從新視角審視我國(guó)檔案管理的現(xiàn)狀與未來(lái)

孫海闊

摘 要：隨著當(dāng)前我國(guó)現(xiàn)代化水平的不斷提升，檔案管理工作正在逐步開(kāi)展，尤其是檔案管理在社會(huì)發(fā)展過(guò)程中發(fā)揮著越來(lái)越重要的作用，所以說(shuō)加強(qiáng)檔案管理十分必要。無(wú)論是企業(yè)發(fā)展還是社會(huì)進(jìn)步都離不開(kāi)檔案的有效管理，通過(guò)不斷對(duì)檔案的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、科學(xué)化綜合管理能夠是符合當(dāng)前發(fā)展趨勢(shì)的。本文簡(jiǎn)單介紹了檔案管理工作發(fā)展的現(xiàn)狀，同時(shí)又提出了未來(lái)的發(fā)展趨勢(shì)，希望對(duì)我國(guó)檔案管理工作的開(kāi)展有所幫助。

關(guān)鍵詞：檔案管理;發(fā)展現(xiàn)狀;未來(lái)趨勢(shì)

1 檔案管理工作發(fā)展的發(fā)展現(xiàn)狀

1.1 檔案基礎(chǔ)建設(shè)落后

由于當(dāng)前檔案基礎(chǔ)設(shè)施相對(duì)較落后，對(duì)于檔案的保管工作無(wú)法做到面面俱到，這就很容易造成檔案在受到一定程度的損壞，可能由于滲水或者是溫度等因素，因此必須對(duì)此方面引起重視。而造成這一現(xiàn)象的根本原因在于對(duì)檔案方面的資金投入較少，缺乏專項(xiàng)資金實(shí)現(xiàn)對(duì)于檔案基礎(chǔ)設(shè)施的有效規(guī)劃和建設(shè)。另外，由于檔案工作開(kāi)展對(duì)于經(jīng)濟(jì)效益并不明顯，所以造成很多單位都忽視對(duì)檔案的有效管理。而且大部分單位都存在檔案基礎(chǔ)管理設(shè)備缺失的現(xiàn)象，很多現(xiàn)代化技術(shù)應(yīng)用都無(wú)法實(shí)現(xiàn)。

1.2 人員水平偏低服務(wù)意識(shí)淡薄

目前我國(guó)從事檔案管理工作的專業(yè)人員相對(duì)來(lái)說(shuō)較少，而且其綜合服務(wù)意識(shí)與水平較低，不能夠具有針對(duì)性的開(kāi)展相關(guān)檔案服務(wù)工作。甚至很多檔案館疏于日常管理，反而成了眾多投機(jī)倒把者的鐵飯碗與養(yǎng)老崗，嚴(yán)重影響到整個(gè)檔案管理行業(yè)的行業(yè)氛圍。整體檔案從業(yè)人員綜合素質(zhì)水平偏低，服務(wù)意識(shí)較差，缺乏系統(tǒng)且專業(yè)的綜合技能培訓(xùn)。

1.3 存在信息共享壁壘

現(xiàn)階段信息化檔案管理工作存在的創(chuàng)新難題在于信息共享壁壘。這一問(wèn)題將直接導(dǎo)致嚴(yán)重的信息傳輸障礙，無(wú)法真正達(dá)到檔案管理的目的性，所以在進(jìn)行檔案管理信息化處理的過(guò)程中應(yīng)加強(qiáng)對(duì)各個(gè)職能部門(mén)的有效轉(zhuǎn)型，確保其在具體工作中堅(jiān)持以服務(wù)為核心，不斷精簡(jiǎn)原有復(fù)雜的審批程序，加強(qiáng)各個(gè)部門(mén)之間的協(xié)同作業(yè)。

1.4 管理人員信息化意識(shí)薄弱

隨著當(dāng)前檔案管理工作的不斷發(fā)展，對(duì)于人員素質(zhì)要求也在不斷提高，要求其具備信息化的管理意識(shí)，能夠更好的處理檔案管理工作中的信息化難題，而并不僅僅是進(jìn)行簡(jiǎn)單的檔案歸類等。目前來(lái)看我國(guó)檔案管理人員普遍存在年齡偏大的現(xiàn)象，對(duì)于各種信息化管理手段了解缺乏，也無(wú)法真正有效的對(duì)其進(jìn)行應(yīng)用，信息化管理意識(shí)薄弱;雖然很多檔案管理室對(duì)自身硬件設(shè)備進(jìn)行了信息化更新，但是因?yàn)槿狈ο嚓P(guān)管理人員的有效培養(yǎng)，使其無(wú)法真正發(fā)揮檔案管理的信息化效果，也就造成了管理人員存在信息化意識(shí)弱、專業(yè)技能知識(shí)不足、服務(wù)意識(shí)較差的現(xiàn)象，嚴(yán)重阻礙了檔案管理工作的信息化發(fā)展。

1.5 檔案綜合管理力度不夠

現(xiàn)階段我國(guó)檔案管理室主要是以班組的形式開(kāi)展工作，不能真正實(shí)現(xiàn)對(duì)其整體性有效管理，一般都要求提前向主管領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行匯報(bào)，這就很容易造成責(zé)任制度不清晰的現(xiàn)象產(chǎn)生，往往在開(kāi)展檔案管理工作時(shí)不能做到嚴(yán)格按照相關(guān)規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行，整體工作開(kāi)展缺乏有效的監(jiān)督管理體系和機(jī)制，拉低了檔案綜合管理水平。

2 檔案管理工作的發(fā)展趨勢(shì)

2.1 必須適應(yīng)大數(shù)據(jù)時(shí)代發(fā)展

隨著當(dāng)前信息化水平的不斷提升，檔案管理工作有必要加強(qiáng)對(duì)信息化的有效建立，這也是符合當(dāng)前社會(huì)發(fā)展要求的。建立智慧檔案館能夠充分發(fā)揮資源的有效性，滿足不同用戶人群的個(gè)人需求，有效提高對(duì)數(shù)字資源的利用率。另外還要加強(qiáng)開(kāi)展館藏和室藏存量檔案數(shù)字化工作，通過(guò)建立多種形式的檔案資源類型來(lái)豐富檔案館藏?cái)?shù)據(jù)庫(kù)，以便于后期進(jìn)行查閱和利用。同時(shí)還可以根據(jù)互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)來(lái)有效提高對(duì)社會(huì)檔案資源的利用，通過(guò)建立“實(shí)體分散、信息集中”的區(qū)域檔案資源管理架構(gòu)來(lái)實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案資源的最大化利用。

2.2 必須推進(jìn)檔案信息網(wǎng)絡(luò)化服務(wù)

加強(qiáng)推進(jìn)整體檔案服務(wù)格局的有效建立，因?yàn)闄n案管理工作隸屬于服務(wù)型政治公共項(xiàng)目，所以說(shuō)在其建設(shè)過(guò)程中應(yīng)加強(qiáng)其服務(wù)性功能的提升。通過(guò)不斷完善優(yōu)化區(qū)域一站式檔案公共服務(wù)體系來(lái)有效提高對(duì)檔案資源的遠(yuǎn)程管理，真正提高其服務(wù)功能，做到將檔案管理工作真正便利服務(wù)于廣大群眾。同時(shí)還要加強(qiáng)對(duì)新媒體住的有效應(yīng)用，通過(guò)建立信息數(shù)據(jù)共建共享平臺(tái)，來(lái)提高對(duì)各種數(shù)據(jù)資源知識(shí)的有效傳播和共享，加強(qiáng)對(duì)檔案數(shù)據(jù)信息的深度開(kāi)發(fā)，真正實(shí)現(xiàn)為整體社會(huì)的發(fā)展提供不予支持。

2.3 利用多種渠道不斷創(chuàng)新檔案服務(wù)機(jī)制

現(xiàn)階段我國(guó)正在加強(qiáng)信息化現(xiàn)代技術(shù)的有效應(yīng)用，因此對(duì)于信息數(shù)據(jù)資源的傳播和共享也提出了更高的要求與標(biāo)準(zhǔn)，所以有必要通過(guò)多種渠道來(lái)對(duì)檔案服務(wù)機(jī)制進(jìn)行創(chuàng)新和優(yōu)化。首先要樹(shù)立積極正確的檔案服務(wù)意識(shí)，真正明白其工作的開(kāi)展服務(wù)是服務(wù)于整體社會(huì)的，然后結(jié)合當(dāng)前已有的技術(shù)進(jìn)行實(shí)踐和創(chuàng)新。而且這種服務(wù)機(jī)制的有效創(chuàng)新，根本目的在于能夠?qū)Ω鞑块T(mén)的服務(wù)功能進(jìn)行有效挖掘和開(kāi)發(fā)，大大提高檔案管理服務(wù)水平。只有不斷提升整體工作人員的服務(wù)意識(shí)與水平，各部門(mén)之間的潛力開(kāi)發(fā)與功能性實(shí)現(xiàn)，創(chuàng)新服務(wù)管理機(jī)制，才可以有效確保其能夠?yàn)檎w社會(huì)的發(fā)展提供支持與幫助。

2.4 實(shí)現(xiàn)檔案信息共享資源

現(xiàn)階段我國(guó)檔案管理工作由于缺乏統(tǒng)一規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，使其在軟硬件的使用方面仍然比較混亂，另外也無(wú)法發(fā)揮軟硬件設(shè)施的真正作用，各個(gè)軟件之間無(wú)法達(dá)到資源數(shù)據(jù)的共享與傳輸，導(dǎo)致不同部門(mén)之間的檔案信息不流通等現(xiàn)象。所以應(yīng)加強(qiáng)對(duì)檔案管理軟硬件設(shè)施的統(tǒng)一化規(guī)定，其實(shí)對(duì)各個(gè)檔案信息數(shù)據(jù)進(jìn)行上傳，確保其行為規(guī)范操作的可行性，進(jìn)而建立一個(gè)統(tǒng)一完善的信息系統(tǒng)，能夠進(jìn)行各個(gè)資源數(shù)據(jù)庫(kù)之間的傳輸與共享。

2.5 紙質(zhì)檔案管理和電子檔案管理的融合

紙質(zhì)檔案管理與電子檔案管理的融合是適應(yīng)時(shí)代科技發(fā)展的最好的行動(dòng)方案，同時(shí)將兩種檔案管理方法結(jié)合應(yīng)用于管理工作之中，兩者共同發(fā)揮作用。具體措施如下：1）通過(guò)采取拍照、復(fù)印、掃描等方式將已經(jīng)進(jìn)行存檔的紙質(zhì)檔案進(jìn)行信息化處理，使紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換成為相對(duì)應(yīng)的電子檔案。2）制定完善紙質(zhì)檔案管理與電子檔案管理的融合機(jī)制的規(guī)章方案，并且要求檔案管理工作人嚴(yán)格按照制定好的融合機(jī)制進(jìn)行檔案管理工作。3）進(jìn)行兩種檔案管理的融合后，并將其以檔案資料形式展現(xiàn)給利用者，滿足利用者對(duì)檔案資料的所有需求。

3 結(jié)語(yǔ)

檔案管理工作一直以來(lái)都是城市發(fā)展的基礎(chǔ)，所以城市在發(fā)展過(guò)程中一定要對(duì)檔案管理工作的提升引起重視，認(rèn)清當(dāng)前發(fā)展現(xiàn)狀以及存在的問(wèn)題，朝著更加現(xiàn)代化、信息化、人文化、服務(wù)型的方向不斷發(fā)展，進(jìn)而不斷推動(dòng)我國(guó)的全面發(fā)展。

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