新形勢下鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理的創(chuàng)新服務(wù)研究

寇艷霞

摘 要：在新形勢下，鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案數(shù)據(jù)量劇增，檔案內(nèi)容更為豐富，采集、利用界限拓寬，為提升檔案利用率，必須創(chuàng)新相關(guān)管理服務(wù)機制。首先，鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理部門應(yīng)拓展服務(wù)領(lǐng)域，面向多元化主體提供信息服務(wù)，興辦服務(wù)實體，發(fā)展檔案產(chǎn)業(yè)，加強橫向聯(lián)合，實現(xiàn)信息資源共享，同時，革新服務(wù)手段，建立檔案室網(wǎng)頁，開展網(wǎng)上利用服務(wù)，開展在線服務(wù)，開發(fā)電子文件的自動上傳收集系統(tǒng)。

關(guān)鍵詞：新形勢下;鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理;創(chuàng)新服務(wù);研究

所謂檔案，是指人們在展開社會活動的過程中所形成的各類具有保存價值的原始記錄資料，其表現(xiàn)方式多種多樣，文字、圖表、音頻、影像等都屬于檔案資料[1]。檔案本質(zhì)上具有歷史再現(xiàn)性的特征，同時具有信息性、知識性、價值性、教育性，目前已經(jīng)深入到各行各業(yè)，記錄著時代的發(fā)展，行業(yè)的演變，成為了各個領(lǐng)域發(fā)展的見證，和引領(lǐng)行業(yè)發(fā)展的指南針。在新形勢下，鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理面臨著新的挑戰(zhàn)，而為了提升檔案利用率，在創(chuàng)新相關(guān)管理模式的同時，也應(yīng)該創(chuàng)新服務(wù)機制。

1 新形勢下鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理服務(wù)面臨的挑戰(zhàn)

在計算機技術(shù)及互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的推動下，社會全面步入大數(shù)據(jù)時代，任何數(shù)據(jù)都有可被挖掘利用的價值，數(shù)據(jù)量越大，價值就越高，鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案數(shù)據(jù)暴增，檔案的采集、使用界限也變得更為廣闊，檔案內(nèi)容變得更為豐富，電子檔案、用戶信息等被納入檔案管理范疇。在以往，檔案信息的載體多為紙質(zhì)文件以及一些音像資料，隨著時間的推移，大量的文書、檔案原件堆積，儲存難度大，整理起來比較困難，檢索查證效率極低。而在大數(shù)據(jù)時代，檔案資源趨于電子化、數(shù)字化，檔案數(shù)據(jù)儲存質(zhì)量提升，而且借助于互聯(lián)網(wǎng)，這些信息可實現(xiàn)實時傳遞和異地共享，信息查詢檢索流程簡化，檔案利用率全面提升。

在新形勢下，鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理服務(wù)面臨著新的挑戰(zhàn)。其一，為服務(wù)觀念的挑戰(zhàn)，要想提升檔案利用率，工作人員必須轉(zhuǎn)變檔案管理服務(wù)理念，借助于高效便捷的服務(wù)，來體現(xiàn)出鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案的利用價值;其二，為服務(wù)內(nèi)容的挑戰(zhàn)，在信息化時代，社會信息資源的價值得到充分展現(xiàn)，越來越多人開始重視檔案的管理利用，在這種情況下，鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理人員應(yīng)該基于社會及個人需求，調(diào)整服務(wù)內(nèi)容，比如說擴大檔案收集范圍、拓展檔案查閱方式等;其三，為服務(wù)手段的挑戰(zhàn)，隨著計算機、信息技術(shù)等在人們生活中的普及，各行各業(yè)均朝著信息化、智能化的方向發(fā)展，為了更上時代潮流，合理引進現(xiàn)代化信息技術(shù)、人工智能技術(shù)及設(shè)施，提升檔案管理服務(wù)水平，已是大勢所趨[2]。

2 新形勢下鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理的創(chuàng)新服務(wù)

2.1 擴展服務(wù)領(lǐng)域

1）信息服務(wù)的多元化。隨著社會的發(fā)展，鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理服務(wù)對象從企事業(yè)單位，轉(zhuǎn)變?yōu)樯鐣w，管理人員不僅要滿足黨政機關(guān)、企事業(yè)單位在社會活動中需要利用到檔案信息的組織和個人的需求，還需為社會上可能利用到檔案的組織及個人提供相關(guān)服務(wù)，人們對于檔案信息的需求，將轉(zhuǎn)變?yōu)閷τ跈n案、圖書、文件、視頻等所有類型資料的多元化需求。

2）興辦服務(wù)實體，發(fā)展檔案產(chǎn)業(yè)。二十一世紀是信息化時代，基于信息開發(fā)利用角度，檔案管理人員的角色不止于檔案保管者，還增添了信息擁有者、提供者等多重身份，檔案室也不再是單純的檔案儲存場所，而是社會資源信息聚集、交流所在，從這方面思考，大力開發(fā)檔案信息服務(wù)產(chǎn)業(yè)，創(chuàng)建以檔案為核心，為社會提供檔案信息采集、處理、儲存、豐富、檢索服務(wù)的工作實體是一條可行的發(fā)展道路。在檔案信息開發(fā)利用過程中，管理人員應(yīng)樹立產(chǎn)業(yè)意識及主動服務(wù)意識，充分挖掘信息資源，發(fā)揮其在科研教育、鄉(xiāng)鎮(zhèn)發(fā)展建設(shè)、區(qū)域經(jīng)濟發(fā)展中的信息指導(dǎo)價值[3]。

3）加強橫向聯(lián)合，實現(xiàn)信息資源共享。社會信息資源的價值得到重視，是從互聯(lián)網(wǎng)時代、大數(shù)據(jù)時代開始的，信息量越大，信息價值就越高。所以，鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理部門在為社會提供信息服務(wù)時，應(yīng)盡自己所能從互聯(lián)網(wǎng)上搜索相關(guān)真實信息，擴充檔案內(nèi)容，同時，應(yīng)積極主動打破檔案、圖書、情報等部門之間的壁壘，實現(xiàn)橫向聯(lián)合，信息共享，將所有信息集合在一起，再進行整理、分類、保存、利用，充分發(fā)揮整體優(yōu)勢。

2.2 革新服務(wù)手段

1）建立檔案室網(wǎng)頁，開展網(wǎng)上利用服務(wù)。鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理過程中，檔案室可以借助企事業(yè)單位網(wǎng)站，自主制作網(wǎng)頁，并關(guān)聯(lián)企事業(yè)單位網(wǎng)站，構(gòu)建檔案信息網(wǎng)絡(luò)檢索平臺，讓用戶能夠自主登陸平臺，查詢權(quán)限范圍內(nèi)的信息。而在檔案管理過程中，管理人員應(yīng)該以網(wǎng)站作為基礎(chǔ)平臺，加快檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)步伐，實現(xiàn)檔案信息資源的電子化、數(shù)字化管理。在管理過程中，應(yīng)加強與宣傳部門的配合，鄉(xiāng)鎮(zhèn)企事業(yè)單位舉辦重大活動時產(chǎn)生的文件、圖片、視頻等資料應(yīng)該及時歸檔，進行整理，歸入相關(guān)目錄中，加強與企事業(yè)單位信息管理部門的合作，構(gòu)建電子檔案數(shù)據(jù)管理中心，提供非保密性電子文件查詢、利用服務(wù)，實現(xiàn)檔案信息的高效利用與異地共享[4]。

2）開展在線服務(wù)。在以往，人們想要利用檔案，需嚴格按照檔案借閱流程，調(diào)出檔案，瀏覽或借用檔案資料，流程繁雜，耗時費力，而且檔案損壞、丟失的風險極高，這極大程度上限制了檔案的利用。在新形勢下，鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理趨于信息化、數(shù)字化，檔案利用方式也發(fā)生了變化，傳統(tǒng)的被動式、手工式檔案服務(wù)模式，被現(xiàn)代化的主動式、自動化檔案服務(wù)模式所替代。檔案管理部門可以在官方網(wǎng)頁上，匯編不同檔案專題，提供數(shù)據(jù)庫檢索、查詢服務(wù)，借助電子信箱傳閱檔案資料，進行信息交流，大大強化了檔案管理服務(wù)的交互性，提升了服務(wù)的便捷度和有效性，同時，也確保了檔案材料的完整性和真實性。

3）電子文件的自動上傳收集。在信息化時代背景下，鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理室應(yīng)該引進計算機、復(fù)印機、打印機、攝影機、掃描儀、專用微機等信息技術(shù)設(shè)備，構(gòu)建檔案數(shù)據(jù)平臺，完善電子文件采集模式。借助于現(xiàn)代化信息技術(shù)，電子檔案采集只需通過簡單的掃描、下載、上傳即可完成，檔案室可以在官方網(wǎng)頁上建立電子文件自動上傳的工作窗口，文件采集后的第一時間，將其上傳到服務(wù)器中，歸入檔案。比如說，檔案室可自行開發(fā)電子文件全文自動上傳歸檔系統(tǒng)，這樣管理人員可以利用計算機，通過互聯(lián)網(wǎng)將電子文件上傳到檔案服務(wù)器中，無需跑到檔案室上交光盤、U盤等儲存工具，即可將單位非保密性檔案歸檔，高效便捷[5]。

3 結(jié)語

鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案是鄉(xiāng)鎮(zhèn)發(fā)展建設(shè)過程中形成的資料合集，是社會信息資源的重要組成部分，見證了鄉(xiāng)鎮(zhèn)的發(fā)展，引領(lǐng)者鄉(xiāng)鎮(zhèn)未來的進步，意義重大。受到計算機、互聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)、云計算等現(xiàn)代化科技的影響，鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理模式在不斷革新，檔案容量越來越大，其信息指導(dǎo)價值在大數(shù)據(jù)支持下得到充分體現(xiàn)。但是，要想充分發(fā)揮鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案在鄉(xiāng)鎮(zhèn)發(fā)展中的指導(dǎo)作用，就必須做好檔案利用工作，創(chuàng)新檔案管理中的服務(wù)機制，為用戶提供便捷高效的服務(wù)。

參考文獻

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