探討新形勢(shì)下事業(yè)單位檔案管理的改革

蘇彬

摘 要：我國(guó)正處于經(jīng)濟(jì)轉(zhuǎn)型的關(guān)鍵時(shí)期，隨著社會(huì)高速發(fā)展，事業(yè)單位的檔案管理工作也正面臨全新的挑戰(zhàn)。本文對(duì)現(xiàn)有的檔案管理狀況進(jìn)行了分析，并對(duì)新時(shí)期檔案管理工作的改革提出建議，希望能有效促進(jìn)我國(guó)事業(yè)單位檔案管理工作的發(fā)展。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;檔案管理;優(yōu)化策略

檔案管理是指管理人員對(duì)單位的日常事務(wù)中的各種信息進(jìn)行收集、整理和歸檔。在新時(shí)期檔案管理的工作人員可以結(jié)合時(shí)代特征進(jìn)行創(chuàng)新性的檔案管理工作，結(jié)合事業(yè)單位的具體情況不斷完善檔案管理的管理制度和管理辦法，以求提升檔案管理的有效性。

1 新形勢(shì)下進(jìn)行檔案管理改革的意義

檔案一般是指事業(yè)單位在進(jìn)行各項(xiàng)日常活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的信息。檔案具有一定的查考價(jià)值，可以再現(xiàn)事物的發(fā)展過(guò)程。由于社會(huì)不斷發(fā)展，檔案數(shù)量不斷增多，因此在新時(shí)期下，改革檔案管理工作是事業(yè)單位順應(yīng)時(shí)代潮流的工作重點(diǎn)。事業(yè)單位進(jìn)行創(chuàng)新性的檔案管理工作有利于提升檔案的使用效率，完善管理體系，推動(dòng)單位穩(wěn)定發(fā)展。

2 目前事業(yè)單位檔案管理工作的不足

我國(guó)事業(yè)單位近年來(lái)對(duì)檔案管理工作的重視程度不斷提升，在相關(guān)政策的指引下不斷完善檔案資源的開發(fā)工作，但是仍存在一些缺陷亟需完善[1]。

2.1 對(duì)事業(yè)單位檔案管理工作認(rèn)識(shí)不足

檔案管理工作看似簡(jiǎn)單，因此在管理工作中常被忽視。很多事業(yè)單位重視業(yè)務(wù)而忽略了內(nèi)部的檔案管理，這使得檔案管理工作還處于傳統(tǒng)的信息收集和信息存儲(chǔ)的老套模式中[2]。在事業(yè)單位中普遍存在工作人員對(duì)檔案管理工作缺少正確認(rèn)知的現(xiàn)象，大多數(shù)還都認(rèn)為檔案管理工作只是機(jī)械式的記錄和存儲(chǔ)，沒(méi)有什么技術(shù)水平，致使檔案管理工作無(wú)法發(fā)揮其真正的效用。

2.2 事業(yè)單位檔案管理制度不完善

檔案管理工作隨著事業(yè)單位的成立而出現(xiàn)，其制度是基于成立初期的情況創(chuàng)立的，具有一定的針對(duì)性和規(guī)范性。但是近年來(lái)社會(huì)的快速發(fā)展使事業(yè)單位的工作內(nèi)容慢慢與以往不同，而大多數(shù)事業(yè)單位的檔案管理模式都沒(méi)有得到進(jìn)一步的優(yōu)化，以至于現(xiàn)階段檔案管理工作不能滿足新時(shí)代的要求，從而出現(xiàn)管理混亂的不良局面。

2.3 檔案管理人員的綜合素質(zhì)有待提高

檔案管理工作是由檔案管理人員直接負(fù)責(zé)的，所以檔案管理人員的個(gè)人素質(zhì)對(duì)檔案管理工作的效率和質(zhì)量有著很大的影響。但目前我國(guó)事業(yè)單位的檔案管理人員往往不是專業(yè)出身，一些職工不能明確自己的職責(zé)所在，導(dǎo)致檔案管理的專業(yè)性很弱。另外檔案管理部門的工作人員經(jīng)常被調(diào)動(dòng)，部門結(jié)構(gòu)不夠穩(wěn)定且難以做到明確分工，這導(dǎo)致工作人員的工作效率不高。

2.4 事業(yè)單位檔案管理信息化水平不高

首先，事業(yè)單位的檔案管理工作沒(méi)能有效地結(jié)合信息化技術(shù)，使新時(shí)代的檔案管理模式仍處于滯后狀態(tài)。雖然事業(yè)單位不斷要求要在管理過(guò)程中融入現(xiàn)代信息技術(shù)，但在實(shí)際中，信息技術(shù)的應(yīng)用情況非常片面，應(yīng)用范圍還有待進(jìn)一步擴(kuò)展。

其次，事業(yè)單位普遍缺少檔案管理的數(shù)字化設(shè)施，在硬件方面配置落后，達(dá)不到數(shù)字化管理的要求;甚至在一些經(jīng)濟(jì)水平較為落后地區(qū)，事業(yè)單位沒(méi)有專門的檔案室和專業(yè)的監(jiān)視設(shè)備，這些情況都對(duì)事業(yè)單位的檔案管理工作造成很大負(fù)面影響。

3 事業(yè)單位檔案管理改革策略

3.1 提高重視程度

事業(yè)單位應(yīng)該提升檔案管理的重要性，通過(guò)宣講等方式加大宣傳力度，提升全體工作人員對(duì)檔案管理工作重要性的認(rèn)識(shí)。應(yīng)利用社會(huì)各界的力量，全力支持檔案管理工作，提升檔案管理的規(guī)范化水平。由于檔案管理工作的特殊性，難以為事業(yè)單位帶來(lái)顯著的利潤(rùn)，但管理人員應(yīng)該用發(fā)展性的眼光審視檔案管理工作，加大人力和資金的投入，加強(qiáng)檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，并且不斷優(yōu)化管理制度，提升檔案管理的水平。

3.2 完善基礎(chǔ)的檔案管理工作

1）完善檔案管理制度。事業(yè)單位要想有效提升檔案管理的效果，就應(yīng)與自身發(fā)展的規(guī)劃相結(jié)合，制定出科學(xué)的管理制度。在檔案管理制度的優(yōu)化過(guò)程中，應(yīng)該對(duì)管理中的各項(xiàng)細(xì)節(jié)做出明確的規(guī)范。同時(shí)，事業(yè)單位要明確檔案管理的目標(biāo)，根據(jù)自身的目標(biāo)建立科學(xué)的檔案管理人事結(jié)構(gòu)，明確各個(gè)員工的具體職責(zé)，通過(guò)不斷的實(shí)踐和檢驗(yàn)，不斷完善檔案管理制度。

2）做好檔案歸檔和調(diào)取。對(duì)檔案進(jìn)行合理分類是檔案管理工作中的一項(xiàng)重要內(nèi)容。檔案管理的工作繁瑣，應(yīng)該按照生成時(shí)間和檔案內(nèi)容進(jìn)行科學(xué)地分類，以便今后進(jìn)行查詢和使用。另外為了防止重要檔案資料的損壞和遺失，事業(yè)單位應(yīng)該制定明確的調(diào)取和歸檔流程，保證檔案調(diào)取的安全性和歸檔的高效性[3]。

3）加強(qiáng)檔案保密工作。在檔案管理的過(guò)程中，檔案具有容易竊取和復(fù)制的特征，而涉密的檔案資料一旦泄露，就會(huì)嚴(yán)重威脅事業(yè)單位乃至國(guó)家安全，因此保障檔案資料的安全性十分重要。首先事業(yè)單位應(yīng)該遵守國(guó)家的標(biāo)準(zhǔn)和要求，成立專門的檔案室，并加固檔案室的安全設(shè)施;其次要安排工作人員進(jìn)行看管，禁止無(wú)關(guān)人員進(jìn)入檔案室;最后要對(duì)涉密的資料嚴(yán)加保管，并采取相應(yīng)的措施預(yù)防竊取。

3.3 采取信息化手段

檔案資料的爆發(fā)式增長(zhǎng)會(huì)使檔案管理工作量劇增，并且對(duì)檔案室的規(guī)模提出更高的要求。事業(yè)單位應(yīng)該大力推動(dòng)檔案管理的信息化建設(shè)，借助信息技術(shù)處理檔案信息，以電子文檔的形式進(jìn)行儲(chǔ)備。事業(yè)單位可以聘請(qǐng)專業(yè)技術(shù)人員設(shè)計(jì)出符合事業(yè)單位工作要求的檔案管理系統(tǒng)，便于信息化檔案管理的高效實(shí)施。檔案管理人員應(yīng)做好電子檔案數(shù)據(jù)的處理和安全防范工作，為信息化檔案管理的發(fā)展提供強(qiáng)有力的支撐。

3.4 提升檔案管理人員的綜合素養(yǎng)

檔案管理人員的專業(yè)性應(yīng)該得到事業(yè)單位的重視，針對(duì)大多數(shù)檔案管理人員都是半路出家、事業(yè)單位又難以徹底更換員工架構(gòu)的情況，單位可以聘請(qǐng)實(shí)際管理經(jīng)驗(yàn)豐富的專業(yè)講師對(duì)檔案管理人員進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)，提升檔案管理部門的專業(yè)水準(zhǔn)和綜合素質(zhì)。

4 結(jié)語(yǔ)

改革檔案管理能夠提升事業(yè)單位其他部門工作的真實(shí)性和高效性，并為事業(yè)單位在未來(lái)的發(fā)展提供便于參考的歷史資料。時(shí)代在進(jìn)步，事業(yè)單位應(yīng)高度重視檔案管理工作的改革創(chuàng)新，充分發(fā)揮檔案管理的作用，以促進(jìn)整個(gè)單位的和諧、穩(wěn)定發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

[1]王玉.淺析事業(yè)單位檔案工作中的人性化管理[J].辦公室業(yè)務(wù)，2019（18）：48+90.

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[3]李思源.簡(jiǎn)述如何提高事業(yè)單位檔案規(guī)范化水平[J].蘭臺(tái)內(nèi)外，2019（26）：71-72.