企業(yè)檔案管理現(xiàn)狀分析與對策探討

鄒美麗

摘 要：檔案管理在日常工作中起著非常重要的作用，無論是在企業(yè)還是國家的政府部門，檔案管理都能夠有效地促進(jìn)工作效率，同時也能夠更好的為公司各項(xiàng)工作服務(wù)。為了更好的將檔案管理工作做得更好，我們首先要探討現(xiàn)階段企業(yè)各部門中檔案管理具體存在著哪些問題，分析并提出相應(yīng)的解決措施，才能夠探索出正確的檔案管理解決對策。

關(guān)鍵詞：企業(yè);檔案管理;現(xiàn)狀;對策

企業(yè)檔案管理是一項(xiàng)長期性的工作而且比較復(fù)雜，比如說在一些部門檔案管理過程中，會出現(xiàn)檔案量大、分類困難、檔案保存期限等問題，這就給檔案管理工作造成了一定的困擾。我們只有探索出一條正確的道路，提出檔案管理中問題的解決措施，這樣才能夠提高檔案的管理水平，同時提升企業(yè)的管理能力，為企業(yè)或是相關(guān)部門的發(fā)展做出更大的貢獻(xiàn)。

1 企業(yè)檔案管理發(fā)展現(xiàn)狀

改革開放以來，中國經(jīng)濟(jì)發(fā)展取得了長足的發(fā)展。市場經(jīng)濟(jì)條件下，企業(yè)檔案管理有新的意義。在激烈的市場經(jīng)濟(jì)條件下，檔案管理的長期滯后始終不能有效提高企業(yè)的競爭力。企業(yè)檔案管理的水平在中國發(fā)展不均勻，主要集中在以下方面：國有企業(yè)檔案管理總體上優(yōu)于民營企業(yè)。國有獨(dú)資企業(yè)有良好的基礎(chǔ)。在一定程度上，是指國家機(jī)關(guān)和事業(yè)單位的管理模式。實(shí)際上，它可以由檔案局監(jiān)督和指導(dǎo)，而大多數(shù)私營企業(yè)還處于起步階段，有的甚至沒有真正的檔案工作。還有許多成功的民營企業(yè)檔案工作已經(jīng)達(dá)到了企業(yè)檔案管理的領(lǐng)先水平。國有企業(yè)的積極性、系統(tǒng)性、創(chuàng)新性還有待提高。各產(chǎn)業(yè)發(fā)展水平參差不齊，建筑業(yè)總體優(yōu)于制造業(yè)，制造業(yè)企業(yè)檔案意識淡薄。政策制定者普遍沒有認(rèn)識到檔案的重要性和利用檔案的好處，不能很好地推動檔案管理，由于國家一級檔案管理的法律規(guī)范，建筑企業(yè)檔案管理目前具有一定的管理水平。[1]

2 企業(yè)檔案管理中存在的問題

1）企業(yè)對于檔案管理不夠重視。檔案管理在很大程度上影響著企業(yè)的發(fā)展，所以企業(yè)應(yīng)該引起重視，加強(qiáng)檔案管理工作。但是在現(xiàn)階段的企業(yè)檔案管理工作中，很多企業(yè)都沒有重視檔案管理，就導(dǎo)致企業(yè)在管理上存在著一定的不足。由于檔案管理是一個周期性很長而且效果很慢的項(xiàng)目，所以很多企業(yè)都為了去追求經(jīng)濟(jì)效益而忽視了檔案管理，就使得很多企業(yè)的檔案管理工作中存在著丟失檔案、損壞檔案，甚至是泄密的現(xiàn)象，不僅違背了檔案管理的目的，還不利于公司的可持續(xù)發(fā)展。

2）檔案管理的設(shè)備不夠完善。目前企業(yè)主要是通過計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)去實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化、科學(xué)化的檔案管理，所以對檔案管理的設(shè)備要求就很高。因?yàn)闄n案管理是伴隨著企業(yè)的發(fā)展而一直存在的，有著很長的管理周期，因此就要求企業(yè)必須要定期對管理設(shè)備進(jìn)行維護(hù)和更新，這樣才能保證檔案管理的工作效率。然而現(xiàn)在很多企業(yè)為了節(jié)約成本，檔案管理的設(shè)備基本上就沒有更新過，只要是設(shè)備還可以用就繼續(xù)使用。但是，像計(jì)算機(jī)這種電子設(shè)備是會隨著時間而不斷進(jìn)行更新?lián)Q代的，如果企業(yè)長期不對設(shè)備進(jìn)行更新，就會嚴(yán)重地影響檔案管理工作的進(jìn)度。[2]

3）檔案管理人員的工作能力差。檔案管理人員工作能力的高低對企業(yè)檔案管理的效率有著很直接的影響。目前，我國很多企業(yè)檔案管理人員并沒有經(jīng)過專業(yè)的技能培訓(xùn)，管理水平普遍較低，而且還有一些管理人員只是兼職，并不是長期的管理人員。又加上很多管理人員覺得這份工作沒有什么發(fā)展前景，就算沒有做好也無所謂。這些問題的出現(xiàn)，就導(dǎo)致了檔案管理人員的工作能力差，從而影響了企業(yè)檔案管理工作的效率。

4）管理方法相對陳舊。信息化飛速發(fā)展的當(dāng)下，檔案管理已經(jīng)進(jìn)入了信息化時代，大量的電子信息也需要作為檔案進(jìn)行存檔，海量的檔案可以依托信息管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)高效的管理。但是在企業(yè)的檔案管理工作中，很大程度上依舊是陳舊的管理方式，單憑人工去記錄檔案信息，然后通過人工查閱檔案統(tǒng)計(jì)冊的方式進(jìn)行管理，卷宗的日常管理也不夠完善，這就導(dǎo)致許多檔案得不到有效的利用和妥善的保存。[3]

3 解決檔案管理問題的對策

1）提高檔案管理人員的管理意識。隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理模式也發(fā)生了很大的變化，變成了先進(jìn)的管理模式，并且這種管理模式還在不斷地發(fā)生變化。因此企業(yè)的檔案管理部門應(yīng)該轉(zhuǎn)變自己的思想，改變以往傳統(tǒng)的觀念，提高自己的檔案管理意識，從而推動企業(yè)的全面發(fā)展。

2）利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行存儲。為了解決檔案管理保存比較困難的問題，我們可以將檔案錄入到計(jì)算機(jī)當(dāng)中，通過硬盤進(jìn)行存儲，這樣也能夠避免檔案管理長期保存出現(xiàn)各種各樣的問題，避免受到人為因素和外界環(huán)境因素的影響。我們可以通過備份的方式實(shí)現(xiàn)檔案管理的有效存儲，結(jié)合現(xiàn)代計(jì)算機(jī)技術(shù)，提高檔案管理能力是未來檔案管理的主要發(fā)展方向之一。通過計(jì)算機(jī)軟件進(jìn)行分類處理，可以大大地提高工作效率，同時也能夠?qū)崿F(xiàn)很好的保存。[4]

3）完善檔案管理制度。檔案管理制度的制定必須要按照國家制定的法律法規(guī)，并結(jié)合企業(yè)檔案管理工作的具體情況去建立完善的檔案管理制度，并對檔案管理工作的流程制定詳細(xì)的計(jì)劃，明確檔案管理人員的職責(zé)，這樣才能提高檔案管理的質(zhì)量。

4）建立統(tǒng)一的管理規(guī)則。為了更好的解決檔案管理中存在的一系列問題，攻克檔案管理中的難點(diǎn)，就要制定相應(yīng)的解決措施，才能夠完善相關(guān)部門的檔案管理工作。首先要建立一個統(tǒng)一的管理規(guī)則，比如說在政府等有關(guān)部門管理相關(guān)檔案的過程中，一定要對不同的檔案做出不同的歸類，而這就要求有一個統(tǒng)一的管理規(guī)則。具體要按照什么標(biāo)準(zhǔn)分類的要弄清楚，是按照不同工作的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類，還是按照不同人的信息做出分類，這一點(diǎn)在政府部門中要有一個統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)。這樣不同的工作人員在工作的過程中也能夠根據(jù)相關(guān)制度來進(jìn)行檔案管理，提高檔案管理的效率，同時也能夠保障檔案管理實(shí)現(xiàn)正規(guī)化。對于企業(yè)而言更是如此，由于不同員工的個人信息需要分類保存，相關(guān)檔案的管理要根據(jù)一定的標(biāo)準(zhǔn)才能夠進(jìn)行分類，建立一個統(tǒng)一的管理規(guī)則，可以實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案管理的正規(guī)化，保證員工更好地進(jìn)行檔案管理工作，避免檔案管理出現(xiàn)規(guī)則不統(tǒng)一的問題，給檔案的分類造成一定的影響。

5）發(fā)揮信息化的技術(shù)優(yōu)勢。隨著社會經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，信息技術(shù)也在飛速發(fā)展，企業(yè)可以將信息技術(shù)應(yīng)用到檔案管理工作中去，不僅可以提高檔案管理工作的效率，還可以增加檔案管理資料在社會上的影響力。而且在檔案管理工作中應(yīng)用信息技術(shù)還可以為企業(yè)的檔案管理提供更全面的管理模式，從而推動企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。[5]

4 結(jié)語

綜上所述，如果企業(yè)檔案管理中出現(xiàn)了各種問題，很有可能會給相關(guān)部門的工作帶來一定的困擾，如果檔案管理存在一定的問題，就會給人力資源管理造成阻礙，不能有效發(fā)揮人才的作用，不利于社會的進(jìn)步和企業(yè)的發(fā)展。所以說，就需要企業(yè)不斷地加強(qiáng)檔案管理工作，提高檔案管理人員的素質(zhì)和管理意識，完善檔案管理制度，建立科學(xué)化的管理體系，并充分發(fā)揮信息化的優(yōu)勢，這樣才能提高企業(yè)的管理水平，推動企業(yè)的發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

[1]王煒.企業(yè)檔案管理的現(xiàn)狀與發(fā)展研究[J].辦公室業(yè)務(wù)，2017（14）：113.

[2]楊敏.試論企業(yè)檔案管理工作的現(xiàn)狀[J].西部皮革，2016，38（18）：140.

[3]陳靜.關(guān)于企業(yè)檔案管理現(xiàn)狀分析與對策的探究[J].企業(yè)改革與管理，2014（12）：69.

[4]文聰.企業(yè)檔案管理現(xiàn)狀與對策[J].山西檔案，2011（S1）：61-62.

[5]江麗.企業(yè)檔案管理現(xiàn)狀分析與對策研究[J].測繪與空間地理信息，2010，33（03）：248-250+252.