信息化背景下的事業(yè)單位會計檔案管理

摘 要：隨著社會的不斷進(jìn)步和科技的發(fā)展，信息技術(shù)也在飛速發(fā)展，并且在各大工作崗位上都得到了廣泛的應(yīng)用。與此同時，事業(yè)單位的會計檔案管理也逐漸走向了信息化管理的道路。本文就主要針對會計檔案的信息化管理的相關(guān)概念進(jìn)行闡述。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;信息化;會計檔案管理

事業(yè)單位的檔案管理工作的實施，是進(jìn)行對事業(yè)單位本身的發(fā)展情況的記錄以及對社會相關(guān)事務(wù)的演變。然而在信息時代普及之前的傳統(tǒng)的檔案管理手法已無法滿足現(xiàn)在檔案管理工作的需要，這就要求我們要響應(yīng)時代的進(jìn)步，對傳統(tǒng)的檔案管理進(jìn)行信息化處理，以促進(jìn)事業(yè)單位會計檔案管理工作的順利進(jìn)行。

1 信息化檔案管理的特點及重要性

1.1 信息化背景下檔案管理工作的特點

隨著社會上信息化技術(shù)的飛速發(fā)展，越來越多的工作和技術(shù)都逐漸采用了信息化的方式開展，進(jìn)而使得信息化成為了當(dāng)今社會發(fā)展的主旋律。對于信息化背景下的事業(yè)單位會計檔案管理工作的實施中我們可以看出，它具有智能化、特殊化和高效率等的主要特征。檔案工作的進(jìn)行可以按照信息化技術(shù)來自動生成精準(zhǔn)的電子檔案信息，并對它進(jìn)行智能化管理。利用信息化管理檔案也可以具有高效和共享的特點，會計檔案數(shù)字化的管理能夠做到快速的檢索和歸檔，使查詢管理工作更加的方便。當(dāng)然，信息化背景下事業(yè)單位的會計檔案管理的順利開展也是需要專業(yè)的計算機(jī)以及信息化的工作人員，因為它具有會計檔案的資源共享的特點，所以對于信息化的防盜功能的要求較高。又因為處在信息化的背景下，信息化管理的開展受制于軟硬件設(shè)施的配置，這就要求單位領(lǐng)導(dǎo)要重視軟硬件設(shè)施的建設(shè)工作，讓會計檔案相關(guān)人員將工作崗位由核算向管理進(jìn)行轉(zhuǎn)變。

1.2 信息化背景下檔案管理工作的重要性

信息化的背景下，信息化工作的進(jìn)行則需要具備一套較為完善的計算機(jī)系統(tǒng)，這套系統(tǒng)被要求能夠使得檔案管理工作的開展更加有效，同時在根據(jù)其實際情況適當(dāng)?shù)募尤胍恍?yīng)用程序來更好的建立內(nèi)部的管理工作。將事業(yè)單位的會計檔案制度進(jìn)行信息化處理還能夠提高空間的利用率和工作人員的效率，只要是檔案整理工作完成了，就可以在當(dāng)今的信息時代下在電腦及網(wǎng)絡(luò)上快速查找到，更好的做到資源共享。

2 信息化檔案管理所面臨的問題

2.1 網(wǎng)絡(luò)安全性較差

當(dāng)前的信息化背景下的網(wǎng)絡(luò)較為開放，這就使得網(wǎng)絡(luò)信息的安全性大大減弱，而且網(wǎng)絡(luò)分布的密集性和信道的公用性都是網(wǎng)絡(luò)問題難以快速解決的一點，再加上網(wǎng)絡(luò)體系的復(fù)雜性和電子檔案信息對網(wǎng)絡(luò)的依賴性都是網(wǎng)絡(luò)安全性問題出現(xiàn)的導(dǎo)火索。又加之現(xiàn)在有部分事業(yè)單位仍缺少對信息化管理的相關(guān)制度以及相應(yīng)的信息化管理人才，都使得網(wǎng)絡(luò)以及網(wǎng)絡(luò)安全性問題一直存在。

2.2 檔案人才培養(yǎng)和領(lǐng)導(dǎo)方式存在問題

從事業(yè)單位的發(fā)展水平來看，檔案管理隊伍與現(xiàn)代化的管理要求間有著一定的差距，缺乏對檔案相關(guān)法律法規(guī)和業(yè)務(wù)知識的了解和應(yīng)用，對于檔案深層開發(fā)的能力還不夠多，僅僅停留在簡單的數(shù)據(jù)整理等水平上，也存在創(chuàng)新力非常不足的現(xiàn)象，而且目前大多數(shù)存在的問題也都是檔案人才的培養(yǎng)不合理，高級職稱的人員也偏少，也存在著一定的男女比例失調(diào)的現(xiàn)象，甚至有的單位會出現(xiàn)年齡差距顯著，多數(shù)高級人員面臨退休的現(xiàn)象，這就使得擅長現(xiàn)代化信息技術(shù)的人才幾乎沒有而且也難以勝任檔案管理現(xiàn)代化技術(shù)運用的工作，這就直接影響了事業(yè)單位的發(fā)展，再加之有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的檔案意識及信息意識存在薄弱，使得檔案工作得不到重視，就更加加劇了信息化背景下的檔案管理的問題出現(xiàn)。信息化背景下的事業(yè)單位會計檔案管理工作對會計檔案管理人員的職業(yè)素養(yǎng)，專業(yè)技能等方面提出了很更高的要求，因此事業(yè)單位要格外重視和加強(qiáng)會計檔案管理團(tuán)隊的隊伍的建設(shè)，可以采取從各大高校挑選和引進(jìn)高素質(zhì)會計檔案管理人才的方式，并對他們進(jìn)行職前培訓(xùn)、考核和指導(dǎo)，擇優(yōu)錄取，從根本上提高會計檔案管理隊伍的綜合素質(zhì)，更好的為事業(yè)單位的會計檔案管理在信息化背景下的運用提供幫助。

3 對于信息化檔案管理工作開展的提議

在數(shù)字化背景下，事業(yè)單位如果想要不斷的提升管理人員的工作水平的話，就要優(yōu)先錄用具有數(shù)字化背景的人才，然后再根據(jù)有關(guān)工作的需要，分層次地培養(yǎng)現(xiàn)有的檔案工作人員，以加快檔案管理的人才隊伍建設(shè)，提高人才工作效率。此外，為了保證電子文檔中，檔案信息不被非法訪問和非法使用，還可以采取一些信息保護(hù)技術(shù)。如果想要擁有更高效率的檔案信息服務(wù)系統(tǒng)，就應(yīng)該在涉密系統(tǒng)建設(shè)應(yīng)用的各個階段，嚴(yán)格的按照國家的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范進(jìn)行處理，還需要根據(jù)單位的檔案利用和需求規(guī)律，探索出適用于本單位檔案信息資源開發(fā)和利用的新思路和新方法。這就要求事業(yè)單位應(yīng)結(jié)合自身和社會市場的總體發(fā)展形式，給予會計檔案管理工作更大的發(fā)展空間，然后再建立起完善的管理體制和專業(yè)的管理隊伍，在單位會計檔案管理工作的運用過程中，為單位發(fā)展做出積極的貢獻(xiàn)。

積極的向領(lǐng)導(dǎo)決策部門介紹檔案信息的開發(fā)成果，并在編制過程中嚴(yán)格采用國家統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，以適應(yīng)于文檔管理一體化的要求，適用于各事業(yè)單位，社會有關(guān)單位各方面的廣泛利用，還應(yīng)該加大檔案的宣傳力度，提高單位領(lǐng)導(dǎo)及相關(guān)人員的信息意識，在當(dāng)今信息化的背景下，為提高單位領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)方面對檔案工作和檔案信息技術(shù)的重視，就必須加強(qiáng)單位檔案及相關(guān)技術(shù)的宣傳工作，可以采取提供單位內(nèi)部檔案工作報刊的形式來加強(qiáng)信息化檔案管理的宣傳力度。還可以通過加大對《檔案法》、《電子簽名法》等相關(guān)檔案的法律法規(guī)的宣傳力度，以提高事業(yè)單位檔案管理人員的檔案意識和信息意識，更好的加強(qiáng)信息化檔案工作建設(shè)。

4 總結(jié)

由上述可知，隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展和進(jìn)步，現(xiàn)代社會已經(jīng)逐漸步入信息化時代，而對于信息化背景下的事業(yè)單位的會計檔案管理，信息化、電子化的檔案保管工作和應(yīng)用有著極其重要的一面，又隨著事業(yè)單位的相關(guān)工作量也在逐年增長，信息化管理對于人才的要求，已經(jīng)成為未來檔案管理工作的發(fā)展趨勢，事業(yè)單位在未來的發(fā)展過程中，若想使自己更具有現(xiàn)代化，就要重視和推廣事業(yè)單位會計檔案的發(fā)展未來，盡量滿足去逐漸增加的工作需求和信息化的應(yīng)用力度，若想使自己更具有高效率，就要不斷的完善和健全檔案管理的規(guī)章制度和方法，加強(qiáng)內(nèi)部員工的教育培訓(xùn)，事業(yè)單位還要充分的做到有利的資源共享，若想要確保管理工作會更加符合事業(yè)單位的發(fā)展形式，就需要建立完善整的制度管理體制，這樣才能夠確保電子檔案信息的存儲高效性和管理的安全性，開創(chuàng)事業(yè)單位會計檔案管理數(shù)字化的新局面。

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作者簡介

張莉萍（1980-），女，山東省棗莊人，本科，初級助理館員，研究方向：檔案管理。