人事檔案管理制度的改革與創(chuàng)新

王洪利

摘 要：人事檔案作為人們信息的儲存媒介，是人員工作變動的必要信息材料，其發(fā)展對人力資源的結(jié)構(gòu)變化也有著重要作用。然而在實(shí)際生活中，大部分人對人事檔案了解都較為片面，也都不夠重視，加之我國在人事檔案方面的綜合發(fā)展不夠成熟，導(dǎo)致人事檔案在發(fā)展中存在一些明顯的不足。本文以人事檔案的管理制度作為分析對象，簡要概述了人事檔案制度存在的不足，研究分析了其改革和創(chuàng)新的策略，以提升人事檔案管理制度的綜合發(fā)展，推進(jìn)人事管理結(jié)構(gòu)的完善。

關(guān)鍵詞：人事檔案;管理制度;改革;創(chuàng)新

由于人們在人事檔案管理上的意識薄弱，導(dǎo)致傳統(tǒng)人事檔案管理制度在一定程度上存在不完善、不精準(zhǔn)的現(xiàn)象，加之人們工作穩(wěn)定性差，人員流動性大，致使傳統(tǒng)的人事檔案管理制度無法適應(yīng)人員變動帶來的棄檔、扣檔等問題，從而直接影響了人事檔案管理的綜合發(fā)展和可信度，降低了人們對其的信任，影響了人力資源結(jié)構(gòu)的優(yōu)化，這就使得人們不得不考慮人事檔案管理制度的改革和創(chuàng)新。

1 當(dāng)下人事檔案管理制度存在的不足

1.1 重視程度不夠

在人事檔案管理工作中，人事檔案管理制度的建立是保障人們信息安全的一個(gè)基礎(chǔ)。人事檔案作為人們從學(xué)習(xí)到工作等各方面的信息容器，直接體現(xiàn)著一個(gè)人在不斷的成長中所獲得的相關(guān)成就及經(jīng)驗(yàn)。在大多數(shù)的人事檔案中，檔案多以文字、表格等形式的資料存在或者儲存在單位、學(xué)?；蛘呤巧吹亟逃?，當(dāng)人們考取相關(guān)事業(yè)單位或者工作調(diào)整時(shí)，人事檔案便會隨之調(diào)整到相應(yīng)的地方，也會隨之進(jìn)行一定的添加，它是依照相關(guān)規(guī)定和規(guī)則進(jìn)行收集、管理的。在當(dāng)下社會中，由于行業(yè)選擇的多樣性，人們對于自身檔案重視程度明顯不夠，在人事檔案管理制度建立或者完善上也缺乏明顯的意識，在認(rèn)知上存在一定的誤差，從而導(dǎo)致了擅自建檔等不良問題的出現(xiàn)。加之我國人口不斷增加，社會發(fā)展給人才發(fā)展和人才選擇提供了更多的渠道，導(dǎo)致人事檔案管理工作開展越加困難，人事檔案管理制度的改革和創(chuàng)新越加緊迫[1]。

1.2 “棄檔”現(xiàn)象頻繁、資料完善更新困難

人事檔案制度的不規(guī)范導(dǎo)致“棄檔”現(xiàn)象成了檔案管理中較為普遍存在的問題，這一問題的出現(xiàn)直接影響了人事檔案工作發(fā)展的前進(jìn)性。據(jù)調(diào)查，除了在外務(wù)工的學(xué)生這一青提，在全國大約有六十五萬人的人事檔案都有著共同的問題——棄檔。從實(shí)質(zhì)去剖析這一問題的關(guān)鍵，便是由于傳統(tǒng)的人事檔案制度管理與當(dāng)下市場發(fā)展不匹配造成的：在傳統(tǒng)的檔案管理制度中，檔案具有極強(qiáng)的流動性，其與人員的流動有著極大的一致性，在這一特性中，由于檔案管理制度的缺陷，極易導(dǎo)致檔案在流動途中丟失的現(xiàn)象，從而成為了“棄檔”“失檔”，這在一定程度上局限了人們工作的發(fā)展，對其前景發(fā)展也有著一定的不良影響。另外，人事檔案的信息更新完善也是一個(gè)問題。一是檔案流動影響，人員經(jīng)歷與檔案信息有著明顯的一致性，因此，檔案流轉(zhuǎn)期間，人員檔案信息修改和更新存在明顯不足，這直接影響人事檔案的完整性、系統(tǒng)性。二是傳統(tǒng)檔案發(fā)展對內(nèi)容的影響。傳統(tǒng)人事檔案內(nèi)容中，學(xué)歷、政審方面的內(nèi)容較多，但是和工作有關(guān)的比較少，這就出現(xiàn)了明顯的重學(xué)歷、輕工作經(jīng)歷的現(xiàn)象。然而，由于社會市場發(fā)展的需求，人們工作經(jīng)驗(yàn)重要性越加明顯，而傳統(tǒng)的檔案管理制度已經(jīng)直接影響了人們的綜合價(jià)值體現(xiàn)，影響其綜合發(fā)展和前景，所以，想要改變這一現(xiàn)狀，就需要與時(shí)俱進(jìn)，嘗試著對人事檔案管理制度進(jìn)行改革和創(chuàng)新[2]。

1.3 信息化水平低

在當(dāng)下信息化技術(shù)發(fā)展迅速的社會環(huán)境下，信息技術(shù)被人們廣泛應(yīng)用到不同的領(lǐng)域，盡管如此，其對于人事檔案管理也沒有明顯的推進(jìn)作用。在部分地區(qū)，人事檔案信息化的發(fā)展毫不明顯，其發(fā)展速度較慢，還存在普遍的紙質(zhì)檔案記錄、保存的形式，沒有完全實(shí)施信息化的人事檔案管理，未構(gòu)建起適應(yīng)社會信息化的人事檔案管理信息資源系統(tǒng)，自然而然在信息化檔案管理制度上也沒有系統(tǒng)、完善的建設(shè)。這一問題的出現(xiàn)極不利于人們對檔案進(jìn)行查閱、調(diào)看和完善，直接降低了人們對人事檔案信息的利用，沒有充分體現(xiàn)出人事檔案管理該起到的作用。

2 人事檔案管理制度進(jìn)行改革和創(chuàng)新的對策

2.1 加大人事檔案管理制度宣傳，強(qiáng)化重視程度

在人事檔案管理制度的建設(shè)中，我們要立足人事檔案存在的問題和制度上的不足兩個(gè)方面，結(jié)合人事檔案相關(guān)法律法規(guī)知識，當(dāng)下市場人員需求類型等，從當(dāng)下人事檔案管理的真實(shí)情況出發(fā)，充分開展好“線上+線下”活動，利用傳統(tǒng)的報(bào)紙、電視與微博、微信等新媒體媒介對其人事檔案知識進(jìn)行科普，大力宣傳人事制度對于人才資源開發(fā)的促進(jìn)作用，人事檔案管理對于人力資源開發(fā)的重要性。通過營造良好的人事檔案管理與管理制度氛圍，來強(qiáng)化人們對自身人事檔案的了解和重視，讓人們充分立足當(dāng)下社會經(jīng)濟(jì)現(xiàn)狀，看清社會市場競爭，認(rèn)識到市場競爭即為人才競爭，而人才競爭則是通過人事檔案來進(jìn)行對比的。對人事檔案缺乏重視的人員和部門，在人力資源開發(fā)上不可能一帆風(fēng)順，也不可能在激烈的市場競爭中長存，所以要加大對人事檔案管理制度的宣傳教育，讓職工和檔案管理人員自覺形成檔案維護(hù)意識，真正抓實(shí)人事檔案管理工作的推進(jìn)，真正從制度上來規(guī)范，以制度管檔。

2.2 創(chuàng)新認(rèn)識檔案管理制度，構(gòu)建“統(tǒng)一”“分離”雙向協(xié)調(diào)的管理系統(tǒng)

在人事檔案管理中，我們要實(shí)現(xiàn)與市場同步化，就要不斷創(chuàng)新人事檔案管理制度，實(shí)現(xiàn)檔案制度與管理統(tǒng)一化。一般而言，“統(tǒng)一”是指人事檔案有關(guān)單位和機(jī)構(gòu)人員進(jìn)行有效的配合，兩者密切關(guān)聯(lián)起來，這樣，不僅利于檔案管理制度的探索更新，更利于人們?nèi)耸抡{(diào)動中檔案的流動管理。而“分離”則是體現(xiàn)的差別性，這一概念中，旨在將在崗工作人員的人事檔案與未在崗人員人事檔案進(jìn)行分開管理，對于在崗工作人員的檔案，由其所在崗位部門或者單位進(jìn)行管理，非在職人員檔案，則規(guī)整到一個(gè)部門進(jìn)行集中管理。這一方法不僅有效降低了檔案管理混雜的風(fēng)險(xiǎn)，也降低了檔案“棄檔”現(xiàn)象的發(fā)生率，使檔案管理思路更加清晰明了，也利于檔案管理價(jià)值的保留。我們在人事檔案管理中，只有有效將“統(tǒng)一”“分離”進(jìn)行融合，創(chuàng)新出雙向互通的檔案管理制度，才能更加規(guī)范檔案的管理，才能更好的指導(dǎo)檔案工作的開展，更好的保存人事檔案獨(dú)有的“個(gè)人”價(jià)值性，提升其材料信息作用，助推人才資源開發(fā)前進(jìn)。

2.3 強(qiáng)化人事檔案信息化制度建設(shè)

信息技術(shù)發(fā)展給人們生活帶來巨大變化，把這一技術(shù)運(yùn)用到人事檔案管理中有利于管理制度的探索和創(chuàng)新。首先，我們要準(zhǔn)備好檔案管理信息化的硬件設(shè)施設(shè)備，確保人事檔案數(shù)字化、信息化暢通無阻，然后，堅(jiān)持問題導(dǎo)向，根據(jù)數(shù)字化途中存在的不足，建立機(jī)制制度，來對人事檔案管理進(jìn)行規(guī)范，包括人事檔案信息化的設(shè)施設(shè)備采購制度，整理制度、以及最后的管理制度，形成全面完善的制度，在借鑒先進(jìn)典型的人事檔案信息化管理制度進(jìn)行完善，補(bǔ)充，建立一套科學(xué)性強(qiáng)，規(guī)范性強(qiáng)和行之有效的人事檔案信息化管理制度，提高人事檔案的信息化整理和管理。

3 結(jié)語

總之，完善的人事檔案管理制度是認(rèn)識檔案管理工作開展的基礎(chǔ)，也是人事檔案管理工作有效推進(jìn)的“指揮棒”，我們只有充分探析其在實(shí)際工作中存在的不足，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，進(jìn)行反思，立足社會市場經(jīng)濟(jì)現(xiàn)狀，才能推進(jìn)人事檔案管理制度的完善和創(chuàng)新，才能使得人事檔案管理工作更好地適應(yīng)社會主義市場經(jīng)濟(jì)發(fā)展需求，推進(jìn)人事檔案管理發(fā)展和建設(shè)。

參考文獻(xiàn)

[1]趙汝周，趙志英.論檔案服務(wù)創(chuàng)新的主要方式[J].成都行政學(xué)院學(xué)報(bào)（哲學(xué)社會科學(xué)），2005，（03）.

[2]張濤，徐雅芳.人事檔案管理的新成果[J].蘭臺世界，2003，（08）.