論提高辦公室文件檔案管理工作質(zhì)量的有效對(duì)策

摘 要：本文首先分析了辦公室文件檔案管理的重要性，辦公室文件管理關(guān)系到各項(xiàng)工作的順利開(kāi)展，也關(guān)系到組織決策的科學(xué)性，接著提出了提高辦公室文件檔案管理質(zhì)量的有效對(duì)策，提升辦公室文件檔案管理的重視度，完善辦公室文件檔案管理制度，提升辦公室文件檔案管理的專(zhuān)業(yè)化水平。

關(guān)鍵詞：辦公室;文件檔案;管理

隨著社會(huì)形勢(shì)的發(fā)展變化，辦公室文件檔案的信息資源形式與內(nèi)容變得越來(lái)越多樣化，文件檔案信息具有更高的使用價(jià)值和使用頻率。但是，由于思想上不重視、操作不規(guī)范等因素的影響，辦公室文件檔案的收集與歸檔管理工作還是存在一定的問(wèn)題，管理方式有待創(chuàng)新，執(zhí)行力度有待增強(qiáng)。辦公室的文件檔案管理要求工作人員具備專(zhuān)業(yè)化的知識(shí)、良好的服務(wù)意識(shí)，這樣才能確保整個(gè)工作的有序開(kāi)展，研究提高辦公室文件檔案管理質(zhì)量的有效對(duì)策具有重要的現(xiàn)實(shí)意義。

1 辦公室文件檔案管理的重要性

辦公室文件檔案管理工作開(kāi)展是整個(gè)組織管理水平的重要體現(xiàn)。通過(guò)記載組織發(fā)展歷程，包括組織的重要決策事項(xiàng)、發(fā)生問(wèn)題的原因、解決方式等，能夠真實(shí)的反映這個(gè)組織單位的實(shí)際狀況。其重要性主要表現(xiàn)在以下兩方面：其一，辦公室文件管理關(guān)系到各項(xiàng)工作的順利開(kāi)展。組織工作的開(kāi)展不是虛無(wú)縹緲的空中樓閣，而是結(jié)合實(shí)際的管理運(yùn)作。要順利開(kāi)展工作就要有參考資料，這些資料可以是部門(mén)人員的聯(lián)系方式，也可以是動(dòng)用人力物力才能完成的事項(xiàng)，需要在文件檔案中查找。假如文件檔案不完全，出現(xiàn)紕漏，就會(huì)出現(xiàn)核心信息的丟失，阻礙工作的推進(jìn)。不僅浪費(fèi)了時(shí)間還會(huì)給單位帶來(lái)?yè)p失。其二，辦公室文件檔案關(guān)系到組織決策的科學(xué)性。在組織做出重大決策的時(shí)候，需要參考這些文件檔案信息資料內(nèi)容，比如會(huì)議記錄、項(xiàng)目審批表等，文件檔案的重要性不言而喻。而辦公室文件檔案管理的開(kāi)展?fàn)顩r，能夠影響到管理層面的決策，也影響單位組織的戰(zhàn)略發(fā)展方向，這點(diǎn)毋庸置疑。所以，要采取有效措施不斷提高辦公室文件檔案管理質(zhì)量。

2 提高辦公室文件檔案管理質(zhì)量的有效對(duì)策

2.1 提升辦公室文件檔案管理的重視度

辦公室文件檔案管理主要是采集和整理比較有價(jià)值的信息資源，這些有價(jià)值的新型資源要為特定的組織部門(mén)、特定的人員服務(wù)，從而體現(xiàn)出更大的價(jià)值，創(chuàng)造出新的效益。辦公室文件檔案作為重要活動(dòng)的紀(jì)錄材料見(jiàn)證組織的成長(zhǎng)，在組織運(yùn)營(yíng)管理過(guò)程中的使用頻率也在提升，對(duì)辦公室文書(shū)檔案收集與歸檔管理的時(shí)效性提出了新的要求，要在確保時(shí)效性的基礎(chǔ)上保障檔案資料的質(zhì)量，以高質(zhì)量的檔案材料為組織決策提供參考依據(jù)，實(shí)現(xiàn)工作開(kāi)展的價(jià)值。所以，組織管理者要提升辦公室文件檔案管理的重視度，投入專(zhuān)項(xiàng)資金配備專(zhuān)業(yè)的計(jì)算機(jī)設(shè)備、打印機(jī)設(shè)備等，在設(shè)置目標(biāo)或者做決策的時(shí)候參考檔案信息資料，發(fā)揮文件檔案信息資源在維持組織政策運(yùn)行方面的重要性。打破傳統(tǒng)的信息格局形勢(shì)，讓檔案信息變得更加精確化。

2.2 完善辦公室文件檔案管理制度

要明確當(dāng)前辦公室文件檔案的管理目標(biāo)，統(tǒng)籌協(xié)調(diào)階段性目標(biāo)與總目標(biāo)的關(guān)系，結(jié)合組織發(fā)展實(shí)際實(shí)現(xiàn)硬件和軟件的同步提升。以電子化檔案管理為目標(biāo)制定相應(yīng)的工作制度，并制定出切合實(shí)際的工作流程。制度是基礎(chǔ)也是保障，在制度中明確重要文檔的具體內(nèi)容、形式，要按照制度要求完成檔案的收集、交接以及歸檔管理工作。建立科學(xué)化、標(biāo)準(zhǔn)化辦公室文件檔案管理流程，工作人員必須按照制度和流程開(kāi)展工作，及時(shí)整理相關(guān)檔案信息資料，讓文件檔案的質(zhì)量得到大幅度提升。要有專(zhuān)門(mén)的人員負(fù)責(zé)文件檔案工作，解決“誰(shuí)來(lái)管”的問(wèn)題，還要結(jié)合辦公室條件，解決“怎么管”的問(wèn)題。總之，完善相關(guān)制度，細(xì)化文件檔案的利用條件，把程序具體到每一步，制定安全可靠的措施，形成科學(xué)化、規(guī)范化的管理模塊。

2.3 提升辦公室文件檔案管理的專(zhuān)業(yè)化水平

文件檔案的收集、歸檔等工作主要就是通過(guò)辦公室檔案工作人員主動(dòng)收集、整理或者其他人員提供相關(guān)信息資料完成。當(dāng)前，大部分組織都有了辦公自動(dòng)化軟件，實(shí)現(xiàn)了工作的信息化，而各個(gè)部門(mén)的工作內(nèi)容也變得越來(lái)越豐富、提升了復(fù)雜性。站在這個(gè)層面上說(shuō)，辦公室文件檔案管理面臨的挑戰(zhàn)是如何識(shí)別和保留有價(jià)值的信息資源，如何保證這些信息資源的完整性和有效性，而且在信息產(chǎn)生和傳遞形式多樣化的前提下，要從哪個(gè)環(huán)節(jié)入手開(kāi)展工作。要提升辦公室文件檔案管理的專(zhuān)業(yè)化水平。對(duì)于檔案管理部門(mén)來(lái)說(shuō)，制定規(guī)范化的檔案文件采集與歸檔方式，這也是當(dāng)前辦公室文件檔案管理面臨的新的任務(wù)。要在辦公室文件檔案制度規(guī)范的基礎(chǔ)上，按照規(guī)范化的管理框架，對(duì)辦公室的各種信息資源的具體價(jià)值進(jìn)行判斷，結(jié)合不同的存儲(chǔ)形式選擇合適的歸檔方式和歸檔標(biāo)準(zhǔn)。辦公室文件檔案管理人員要強(qiáng)化跟各個(gè)部門(mén)之間的溝通和聯(lián)系，定期開(kāi)展文件檔案資料收集工作，確保重要信息不漏項(xiàng)，確保信息資料的真實(shí)性。此外，對(duì)于辦公室文件檔案管理中存在的問(wèn)題要能夠及時(shí)應(yīng)對(duì)，制定出有針對(duì)性的改進(jìn)措施，確保這個(gè)工作的順利開(kāi)展。而且隨著信息化的發(fā)展，工作人員還可以乘著信息技術(shù)發(fā)展的東風(fēng)，通過(guò)信息技術(shù)來(lái)開(kāi)展辦公室檔案的整理、歸檔等工作，這樣能夠相應(yīng)的減少人工操作存在的誤差，提升辦公室文件檔案管理工作的成效。

3 結(jié)論

總之，在組織發(fā)展過(guò)程中，辦公室的文件檔案管理屬于一項(xiàng)基礎(chǔ)性的工作，也是整個(gè)組織管理工作的關(guān)鍵組成部分。在現(xiàn)階段，要提高辦公室文件檔案管理質(zhì)量，就要提升辦公室文件檔案管理的重視度，完善辦公室文件檔案管理制度，提升辦公室文件檔案管理的專(zhuān)業(yè)化水平，從而為組織決策提供有效的參考信息。

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作者簡(jiǎn)介

張子義（1977-），男，山東青島，青島大學(xué)，碩士研究生，講師，研究方向：管理科學(xué)。