事業(yè)單位文書(shū)檔案管理優(yōu)化分析

摘 要：在我國(guó)的企事業(yè)單位中，事業(yè)單位的地位是極為特殊的，我國(guó)事業(yè)單位需要承擔(dān)著相關(guān)政府部門(mén)的部分職能，所以事業(yè)單位的運(yùn)轉(zhuǎn)在一定程度上會(huì)影響到社會(huì)的穩(wěn)定和人們的生活，因此隨著我國(guó)現(xiàn)代化建設(shè)水平的不斷提高和經(jīng)濟(jì)社會(huì)的不斷發(fā)展，我國(guó)事業(yè)單位的發(fā)展也愈發(fā)受到重視，事業(yè)單位的管理工作也得到了快速發(fā)展。在事業(yè)單位的管理工作中，文書(shū)檔案管理設(shè)計(jì)中十分基礎(chǔ)的管理工作，事業(yè)單位的文書(shū)檔案資料中包含了事業(yè)單位相關(guān)人員的檔案資料以及單位內(nèi)部各項(xiàng)事務(wù)的資料，對(duì)這些文書(shū)檔案進(jìn)行有效的整理和管理，對(duì)于事業(yè)單位各項(xiàng)工作的開(kāi)展和正常運(yùn)營(yíng)都有著重要作用，所以事業(yè)單位必須要重視文書(shū)檔案管理工作。本文就對(duì)事業(yè)單位文書(shū)檔案管理工作存在的問(wèn)題進(jìn)行分析，并探討在新時(shí)期如何對(duì)該工作進(jìn)行有效的優(yōu)化。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;文書(shū)檔案管理;優(yōu)化

事業(yè)單位在我國(guó)經(jīng)濟(jì)社會(huì)中的地位是極為特殊的，事業(yè)單位的發(fā)展對(duì)我國(guó)社會(huì)和諧穩(wěn)定和人們的生活質(zhì)量都會(huì)產(chǎn)生一定影響，所以隨著我國(guó)現(xiàn)代化建設(shè)水平的不斷提高，我國(guó)事業(yè)單位的職能也更加豐富，其能夠發(fā)揮出的作用也更加顯著，所以為了保證事業(yè)單位各項(xiàng)工作的正常開(kāi)展，提高其發(fā)展水平，必須要對(duì)管理工作進(jìn)行改進(jìn)。文書(shū)檔案管理是一項(xiàng)比較基礎(chǔ)的管理工作，主要是對(duì)各種文書(shū)資料和檔案資料進(jìn)行整理、分類(lèi)和歸檔，由于該工作與事業(yè)單位的職能之間沒(méi)有直接的聯(lián)系，所以很多事業(yè)單位都忽視了該工作，可是隨著事業(yè)單位發(fā)展水平的不斷提高，其內(nèi)部文書(shū)檔案資料的數(shù)量也在項(xiàng)目增多，對(duì)其管理工作的要求提高，在這種形勢(shì)下，要求事業(yè)單位必須要對(duì)文書(shū)檔案管理工作進(jìn)行優(yōu)化。

1 信息化對(duì)事業(yè)單位文書(shū)檔案管理產(chǎn)生的影響

自從進(jìn)入21世紀(jì)以來(lái)，我國(guó)互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)和計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展就促進(jìn)了我國(guó)科技的進(jìn)步，而近幾年來(lái)，信息技術(shù)的出現(xiàn)和應(yīng)用使得我國(guó)進(jìn)入了信息化社會(huì)，在信息化社會(huì)中，信息的重要性和價(jià)值得到了凸顯，對(duì)于各行各業(yè)的發(fā)展都會(huì)產(chǎn)生很大影響，所以我國(guó)事業(yè)單位在發(fā)展的過(guò)程中，文書(shū)檔案管理工作的作用就進(jìn)一步提高。事業(yè)單位的文書(shū)檔案管理工作，主要是對(duì)各種文件資料和檔案材料進(jìn)行收集、整理和利用，這本身就是一種信息價(jià)值的體現(xiàn)，所以在信息化社會(huì)來(lái)臨以后，事業(yè)單位的文書(shū)檔案管理工作也發(fā)生了很大的變化，信息化和數(shù)字化已經(jīng)成為了事業(yè)單位文書(shū)檔案管理工作的重要趨勢(shì)和發(fā)展方向。

我國(guó)傳統(tǒng)的事業(yè)單位文書(shū)檔案管理工作，主要是對(duì)紙質(zhì)的文書(shū)檔案進(jìn)行管理，通過(guò)人工管理的方式進(jìn)行，這種管理方式十分落后，效率也很低下，需要消耗大量的人力、物力和時(shí)間，所以其對(duì)于事業(yè)單位發(fā)展所產(chǎn)生的影響是十分有限的。但是信息化社會(huì)來(lái)臨以后，將各種信息化技術(shù)和計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用于事業(yè)單位的文書(shū)檔案管理工作中，工作人員就可以利用先進(jìn)的技術(shù)，對(duì)文書(shū)檔案的收集、鑒定、整理和利用的過(guò)程進(jìn)行改進(jìn)，而且相關(guān)專(zhuān)業(yè)系統(tǒng)也能夠及時(shí)發(fā)現(xiàn)文件材料中存在的差錯(cuò)和漏洞，可以避免材料錯(cuò)誤等問(wèn)題的發(fā)生，提高文書(shū)檔案管理工作的質(zhì)量。除此以外，傳統(tǒng)的紙質(zhì)文書(shū)檔案管理工作在開(kāi)展的過(guò)程中，需要考慮到各種材料的安全性，因?yàn)檫@種紙質(zhì)材料很容易在保管的過(guò)程中受到損壞，導(dǎo)致文書(shū)檔案信息不完整，而信息化技術(shù)在其中的應(yīng)用，卻能夠通過(guò)對(duì)電子文書(shū)檔案材料的管理，對(duì)原始文件進(jìn)行備份管理，防止數(shù)據(jù)丟失，同時(shí)信息化技術(shù)中的云技術(shù)還能夠?yàn)槲臅?shū)檔案管理提供超大的存儲(chǔ)空間，有效節(jié)約了文書(shū)檔案管理工作的資源。

2 新時(shí)期事業(yè)單位文書(shū)檔案管理存在的問(wèn)題

2.1 對(duì)文書(shū)檔案管理的重視程度不足

由于事業(yè)單位承擔(dān)著我國(guó)政府部門(mén)的部分職能，所以在我國(guó)經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展中，事業(yè)單位的發(fā)展重點(diǎn)始終集中于相關(guān)職能的有效落實(shí)，對(duì)于經(jīng)濟(jì)利益并不重視，但是不能否認(rèn)的是，隨著社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制的不斷完善和發(fā)展以及事業(yè)單位改革的不斷深化，我國(guó)事業(yè)單位也開(kāi)始認(rèn)識(shí)到經(jīng)濟(jì)效益的重要性，并在發(fā)展的過(guò)程中努力兼顧經(jīng)濟(jì)效益。在該過(guò)程中，由于文書(shū)檔案管理工作并不能創(chuàng)造直接的經(jīng)濟(jì)效益，而且相關(guān)工作比較基礎(chǔ)和繁瑣，對(duì)于事業(yè)單位相關(guān)職能落實(shí)所產(chǎn)生的影響也并不明顯，在這種情況下，很多事業(yè)單位就忽視了文書(shū)檔案管理，直至當(dāng)前，我國(guó)的很多事業(yè)單位都沒(méi)有認(rèn)識(shí)到文書(shū)檔案管理工作的重要性，沒(méi)有會(huì)為主的管理工作的開(kāi)展提供良好的環(huán)境和充足的支持，相關(guān)基礎(chǔ)設(shè)施并不完善，這直接導(dǎo)致了事業(yè)單位文書(shū)檔案管理工作難以有效開(kāi)展[1]。

2.2 文書(shū)檔案管理制度不完善

文書(shū)檔案管理作為事業(yè)單位的一項(xiàng)基礎(chǔ)管理工作，管理制度是保證該工作得到落實(shí)的重要保障，可是由于事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)文書(shū)檔案管理工作不夠重視，所以也就沒(méi)有完善相關(guān)管理制度，只是提出了文書(shū)檔案管理的一些基礎(chǔ)要求和規(guī)范，但沒(méi)有對(duì)其進(jìn)行細(xì)化，也沒(méi)有提出管理人員的職責(zé)和義務(wù)。另外，由于文書(shū)檔案管理工作的內(nèi)容比較基礎(chǔ)和繁瑣，所以相關(guān)管理制度也會(huì)比較復(fù)雜，所以相關(guān)部門(mén)在制定管理制度時(shí)就會(huì)比較懈怠，相關(guān)管理制度并不健全，存在很多漏洞[2]。這樣文書(shū)檔案管理工作在實(shí)施的過(guò)程中，就會(huì)存在著文書(shū)檔案資料收集不及時(shí)、檔案資料的管理效率低下以及資料利用率低下等問(wèn)題，這不利于文書(shū)檔案管理工作的開(kāi)展。

2.3 文書(shū)檔案管理方式落后

隨著信息技術(shù)和計(jì)算機(jī)技術(shù)的不斷發(fā)展，我國(guó)已經(jīng)進(jìn)入了信息化社會(huì)，很多信息技術(shù)也在事業(yè)單位的管理工作中得到了應(yīng)用，可是文書(shū)檔案管理工作的信息化水平仍然比較低，很多先進(jìn)的信息技術(shù)并沒(méi)有在其中得到應(yīng)用，文書(shū)檔案管理，信息化建設(shè)的速度比較緩慢，相關(guān)的管理理念和管理方法也比較落后，與我國(guó)事業(yè)單位的發(fā)展要求和發(fā)展趨勢(shì)是不相適應(yīng)的，這些都直接導(dǎo)致了事業(yè)單位文書(shū)檔案管理工作效率低下[3]。

2.4 管理人員素質(zhì)低下

在事業(yè)單位的文書(shū)檔案管理工作中，管理人員素質(zhì)低下是一個(gè)比較嚴(yán)重的問(wèn)題，而其根本原因也是由于事業(yè)單位對(duì)文書(shū)檔案管理工作不夠重視，所以在選擇管理人員時(shí)，并沒(méi)有對(duì)其專(zhuān)業(yè)性和業(yè)務(wù)能力進(jìn)行嚴(yán)謹(jǐn)?shù)目疾欤踔習(xí)x擇一些其他崗位的員工進(jìn)行兼職，一些即將退休的員工也可能會(huì)被安排到該崗位上，工作人員的流動(dòng)性很大，但是其本身又缺乏足夠的專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)，導(dǎo)致了文書(shū)檔案管理人員的整體素質(zhì)不高，在工作的過(guò)程中也會(huì)缺乏責(zé)任感，工作中很容易出現(xiàn)各種問(wèn)題。另外，還有一些事業(yè)單位會(huì)選擇一些專(zhuān)業(yè)的人員來(lái)開(kāi)展檔案管理工作，這些管理人員的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)比較高，經(jīng)驗(yàn)也比較豐富，但是與此相對(duì)應(yīng)的是年齡普遍偏大，而這樣的工作人員，其工作思維和模式比較僵化，對(duì)信息技術(shù)和計(jì)算機(jī)技術(shù)的接受程度比較低，也無(wú)法合理應(yīng)用，這樣也會(huì)導(dǎo)致文書(shū)檔案館工作的水平難以提高[4]。

3 新時(shí)期事業(yè)單位文書(shū)檔案管理的優(yōu)化措施

3.1 加強(qiáng)對(duì)文書(shū)檔案管理工作的重視

正如上面所提到的，在我國(guó)事業(yè)單位的眾多管理工作中，文書(shū)檔案管理工作相對(duì)應(yīng)并不受領(lǐng)導(dǎo)的重視，很多領(lǐng)導(dǎo)都沒(méi)有認(rèn)識(shí)到其對(duì)于事業(yè)單位發(fā)展的重要性，所以就導(dǎo)致了該工作在開(kāi)展的過(guò)程中，相關(guān)基礎(chǔ)設(shè)施不完善，工作環(huán)境也比較差。針對(duì)該問(wèn)題，我國(guó)事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)必須要加強(qiáng)對(duì)文書(shū)檔案管理工作的重視，領(lǐng)導(dǎo)方面需要將文書(shū)檔案管理工作作為事業(yè)單位的日常管理工作內(nèi)容，定期對(duì)文書(shū)檔案管理工作進(jìn)行了解和視察，加大對(duì)文書(shū)檔案管理工作的投入力度，在事業(yè)單位內(nèi)部形成一種良好的工作氛圍，以此來(lái)促進(jìn)文書(shū)檔案管理工作的高效開(kāi)展[5]。另外，文書(shū)檔案管理部門(mén)自身也需要加強(qiáng)對(duì)工作的重視，積極爭(zhēng)取領(lǐng)導(dǎo)的重視。文書(shū)檔案管理人員需要端正自己的態(tài)度，同時(shí)要引起領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)注，可以定期將一些重要的文件和檔案資料交給領(lǐng)導(dǎo)閱覽，讓領(lǐng)導(dǎo)真切感受到該工作的重要性。

3.2 做好收集歸檔工作

在文書(shū)檔案管理工作中收集歸檔是其中最基礎(chǔ)的環(huán)節(jié)，該環(huán)節(jié)主要是對(duì)事業(yè)單位產(chǎn)生的各種文書(shū)資料和檔案資料進(jìn)行分類(lèi)整理和歸檔，如果該環(huán)節(jié)無(wú)法正常開(kāi)展，那么文書(shū)檔案管理工作自然也就無(wú)法進(jìn)行。所以我國(guó)事業(yè)單位的文書(shū)檔案管理部門(mén)必須要加強(qiáng)對(duì)文書(shū)檔案收集歸檔工作的重視，要安排工作人員對(duì)產(chǎn)生的所有文書(shū)檔案進(jìn)行及時(shí)的收集和分析，并按時(shí)歸檔。為了保證該環(huán)節(jié)的正常開(kāi)展，文書(shū)檔案管理部門(mén)可以與其他部門(mén)進(jìn)行溝通和合作，及時(shí)收集各種材料，保證材料的完整性和實(shí)時(shí)性，然后安排專(zhuān)門(mén)的工作人員對(duì)其進(jìn)行分類(lèi)歸檔，在該過(guò)程中，工作人員需要對(duì)上級(jí)傳達(dá)的相關(guān)文件資料進(jìn)行傳閱和歸檔，做好清查，同時(shí)還要對(duì)單位產(chǎn)生的資料進(jìn)行收集和整理，同時(shí)要保證統(tǒng)一收發(fā)，所有的文書(shū)檔案材料都要統(tǒng)一拆封、統(tǒng)一登記和統(tǒng)一管理，不能散失，保證材料的完整性[6]。在文書(shū)檔案材料歸檔的過(guò)程中，工作人員還需要對(duì)收集歸檔的相關(guān)材料進(jìn)行記錄，方便后期進(jìn)行查閱。

3.3 完善文書(shū)檔案管理制度

由于文書(shū)檔案管理工作的開(kāi)展，必須要有相關(guān)的管理制度作為保證，所以事業(yè)單位想要在新時(shí)期對(duì)文書(shū)檔案管理工作進(jìn)行優(yōu)化，首先就要完善文書(shū)檔案管理制度，推動(dòng)文書(shū)檔案管理的制度化建設(shè)，保證該工作的有序性。首先事業(yè)單位需要健全文書(shū)檔案工作的制度，也就是要明確文書(shū)檔案管理工作的相關(guān)流程，然后結(jié)合事業(yè)單位的實(shí)際情況和發(fā)展趨勢(shì)，提出文書(shū)檔案管理的具體要求和規(guī)范，提出管理工作的重點(diǎn)，保證文書(shū)檔案管理工作能夠在制度的指引下有序進(jìn)行，保證文書(shū)檔案管理工作的高效性，同時(shí)要為文書(shū)檔案的查閱和使用創(chuàng)造便利的條件[7]。其次，事業(yè)單位需要健全文書(shū)檔案管理的監(jiān)督制度，因?yàn)槲臅?shū)檔案管理工作會(huì)影響到事業(yè)單位其他工作的開(kāi)展，所以事業(yè)單位需要對(duì)該工作進(jìn)行監(jiān)督和管理，可以通過(guò)事前監(jiān)督、事中監(jiān)督和事后監(jiān)督的方式，形成一套完整的監(jiān)督體系，對(duì)每個(gè)工作流程和工作人員的操作等都進(jìn)行有效監(jiān)督，保證文書(shū)檔案管理工作的規(guī)范性和保密性。最后，事業(yè)單位需要建立文書(shū)檔案管理的績(jī)效獎(jiǎng)懲機(jī)制，該制度的主要作用是提高工作人員的工作積極性，防止其在工作中出現(xiàn)失誤，保證工作質(zhì)量。

3.4 提高工作人員素質(zhì)

工作人員素質(zhì)對(duì)于事業(yè)單位文書(shū)檔案管理工作的質(zhì)量會(huì)產(chǎn)生直接影響，所以在現(xiàn)代社會(huì)事業(yè)單位想要優(yōu)化文書(shū)檔案管理工作，提高文書(shū)檔案管理工作的質(zhì)量，就必須要以提高工作人員素質(zhì)為前提，對(duì)工作人員進(jìn)行相關(guān)培訓(xùn)，提高其專(zhuān)業(yè)能力和業(yè)務(wù)能力。當(dāng)前我國(guó)進(jìn)入了信息化社會(huì)，所以信息化技術(shù)和計(jì)算機(jī)技術(shù)在文書(shū)檔案管理工作中的應(yīng)用就是必不可少的，這時(shí)就要求工作人員必須要具備相關(guān)的信息技術(shù)操作能力，要能夠熟練應(yīng)用相關(guān)的信息技術(shù)和系統(tǒng)來(lái)開(kāi)展文書(shū)檔案管理工作，提高工作人員的信息技術(shù)水平。事業(yè)單位文書(shū)檔案管理人員的基礎(chǔ)素質(zhì)要求就是具備文書(shū)檔案管理的專(zhuān)業(yè)知識(shí)，對(duì)文書(shū)檔案管理工作有正確的認(rèn)識(shí)，能夠正確處理文書(shū)檔案管理的日常工作，保證工作流程的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化，能夠熟練進(jìn)行文書(shū)檔案的收集、鑒定、保管和利用[8]。除此之外，事業(yè)單位的文書(shū)檔案管理人員還必須要具備較強(qiáng)的責(zé)任感，要明白自身工作的重要性，在保證工作規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化的同時(shí)，學(xué)習(xí)更多先進(jìn)的管理理念和管理方法，提高文書(shū)檔案管理的質(zhì)量。

4 事業(yè)單位文書(shū)檔案管理信息化建設(shè)的策略

4.1 創(chuàng)新管理理念

在當(dāng)前的信息化時(shí)代，我國(guó)事業(yè)單位想要對(duì)文書(shū)檔案管理工作進(jìn)行優(yōu)化，就必須要促進(jìn)文書(shū)檔案管理的信息化建設(shè)，提高文書(shū)檔案管理工作的信息化水平，這就要求相關(guān)管理人員創(chuàng)新管理理念和管理方法，明確信息化的管理理念，提高信息化意識(shí)，將信息化管理的理念融入到管理工作中，以此來(lái)保證文書(shū)檔案管理工作能夠與事業(yè)單位現(xiàn)代化建設(shè)和發(fā)展的需要相適應(yīng)[9]。在文書(shū)檔案管理信息化建設(shè)中，勢(shì)必會(huì)使用到各種先進(jìn)的設(shè)備和信息技術(shù)，這樣能夠提高管理工作的效率和質(zhì)量。所以管理人員需要對(duì)自身的管理思維進(jìn)行創(chuàng)新，要了解信息化技術(shù)對(duì)文書(shū)檔案管理工作的重要意義，摒棄傳統(tǒng)的管理理念和管理方法，要從信息化的角度出發(fā)，對(duì)文書(shū)檔案管理的各個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行創(chuàng)新和改進(jìn)，同時(shí)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)要加大相關(guān)人力、物力和財(cái)力的投入，保證各個(gè)環(huán)節(jié)的信息化水平。

4.2 更新軟硬件設(shè)施

事業(yè)單位文書(shū)檔案管理的信息化建設(shè)，需要有相關(guān)的軟硬件設(shè)施作為支撐，這是該工作開(kāi)展的基礎(chǔ)要求。在利用信息化技術(shù)來(lái)開(kāi)展文書(shū)檔案管理工作時(shí)，勢(shì)必會(huì)應(yīng)用到一些先進(jìn)的設(shè)備，比如計(jì)算機(jī)設(shè)備和數(shù)據(jù)收集設(shè)備等，同時(shí)還需要使用到很多先進(jìn)的軟件和系統(tǒng)，對(duì)文書(shū)檔案材料進(jìn)行分類(lèi)和整理，這樣才能夠保證文書(shū)檔案管理工作的信息化、數(shù)字化和智能化。因此我國(guó)事業(yè)單位需要對(duì)文書(shū)檔案管理工作中的相關(guān)軟硬件設(shè)施進(jìn)行更新，用最先進(jìn)的技術(shù)和系統(tǒng)來(lái)保證文書(shū)檔案管理工作的信息化水平。

4.3 建立完善的信息化管理平臺(tái)

事業(yè)單位文書(shū)檔案信息化建設(shè)的開(kāi)展需要依賴(lài)于完善的信息化管理平臺(tái)，這是該工作的重要保障，所以我國(guó)事業(yè)單位需要根據(jù)文書(shū)檔案管理工作的要求，構(gòu)建起一個(gè)科學(xué)和實(shí)用的信息化管理平臺(tái)，該平臺(tái)主要用于文書(shū)檔案材料的加工、存儲(chǔ)、保密和查詢(xún)，文書(shū)檔案管理人員可以利用該平臺(tái)進(jìn)行文書(shū)檔案材料的收集和整理，而其他的工作人員也可以通過(guò)該平臺(tái)進(jìn)行文書(shū)檔案材料的查詢(xún)和使用，保證該平臺(tái)的功能性和實(shí)用性，以此來(lái)充分發(fā)揮出文書(shū)檔案管理工作的效用[10]。在文書(shū)檔案信息化管理平臺(tái)構(gòu)建過(guò)程中，需要在該平臺(tái)與外網(wǎng)之間構(gòu)建起一個(gè)隔離層，或者搭起防火墻，這主要是為了防止平臺(tái)內(nèi)的數(shù)據(jù)和資料泄露，提高數(shù)據(jù)的安全性。

5 結(jié)束語(yǔ)

綜合上文內(nèi)容可以得知，在當(dāng)前我國(guó)的事業(yè)單位發(fā)展過(guò)程中，文書(shū)檔案管理工作是其中十分基礎(chǔ)的管理工作內(nèi)容，該工作主要是對(duì)相關(guān)的文件和檔案資料進(jìn)行整理和管理，是事業(yè)單位比較日常的工作，所以很多事業(yè)單位并沒(méi)有認(rèn)識(shí)到該工作的重要性，管理方式落后和管理制度不完善的問(wèn)題普遍存在，管理人員的素質(zhì)也相對(duì)比較低，與當(dāng)前我國(guó)事業(yè)單位的發(fā)展不相適應(yīng)。當(dāng)前我國(guó)已經(jīng)進(jìn)入了信息化社會(huì)，信息技術(shù)的普及應(yīng)用以及事業(yè)單位本身的快速發(fā)展，都給文書(shū)檔案管理工作提出了更高的要求，所以要求我國(guó)事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)必須要加強(qiáng)對(duì)文書(shū)檔案管理工作的重視，完善文書(shū)檔案管理制度，改進(jìn)管理方式，并提高管理人員的素質(zhì)，同時(shí)加強(qiáng)信息化技術(shù)在其中的有效應(yīng)用，實(shí)現(xiàn)文書(shū)檔案信息化管理，以此來(lái)提高文書(shū)檔案管理工作的整體質(zhì)量。

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作者簡(jiǎn)介

于柏云（1971-），女，漢族，遼寧省朝陽(yáng)市，本科，副高級(jí)研究館員，研究方向：檔案管理。