事業(yè)單位檔案管理工作中存在的問題與解決措施

張博文

摘 要：事業(yè)單位需要充分考慮檔案管理問題，通過科學有效的對應方法，提高檔案管理的整體效率與水平。就現(xiàn)狀來說，我國事業(yè)單位在管理檔案時沒能切實地落實制度，開展管理工作時無憑無據(jù)，不利于事業(yè)單位的可持續(xù)發(fā)展。因此，本文提出了事業(yè)單位在檔案管理工作中的問題，希望通過相應的解決辦法，推動事業(yè)單位順利開展檔案管理工作。

關鍵詞：事業(yè)單位;檔案管理;問題;解決措施

基金項目：黑龍江省教育廳基本科研業(yè)務費基礎研究項目（項目編號：2018—KYYWF—0990）。

1 前言

我國經濟發(fā)展得很快，改革開放也在持續(xù)深入，事業(yè)單位發(fā)展有了一些成績，同時也暴露出檔案管理時的不少問題。盡管我國現(xiàn)在是信息化時代，但信息化技術仍然沒有受到足夠的重視與普及應用，要想提高工作效率，一定要有關人員明確自身的權責一致，正確認知檔案管理工作，全面結合新時代的發(fā)展腳步，針對檔案管理手段進行有效創(chuàng)新，在單位內部實現(xiàn)和諧運營，從而實現(xiàn)檔案管理的統(tǒng)一規(guī)范化管理，讓事業(yè)單位的檔案管理發(fā)揮出其最大的功能作用。

2 事業(yè)單位檔案管理工作的問題分析

1）管理制度不完善。就現(xiàn)狀來說，我國事業(yè)單位在管理檔案時沒能切實地落實制度，開展管理工作時無憑無據(jù)。檔案卷宗標題和標號十分不規(guī)范，這還是因為事業(yè)單位沒有健全檔案管理制度導致的。當然還有其他很多問題，比如管理人員工作態(tài)度不端正等，都造成了檔案管理工作缺乏規(guī)范性。

2）管理人員素質較低。事業(yè)單位的管理人員在進行自己的本職工作時，其業(yè)務水平對管理工作的效率有著直接影響?，F(xiàn)在，我國事業(yè)單位檔案管理工作沒有受到相應的重視，管理人員工作態(tài)度不端正，造成了檔案管理工作缺乏規(guī)范性，同時缺乏與崗位相匹配的責任心，無法切實開展檔案管理工作。有時候管理檔案過程中明明已經發(fā)現(xiàn)了問題，管理人員卻沒有及時采取對應舉措，也說明了管理人員的工作態(tài)度不端正[1]。單位管理工作十分系統(tǒng)復雜，包含其不同部門的所有信息資源，因此檔案管理工作的建設需要檔案管理工作人員的親自操作，同時細心計劃，避免原始數(shù)據(jù)發(fā)生錯誤，有效防止了資源文件的泄漏，讓事業(yè)單位承受不必要的經濟損失。我國不少事業(yè)單位的檔案管理人員是兼職的，或從其他部門調來的，沒有相關的管理經驗，也不熟悉相關的業(yè)務操作，導致管理水平差距較大。上述現(xiàn)象極大阻礙了檔案管理的可持續(xù)發(fā)展，也無法有效地收集檔案資料。

3）信息化水平不高。盡管我國現(xiàn)在是信息化時代，但信息化技術仍然沒有受到足夠的重視與普及應用，不少管理人員沒有全面掌握該項技術?，F(xiàn)在，事業(yè)單位的檔案管理工作大部分還是依賴人工操作，盡管資源開發(fā)的空間較大，但信息化技術也沒有受到足夠的重視。信息化檔案管理主要通過計算機技術，要求更有效率及更快的檢索，盡管有些單位引進了信息化技術，但相關人員還沒有熟練操作，不能熟練通過信息化技術進行檔案管理。信息技術也開始應用于社會中各個行業(yè)，但有些先進技術手段還沒有被開發(fā)出來，有些事業(yè)單位還是采用人工方式把個人信息和檔案目錄輸入計算機。此外，無紙化閱讀也極大阻礙了檔案管理工作的有序進行，不利于事業(yè)單位有效地保管和存儲檔案。

4）人員流動性管理較差。事業(yè)單位管理檔案時，人員的流動性較大，總是出現(xiàn)人員離職或退休等問題，不利于檔案管理工作的有序進行。但事業(yè)單位發(fā)現(xiàn)上述問題時，沒有及時填補人員，退崗與換崗人員沒有很好地交接工作。事業(yè)單位也沒有很好地管理人員流動性，管理手段相對落后，也沒有科學利用信息，造成不少檔案管理資源浪費。

5）對人事檔案管理工作的認知有誤差。我國不少事業(yè)單位和工作人員對人事檔案管理工作的重要性認識不到位，總是覺得人事檔案管理沒什么需要重視的，導致人事檔案管理工作總是處于被動情況，降低了工作質量，事業(yè)單位在發(fā)展中也不能發(fā)揮其最大的功能作用。

6）檔案資料利用率較低。檔案管理人員不但需要重視收集和整理檔案，也應該學會鑒別檔案內容，樹立“為人民服務”的工作思維，深入提高檔案管理工作水平[2]。事業(yè)單位在進行人事檔案管理工作時總是更傾向于保密、不注重利用，檔案服務意識與開發(fā)意識都很欠缺。檔案的利用區(qū)域很小，人事檔案的利用水平也不高，手段單一，所以管理工作一直在很被動地進行。

3 事業(yè)單位做好檔案管理工作的解決辦法

1）完善管理機制。事業(yè)單位在管理檔案時，首先應該完善管理機制，約束管理人員的不良行為。有時候管理檔案過程中明明已經發(fā)現(xiàn)了問題，管理人員卻沒有及時采取對應舉措，也說明了管理人員的工作態(tài)度不端正。因此，需要事業(yè)單位健全管理規(guī)章制度，并以此為基礎，加強檔案管理，提升事業(yè)單位的檔案管理水平。事業(yè)單位需要科學完善的檔案管理機制，否則無法順利開展檔案管理工作，也不能推動部門之間和諧交流，因此如果要確保檔案管理的可持續(xù)發(fā)展，需要明確檔案管理人員的具體職責。健全科學完善的檔案管理機制，不但可以符合事業(yè)單位的發(fā)展要求，還能給檔案管理工作提供長遠健康的發(fā)展平臺。

2）提高管理人員的綜合素質。事業(yè)單位需要組織相關人員定期參加培訓，不但可以提升他們的業(yè)務水平，也需要提高他們的檔案管理思想意識。因為現(xiàn)在社會信息化正高速發(fā)展，需要檔案管理人員利用信息化管理的優(yōu)勢，提高自身的檔案管理水平。此外，事業(yè)單位為切實提高管理人員的專業(yè)素質，還需要經常組織工作人員的技能培訓，利用考核等方式，提高檔案管理的工作效率。同時，事業(yè)單位還應該確保工作人員的獎勵空間，是他們可以自發(fā)投入學習，持續(xù)提升自我。

3）推動信息化建設。因為我國科學技術的飛速進步，人事檔案管理也需要加強信息技術的應用，信息化檔案管理主要通過計算機技術，要求更有效率及更快的檢索。因此，要求人事檔案管理工作符合社會的多元化發(fā)展，并充分考慮自身的現(xiàn)實發(fā)展狀況，盡快修正工作中的漏洞，及時傳達人事信息，確保有效的人事信息管理。同時，通過信息技術，有效整合檔案的基礎管理工作，把文字、圖片等資料變成數(shù)據(jù)資料，讓紙質和數(shù)據(jù)格式一起存在，從而能夠滿足不同的查找需求。此外，充分利用計算機網絡技術創(chuàng)新人事檔案管理內容，對無需保密的檔案，實現(xiàn)共享，有利于向社會輸入高質量人才[3]。同時，做好檔案資料的防盜防潮工作，確保事業(yè)單位檔案管理充分安全。事業(yè)單位應該與時俱進，加強信息化建設，健全進信息化檔案管理機制，并充分結合自身的發(fā)展現(xiàn)狀建立科學的信息化操作體系。

4）掌握流動性管理方式。事業(yè)單位在調動人員時，應該根據(jù)管理制度合理安排人員，確保所有的檔案管理人員都可以明確權責內容。管理人員在離職或退休時，應該很好地交接手頭工作，確保全面地管理檔案，讓事業(yè)單位的檔案管理工作更加高效。

5）意識到檔案管理工作的重要性并加以規(guī)范。單位領導人員需要意識到人事檔案管理工作的重要性，并及時納入議事日程，同時定期督促和檢查檔案管理進度，一旦出現(xiàn)問題必須及時處理，推動人事檔案管理工作更加規(guī)范發(fā)展。

4 結束語

人事檔案管理工作應符合社會的多元化發(fā)展，并充分考慮自身的現(xiàn)實發(fā)展狀況，為提升檔案管理的工作質量，事業(yè)單位需要充分考慮檔案管理問題，通過科學有效的對應方法，提高檔案管理的整體效率與水平。

參考文獻

[1]章研.淺談事業(yè)單位檔案管理工作中存在的突出問題與解決措施[J].經營管理者，2018（12）：350.

[2]周麗娟.事業(yè)單位檔案管理工作中存在的突出問題與解決措施[J].中外企業(yè)家，2017（06）：242.

[3]劉志春.事業(yè)單位檔案管理工作中存在的突出問題與解決措施[J].辦公室業(yè)務，2018（05）：104.