淺析新時期現(xiàn)代企業(yè)中的檔案管理

摘 要：【目的/意義】檔案管理是現(xiàn)代企業(yè)長期發(fā)展之路上必不可少的一部分，甚至在很大程度上影響著現(xiàn)代企業(yè)的最根本利益，本文意在喚起現(xiàn)代企業(yè)更加重視檔案管理的重要地位，使檔案管理在企業(yè)發(fā)展中發(fā)揮更大的作用?！痉椒?過程】采用文獻閱讀法對現(xiàn)代企業(yè)中檔案管理情況進行梳理研究?！窘Y(jié)果/結(jié)論】研究發(fā)現(xiàn)，檔案管理受現(xiàn)代企業(yè)落后的管理觀念影響，管理人員對檔案管理不夠重視，以及企業(yè)缺少專業(yè)性人才，設(shè)施也不夠完備。筆者進而提出相關(guān)建議，以期檔案管理在現(xiàn)代企業(yè)中的積極作用得到進一步發(fā)揮。

關(guān)鍵詞：新時期;檔案管理;現(xiàn)代企業(yè)

國家經(jīng)濟以迅猛之勢發(fā)展，社會形勢急劇變化，文化也呈現(xiàn)多樣化趨勢。檔案資源作為企業(yè)軟文化的一部分，日益呈現(xiàn)出多樣性，企業(yè)檔案管理在企業(yè)中的地位無足輕重，發(fā)揮至關(guān)重要的作用。企業(yè)檔案作為企業(yè)經(jīng)營和管理方法的記錄、企業(yè)的無形資產(chǎn)，只有做好了現(xiàn)代企業(yè)檔案的整理分類、保存及有效利用，才能使得檔案在現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展中發(fā)揮充分的支撐作用。為了更深層次的認識檔案管理，我們結(jié)合當(dāng)前現(xiàn)代企業(yè)中有效利用檔案管理的實際情況，并從實踐中尋求一條更科學(xué)的方法，使檔案管理在現(xiàn)代企業(yè)運營中發(fā)揮更強大的作用。

檔案管理又稱檔案工作，是指檔案室和檔案館圍繞檔案所進行的一系列工作，即科學(xué)的歸納方法和系統(tǒng)的整理法則[1]?！吨腥A人民共和國檔案法》第五條從法律高度就我國檔案工作的原則做了如下的規(guī)定：“檔案工作實行分級領(lǐng)導(dǎo)、分級管理的原則、文虎檔案的完整與安全，便于社會各方面的利用”[2]。

1 現(xiàn)代企業(yè)中檔案管理存在的問題及產(chǎn)生的原因分析

現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展是否樂觀對企業(yè)經(jīng)濟效益有著十分高的要求，往往管理者把大部分精力放在經(jīng)濟效益上[3]，從而忽視了企業(yè)的檔案管理工作，檔案管理工作依然存在著問題。

1）落后的管理觀念影響檔案發(fā)揮作用。許多管理人員的觀念還很陳舊，認為檔案管理的工作就是文件資料的收集整理，保存到某處，以后需要時查閱，把這當(dāng)成了一項簡單且不重要的輔助性工作。有很多小企業(yè)在檔案的整理和利用方面有很大的問題。一是檔案資源孤立，財務(wù)檔案、政黨檔案、產(chǎn)品檔案、人事檔案等共同組成了企業(yè)檔案，這些不同類型的檔案在分類管理時常常形成一個個的孤島，不利于現(xiàn)代企業(yè)內(nèi)部信息資源的交流共享。二是檔案材料的缺失，現(xiàn)代企業(yè)日常活動中產(chǎn)生各種類型的材料，而許多文件資料未收集、整理不規(guī)范、存檔率低，流失嚴(yán)重。三是檔案檢索系統(tǒng)不完善，已經(jīng)歸檔的文件資料，因為著錄沒有標(biāo)注明確，內(nèi)容未分好類，在需要拿出來使用的時候便無法準(zhǔn)確的找出相關(guān)材料，造成不便。

2）現(xiàn)代企業(yè)的管理人員對檔案的價值不夠重視?，F(xiàn)代企業(yè)管理人員不看重檔案管理的工作，可以由兩方面體現(xiàn)：一是管理層更加重視現(xiàn)代企業(yè)最顯現(xiàn)的狀況即企業(yè)運營，每天的資金流動是他們關(guān)注的重點，從而忽視了有效管理檔案工作能帶來更多資金收入的潛在功能。二是現(xiàn)代企業(yè)更新?lián)Q代的同時，其經(jīng)營管理模式并沒有升級更新，受到舊模式的影響，管理層管理檔案的水平不高，檔案在現(xiàn)代企業(yè)中的積極作用沒有得到充分的發(fā)揮，所以管理層并沒有感受到檔案工作的價值[4]。

3）檔案管理方面缺少高素質(zhì)人才。檔案效應(yīng)的關(guān)鍵在于檔案管理人員的素質(zhì)高低。一方面檔案管理工作沒有受到全面重視，檔案管理方面的人員數(shù)量少，專業(yè)人員更是屈指可數(shù)，沒有良好的大環(huán)境，缺少相互的交流學(xué)習(xí)，現(xiàn)有的工作人員都會受限于當(dāng)前的水平，并且大部分人對現(xiàn)代辦公操作的不熟練，綜合業(yè)務(wù)水平低，總體難以得到進步。另一方面，也是由檔案工作未受到重視引起，工資水平直接影響了員工的工作積極性，恰恰從事檔案工作人員的平均工資水平都較低，這將導(dǎo)致他們沒有進取心和鉆研動力。

4）檔案設(shè)施落后。有很多小型企業(yè)，基本不在乎檔案的開發(fā)利用，也不想把資金花在這方面，導(dǎo)致檔案室陳舊，設(shè)備簡陋，即使是電腦配備也很缺失，對于檔案管理的建設(shè)來說確實是一種困難。

這種種原因影響了檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展，也就無法為現(xiàn)代企業(yè)的發(fā)展充分貢獻力量。

2 進一步發(fā)揮積極作用的建議

1）實行檔案管理創(chuàng)新。實行企業(yè)檔案高效、統(tǒng)一的管理和利用是企業(yè)檔案管理創(chuàng)新的第一步，其目的是調(diào)動企業(yè)檔案資源[4]，實行統(tǒng)一管理，實現(xiàn)企業(yè)檔案效益，提高總體水平，從而提高現(xiàn)代企業(yè)的管理水平。對于現(xiàn)代企業(yè)中相對落后的檔案管理部門的制度或運轉(zhuǎn)方式、工作方法等，我們必須將其重視起來，結(jié)合現(xiàn)代企業(yè)的內(nèi)部環(huán)境和外部環(huán)境，探索企業(yè)檔案管理變革創(chuàng)新的具體方法，找出有效途徑。

2）放大檔案效應(yīng)。企業(yè)檔案不僅是企業(yè)日?；顒拥暮唵斡涗?，更是企業(yè)檔案管理人員通過層層篩選，濃縮出來的有價值的部分，正所謂“取其精華，去其糟粕”，企業(yè)檔案應(yīng)該留下有益于現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略的優(yōu)質(zhì)信息資源，讓每一份檔案文件都能發(fā)揮最大的效應(yīng)?，F(xiàn)代企業(yè)必須放大檔案效應(yīng)，提高全體員工的信息意識和檔案意識，讓全體員工認識檔案正是現(xiàn)代企業(yè)之中十分重要的信息資源，學(xué)會科學(xué)取舍、利用和保護。為進一步放大檔案效應(yīng)，現(xiàn)代企業(yè)必須制定相關(guān)的規(guī)定，貫徹和落實相關(guān)決策，規(guī)范對檔案的管理。

3）培養(yǎng)專業(yè)型人才，優(yōu)化基礎(chǔ)設(shè)施?，F(xiàn)代企業(yè)要加大對檔案工作人員的技能培訓(xùn)，提高其專業(yè)技能和綜合素質(zhì)，她們的工作能力和責(zé)任感直接影響到檔案管理的效率。只要檔案管理工作人員的技能水平提高，那么企業(yè)整體的檔案管理部門的服務(wù)質(zhì)量就能得到提高。另外，現(xiàn)代企業(yè)還應(yīng)該跟上時代的步伐，建立數(shù)字檔案管理系統(tǒng)，用現(xiàn)代化、信息化的技術(shù)提高檔案管理的效率，各企業(yè)也應(yīng)配備齊全檔案工作所需設(shè)備儀器，以此保障檔案管理工作的高效完成。

4）檔案管理升級。新時期國家對各大企業(yè)的發(fā)展提出了新要求，現(xiàn)代企業(yè)要符合綠色環(huán)保，低能耗、高產(chǎn)量、高效益的準(zhǔn)則，現(xiàn)代企業(yè)建設(shè)已經(jīng)進入了新的發(fā)展時期，檔案管理應(yīng)該升級，并促進企業(yè)的升級。在企業(yè)檔案管理的升級過程中，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該調(diào)動一切積極因素，動員一切力量，以行動支持檔案升級，解決升級過程中的物質(zhì)人力需要。檔案管理部門則應(yīng)該充分利用現(xiàn)有資源，動員所有員工，規(guī)劃好檔案升級的策略方案，腳踏實地，快中求穩(wěn)，跟緊企業(yè)升級的步伐，明確地位，進而順利的實現(xiàn)檔案管理和企業(yè)的雙升級。

3 結(jié)語

企業(yè)檔案已經(jīng)成為現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展不可或缺的力量來源，現(xiàn)代企業(yè)在開展各項業(yè)務(wù)時都越來越離不開檔案管理[5]。為了適應(yīng)社會大環(huán)境和現(xiàn)代企業(yè)內(nèi)部環(huán)境的需求，現(xiàn)代企業(yè)在加強經(jīng)營管理水平的同時，還要加強企業(yè)檔案管理的水平，通過合理的管理手段，積極尋求科學(xué)的辦法，升級企業(yè)檔案管理，形成科學(xué)有效的檔案管理制度，最終促成現(xiàn)代企業(yè)的不斷升級，蓬勃發(fā)展。我國越來越多的企業(yè)已經(jīng)意識到企業(yè)檔案管理的重要性，紛紛開設(shè)了企業(yè)檔案管理部門，開設(shè)了越來越多的檔案管理職位，企業(yè)檔案管理越來越受到企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者的重視，成為現(xiàn)代企業(yè)不可或缺的力量之一?？傊?，企業(yè)檔案管理在現(xiàn)代企業(yè)中的地位日益顯著，其作用也日益明顯，檔案管理必將為現(xiàn)代企業(yè)的發(fā)展提供更高、更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。不僅如此，檔案管理還將為整個社會的發(fā)展“添磚加瓦”。

參考文獻

[1]房年劍.檔案管理學(xué)[M].人民日報出版社，，2006.

[2]汪溢.譚書旺.秘書文檔管理[M].大連理工大學(xué)出版社，2010.

[3]范子千.淺析企業(yè)財務(wù)管理存在的問題及對策[J].商場現(xiàn)代化，2018.9.

[4]陳靖.充分發(fā)揮檔案管理在企業(yè)經(jīng)營中的作用[J].機電兵船檔案，2013.3.

[5]翁韶瓊.檔案管理在當(dāng)代企業(yè)中的重要性及地位探討[J].附件建設(shè)科，2016.5.

作者簡介

吳彥（1996-），女，漢族，安徽安慶人，湘潭大學(xué)碩士在讀，研究方向：檔案學(xué)。