住房公積金檔案的特點(diǎn)及管理策略研究

許建明 黃瑞生

摘 要：住房公積金是近年來(lái)根據(jù)社會(huì)發(fā)展的要求提出來(lái)的，現(xiàn)在經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，住房公積金也成為了為人們購(gòu)房的一種福利制度，住房公積金檔案作為一個(gè)原始的材料，有著重要的作用。但是在管理上也存在著一些問(wèn)題，縮小了住房公積金的作用，為了更好的規(guī)劃的管理好住房公積金檔案，不損害繳存人的權(quán)益，本文對(duì)這些提出了一些問(wèn)題和解決措施僅供參考。

關(guān)鍵詞：住房公積金檔案;特點(diǎn);管理策略

房?jī)r(jià)的上升使一些中下等收入的買不起房子，所以國(guó)家就推出了住房公積金，是由國(guó)家進(jìn)行保障，可以用來(lái)貸款買房，為無(wú)房職工提高了保障。當(dāng)然住房公積金的一些基本的業(yè)務(wù)都離不開(kāi)住房公積金檔案，對(duì)業(yè)務(wù)的處理有種重要的價(jià)值，合理的安全的使用，需要對(duì)住房公積金檔案的管理上做出調(diào)整，這對(duì)推進(jìn)住房公積金的良好發(fā)展也有著重要的作用。

1 住房公積金檔案管理工作中存在的問(wèn)題

1）檔案資源沒(méi)有做到合理與充分的利用。住房公積金檔案管理工作中，一些設(shè)備的落后也是它不能充分的發(fā)揮作用，對(duì)信息的整理不能及時(shí)，也可能會(huì)漏掉信息，這些對(duì)檔案資源等我管理都是非常不利的。此外，住房公積金的檔案管理部門一般有很多個(gè)，部門之間也存在著有差異，最后在統(tǒng)一管理中會(huì)存在著不同的因素難以融合。

2）檔案管理人員的綜合素質(zhì)有待提高。隨著住房公積金的發(fā)展，越來(lái)越多的職工進(jìn)行住房公積金的繳存，業(yè)務(wù)的數(shù)量增加，這也就導(dǎo)致了工作人員出現(xiàn)缺口的現(xiàn)象。從別的部門進(jìn)行人員的調(diào)配，但是由于他們專業(yè)知識(shí)的缺乏，只能從事一些普通的檔案管理工作，需要有計(jì)算機(jī)能力也專業(yè)知識(shí)的崗位仍有缺失，這樣就導(dǎo)致了檔案管理工作的效率不高。除了這些，一些工作人員的思想沒(méi)有及時(shí)的跟進(jìn)，不能適應(yīng)社會(huì)的新要求，也沒(méi)有接受培訓(xùn)，這樣就使住房公積金檔案的管理工作水平整體不高，在工作中也容易出現(xiàn)問(wèn)題。

2 住房公積金檔案的特點(diǎn)

1）檔案形成者較多。我國(guó)住房公積金制度主要是針對(duì)職工，這個(gè)團(tuán)體是龐大的，所以檔案的形成者就比較多，每個(gè)人都有不同的檔案，同時(shí)在住房公積金檔案的處理中也會(huì)有許多的文件產(chǎn)生，這些都是由檔案管理部門保存。

2）住房公積金檔案具有種類多樣及內(nèi)容豐富的特點(diǎn)。住房公積金檔案主要可以分為歸集、提取和貸款。而且在這些層次下面又分布有一些詳細(xì)的部門，這主要是針對(duì)不同的檔案種類和特點(diǎn)，為了更好的解決不同的問(wèn)題。住房公積金檔案有許多不同的業(yè)務(wù)類型，它們之間也存在有差異，把它們不同的劃分開(kāi)來(lái)。

3）留存材料基本相同。住房公積金在辦理的過(guò)程中，需要交費(fèi)的職工和單位，需要提交各種材料，在對(duì)這些材料審批后，如果合格了，需要交給管理部門進(jìn)行保存?，F(xiàn)在電子行業(yè)的發(fā)展，使這部分材料不僅有紙質(zhì)的，也會(huì)有電子類的，所以在檔案保存中不會(huì)有太大的差異。

4）對(duì)檔案的管理具有優(yōu)勢(shì)。（1）整理立卷具有時(shí)效性。時(shí)效性可以方便檔案的整理，由于住房公積金業(yè)務(wù)的增加，對(duì)繳費(fèi)人的信息進(jìn)行整合，就是住房公積金檔案。住房公積金檔案的管理部門也是有很多層，它們之間也是有一定的聯(lián)系的。所以為了確保工作的正常完成和不對(duì)后面的管理環(huán)節(jié)造成影響，需要進(jìn)行及時(shí)的整理和核實(shí)不能積壓，所以對(duì)檔案立卷的整理有時(shí)效性。（2）查閱和使用具有針對(duì)性。住房公積金檔案存在的一些隱私性，它里面有著個(gè)人的一些基本信息，所以在查閱和使用的時(shí)候具有針對(duì)性，只能一些監(jiān)管部門和繳存職工可以進(jìn)行查閱，其他人員都要遵循嚴(yán)格的保密制度，不能隨意的進(jìn)行查閱和使用，這也是對(duì)繳存職工隱私權(quán)的保護(hù)。（3）形成過(guò)程具有動(dòng)態(tài)性。住房公積金檔案和普通的檔案相比有不同的地方，其中一點(diǎn)是，住房公積金檔案具有動(dòng)態(tài)性。因?yàn)樽》抗e金檔案的管理部門比較多，再進(jìn)行統(tǒng)計(jì)管理時(shí)對(duì)貸款的劃分比較清晰，這就使花費(fèi)的時(shí)間比較長(zhǎng)，根據(jù)這種現(xiàn)實(shí)存在的情況，就不能跟普通的貸款一樣以還款日期標(biāo)準(zhǔn)管理，這會(huì)使時(shí)間消耗長(zhǎng)，工作效率低，同時(shí)也增加了住房公積金檔案工作管理人員的工作量。所以，對(duì)住房公積金檔案的管理是根據(jù)借款者的需要形成檔案的，并不是全部還款后才形成的一個(gè)檔案，隨著不斷地還款，需要將新的內(nèi)容不斷地加入個(gè)人的檔案中，這也可以方便管理部門的管理。（4）檔案材料具有特殊性。在繳存職工的住房公積金檔案中，涉及的內(nèi)容多且復(fù)雜，因?yàn)樽》抗e金檔案涉及了較多的管理部門，管理層比較復(fù)雜，各部門在對(duì)住房公積金材料進(jìn)行溝通合作時(shí)會(huì)產(chǎn)生差異，這也就使公積金材料具有了一些特殊性。

3 加強(qiáng)住房公積金檔案管理的策略

1）提高對(duì)住房公積金檔案管理的認(rèn)識(shí)。住房公積金的管理人員需要對(duì)自身的思想進(jìn)行與時(shí)俱進(jìn)的改變，這樣也可以有助于更好地管理，認(rèn)識(shí)到管理對(duì)住房保障和貸款資金風(fēng)險(xiǎn)有著重要的意義。當(dāng)然在提高認(rèn)識(shí)的過(guò)程中，工作人員也應(yīng)該發(fā)揮主動(dòng)性，能動(dòng)地對(duì)存在的一些問(wèn)題進(jìn)行解決，當(dāng)然在住房公積金檔案管理的過(guò)程中，需要構(gòu)建一個(gè)完善的管理體系也是非常重要的，這樣可以有利于責(zé)任分工到每一個(gè)部門，然后各部門進(jìn)行互相調(diào)節(jié)和監(jiān)督，對(duì)檔案進(jìn)行嚴(yán)格的監(jiān)管，也可以建立一些獎(jiǎng)勵(lì)機(jī)制，鼓勵(lì)檔案管理人員能夠?qū)n案問(wèn)題進(jìn)行及時(shí)的處理，可以提高工作人員的積極性，發(fā)揮主觀能動(dòng)性，并在這個(gè)過(guò)程中創(chuàng)新，能夠進(jìn)一步的提高住房公基金管理的現(xiàn)代化進(jìn)程。

2）建立健全住房公積金檔案管理規(guī)范。要想住房公積金檔案能夠進(jìn)行合理規(guī)劃的管理，一個(gè)完善的規(guī)劃管理制度是必不可少的。國(guó)家可以根據(jù)一些現(xiàn)實(shí)情況，制定不同的住房公積金檔案管理政策和制度建議，當(dāng)然可以在不同的地方，根據(jù)當(dāng)?shù)氐膶?shí)際情況可以做出適當(dāng)?shù)男薷?。?dāng)然這一切的修改都不能脫離住房公積金檔案的管理制度，這樣制定出的管理制度既符合實(shí)際要求，又對(duì)國(guó)家提出的檔案管理制度進(jìn)行吻合，可以實(shí)現(xiàn)規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化的管理。

3）要加強(qiáng)檔案的信息化建設(shè)。信息化已經(jīng)成了各行各業(yè)發(fā)展的一個(gè)必經(jīng)之途，它可以提高行業(yè)的發(fā)展水平和增加競(jìng)爭(zhēng)力，所以在住房公積金檔案的管理中也要想著往信息化建設(shè)的方向發(fā)展。在建設(shè)信息化這個(gè)過(guò)程中，需要資金的支持來(lái)購(gòu)買一些信息化的設(shè)備，對(duì)于住房公積金檔案的工作環(huán)境也要進(jìn)行一些信息化的改進(jìn)。除了要完善這些硬件的信息化建設(shè)，也要加大對(duì)住房公積金檔案管理系統(tǒng)的軟件建設(shè)，可以利用一些先進(jìn)的管理系統(tǒng)和吸取一些成功的監(jiān)測(cè)軟件，市住房公積金檔案軟件管理系統(tǒng)得到一個(gè)上升性的發(fā)展。當(dāng)然在信息化建設(shè)中，電子的檔案也是一個(gè)重點(diǎn)發(fā)展項(xiàng)目，它也是信息化技術(shù)達(dá)到快速成熟的發(fā)展的一個(gè)產(chǎn)物，數(shù)字化在信息化建設(shè)中也起著非常重要的作用。因此在打印管理中需要把紙質(zhì)檔案向電子檔案進(jìn)行轉(zhuǎn)換，這樣不僅可以減少對(duì)紙質(zhì)材料的使用，也可以提高檔案信息的安全性。

4）提高檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)。檔案管理人員作為一個(gè)管理的主體，他可以對(duì)住房公積金檔案的管理發(fā)揮主動(dòng)性，一個(gè)擁有高素質(zhì)的文化水平和專業(yè)知識(shí)的管理人員，可以讓他們的專業(yè)知識(shí)在住房公積金檔案的管理中充分展現(xiàn)，所以要想使住房公積金檔案管理的更好，這就要提高管理人員的整體文化素質(zhì)。所以管理部門叫對(duì)管理人員進(jìn)行定期的專業(yè)知識(shí)培訓(xùn)，增加一些實(shí)踐的經(jīng)歷可以提高工作經(jīng)驗(yàn)。要學(xué)習(xí)一些計(jì)算機(jī)知識(shí)，這樣可以更好地把現(xiàn)代化的技術(shù)在住房公積金檔案管理上發(fā)揮作用，也可以向高校提出建議，開(kāi)設(shè)相關(guān)的講座和課程，為檔案管理工作提供高素質(zhì)專業(yè)的人才。

4 結(jié)束語(yǔ)

我國(guó)推出的住房公積金是為廣大職工提供的，一個(gè)合理的公積金檔案管理制度，這也是向廣大職工提供住房公積金的保障。通過(guò)對(duì)住房公積金檔案的合理的進(jìn)行改進(jìn)，也要主要住房公積金的特點(diǎn)，在管理的過(guò)程中，利用現(xiàn)在技術(shù)和社會(huì)發(fā)展需要不斷地進(jìn)行創(chuàng)新，提高管理水平，促進(jìn)我國(guó)住房公積金建設(shè)的發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

[1]樊盛英.論新時(shí)期下住房公積金檔案的管理[J].蘭臺(tái)世界.2015（5）：18-24.

[2]田卉春.住房公積金檔案管理存在的問(wèn)題及其對(duì)策探討[J].科技創(chuàng)新導(dǎo)報(bào).2013（25）：104-111.

[3]劉碩.論當(dāng)前檔案管理工作存在的問(wèn)題與對(duì)策并做出創(chuàng)新的建議[J].黑龍江史志.2013（15）：25-36.