工程檔案文件的收集歸檔存在的問題及對策

孫娟

摘 要：近年來，隨著我國經(jīng)濟水平的不斷提高，我國的建筑行業(yè)正在飛快的發(fā)展中，建筑施工越來越多，人們對建筑中的工程檔案管理工作提高了關注。文章主要分析了工程檔案文件的收集歸檔存在的問題及對策，以供參考。

關鍵詞：工程檔案文件;收集歸檔;問題;對策

工程檔案文件的收集歸檔起著重要的作用，建筑工程檔案反映著建筑施工的整體方面。因此，做好建筑工程檔案文件的收集歸檔工作在工程建設中是非常重要。

1 工程檔案管理工作的重要性

1）工程檔案管理是建設工程的重要組成部分。建筑工程中的立項文件詳細真實的記錄了建設工程中的決策、審批、確定的整個過程，是保證工行順利施工的重要依據(jù)。在項目工程施工前，工程的準備工作就產(chǎn)生了大量的材料了，其中主要包括項目招投標的資料、項目概要設計的資料、項目預算編制的資料，這是建筑工程中不可缺少的一部分。在建筑施工中，各種資料也會不斷的產(chǎn)生，比如建筑施工用的鋼筋、水泥、水管、電線在進場前都需要進行檢測，看這些材料是否符合建筑設計的標準，合格后才能使用，這些檢測資料是至關重要的，是保障建筑質(zhì)量的依據(jù)。

2）能夠真實的記錄工程建設過程。判斷建筑的質(zhì)量應該從建筑的質(zhì)量、使用性能、安全等級等多方面進行綜合判斷。建筑項目的工程檔案記錄了整個建設施工的過程，這一記錄對于工程質(zhì)量的檢測有著重要的意義，因為在建筑工程中很多的工序會被下一道工序覆蓋，工程結束后，人們只能看到工程露在表面的東西，無法對覆蓋下的材料進行檢測，想要了解這一情況只能靠施工時的現(xiàn)場記錄進行了解，工程檔案的作用在此得到展現(xiàn)。并且，一個工程項目的檔案管理直接反映了工程建設相關部門在檔案管理上的能力，一個工程的檔案管理直接影響著工程建設的整體質(zhì)量，工程檔案的質(zhì)量越好，內(nèi)容越完善，就能代表工程施工中管理工作做得很高，對各方面材料的把關十分嚴謹，工程的質(zhì)量很好。

2 工程檔案文件收集歸檔過程中存在的不足

在工程檔案管理工作中，文件的收集與歸檔是重要的環(huán)節(jié)，而檔案管理的水平又會對項目的發(fā)展產(chǎn)生直接性的影響。在我國，雖然建筑工程檔案管理取得一定成效，但經(jīng)驗并不豐富，在實際操作中仍存在許多不足。

1）缺乏有效的檔案管理制度。由于缺乏足夠的重視，許多工程施工單位的內(nèi)部大多未能制定一套行之有效的檔案管理制度，使得檔案文件的收集歸檔工作開展起來存在一定難度，或是管理制度不規(guī)范，或執(zhí)行不到位等，導致管理制度無法滿足檔案工作的發(fā)展要求，在很大程度上影響了檔案文件的收集與歸檔。

2）收集的檔案材料欠完整。檔案管理的首要環(huán)節(jié)是對文件進行收集及歸檔處理，這也是最關鍵的環(huán)節(jié)。然而，在實際工作中，一些檔案收集人員所收集的檔案文件并不完整，加上檔案室門類少，有時只能收集到文件資料，而科技、聲像等其他檔案卻無法順利收集歸檔。另外，在所收集的檔案文件中。文件材料本身或門類齊全性較差，根本未達到檔案收集的要求。

3）電子檔案與紙質(zhì)檔案未形成對應關系。當前，電子檔案歸檔也成為檔案管理工作的重要內(nèi)容。因為電子文件自身特點的緣故，它在運行中必須有相應的軟硬件作為支持，否則文件根本不能獨立存在與識別，這就決定了電子文件歸檔需面臨兩大問題：第一，現(xiàn)有電子文件。對于電子文件而言，雖然檔案人員已對原文件進行了收集與備份，但當原有軟硬件環(huán)境發(fā)生變化時，也會對文件的保管與利用產(chǎn)生直接性的影響。第二，新生的電子檔案。計算機技術更新的步伐不斷加快，使得相應的系統(tǒng)操作版本的升級速度也越來越快，而一些新形成的文件在低版本系統(tǒng)中很難或是根本無法讀取。

4）復合型檔案管理人員匱乏?，F(xiàn)階段，許多工程的檔案管理人員并非專業(yè)人才，也未接受過專業(yè)知識教育及業(yè)務培訓，加上缺乏相關的工作經(jīng)驗，很難滿足當前工作的需要，結果導致了檔案文件收集歸檔的水平不高，嚴重影響了檔案收集歸檔的現(xiàn)代化建設。

3 工程檔案文件收集歸檔的解決對策

鑒于當前工程檔案文件收集歸檔過程中存在的問題，相關人員必須及時采取有效的解決對策，以保證檔案文件的質(zhì)量與安全。

1）建立健全各種檔案管理制度。完善的檔案管理制度是順利開展檔案收集及歸檔工作的制度保障。因此，管理者應根據(jù)工程建設的具體情況，并結合相關法律法規(guī)的要求，制定一套有效的檔案管理體制。在此基礎上，建立相應的監(jiān)管體制，加大各種檔案體系的執(zhí)行力度，定期對各部門進行檢查，發(fā)現(xiàn)不合理行為要及時糾正或處理，保證檔案的收集歸檔工作能夠在健康的環(huán)境中開展，使檔案管理實現(xiàn)有法可依、有章可循，從而有利于檔案管理工作的規(guī)范化、科學化與現(xiàn)代化。

2）提高檔案文件的收集工作質(zhì)量。檔案管理人員在收集檔案文件時，必須正確把握時機，既要遵守相關的制度規(guī)范，又要充分發(fā)揮主觀能動性，才能更好地做好文件的收集歸檔工作。因此，檔案管理者應對各科室、部門的基本情況有充分的了解，然后重視對重點線索的追蹤，注意掌握各項工作的基本概況，并將之形成文件形式，收錄在檔案中。需要注意的是，在文件的收集歸檔過程中，必須明確歸檔范圍。然后詳細記錄好各項工作的具體情況，必要時要及時、主動向有關部門索取文件資料，保證文件資料的及時歸檔。

3）重視檔案的信息化建設。在信息技術高速發(fā)展的時代，計算機、通訊等現(xiàn)代化技術也滲入到各個領域，檔案管理亦不例外。在以往的檔案管理工作中，檔案載體主要以紙質(zhì)文件為主。然而，紙質(zhì)文件存在易丟失、查閱不便等問題，已無法滿足當前經(jīng)濟發(fā)展對檔案利用的要求，檔案管理信息化成為一種發(fā)展趨勢。因此，檔案管理者應充分利用現(xiàn)代信息技術，對檔案文件進行信息化管理，實現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化，以提高檔案文件收集歸檔的效率與質(zhì)量。

4）定期檢查與監(jiān)督。由于檔案文件的收集歸檔工作較煩瑣，若不加強監(jiān)督管理，很容易發(fā)生紕漏，影響檔案資料的完整性與真實性，其作用也得不到充分的發(fā)揮。因此，檔案管理部門應定期組織專人進行檢查，對檔案收集歸檔工作予以監(jiān)督與指導。若發(fā)現(xiàn)檔案文件中的內(nèi)容不合要求，應要求重新整改，并對負責人進行相應的處罰。通過這樣的方式，既能提高檔案工作者的基礎業(yè)務水平，又能有效保證檔案文件的有效性。

5）加大對檔案人員的培訓力度。檔案管理人員的綜合素質(zhì)如何也會直接影響到檔案收集歸檔的效果。因此，企業(yè)管理者應充分認識到人才對于檔案管理工作的重要性，積極組織對檔案人員的專業(yè)知識教育和技能培訓，增加檔案人員的專業(yè)知識，提高其工作能力。比如，定期組織檔案人員對信息技術、檔案管理學、計算機技術等知識進行學習，并注重對檔案人員業(yè)務能力的提升，從而有利于實現(xiàn)檔案文件收集歸檔的規(guī)范化、標準化。

4 結語

綜上所述，建筑工程檔案真實的記錄了整個工程建設的情況，它是檢驗工程質(zhì)量的重要依據(jù)，也是加快城市現(xiàn)代化建設進程、構建和諧社會的重要手段之一。收集是單位檔案工作的基礎環(huán)節(jié)，也是關鍵的一個環(huán)節(jié)，做好了收集工作，保證單位重要文件的完整，只有保管完整齊全的單位檔案，檔案的作用才有可能有效的發(fā)揮出來。

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