入局域網(wǎng)中，就容易盜取其中的數(shù)據(jù)，甚至篡改醫(yī)院資料。而且醫(yī)院的內(nèi)網(wǎng)防火墻等級不高，沒有得到及時(shí)的升級，導(dǎo)致很多病毒都能穿過防火墻[2]。因?yàn)榇嬖诼┒春蛦栴}，所以也給不法分子提供了可乘之機(jī)，這些人為了獲得經(jīng)濟(jì)效益而竊取機(jī)密資料，給醫(yī)院帶來了非常大的困擾。

1.4 醫(yī)院辦公系統(tǒng)不完善

針對醫(yī)院目前的辦公系統(tǒng)，必須進(jìn)行修補(bǔ)升級，避免產(chǎn)生漏洞。因?yàn)閲鴥?nèi)沒有統(tǒng)一化的醫(yī)院檔案管理系統(tǒng)，大部分醫(yī)院都是購買軟件，或者自己開發(fā)軟件，導(dǎo)致系統(tǒng)的兼容性不夠，最終產(chǎn)生崩潰的現(xiàn)象。同時(shí)，這也影響了檔案的管理。因?yàn)檗k公系統(tǒng)操作太復(fù)雜，可能耗費(fèi)大量的時(shí)間。最后，系統(tǒng)未能將電子文件傳輸和醫(yī)療檔案管理進(jìn)行融合，所以難以對醫(yī)療文件進(jìn)行自動化管理與處理。

2 什么是辦公自動化

所謂辦公自動化，指的是借助計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)來進(jìn)行辦公的一種理念。借助先進(jìn)的計(jì)算機(jī)技術(shù)，能實(shí)現(xiàn)對數(shù)據(jù)的存儲和備份，以及文件傳遞接收功能。這樣一來，可提高辦公的自動化程度[3]。在醫(yī)院的檔案管理中，通過辦公自動化能保證信息存儲的完善性、穩(wěn)定性，對于醫(yī)院來說具有很大的作用。

辦公自動化使得信息資料能得到共享，提高檔案管理的集中化程度，促使檔案的利用更加方便。與此同時(shí)，過去的管理方式已不再適用。辦公自動化對醫(yī)院檔案管理人員的要求也越來越高，相關(guān)工作人員不但要具有基礎(chǔ)管理能力，也要熟悉計(jì)算機(jī)軟硬件和辦公設(shè)備的操作。

3 辦公自動化環(huán)境下如何進(jìn)行醫(yī)院檔案管理工作

3.1 建立科學(xué)合理的檔案管理模式

為了構(gòu)建科學(xué)合理的檔案管理模式，必須要制定出相應(yīng)的制度，促使醫(yī)院各種檔案資料都被納入到檔案管理范疇中，其中包括患者資料、醫(yī)療信息等，從而發(fā)揮出學(xué)術(shù)作用。另外，也要促使檔案管理系統(tǒng)和自動化辦公系統(tǒng)進(jìn)行融合，而且采用統(tǒng)一化的端口與標(biāo)準(zhǔn)。借助先進(jìn)的自動化技術(shù)來對檔案進(jìn)行管理，達(dá)到檔案管理的現(xiàn)代化、科學(xué)化、信息化目標(biāo)。最后，也要對醫(yī)院檔案管理的職責(zé)進(jìn)行劃分，明確管理的任務(wù)。從不同的角度、不同的方面來開展檔案管理工作，采取多樣化的管理方式[4]。在這個(gè)過程中，必須規(guī)范檔案的信息類別。并根據(jù)一定的要求，深度挖掘檔案信息的使用價(jià)值、學(xué)術(shù)價(jià)值，為醫(yī)院各項(xiàng)工作的開展提供更多的參考資料、數(shù)據(jù)支持，也促使醫(yī)院的決策有據(jù)可依、有案可查。

3.2 加強(qiáng)對醫(yī)院檔案管理人員的培訓(xùn)

如今，隨著社會經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，醫(yī)院市場化的程度也在不斷提升，由此產(chǎn)生了各種不同的醫(yī)學(xué)領(lǐng)域成果。在這樣的背景下，醫(yī)院的檔案信息資料也更加豐富，種類更多，這給檔案的管理帶來了一些難題。在辦公自動化的基礎(chǔ)上，醫(yī)院要加強(qiáng)對專業(yè)人員的引進(jìn)和培訓(xùn)。具體對策包括了這些：第一，要加強(qiáng)檔案管理者的法律知識培訓(xùn)，而且要在培訓(xùn)中添加檔案管理、醫(yī)療信息分類的課程，提高檔案管理者的專業(yè)素養(yǎng)。第二，要對檔案管理者進(jìn)行辦公自動化設(shè)備操作方面的培訓(xùn)，促使工作人員不但了解醫(yī)療知識，也熟悉軟硬件的操作，能對各種不同檔案資料進(jìn)行科學(xué)的歸檔、存儲，提高檔案管理的效率與效果。最后，醫(yī)院也要制定出關(guān)于檔案管理者的績效考核制度，根據(jù)考核結(jié)果來決定檔案管理者的薪酬獎(jiǎng)勵(lì)、晉升等。這樣一來，便能提高檔案管理者的積極性和熱情，促使檔案管理工作的開展更加順利[5]。

3.3 對體制進(jìn)行規(guī)范和統(tǒng)一

為了促使辦公自動化環(huán)境下的醫(yī)院檔案得到科學(xué)化管理，必須對體制和標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行統(tǒng)一。首先是對文檔管理體制進(jìn)行規(guī)范。一些醫(yī)院的文件管理和檔案管理是分開的，而且分屬于不同的部門。為此必須進(jìn)行改進(jìn)，促使文件和檔案得到統(tǒng)一化管理。其次要對管理流程標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行統(tǒng)一，明確文件、著錄、資料的管理要求，同時(shí)要求使用一樣的電子文件格式。最后要對技術(shù)操作標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行明確，盡量選擇兼容性強(qiáng)的軟件系統(tǒng)，而且針對技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行統(tǒng)一規(guī)定。技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)包括了數(shù)據(jù)接口、數(shù)據(jù)安全、數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)化等，統(tǒng)一化的管理能提高檔案的管理效率。

3.4 加強(qiáng)對醫(yī)院檔案的網(wǎng)絡(luò)安全建設(shè)

在辦公自動化的環(huán)境下，檔案管理過程中要用到各種軟硬件設(shè)備。但一部分計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的兼容性不強(qiáng)，而且存在漏洞，容易給檔案的安全性帶來一定的威脅。必須要保證網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)中各種組織成分不會受到一定的損壞，促使系統(tǒng)更加科學(xué)合理的運(yùn)行，而且提供連續(xù)不斷的網(wǎng)絡(luò)服務(wù)[6]。為此，可采用數(shù)據(jù)加密技術(shù)、數(shù)據(jù)恢復(fù)技術(shù)、防火墻技術(shù)、攻擊檢測技術(shù)來保證安全性。因?yàn)檫@些技術(shù)可保證醫(yī)院機(jī)密資料、患者信息受到保護(hù)，不會被泄露。

4 總結(jié)與體會

檔案資料對于醫(yī)院來說非常重要，其包括了患者的醫(yī)療資料，醫(yī)院的建設(shè)發(fā)展信息等。這些資料對于醫(yī)院的發(fā)展而言，起著關(guān)鍵的作用。在辦公自動化的基礎(chǔ)上開展檔案管理工作，不但能保證檔案管理的規(guī)范性，而且也能提升檔案的管理效率。所以醫(yī)院要積極的引入新技術(shù)、新設(shè)備，為檔案管理提供新的契機(jī)。

參考文獻(xiàn)

[1]趙秋月.辦公自動化環(huán)境下醫(yī)療機(jī)構(gòu)檔案管理的必要性分析[J].世界最新醫(yī)學(xué)信息文摘，2019，19（38）：188-189.

[2]王祎柯.基于辦公自動化環(huán)境下醫(yī)院檔案管理的必要性和可行性[J].傳播力研究，2019，3（23）：297.

[3]董丹娜.辦公自動化環(huán)境下的醫(yī)院檔案管理研究[J].黑龍江科學(xué)，2019，10（03）：114-115.

[4]張伊然，謝步東，朱穎，晁雪敏.辦公自動化環(huán)境下的醫(yī)院檔案管理[J].辦公室業(yè)務(wù)，2019（01）：119-120.

[5]黃曉麗.辦公自動化環(huán)境下醫(yī)院檔案管理探討[J].中小企業(yè)管理與科技（上旬刊），2018（11）：97-98.

[6]楊光.辦公自動化環(huán)境下醫(yī)院檔案管理的相關(guān)研究[J].全科口腔醫(yī)學(xué)電子雜志，2018，5（31）：42+44.