提高事業(yè)單位檔案管理有效性的策略探析

劉繼宗 馮躍萍

摘 要：新時(shí)期下，隨著我國社會(huì)與經(jīng)濟(jì)的蓬勃發(fā)展，檔案管理作為事業(yè)單位日常管理工作的關(guān)鍵組成部分，其重要性和作用性日益凸顯，檔案管理不僅可以為事業(yè)單位制定各項(xiàng)決策提供參考，同時(shí)還可以為廣大群眾提供服務(wù)，提升事業(yè)單位的管理水平和服務(wù)質(zhì)量。本文主要針對提高事業(yè)單位檔案管理有效性的策略進(jìn)行分析和探究，希望給予我國相關(guān)單位以些許參考和借鑒。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;檔案管理;有效性策略;分析

在我國經(jīng)濟(jì)發(fā)展新形勢下，公眾對事業(yè)單位的辦事效率、服務(wù)質(zhì)量提出新要求，檔案作為事業(yè)單位在長期發(fā)展中形成的寶貴資料，其可以為制定決策提供資料參考，對推動(dòng)事業(yè)單位改革的有序開展具有重要價(jià)值。但是當(dāng)前，事業(yè)單位在開展檔案管理中依然存在諸多問題和不足，導(dǎo)致檔案管理水平低下，對事業(yè)單位的穩(wěn)定以及可持續(xù)發(fā)展形成制約，因此，事業(yè)單位要提升對檔案管理的重視程度，并且采取有效措施提升管理的有效性和針對性，為人民群眾提供更加優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

1 事業(yè)單位檔案管理中存在的幾點(diǎn)問題

1）重視程度不高。檔案管理是事業(yè)單位日常管理工作的關(guān)鍵組成部分，但是當(dāng)前，部分事業(yè)單位對其重要性缺乏正確認(rèn)知，具體體現(xiàn)在以下幾點(diǎn)：首先，事業(yè)單位的部分領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理缺乏重視，沒有將其納入到日常管理工作中，導(dǎo)致相關(guān)工作難以有序開展，存在管理雜亂無章的情況;其次，事業(yè)單位沒有在內(nèi)部開展宣傳教育，內(nèi)部檔案管理氛圍不濃，員工也不愿意配合管理人員開展各項(xiàng)工作，檔案收集、整理以及歸檔效率低下;最后，事業(yè)單位對檔案管理缺少資金、人才以及物力等資源投入，導(dǎo)致管理工作難以有序開展。

2）信息建設(shè)滯后。隨著時(shí)代的發(fā)展，信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)已經(jīng)在多個(gè)領(lǐng)域和行業(yè)獲得廣泛應(yīng)用，并且取得顯著的應(yīng)用效果，信息化也是檔案管理的未來發(fā)展趨勢。但是當(dāng)前，事業(yè)單位的部分領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理信息化建設(shè)缺乏重視，在開展檔案管理中，依然以人工方式為主，不僅對管理效率帶來影響，同時(shí)不利于事業(yè)單位的可持續(xù)發(fā)展。

3）缺少制度支撐。想要提升檔案管理的針對性和有效性，需要以完善而成熟的制度作為支撐，但是當(dāng)前，事業(yè)單位沒有制定以及完善相關(guān)管理制度，管理工作存在較強(qiáng)的隨意性，導(dǎo)致管理水平難以提升。首先，事業(yè)單位在制定檔案管理制度中，照搬硬套其他單位的制度，沒有結(jié)合自身情況科學(xué)編制，制度缺乏實(shí)用性和可行性，無法為各項(xiàng)工作的有序開展提供標(biāo)準(zhǔn)和直達(dá);其次，一些事業(yè)單位雖然制定了檔案管理制度，但是在具體落實(shí)中卻存在流于形式、浮于表面的情況，沒有發(fā)揮制度的作用和價(jià)值;最后，檔案管理工作對管理人員的責(zé)任意識(shí)具有較高要求，但是當(dāng)前，事業(yè)單位沒有制定人員獎(jiǎng)懲制度、崗位責(zé)任制度，導(dǎo)致工作中存在相互推諉、推卸責(zé)任等情況，對管理效率帶來負(fù)面影響。

4）人員素質(zhì)不高。檔案管理工作具有較強(qiáng)的專業(yè)性和技術(shù)性，管理人員作為開展各項(xiàng)工作的主體，其專業(yè)能力、職業(yè)精神以及綜合素質(zhì)與管理質(zhì)量具有密切關(guān)系。但是當(dāng)前，事業(yè)單位在檔案管理隊(duì)伍建設(shè)方面存在一定的問題和不足，人員能力和素質(zhì)與崗位要求不符。首先，事業(yè)單位在選撥檔案管理人才中存在門檻較低、標(biāo)準(zhǔn)模糊等問題，管理人員缺乏使命感和責(zé)任心，并且在工作中缺少創(chuàng)新動(dòng)力，對促進(jìn)檔案管理的發(fā)展十分不利;其次，事業(yè)單位沒有定期組織管理人員開展系統(tǒng)性培訓(xùn)，或者培訓(xùn)流于形式，難以起到提升管理人員綜合素質(zhì)與專業(yè)技能的作用，人員的知識(shí)與能力難以獲得更新與發(fā)展;最后，由于事業(yè)單位對檔案管理工作缺乏重視，大多數(shù)管理人員年齡較大，檔案管理成為了“養(yǎng)老部門”，缺少新鮮血液的注入，各項(xiàng)工作循規(guī)蹈矩、缺少創(chuàng)新。

2 提高事業(yè)單位檔案管理有效性的相關(guān)對策分析

1）提升重視程度。想要切實(shí)提升檔案管理的針對性和有效性，事業(yè)單位的主要領(lǐng)導(dǎo)和所有員工需要樹立正確的檔案意識(shí)，并且認(rèn)識(shí)到檔案管理對促進(jìn)單位發(fā)展的重要性和積極意義，因此，事業(yè)單位需要提升對檔案管理的重視程度。首先，單位主要領(lǐng)導(dǎo)需要轉(zhuǎn)變自身觀念，從思想層面和精神層面給予檔案管理以重視，并且主動(dòng)學(xué)習(xí)相關(guān)知識(shí)，在單位中起到帶頭模范作用，嚴(yán)禁以敷衍了事的態(tài)度對待管理工作;其次，濃郁的檔案氛圍是保證各項(xiàng)工作全面落實(shí)的基礎(chǔ)和前提，事業(yè)單位需要在內(nèi)部加強(qiáng)宣傳教育工作，促使廣大員工主動(dòng)配合和參與各項(xiàng)管理工作，同時(shí)，在開展內(nèi)部宣傳中，要通過多載體、多形式以及多渠道的方式調(diào)動(dòng)員工參與管理的熱情和積極性;最后，事業(yè)單位要加大對檔案管理工作的資源投入，購置管理所需要的硬件設(shè)備，為各項(xiàng)工作的開展提供硬件支撐。

2）加強(qiáng)信息建設(shè)。信息化是檔案管理未來的發(fā)展方向，其也是提升管理有效性的關(guān)鍵舉措，因此，事業(yè)單位需要注重加強(qiáng)信息化建設(shè)。首先，積極引入計(jì)算機(jī)、打印機(jī)等硬件設(shè)備，為信息化建設(shè)奠定物質(zhì)基礎(chǔ);其次，構(gòu)建信息化管理網(wǎng)絡(luò)，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案，利用信息技術(shù)開展檔案收集、整理、歸檔以及查詢等工作;最后，對檔案資源加強(qiáng)安全管理，應(yīng)用殺毒軟件以及防火墻等措施，保證檔案資源安全性。

3）完善管理制度。制度是開展各項(xiàng)管理工作基礎(chǔ)和前提，事業(yè)單位需要加強(qiáng)檔案管理制度建設(shè)，以制度為標(biāo)準(zhǔn)約束管理人員的行為，促使檔案管理趨于制度化、規(guī)范化以及標(biāo)準(zhǔn)化方向發(fā)展，進(jìn)而提升管理的有效性。首先，事業(yè)單位在制定檔案管理制度中，需要結(jié)合自身具體情況，以實(shí)際工作出發(fā)點(diǎn)和立足點(diǎn)，保證管理制度的嚴(yán)謹(jǐn)性、適用性、可行性以及科學(xué)性，發(fā)揮管理制度的約束作用和指導(dǎo)價(jià)值;其次，在制定相關(guān)制度后，需要做到制度上墻，要求所有管理人員在工作中要按照制度開展相關(guān)工作，嚴(yán)禁出現(xiàn)違規(guī)以及違法等行為，通過制度提升檔案管理的有效性;最后，事業(yè)單位要不斷加強(qiáng)管理制度建設(shè)，編制“人員獎(jiǎng)懲制度”、“工作流程規(guī)范”、“檔案資料收集制度”、“檔案查閱制度”等制度，通過完善的制度體系提升管理效率。

4）提升人員素質(zhì)。管理人員的綜合素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力與管理效率具有密切關(guān)系，因此，事業(yè)單位需要加強(qiáng)人員隊(duì)伍建設(shè)，提升管理人員的素質(zhì)與能力。首先，事業(yè)單位要積極從社會(huì)和高校中吸納具有專業(yè)背景的人才，不斷充實(shí)管理人才隊(duì)伍;其次，定期組織現(xiàn)有的管理人員開展專業(yè)化培訓(xùn)，通過培訓(xùn)提升其專業(yè)素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力;最后，制定科學(xué)的培訓(xùn)考核制度，將考核結(jié)果與管理人員的工薪績效掛鉤，調(diào)動(dòng)其參與培訓(xùn)的熱情和積極性。

3 結(jié)語

總而言之，在我國社會(huì)發(fā)展新形勢下，檔案管理工作的重要性日益凸顯，事業(yè)單位需要給予其高度重視，并且采取有效措施進(jìn)行優(yōu)化和改革，發(fā)揮檔案資源的利用價(jià)值，為人民群眾提供更加優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

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