審計檔案管理的地位作用和方法

熊冠華 戚國煒 崔景源

摘 要：審計檔案可以反映審計工作的實際過程，不僅可以衡量審計工作的質(zhì)量，還可以反映和驗證歷史。提高審計檔案管理的水平，加強審計檔案管理工作的專業(yè)化和標準化，有助于提高審計項目的總體效率。近年來，我國審計檔案管理水平有所提高，但仍有一定程度的不足，需要采取有效的對策來不斷發(fā)展和提高?；诖耍疚膶徲嫏n案管理的地位作用和方法進行研究，以供參考。

關(guān)鍵詞：審計檔案管理;地位;作用;方法

處在當前社會改革和經(jīng)濟發(fā)展持續(xù)深入、新興科技迅猛發(fā)展的新時期，審計工作的環(huán)境正在發(fā)生深刻變革，審計檔案管理工作也面臨著新的發(fā)展環(huán)境。因此，十分有必要把握審計檔案管理的現(xiàn)狀，結(jié)合當前審計工作環(huán)境，查找目前存在的不足和差距，以尋求新時代審計檔案管理工作的發(fā)展路徑和契機。

1 審計檔案管理的地位和作用

審計檔案存儲大量審計信息資源。一是審計檔案具有專業(yè)性，審計文件按照既定的審計程序和方法形成，含有會計、財稅和法規(guī)政策方面的信息，具有較強的專業(yè)性;二是審計檔案具有可靠性，審計的作用本身就是審核各種事項，以查出可能存在的舞弊現(xiàn)象，據(jù)此形成的審計文稿具有可靠性;三是審計檔案具有歷史性，一份審計底稿反映了當時的審計情況，當某一時期的審計底稿匯集起來，便可以從中找出事件發(fā)展規(guī)律，反映社會經(jīng)濟運行狀況，成為歷史的記錄者。

2 目前審計檔案管理工作中存在的不足

目前，審計檔案管理存在五個方面的問題。一是檔案管理意識薄弱，對審計檔案管理工作的重視程度較低;二是審計檔案管理制度欠缺，缺乏健全完善的審計檔案管理體系;三是審計檔案管理信息化建設落后，現(xiàn)代化和信息化水平較低;四是審計檔案管理隊伍整體素質(zhì)較低，綜合素質(zhì)不高;五是審計檔案開發(fā)利用程度和效果欠佳，信息服務能力不足。對此，新時代審計檔案管理工作需要進一步強化檔案管理意識、完善管理機制、加強信息化建設、加強復合型人員隊伍建設和創(chuàng)新服務模式。

3 加強審計檔案管理的方法

3.1 強化審計檔案管理意識，加強審計檔案宣傳工作

審計檔案管理是整個審計作業(yè)流程的重要組成部分，涉及審計工作中的所有流程。審計檔案管理工作的成效高低，最為關(guān)鍵的是領(lǐng)導層是否高度重視、有力支持以及各個部門、業(yè)務科室的是否積極高效參與。因此，要將檔案管理納入到宣傳工作內(nèi)容中，作為常規(guī)性的重要工作來進行。經(jīng)常利用參觀學習、會議、典型事例宣傳和派發(fā)檔案宣傳手冊等各種形式，開展形式多樣的檔案管理宣傳，大力宣傳檔案管理工作的重要價值和現(xiàn)實意義，以增強全員的檔案管理意識。通過宣傳，使全員都能夠充分認識到審計檔案管理工作的必要性和重要性，充分認識到檔案管理所發(fā)揮的重要作用及其在管理體系中的重要地位，充分認識到檔案管理與企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展息息相關(guān)。以此來形成一種人人重視檔案、個個珍惜檔案的良好氛圍。

3.2 完善審計檔案管理工作流程與制度規(guī)范

審計部門和審計人員要嚴格遵守《中華人民共和國檔案法》等法律法規(guī)的相關(guān)要求和規(guī)定來進行檔案建立、形成和歸檔。審計部門要建立明確的規(guī)定來明確文件創(chuàng)建和存檔的具體操作內(nèi)容和順序。審計人員必須按規(guī)定整理文件資料，遵守裝訂規(guī)范，及時建立和補充必須要素，確保審計檔案的合規(guī)性、完整性和及時性。加強審計檔案管理流程控制制度，按照規(guī)定進行文件查詢、臨時調(diào)度等管理任務，設立不同層級權(quán)限以保證可以多次進行文件審核，避免文件內(nèi)容損壞和丟失而影響文件數(shù)據(jù)的完整性。

3.3 加強審計信息化建設，推進檔案數(shù)字化

審計信息化建設必須重視審計檔案收集整理與數(shù)字化。與審計工作相關(guān)的材料收集與整理是有序開展審計檔案數(shù)字化的基礎。在材料收集整理過程中，既要明確各樣態(tài)審計檔案的收集重點和難點，還要注意保證材料的規(guī)范性和及時性。規(guī)范性就是要嚴格按照最新的審計檔案范本進行整理。及時性就是要堅持“誰審計，誰立卷，邊收集整理，審結(jié)卷成”的原則。檔案數(shù)字化意識要貫穿審計檔案建立的全流程，及時利用計算機技術(shù)對審計檔案進行信息化處理，建立電子檔案和信息數(shù)據(jù)庫。雖然目前對審計檔案全面進行數(shù)字化處理仍有困難，但可以將具有較高利用價值的審計檔案提前進行數(shù)字化處理，完善計算機檢索系統(tǒng)和數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，同時提高審計檔案管理人員的相關(guān)計算機水平。

3.4 加強軟硬件建設，夯實審計檔案開發(fā)利用基礎

審計檔案信息資源開發(fā)利用要一手抓檔案資源軟件建設，一手抓檔案管理系統(tǒng)硬件建設，提供信息化、規(guī)范化、標準化服務。按照“資源為先，標準規(guī)范，整體推進，分類實施，確保安全”的原則，統(tǒng)籌規(guī)劃，務求實效，積極推進數(shù)字檔案室建設，升級改造原有審計檔案管理系統(tǒng)。推廣普及網(wǎng)上查詢軟件，多渠道宣傳網(wǎng)上查詢知識及流程規(guī)范。同時，要提高檔案人員專業(yè)技能水平，通過培訓、研討等多種形式，培養(yǎng)掌握整體開發(fā)、分析研究、運用現(xiàn)代信息技術(shù)手段等能力，全面提高其運用多種技能開展檔案工作的能力，提升檔案人員整體素質(zhì)水平。

3.5 轉(zhuǎn)變觀念，用好審計檔案

一是用于自身建設。審計部門領(lǐng)導要以審計檔案形成為契機，加強對審計人員素質(zhì)的培養(yǎng)，提高審計業(yè)務管理水平。同時，審計人員還要梳理年度審計資料，依照審計對象的性質(zhì)，匯總年度審計工作數(shù)據(jù)，將具有普遍性或針對性的審計項目作為案例，深入分析，為今后審計工作提供經(jīng)驗總結(jié)。二是用于審計參考。審計項目結(jié)束后所形成的審計檔案，是審計部門提高審計質(zhì)量的重要參考依據(jù)。不論是對以前審計發(fā)現(xiàn)的問題，還是對同類審計項目發(fā)現(xiàn)的問題，都可以通過查閱審計檔案的方式來查找審計參考，提高審計效率。三是用于資源共享。近年來，紀檢、財務、干部、營房等部門來調(diào)閱審計檔案已成常態(tài)。這是審計工作落實“有效覆蓋、有效監(jiān)督、有效服務”的具體體現(xiàn)，促進了審計檔案成果共享。審計部門要以此為契機，積極支持、主動配合，做到檔案資料提供完整、及時，同時還要提出保密和使用要求，保證及時歸還。對機關(guān)在使用審計檔案過程中提出的問題要勇于正視，及時給予解答，對發(fā)現(xiàn)的疏漏要采取補救措施，努力降低審計工作風險。

3.6 提升管理，豐富審計檔案開發(fā)利用

一是改進審計檔案存量管理。根據(jù)各類審計檔案查詢頻率和密級要求，做好檔案信息資源分級分類管理，加快涉密檔案篩查和掛庫上網(wǎng)，開放普通文件查詢，優(yōu)化涉密文件審批。二是加強審計檔案的齊全性。保證傳統(tǒng)圖片、照片、聲像等電子檔案存儲的多樣性和各類檔案格式及電子元數(shù)據(jù)的完整性。通過規(guī)范存量檔案數(shù)字化副本、增量檔案電子化數(shù)據(jù)格式，建立聯(lián)網(wǎng)審計、大項目審計綜合作業(yè)平臺與數(shù)字檔案室應用系統(tǒng)的鏈接，實現(xiàn)檔案資源多元化，充分利用檔案數(shù)字化成果，提高審計檔案開發(fā)利用效率和效益。

4 結(jié)束語

在審計檔案管理工作中，要繼續(xù)進行審計檔案管理的學習和培訓，以提高對審計文件管理的重視。加強審計檔案管理設施建設水平，將審計檔案管理工作添加到標準化管理范圍內(nèi)，以提高審計檔案管理工作水平。

參考文獻

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