試論基層單位檔案管理的普遍性問(wèn)題與規(guī)范化途徑

張勇

摘 要：本文首先闡述了基層單位檔案管理的意義，強(qiáng)調(diào)了提高管理規(guī)范化水平的重要性，并對(duì)管理過(guò)程中存在的普遍性問(wèn)題進(jìn)行了分析。其次，文章重點(diǎn)從“管理技術(shù)”、“管理模式”、“管理內(nèi)容”、“管理制度”、“管理機(jī)制”五方面入手，針對(duì)各類問(wèn)題，提出了具體的解決策略。

關(guān)鍵詞：基層單位;檔案管理;普遍性問(wèn)題;規(guī)范化管理

隨著基層單位人才數(shù)量的增多，檔案管理的難度逐漸加大。傳統(tǒng)的人工管理模式，已不再適用，管理工作中存在的問(wèn)題，正在逐漸暴露。上述問(wèn)題如未及時(shí)解決，極易導(dǎo)致管理效率下降，導(dǎo)致管理工作的規(guī)范性難以提升，對(duì)基層單位的發(fā)展不利?？梢?jiàn)，積極分析基層單位檔案管理的普遍性問(wèn)題，并以提高管理工作的規(guī)范性為目的，提出相應(yīng)的發(fā)展對(duì)策較為重要。

1 基層單位檔案管理存在的普遍性問(wèn)題

1）技術(shù)水平有待提升。技術(shù)水平低，為基層單位檔案管理存在的普遍性問(wèn)題之一。受工作地點(diǎn)開(kāi)放性程度、單位規(guī)模等因素的影響，部分基層單位仍延續(xù)應(yīng)用著傳統(tǒng)的“人工管理”手段，對(duì)檔案進(jìn)行管理[1]。人工管理模式的缺陷，主要體現(xiàn)在“占用空間大”、“檔案易丟失”、“調(diào)取效率低”、“管理效率低”四方面。

2）管理模式相對(duì)落后?；鶎訂挝滑F(xiàn)有的檔案管理模式，具有“單一性強(qiáng)”的特點(diǎn)。檔案管理人員，需全權(quán)負(fù)責(zé)完成信息的收集、錄入、統(tǒng)計(jì)、更新、調(diào)取等工作。采用上述模式管理，容易增加管理人員的工作負(fù)擔(dān)[2]。此外，大量的工作，同樣容易導(dǎo)致檔案信息出現(xiàn)錯(cuò)誤，對(duì)檔案管理水平的提升產(chǎn)生阻礙。

3）管理內(nèi)容不夠完善?；鶎訂挝粰n案管理工作中，管理內(nèi)容不完善的問(wèn)題，主要體現(xiàn)在“檔案信息更新不及時(shí)”、“檔案信息不完善”等方面。調(diào)查顯示，70%以上的基層單位，整理及更新檔案的頻率均為2～3年/次。15%以上的基層單位，整理檔案頻率甚至未達(dá)到上述標(biāo)準(zhǔn)。信息更新不及時(shí)，容易導(dǎo)致檔案失去參考價(jià)值，導(dǎo)致檔案管理的規(guī)范性下降。

4）管理制度有待更新?，F(xiàn)有的基層單位檔案管理制度，仍未落實(shí)責(zé)任制。各檔案管理人員，均需共同完成相應(yīng)的管理工作。當(dāng)檔案信息出現(xiàn)錯(cuò)誤、檔案丟失等問(wèn)題發(fā)生時(shí)，基層單位往往難以追究相關(guān)管理人員的責(zé)任。

5）管理機(jī)制存在問(wèn)題?；鶎訂挝粰n案管理機(jī)制存在的問(wèn)題，主要體現(xiàn)在“未嚴(yán)格落實(shí)獎(jiǎng)懲機(jī)制”方面。獎(jiǎng)勵(lì)機(jī)制未落實(shí)，易導(dǎo)致檔案管理人員的工作積極性下降，影響工作效率。懲罰機(jī)制未落實(shí)，則易影響管理工作的謹(jǐn)慎性，增加管理失誤的風(fēng)險(xiǎn)，導(dǎo)致檔案管理的規(guī)范性難以提升。

2 基層單位檔案管理工作的規(guī)范化途徑

1）應(yīng)用信息化技術(shù)。（1）“檔案管理信息化系統(tǒng)”的構(gòu)成與功能。為提高基層單位檔案管理工作的規(guī)范化水平，將信息化技術(shù)應(yīng)用到管理過(guò)程中較為重要。例如：基層單位可建立“檔案管理信息化系統(tǒng)”，代替人工完成信息收集、統(tǒng)計(jì)、存儲(chǔ)等工作，提升管理效率?！皺n案管理信息化系統(tǒng)”，共包括“數(shù)據(jù)庫(kù)”、“統(tǒng)計(jì)模塊”、“修改模塊”等多個(gè)模塊。各大模塊中，“數(shù)據(jù)庫(kù)”的功能，在于對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行存儲(chǔ)?！敖y(tǒng)計(jì)模塊”的功能，則在于對(duì)檔案現(xiàn)有數(shù)量等數(shù)據(jù)進(jìn)行計(jì)算。利用“修改模塊”，管理人員可將完成對(duì)檔案信息的修改工作。（2）“檔案管理信息化系統(tǒng)”的應(yīng)用。需錄入檔案信息時(shí)，管理人員可采用掃描的方式，將“紙質(zhì)檔案”的數(shù)據(jù)，掃描至“檔案管理信息化系統(tǒng)”中，并利用系統(tǒng)的功能，對(duì)掃描信息存在的錯(cuò)誤進(jìn)行修正。信息錄入后，僅需點(diǎn)擊“保存”，數(shù)據(jù)便可被存儲(chǔ)至數(shù)據(jù)庫(kù)中。值得注意的是，信息化技術(shù)的應(yīng)用，容易導(dǎo)致檔案丟失的風(fēng)險(xiǎn)增加。因此，建議管理人員通過(guò)設(shè)置“防火墻”，以及備份等方式，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案安全性的保護(hù)。需取用檔案時(shí)，管理人員可自“檔案管理信息化系統(tǒng)”中，輸入“姓名”、“所屬部門(mén)”、“入職時(shí)間”等信息，實(shí)現(xiàn)精確查找以及模糊查找。

2）實(shí)施全員管理模式。所謂“全員管理模式”，指由全體員工參與的管理模式。以人力資源檔案的管理為例：當(dāng)某員工入職時(shí)，檔案管理人員可要求其利用“工號(hào)”+“密碼”的方式，登錄至“檔案管理信息化系統(tǒng)”中，自系統(tǒng)中，查找“員工檔案書(shū)”，并對(duì)其進(jìn)行填寫(xiě)。填寫(xiě)完成后，應(yīng)對(duì)信息進(jìn)行檢查，及時(shí)修正錯(cuò)誤。此后，可點(diǎn)擊“保存”及“上傳”，將檔案存儲(chǔ)于系統(tǒng)中。檔案管理人員僅需對(duì)員工所填寫(xiě)的信息進(jìn)行核對(duì)，便可完成檔案管理工作。

3）完善管理內(nèi)容。（1）加快更新速度。為解決檔案更新速度緩慢的問(wèn)題，建議基層單位檔案管理人員加快檔案的更新速度，確保檔案信息正確。例如：檔案管理人員可每星期一次，對(duì)檔案的信息進(jìn)行核對(duì)，確保信息無(wú)誤。每月月末，需對(duì)檔案的數(shù)量進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，并以“月”為單位，以“折線圖”的形式，體現(xiàn)檔案數(shù)量的改變趨勢(shì)。新員工入職、基層單位舉辦活動(dòng)及會(huì)議后，檔案管理人員應(yīng)以“圖文并茂”的形式，立即對(duì)檔案信息進(jìn)行存儲(chǔ)及更新。員工離職后，同樣應(yīng)及時(shí)刪除或轉(zhuǎn)移其檔案。（2）確保信息完善.檔案信息不完善，易導(dǎo)致檔案管理的意義及功能難以有效發(fā)揮，對(duì)基層單位檔案管理規(guī)范性的提升造成阻礙?？梢?jiàn)，積極完善檔案信息較為重要。以“基層單位會(huì)議信息”為例：基層單位召開(kāi)會(huì)議期間，工作人員應(yīng)拍攝會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)照片，并留取視頻依據(jù)。此外，同樣應(yīng)對(duì)會(huì)議的內(nèi)容進(jìn)行記錄。會(huì)議召開(kāi)完成后，檔案管理人員需將“會(huì)議照片”以“bmp”的格式存儲(chǔ)于系統(tǒng)中，將“會(huì)議音頻資料”以“mp3”的格式存儲(chǔ)，將“會(huì)議視頻資料”以“mp4”的格式存儲(chǔ)。會(huì)議的文字資料，需以“word”的格式存儲(chǔ)于系統(tǒng)中。采用上述方式對(duì)檔案信息進(jìn)行管理，可確保信息完善，提高檔案記錄內(nèi)容的全面性，以及檔案管理工作的規(guī)范性。

4）嚴(yán)格落實(shí)責(zé)任制。責(zé)任制未嚴(yán)格落實(shí)，是導(dǎo)致檔案管理人員工作積極性下降的主要原因，對(duì)檔案管理工作規(guī)范性的提升不利。解決該問(wèn)題的關(guān)鍵，在于嚴(yán)格落實(shí)責(zé)任制。例如：基層單位可設(shè)置3名檔案管理人員，由1名負(fù)責(zé)信息收集、1名負(fù)責(zé)信息錄入與核對(duì)、1名負(fù)責(zé)信息維護(hù)。3名管理人員，應(yīng)相互配合完成檔案管理工作。一旦發(fā)現(xiàn)檔案存在問(wèn)題，應(yīng)立即給予處理，并追究相關(guān)人員的責(zé)任。例如：當(dāng)檔案信息發(fā)生錯(cuò)誤時(shí)，有關(guān)人員應(yīng)首先觀察收集的信息是否正確。如收集信息無(wú)誤，則表明問(wèn)題來(lái)源于錄入、核對(duì)等過(guò)程。此時(shí)，需追究相關(guān)人員的責(zé)任，避免相同的失誤再次發(fā)生，提高基層單位檔案管理工作的規(guī)范化水平。

5）建立健全獎(jiǎng)懲機(jī)制。建立健全獎(jiǎng)懲機(jī)制，有助于提高基層檔案管理人員工作的謹(jǐn)慎性，降低檔案錯(cuò)誤率，提升管理效率。例如：基層單位可以將“檔案管理效果”納入至檔案管理人員的薪資分配過(guò)程中，針對(duì)管理過(guò)程中存在失誤者，應(yīng)通過(guò)“減少薪資”等方式，對(duì)其進(jìn)行懲罰。反之，如管理質(zhì)量較高，則可為管理人員提供一定的獎(jiǎng)勵(lì)。上述管理機(jī)制的應(yīng)用，可使檔案管理人員積極規(guī)范管理流程、管理模式，提高管理水平。此外，基層單位同樣可將獎(jiǎng)懲機(jī)制與晉升機(jī)制相互結(jié)合，進(jìn)一步激勵(lì)管理人員規(guī)范完成管理工作。每年年末，基層單位均需對(duì)檔案管理人員的整體工作狀況進(jìn)行評(píng)價(jià)。連續(xù)多年評(píng)價(jià)結(jié)果為優(yōu)者，應(yīng)獲得晉升的機(jī)會(huì)。

3 結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，未來(lái)，建議各基層單位積極引入信息化技術(shù)，實(shí)施全員管理模式，完善管理內(nèi)容，并嚴(yán)格落實(shí)責(zé)任制以及獎(jiǎng)懲機(jī)制，提升管理人員的工作積極性，提高管理工作的規(guī)范性，改善檔案管理效果。

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