新時期下事業(yè)單位檔案管理信息化工作研究

黃海濱

摘 要：隨著我國信息技術的不斷更新，我國事業(yè)單位檔案管理也趨于信息化。檔案管理信息化是非常有助于事業(yè)單位發(fā)展的，因此事業(yè)單位應該對檔案管理信息化建設提起重視。本文闡述了檔案管理信息化建設的具體內容，以及其提升策略。

關鍵詞：新時期;事業(yè)單位;檔案管理;信息化工作

1 新時期事業(yè)單位檔案管理信息化建設的主要內容

1）專業(yè)化的管理人員隊伍。檔案信息化管理需要一批專業(yè)性人才來開展，把好人才質量關，把具有專業(yè)技術的人員選派到檔案管理崗位上，才能確保檔案信息化開展。

2）科學的系統(tǒng)設計。事業(yè)單位檔案能夠信息化管理，就要設計一套符合實際需求的信息資源以及操作系統(tǒng)。做好該系統(tǒng)的設計、實施以及維護，對相關設備設施的購置，資料備份、認證等一系列安全保護也要予以高度重視和明確。

3）科學明晰的管理內容。檔案資源數(shù)字化需要一套完善的有效管理系統(tǒng)，在信息化技術下對檔案資料采用電子形式儲存，方便快捷的同時也容易失真和丟失。因此，在檔案信息化建設的進程中要注重檔案資料的備份、轉移，確保資料安全穩(wěn)定。

4）優(yōu)質服務的工作流程。檔案信息化建設最終目的是為用戶提供優(yōu)質的服務，充分發(fā)揮事業(yè)單位檔案資料的作用。所以，在信息化建設的進程中，要制定出一套利于用戶查詢檔案的服務流程，確保用戶能夠便捷準確的查閱到所需的檔案資料，提升檔案資料的利用率。

2 新時期事業(yè)單位檔案管理信息化建設存在的問題

1）檔案信息化管理資金投入不足。由于對檔案工作不能真正提高重視，使事業(yè)單位檔案管理信息化建設投入資金不足，相應的設施不能滿足檔案信息化建設的需求，無法確保開展科技化、信息化的檔案管理。個別單位還存在著紙質檔案的管理模式，不能應用計算機技術，對檔案管理信息化起到了阻礙作用，同時也影響了檔案管理人員工作心態(tài)，對檔案信息化建設產(chǎn)生了消極影響。

2）忽視企業(yè)檔案管理信息化隊伍建設成效。信息技術為企業(yè)檔案資料管理帶來紅利的同時，也給企業(yè)內部的檔案管理系統(tǒng)的建設和運維人員提出了更高的要求?，F(xiàn)階段，企業(yè)還未能就檔案資料崗位人員的上崗標準和能力評定作出明確的要求。在實踐中，因部分管理人員的信息化檔案處置力不足，造成資料數(shù)字化轉化滯緩、失誤等問題，間接地影響到企業(yè)檔案資料信息化管理系統(tǒng)的建設水平。

3）對企業(yè)檔案管理信息化建設重視不足。在檔案管理信息化建設過程中，部分企業(yè)的管理者對檔案資料的信息化改革工作重視不夠。企業(yè)內部在檔案管理的信息化建設層面裝備支出、人員配備等層面投入不夠。同時，因信息化檔案管理的要求，檔案數(shù)字化的轉化工作未能全面展開，面對海量基礎信息檔案，企業(yè)沒能建立起高效、規(guī)范的檔案數(shù)字化轉化標準，在這一情形下，導致信息化檔案轉化中的部分紙質檔案資料的流失。

4）信息化管理水平低。由于事業(yè)單位相關領導對信息化管理所需配備的資金、人力、資源等存在顧慮，管理人員缺乏應有的信息化管理知識和技能，現(xiàn)代信息化資源在檔案管理活動中未能得以廣泛、有效的應用，管理工作形式仍舊簡單粗放，計算機媒體和網(wǎng)絡應用只停留于一些低水平的、個人信息錄入和歸檔工作;各地區(qū)各單位被“信息孤島”隔絕，無法實現(xiàn)信息互通兼容，造成信息技術無法得以深度有效的應用。

5）創(chuàng)新管理意識不強。事業(yè)單位相關領導對人事檔案管理的重要意義重視不足、創(chuàng)新意識不強;多數(shù)單位仍沿用傳統(tǒng)的管理方式，疏于進行管理體制、方法和手段的創(chuàng)新，管理機制缺乏靈活性，管理水平相對落后，存在形式化和滯后性的不良傾向，無法滿足事業(yè)單位持續(xù)健康發(fā)展的需要。

3 新時期事業(yè)單位檔案管理信息化建設的提升策略

1）完善信息化檔案管理體系。企業(yè)在檔案資料信息化建設進程的同時，需不斷加大對檔案基礎工作的規(guī)范化和標準化建設。首先，企業(yè)應實現(xiàn)對原有紙質檔案的合理留存，并對已完成轉化工作的數(shù)字檔案進行嚴格備份，也應做好相應的防潮、防火等方面的工作。其次，應對信息檔案管理建立層級化的管理制度，嚴格按照規(guī)定執(zhí)行檔案的審批和登記工作，確保數(shù)字檔案的安全性和完整性。

2）明確檔案信息化建設的規(guī)范標準。在新時期，要更好的發(fā)揮檔案的共享性，在事業(yè)單位檔案信息化建設過程中，要進一步明確和完善信息化管理體系，增強檔案信息化管理的規(guī)范性與標準性。要以國家相關標準為依據(jù)，結合單位實際情況和發(fā)展特點，構筑內部的管理體系，檔案錄入時對標識、格式、文字等信息內容，嚴格遵守管理標準和國家規(guī)定。檔案管理數(shù)據(jù)采用的軟硬件應統(tǒng)一規(guī)范，做到標準一致，為檔案數(shù)據(jù)的高度共享奠定基礎。

3）利用數(shù)字化手段處理檔案管理信息資源。在促進檔案管理信息化建設的過程中，應該聯(lián)系現(xiàn)實情況對檔案管理展開全面分析，并建立健全檔案管理信息化體系，保證不同形式的檔案能夠實現(xiàn)靈活轉化，進一步完善檔案管理數(shù)字化模式。在對事業(yè)單位檔案進行數(shù)字化處理時，應該對檔案數(shù)字資源進行展開分析與管理，并凸顯出管理的重點內容，確保檔案管理工作的質量。

4）完善檔案信息化管理服務設施。要做好檔案管理信息化建設，就要充分利用計算機以及網(wǎng)絡通信等信息技術。通過先進設施設備的使用，做好檔案的收集、儲存以及分類。要加大資金投入力度，引進掃描儀、刻錄機、計算機等檔案管理信息化建設必備的基礎設施和設備。同時，對管理人員進行相關設施設備的使用的培訓，確保先進的設備能夠得以合理的利用，延長使用周期，降低檔案信息化建設的成本。

5）增強檔案管理信息化建設的安全。事業(yè)單位要采取檔案系統(tǒng)安全穩(wěn)定的保證措施，在檔案管理信息化建設中提升檔案管理質量。由于高度共享的網(wǎng)絡，使得事業(yè)單位檔案資料安全性有了極大的隱患，要避免泄密現(xiàn)象的發(fā)生，采取安全措施，加強身份識別、訪問權限等安全性的保護。在實際管理運用中，要從安全性角度考慮，防控好檔案上網(wǎng)內容。對檔案管理系統(tǒng)做好科學的維護，要加強設置防火墻、殺毒軟件等系統(tǒng)保護措施。同時，在日常管理和使用中應當使用好除濕、除塵設施，充分保障檔案信息的安全。

6）專業(yè)化的人才隊伍培養(yǎng)。企業(yè)檔案信息的管理發(fā)展中對企業(yè)檔案的管理者提出了更高的要求。在信息化建設的推進中，需加大對企業(yè)檔案信息管理專業(yè)化的人才隊伍培養(yǎng)，通過系統(tǒng)的專項培訓，提升檔案管理人員在信息化的檔案資料的收集、處理及分析等層面的能力。同時，企業(yè)建立起檔案資料信息化管理的人才管理的長效機制，在崗位設置中加大對信息化檔案管理人才的傾斜，在人才引進策略下，達成企業(yè)檔案管理實踐能力的提升。

4 結束語

做為一項綜合性、系統(tǒng)性的工作，事業(yè)單位檔案管理信息化建設涵蓋許多內容，在具體實施過程中還存在著信息化程度較低、人員素質不高、資金投入不足、相關制度不完善等問題。對這些問題要采取針對性的措施，通過明確信息化建設的標準規(guī)范，完善相關服務設施，增強信息化建設的安全性，提升相關管理人員工作素質等措施，推進事業(yè)單位檔案信息化管理，提升檔案管理的工作質量。

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