大事記在現(xiàn)代檔案管理中的作用

徐文凌

中華文明五千年，中華民族的歷史源遠(yuǎn)流長，據(jù)史料記載最早的大事記可以追溯到文字產(chǎn)生之前，秦始皇年代，當(dāng)時(shí)人們采用結(jié)繩、刻契，在竹子、木頭、甲骨上刻道道或刻一定的符，來記載發(fā)生的重要事件。今天，人類社會飛速發(fā)展，科技日新月異，人工智能遍地開花，推動(dòng)著檔案管理的信息化進(jìn)程。大事記作為檔案編研工作的重要內(nèi)容，承載著社會記憶，發(fā)揮著回顧和記載的簡史作用，是檔案信息資源開發(fā)利用的重要編寫方法。

那么，我們就從大事記的概念、編寫方法和要求三個(gè)方面先來談一談大事記。

1 什么是大事記

大事記是按照時(shí)間順序，簡略地記述一個(gè)地區(qū)、一個(gè)機(jī)關(guān)、一個(gè)專題、一個(gè)歷史階段發(fā)生的重大事件的參考資料。它是用簡要的文字，系統(tǒng)地、扼要地記述一定人物、事件、機(jī)構(gòu)等方面的重要活動(dòng)和發(fā)展變化情況。

大事記的格式單一、固定，由標(biāo)題和主體兩部分組成。標(biāo)題主要有這樣幾種形式：

1）由制文單位、事由和文種構(gòu)成，如《中國醫(yī)學(xué)大事記》;

2）由制文單位和文種構(gòu)成，如《××人民政府大事記》;由事由和文種構(gòu)成，如《改革開放40年中國科學(xué)技術(shù)發(fā)展大事記》;

3）由制文單位、時(shí)間和文種構(gòu)成，如《××市人民政府八月份大事記》等。

主體一般由時(shí)間和事件兩部分組成。時(shí)間按年、月、日的順序依次排列;每件大事年、月、日齊備。對時(shí)間不確切的事件，應(yīng)盡力進(jìn)行考證，大事記條款，嚴(yán)格按照大事發(fā)生的先后順序排列，先排有確切日期的大事，后排接近準(zhǔn)確日期的大事，日期不清者附于月末，月份不清者附于年末。事件是指重要工作活動(dòng)和重大事件。具體內(nèi)容包括以下幾個(gè)方面：黨和國家方針政策貫徹執(zhí)行中所產(chǎn)生的重大反響和出現(xiàn)的重大問題;機(jī)構(gòu)設(shè)置、體制變動(dòng)、重要人事調(diào)動(dòng)等機(jī)構(gòu)和組織變動(dòng)情況;重要會議和重大活動(dòng)，包括內(nèi)務(wù)和外事活動(dòng);上級到該地區(qū)、本部門參加重大活動(dòng)，或檢查、指導(dǎo)工作并作出重大決策或重要部署、指示等;該地區(qū)、本部門的重要工作或重大事件等。

2 編寫大事記的方法

參考國內(nèi)資料，大事記編寫一般采用以編年體為基礎(chǔ)，輔之以紀(jì)事本末體的方法。

1）編年體。按照年、月、日記錄，即時(shí)間順序編寫，脈絡(luò)清楚。以時(shí)間為經(jīng)，以史事為緯，反映歷史發(fā)展的脈絡(luò)，記事簡明扼要。但缺點(diǎn)是不能集中敘述和反映事件之間的聯(lián)系和事態(tài)發(fā)展的客觀規(guī)律。

2）分類編年體。在以時(shí)間記述的基礎(chǔ)上，把事件分為諸如醫(yī)療、文化、教育、科技等各個(gè)專題。

3）記事本末體。即編年與記事本末相結(jié)合，是除了兼取編年體之長，又以事件為綱，按事列目，獨(dú)立成篇。

4）大事年表與編年體大事記結(jié)合體。大事年表與編年體大事記與方志大事記的功能較為接近。大事年表對大事記述要素不全，過于簡單，如果大事年表補(bǔ)充記述要素，就成了編年體大事記。因此，二者結(jié)合編寫效果更好。

3 編寫大事記的基本要求

編寫大事記是要供人閱讀、參考，還要為編寫歷史、修志提供重要線索和參考依據(jù)。為此，必須把它寫成觀點(diǎn)正確、內(nèi)容充實(shí)、真實(shí)可靠、用語確切的材料。

3.1 內(nèi)容要真實(shí)

1）大事記的材料來源一定要真實(shí)可靠，要有依據(jù)。如單位檔案室歸檔的材料，上級部門發(fā)出的正式文件，召開的各種會議材料、開展的各項(xiàng)活動(dòng)材料，以及日志所記錄的事件等。

2）編寫大事記時(shí)，在核準(zhǔn)材料的準(zhǔn)確性后如實(shí)編寫，切忌虛假、夸張，不能隨意加進(jìn)編者的主觀見解，更不允許歪曲事實(shí)。

3.2 時(shí)間要準(zhǔn)確

1）所記載的大事的時(shí)同定要與事件發(fā)生、發(fā)展的時(shí)間一致，大事發(fā)生的時(shí)間，一律使用阿拉伯?dāng)?shù)字書寫;一般應(yīng)寫明年月日，年份均用全數(shù)（如“2019年不得寫成19年”），必要時(shí)要寫明日期，特殊情況根據(jù)需要應(yīng)寫明時(shí)分。

2）大事記的時(shí)間切忌用最近、近日、月初、月末、上旬、中旬、下旬”等這些不確切的時(shí)間表述。大事記的時(shí)限比較長，應(yīng)寫明事件的起始時(shí)間。

3.3 文字要簡要

編寫大事記文字不要冗長，只要能給讀者一目了然的梗概就行。要做到事件的內(nèi)容完整，語言表述簡練準(zhǔn)確。如一個(gè)標(biāo)題能反映事件的主要內(nèi)容，就采用標(biāo)題即可。如反映不了內(nèi)容的，則必須稍加補(bǔ)充。

4 大事記在檔案管理中的作用

大事記是黨政機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位、社會團(tuán)體記載自己重要工作活動(dòng)或自己轄區(qū)所發(fā)生的重大事件的一種應(yīng)用文體。作為一種公務(wù)文書，大事記忠實(shí)地記載著一個(gè)地區(qū)、一個(gè)部門的重要工作活動(dòng)和重大事件，因此，它首先可以為本地區(qū)、本部門的工作總結(jié)、工作檢查、工作匯報(bào)、工作統(tǒng)計(jì)和上級機(jī)關(guān)掌握面上情況提供系統(tǒng)的、輪廓性的材料。其次，大事記具有史料價(jià)值，可以錄以備查的作用。當(dāng)前隨著互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展和自媒體的遍地開花，大事記的作用已經(jīng)不僅僅局限在某個(gè)單位和部門，共享資源、共享信息放大了它在檔案管理中的作用。

第一，加強(qiáng)信息搜集匯編成冊。在信息搜集上建議“廣征博采，寧多勿漏”，隨時(shí)記錄和搜集本地區(qū)、本部門所發(fā)生的大事，實(shí)事求是地把事件的發(fā)生、發(fā)展過程和背景記載下來，擁有豐富詳實(shí)的資料。年終整理成為本年度的大事記，為若干年后提供真實(shí)可靠的歷史資料。同時(shí)，大事記猶如一粒粒珍珠，串聯(lián)記憶，豐富了檔案內(nèi)容，有效地提高了檔案信息的利用。

第二，實(shí)現(xiàn)資源共享服務(wù)社會。大事記因其篇幅簡短，內(nèi)容干練，是各級各類檔案館（室）中最實(shí)用的一種編研材料。各類史志的基礎(chǔ)材料都是來源于大事記，參考取材離不開大事記。比如，在改革開放四十年成就展中，重大活動(dòng)、重大項(xiàng)目、重要成績和數(shù)據(jù)應(yīng)有盡有，這說明對大事記信息的深度加工分類和信息資源的對外開放方便查閱。隨著網(wǎng)絡(luò)的發(fā)達(dá)和自媒體時(shí)代的到來，發(fā)揮優(yōu)勢，廣開源頭，全方位，新理念，把大事記工作做深、做細(xì)、做實(shí)，暢通檔案信息平臺，實(shí)現(xiàn)資源共贏共享，提高檔案工作的服務(wù)質(zhì)量。

第三，培養(yǎng)專業(yè)人才建立可靠隊(duì)伍。編寫大事記應(yīng)按照歷史唯物主義的觀點(diǎn)，實(shí)事求是的原則，尊重客觀歷史和事實(shí)，這就需要挑選政治可靠、人品端正、工作認(rèn)真的素質(zhì)較高的工作人員，因此，加大從事檔案工作人員的教育和培養(yǎng)力度，定期開展專業(yè)知識的培訓(xùn)學(xué)習(xí)，著力打造與新時(shí)代新階段相適應(yīng)的檔案人才隊(duì)伍十分重要。當(dāng)今的檔案工作在創(chuàng)新中謀求發(fā)展，檔案的內(nèi)涵和外延不斷充實(shí)豐富，這些都要依靠人才的保障。所以，加快人才隊(duì)伍建設(shè)，滿足工作需要已成為當(dāng)務(wù)之急。

參考文獻(xiàn)

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