淺談新農(nóng)保檔案管理工作

李永紅

摘 要：近年來，隨著我國經(jīng)濟的快速發(fā)展，人們對于養(yǎng)老等社會公共產(chǎn)品的使用和要求也越來越高。在這一背景下，新農(nóng)保作為一種覆蓋面廣、適應人群多樣的養(yǎng)老保險被大力推廣。但由于參加新農(nóng)保的人員較多，使得新農(nóng)保檔案管理工作具有較大的困難。目前我國很多地方對于新農(nóng)保的檔案還沒有形成一套行之有效的管理方案，使得檔案管理存在較多問題，提高針對新農(nóng)保的檔案管理水平就具有重要意義。在這一背景下，筆者提出了本課題的研究。

關(guān)鍵詞：新農(nóng)保;檔案管理;信息

新農(nóng)保政策也使檔案管理工作進入一種新常態(tài)，迫使檔案工作者開創(chuàng)新思維。新農(nóng)保檔案管理工作如何更好的開展是新形勢下面臨的新課題，既給檔案管理工作帶來新的源泉，使檔案管理獲得新的發(fā)展機遇，同時也改變了傳統(tǒng)的檔案管理模式，激發(fā)檔案管理尋求更多、更廣、更適宜新農(nóng)保的檔案管理新模式。

1 建立完善的檔案管理體系

完善基礎(chǔ)設(shè)施體系，保障社保檔案安全。社保檔案管理是一項持續(xù)性、基礎(chǔ)性的工作，必然要將其納入社會保險經(jīng)辦能力和社保工作體系中之中，進行綜合安排和考量。市縣級社保經(jīng)辦機構(gòu)必須要設(shè)置符合標準要求的專用庫房，確保達到防火、防盜、防塵、防潮等要求;根據(jù)不同功能將辦公、存儲、查閱進行分類設(shè)置，確保各類檔案間有效隔離;配備充足的檔案框架及其它保管器具，確保其符合國家相關(guān)規(guī)定標準;按照“六配套”標準，在檔案庫內(nèi)設(shè)置除溫機、空調(diào)、滅火器、消毒滅菌機、溫濕度計、吸塵器等，以便于滿足日常管理需求;根據(jù)辦公需求，購置掃描儀、復印機、計算機、光盤刻錄機等，用于對檔案進行歸檔與存儲，防止出現(xiàn)原始檔案丟失問題，不斷優(yōu)化現(xiàn)有的保管環(huán)境。隨著大數(shù)據(jù)體系不斷發(fā)展完善，要積極引入網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化管理模式，建設(shè)完善的檔案目錄數(shù)據(jù)庫，盡最大努力完善社保檔案數(shù)據(jù)庫，通過構(gòu)建對應查詢系統(tǒng)進行有效檢索，不斷提升社保工作信息化建設(shè)水平。

2 科學整合新農(nóng)保檔案資源

依據(jù)大數(shù)據(jù)優(yōu)勢提升檔案信息管理績效，確保其向系統(tǒng)化、結(jié)構(gòu)化、智慧化方向轉(zhuǎn)化，檔案部門必須要掌握必要的信息管理技術(shù)，以便于建設(shè)數(shù)字化電子檔案，進一步提升新農(nóng)保檔案管理及整合能力。

2.1 加強新農(nóng)保檔案數(shù)據(jù)化管理

一是強化“存量數(shù)字化”管理模式。確保所有檔案管理均能夠?qū)崿F(xiàn)穩(wěn)定錄入，確保原始數(shù)據(jù)的真實性和權(quán)威性。由于農(nóng)村保險原始數(shù)據(jù)大多都是以紙質(zhì)文檔存在，因而必須要利用專門時間持續(xù)錄入和保存，以延長數(shù)據(jù)存儲時間，提各項管理效率。在進行數(shù)據(jù)查詢時，可以不必動用原件，只需要利用搜索引擎進行檢索即可，延長原始文檔的保存周期。二是完成“增量電子化”目標。檔案庫要確保所有次級文檔進行電子化收錄，以便于能夠與現(xiàn)有的檔案管理系統(tǒng)對接，直接對新農(nóng)保原始檔案進行保護。數(shù)據(jù)庫直接接收電子版本的檔案，對其進行數(shù)據(jù)歸檔、整理、分析，以便于進行數(shù)據(jù)優(yōu)化與決策。隨著大量的政務平臺出現(xiàn)，新農(nóng)保檔案需求對接部門、系統(tǒng)、數(shù)據(jù)極為多元，需要以時不我待的精神做好后續(xù)工作。

2.2 優(yōu)化資源結(jié)構(gòu)

新農(nóng)保檔案資源呈現(xiàn)出碎片化、底層化特征，各種檔案數(shù)據(jù)大多存儲于“數(shù)據(jù)孤島”中，如何連通這些孤立的數(shù)據(jù)庫，將海量的檔案資源歸集優(yōu)化，確保發(fā)揮檔案資源綜合效益，則需要各個不同的管理部門進行合作。一是構(gòu)建標準化數(shù)據(jù)庫。要為所有關(guān)聯(lián)部門設(shè)計相同標準數(shù)據(jù)庫，以確保數(shù)據(jù)錄入后自動歸集。二是與保險、醫(yī)療等行建立實時互動，確保新生成資源數(shù)據(jù)化。三是與數(shù)據(jù)開發(fā)部門合作，確保檔案管理部門與技術(shù)、人才方面的交流合作，運用更強的技術(shù)、利用專業(yè)技術(shù)機構(gòu)進行檔案資源優(yōu)化。檔案管理部門還要學會依托云計算等載體，對新農(nóng)保資源進行融合，確保形成“中國檔案云”，不僅能夠自動合并同類檔案，還能夠確保所有檔案自動歸集，節(jié)省大量的整理時間，相關(guān)組織和個人只需要做好維護工作即可。

2.3 規(guī)范傳播途徑和流程

隨著網(wǎng)絡(luò)傳播進入“多屏時代”，傳統(tǒng)的信息傳播模式已經(jīng)發(fā)生根本性的改變，無論從傳播渠道還是傳播速度都是以往任何一個時代無法比擬的。為確保檔案服務能夠與時代發(fā)展相匹配，必須要對其檢查模式、種類、接口等進行優(yōu)化，依托“云服務”構(gòu)建遠程服務體系，從而為新農(nóng)保檔案提供新的應用模式。

所謂的云服務是指依托網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)空間以易擴展、易存儲、易檢索方式構(gòu)建服務體系，是一種基于互聯(lián)網(wǎng)服務使用、增加及交互模式，在互聯(lián)網(wǎng)服務基礎(chǔ)上提供動態(tài)擴展服務，確保檔案資源集成化、虛擬化、智慧化。檔案云服務是指以“云計算”為建設(shè)基礎(chǔ)，以云存儲資源為保障，依托云平臺將分散檔案信息集中起來形成功能強大的服務云，利用云平臺的低成本、高安全、易擴展等特征，不斷提升新農(nóng)保檔案資源管理實效。國家構(gòu)建的“中國檔案云”是一個開放、完善、多元的共享數(shù)據(jù)系統(tǒng)，依托云技術(shù)發(fā)展優(yōu)勢，建立覆蓋全國的信息服務體系和專業(yè)化檢索平臺，面向全國擁有權(quán)限的機構(gòu)組織提供“一站式”服務。

3 提高新農(nóng)保檔案管理人員素養(yǎng)

加強檔案干部隊伍建設(shè)。各地區(qū)各部門各單位要把檔案干部培訓、交流、使用列入干部培養(yǎng)和選拔任用統(tǒng)一規(guī)劃，統(tǒng)籌安排，為檔案干部學習培訓、下基層掛職鍛煉、交流任職等創(chuàng)造條件，不斷提高檔案干部隊伍素質(zhì);為檔案部門配備堅強有力的領(lǐng)導班子;關(guān)心檔案干部成長，切實幫助他們解決各種實際問題和后顧之憂，保持檔案干部隊伍穩(wěn)定。要用中國特色社會主義理論體系武裝檔案干部頭腦，鼓勵他們埋頭苦干、樂于奉獻、銳意進取;建立科學的引才育才機制，引進和培養(yǎng)檔案專業(yè)人才;積極運用遠程教育開展檔案干部繼續(xù)教育，讓廣大檔案干部接受專業(yè)培訓，努力造就一支政治強、業(yè)務精、作風硬、紀律嚴的高素質(zhì)檔案干部隊伍。

增強管理意識，加強檔案管理隊伍建設(shè)，提高檔案工作人員水平。各地應根據(jù)具體情況定期舉行檔案業(yè)務及管理培訓，使管理人員熟悉相關(guān)檔案管理工作的法律及規(guī)章制度，增強檔案管理人員的業(yè)務及管理水平;定期組織檔案管理人員培訓，確保他們能夠掌握最新的檔案管理模式及方法，提升服務管理能力;增強檔案管理人員的創(chuàng)新意識，除能夠?qū)扔械臄?shù)據(jù)系統(tǒng)進行維護，還會主動發(fā)現(xiàn)數(shù)據(jù)中的傾向性問題，定期向管理部門提供報告，以便于各級領(lǐng)導進行有效決策。

4 結(jié)論

新農(nóng)保檔案管理是一項較為復雜的管理類型，加上近年來新參保人員的數(shù)量不斷增加，信息化建設(shè)和網(wǎng)絡(luò)化管理都對檔案管理造成了較大的沖擊，要想全面的了解檔案管理中所存在的問題具有較大的困難。由于本文筆者調(diào)研時間和精力有限，不能全面準確的分析當前在新農(nóng)保檔案管理中存在的問題，使得本文的調(diào)研結(jié)果顯得相對薄弱。在后續(xù)的研究過程中，筆者將進一步深入的進行調(diào)研，深入、充分、全面的了解當前新農(nóng)保檔案管理所存在的問題。

參考文獻

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