淺談如何提高醫(yī)院基建檔案的完整性

黃偉

摘 要：在我國(guó)快速發(fā)展的過程中，我國(guó)的醫(yī)療事業(yè)得到了快速的發(fā)展，隨著國(guó)家對(duì)醫(yī)療事業(yè)的重視，對(duì)醫(yī)院基建投資的支持，醫(yī)院的建設(shè)工程也逐年增多，醫(yī)院基建檔案的管理也越來越體現(xiàn)它的重要性。一套完整的醫(yī)院基建檔案包含項(xiàng)目前期準(zhǔn)備階段、設(shè)施階段、施工階段、竣工驗(yàn)收階段和使用維修階段的所有相關(guān)文件，不僅從歷史上反映了建設(shè)項(xiàng)目全生命周期的進(jìn)展，也為項(xiàng)目完成后，醫(yī)院規(guī)劃、建設(shè)、管理工作提供了科學(xué)依據(jù)。雖然一套完整的醫(yī)院基建檔案，對(duì)醫(yī)院的發(fā)展和建設(shè)起著重要的作用。但是在醫(yī)院基建檔案管理中，完整性卻沒有得到應(yīng)有的重視。各大醫(yī)院檔案歸檔率普遍偏低。如何提高基建檔案的歸檔率和完整性，發(fā)揮醫(yī)院基建檔案在醫(yī)院發(fā)展中的作用，是當(dāng)前基建檔案工作者要思考的問題。

關(guān)鍵詞：基建檔案;醫(yī)院;完整性

為適應(yīng)社會(huì)發(fā)展，醫(yī)院大都選擇擴(kuò)建的方式來改善自身的醫(yī)療環(huán)境，想以此來為患者提供一個(gè)更加良好的醫(yī)療體驗(yàn)。除了擴(kuò)建，許多醫(yī)院也更換了自身的醫(yī)療設(shè)備，希望更好地履行治病救人的職責(zé)。醫(yī)院基建檔案是醫(yī)院在基本建設(shè)的過程中積累的有效的文字及圖表資料，是醫(yī)院基礎(chǔ)建設(shè)情況的良好證明和有效記錄。因而，作為一名醫(yī)療工作者，應(yīng)該認(rèn)識(shí)到基建檔案對(duì)于醫(yī)院發(fā)展的重要性，也應(yīng)積極探索新的方式讓基建檔案得到有效的管理，使其能更好地發(fā)揮作用。

1 保證醫(yī)院基建檔案完整性的意義分析

醫(yī)院基建檔案涉及施工準(zhǔn)備階段的各種文件、工程監(jiān)理文件、施工過程中的各種文件以及竣工驗(yàn)收文件等等，這些文件既包含文書類、文件類、圖紙類資料，還包括很多電子類資料，內(nèi)容繁多，門類復(fù)雜，具有一定的系統(tǒng)性、專業(yè)性、周期性以及廣泛性，因此，檔案管理起來難度高、工作量大。但是與此同時(shí)我們也應(yīng)該認(rèn)識(shí)到，醫(yī)院基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)成果的好壞與醫(yī)院的醫(yī)療水平直接掛鉤，只有保證醫(yī)院基建檔案的完整性，才能保證醫(yī)院基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)中的每一步操作都細(xì)致可查，才能有效防止經(jīng)濟(jì)糾紛、責(zé)任糾紛和產(chǎn)權(quán)糾紛，為將來可能發(fā)生的問題提供具備法律效力的依據(jù)，這不只對(duì)于提高醫(yī)院建設(shè)的效率、做好醫(yī)院成本控制、保證醫(yī)院的穩(wěn)定發(fā)展意義重大，對(duì)于不斷提高醫(yī)院的醫(yī)療服務(wù)水平，提升醫(yī)院對(duì)于人民群眾生命健康的維護(hù)能力也是十分重要。在信息化水平不斷提升的今天，對(duì)醫(yī)院建檔案進(jìn)行有效的收集、整理和歸檔，可以最大限度地提升醫(yī)院基建檔案的價(jià)值。

2 醫(yī)院基建檔案完整性的不利因素

2.1 基建項(xiàng)目周期長(zhǎng)

隨著新醫(yī)改的深入推進(jìn)，國(guó)家對(duì)醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的投入持續(xù)增長(zhǎng)。各大醫(yī)院基礎(chǔ)建設(shè)項(xiàng)目開展如火如荼。醫(yī)院基建項(xiàng)目一般設(shè)計(jì)復(fù)雜，建設(shè)周期較長(zhǎng)。基建建設(shè)環(huán)節(jié)包括前期勘探、項(xiàng)目立項(xiàng)、建設(shè)審批、項(xiàng)目施工、工程驗(yàn)收、交付使用等。每一個(gè)環(huán)節(jié)都會(huì)產(chǎn)生很多的程序及手續(xù)工程資料，但這些資料在建設(shè)周期中往往經(jīng)常使用，醫(yī)院基建部門只能等待工程竣工驗(yàn)收后才得以統(tǒng)一歸檔。由于建設(shè)周期長(zhǎng)、環(huán)節(jié)多，很多工程資料在此過程中發(fā)生丟失;有的項(xiàng)目設(shè)計(jì)變更較多，但變更通知單數(shù)量和竣工圖修改標(biāo)注并不一致。這些情況都造成了醫(yī)院基建檔案的不完整。

2.2 各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作重視不夠

基建項(xiàng)目在建設(shè)過程中，尤其是作為政府的重點(diǎn)工程項(xiàng)目，工程質(zhì)量、工期和資金使用控制成為醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)關(guān)注的重點(diǎn)，對(duì)檔案資料的收集、管理方面往往只是口頭要求基建管理部門完成，未要求醫(yī)院檔案人員提前介入、跟蹤。而醫(yī)院基建部門內(nèi)設(shè)的資料管理員也非檔案工作人員，缺乏基建檔案管理意識(shí)和檔案管理專業(yè)知識(shí)，同時(shí)依賴于工程總承包方收集、匯總資料，鮮少與檔案人員進(jìn)行溝通，使基建檔案的收集、整理和歸檔不及時(shí)、欠規(guī)范。

2.3 檔案基數(shù)較大，管理混亂

隨著醫(yī)院基建項(xiàng)目的增加，基建文件也成倍增長(zhǎng)，但是對(duì)于醫(yī)院檔案管理人員而言，這些基建檔案屬于“新興”事物，他們對(duì)于基建檔案的相關(guān)知識(shí)不夠了解，對(duì)于檔案的收集和整理工作也是一頭霧水，這就導(dǎo)致工作中標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一、記錄不規(guī)范、數(shù)據(jù)不真實(shí)、丟失損毀等現(xiàn)象較為嚴(yán)重。另外，面對(duì)基數(shù)龐大且類型眾多，同時(shí)專業(yè)性強(qiáng)，整理難度高的各類工程資料，很多檔案管理人員會(huì)發(fā)生混亂，比如對(duì)于工程變更資料的不熟悉，對(duì)于多方共同完成的基建項(xiàng)目不了解等等，這些都會(huì)影響醫(yī)院基建檔案的完整性。

3 提高醫(yī)院基建檔案完整性的措施

3.1 歸檔方法規(guī)范化

基建檔案涉及很多部分，要想把這些資料都分門別類進(jìn)行歸檔的話是很困難的。因而，檔案管理人員在整理檔案時(shí)應(yīng)根據(jù)不同材料的性質(zhì)來將其歸檔，將自身的歸檔方法規(guī)范化，讓檔案能夠得到妥善保存和合理利用。例如：基建檔案可以先根據(jù)自身的性質(zhì)進(jìn)行分類，比如土地工程建設(shè)檔案、水暖建設(shè)檔案、醫(yī)療設(shè)備建設(shè)檔案等。然后，再在每一個(gè)大分類里，按照時(shí)間進(jìn)行細(xì)分，比如水暖建設(shè)檔案可以分成原始檔案、臨時(shí)檔案和候補(bǔ)檔案。在最后進(jìn)行歸檔時(shí)，也應(yīng)根據(jù)該項(xiàng)目的實(shí)際執(zhí)行情況來進(jìn)行歸檔，在分類時(shí)也可根據(jù)項(xiàng)目的實(shí)際執(zhí)行情況進(jìn)行分類，以此讓檔案一目了然。比如，在土地工程建設(shè)檔案當(dāng)中，可以將其分為基礎(chǔ)文件、工程設(shè)計(jì)文件、工程管理文件以及資金投入文件和資金使用文件等幾個(gè)板塊。檔案管理人員在進(jìn)行檔案歸檔時(shí)，應(yīng)將自身的歸檔方法規(guī)范化，以此讓檔案得到妥善管理和有效應(yīng)用。

3.2 做好醫(yī)院基建檔案檢索與服務(wù)

為充分發(fā)揮出醫(yī)院基建檔案的作用與價(jià)值，則需要做好檢索與服務(wù)工作，要加強(qiáng)對(duì)信息化技術(shù)的應(yīng)用，需求者在檢索的時(shí)候通過搜索關(guān)鍵詞便可實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案信息的查找，運(yùn)用多層次全方位的模式，為檢索者提供便利的條件。

3.3 明確基建檔案管理的地位，使檔案管理成為建設(shè)項(xiàng)目管理的重要環(huán)節(jié)

在基建項(xiàng)目開始之前，醫(yī)院檔案管理部門就應(yīng)該加強(qiáng)與新校區(qū)建設(shè)指揮部的溝通與聯(lián)系，明確基建檔案管理在工程建設(shè)項(xiàng)目中的重要地位，提起對(duì)建設(shè)指揮部及施工單位的高度重視，委托其做好檔案的收集和保管工作。有條件的醫(yī)院，應(yīng)該派出專業(yè)的檔案管理人員深入到一線基建現(xiàn)場(chǎng)，深入了解基建工作的流程與建設(shè)文件特征，并做好檔案管理的宣傳工作，從而使檔案管理成為建設(shè)項(xiàng)目管理的重要環(huán)節(jié)，保障前期的檔案的安全與完整。

4 結(jié)語

綜上所述，基建檔案對(duì)于一個(gè)醫(yī)院的建設(shè)和發(fā)展是非常重要的。作為一個(gè)醫(yī)療工作者，可以通過將歸檔方法、環(huán)節(jié)細(xì)節(jié)和階段時(shí)效進(jìn)行規(guī)范化的方法，讓醫(yī)院基建檔案得到妥善保存和有效利用，為醫(yī)院今后的發(fā)展奠定良好的基礎(chǔ)。

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