對(duì)高校學(xué)生類(lèi)檔案歸檔管理的探討

韓姝

摘 要：隨著教育事業(yè)的快速發(fā)展，教育部門(mén)對(duì)高校學(xué)生類(lèi)檔案管理提出了新的要求。目前，在我國(guó)高校學(xué)生類(lèi)檔案管理過(guò)程中，很多傳統(tǒng)管理方式的弊端開(kāi)始顯現(xiàn)，學(xué)生類(lèi)檔案管理是高校發(fā)展中的一項(xiàng)重要工作，它能夠?yàn)閷W(xué)生的學(xué)習(xí)情況、家庭情況等提供準(zhǔn)確真實(shí)的數(shù)據(jù)和信息，具有很強(qiáng)的參考價(jià)值。但傳統(tǒng)的檔案管理方式缺乏制度化、規(guī)范化，以及高校和學(xué)生檔案管理意識(shí)薄弱等問(wèn)題，通過(guò)科學(xué)合理的管理辦法和途徑可以有效的提升學(xué)校各個(gè)部門(mén)的工作效率，也對(duì)學(xué)校的發(fā)展起著助力的作用。因此，加強(qiáng)高校學(xué)生類(lèi)檔案管理，是促進(jìn)學(xué)生和高校共同發(fā)展的關(guān)鍵。本文根據(jù)高校學(xué)生類(lèi)檔案管理的重要意義，分析了高校學(xué)生類(lèi)檔案管理現(xiàn)狀，并且提出了高校學(xué)生類(lèi)檔案管理有效策略。希望能夠給更多的高校檔案管理提供一些可行性的參考建議。

關(guān)鍵詞：高校學(xué)生;檔案管理;探討

2008年9月1日，教育部門(mén)提出了高校檔案管理辦法，其中重點(diǎn)強(qiáng)調(diào)了對(duì)于學(xué)生類(lèi)的檔案進(jìn)行認(rèn)真保管，檔案包含了學(xué)生的入學(xué)登記表、體檢表、畢業(yè)登記表等。高校學(xué)生類(lèi)檔案作為教育部門(mén)的重要人事檔案組成部分，記錄了學(xué)生的成長(zhǎng)及能力和綜合表現(xiàn)，對(duì)學(xué)生的前途和未來(lái)有著重要的影響。因此，在高校學(xué)生類(lèi)檔案管理過(guò)程中，高校和學(xué)生都應(yīng)該意識(shí)到檔案管理的重要意義，不斷提升檔案管理水平，緊跟時(shí)代發(fā)展步伐和要求，完善檔案管理制度，利用科學(xué)的管理方法去豐富檔案內(nèi)容，從而促進(jìn)高校教育質(zhì)量和工作效率的提升。

1 高校學(xué)生類(lèi)檔案管理的重要意義

高校學(xué)生類(lèi)檔案指的是學(xué)生在學(xué)校整個(gè)學(xué)校經(jīng)歷以及社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)經(jīng)歷真實(shí)記錄，是展示學(xué)生學(xué)習(xí)能力的重要窗口，也是學(xué)習(xí)評(píng)估的重要資料。因此，加強(qiáng)高校學(xué)生檔案管理也是學(xué)校教育質(zhì)量的見(jiàn)證。其次，學(xué)生檔案作為學(xué)校和社會(huì)聯(lián)系的重要基礎(chǔ)，為社會(huì)工作崗位提供了重要的數(shù)據(jù)和信息，也為用人單位提供了重要的參考依據(jù)。做好高校學(xué)生檔案管理對(duì)人才的培養(yǎng)和發(fā)展有著重要的作用。同時(shí)，利用科學(xué)合理的方式管理學(xué)生檔案，可以讓學(xué)校對(duì)學(xué)生進(jìn)行綜合評(píng)價(jià)，并為評(píng)選“優(yōu)秀學(xué)生”、“優(yōu)秀學(xué)生干部”提供真實(shí)的依據(jù)，學(xué)校在對(duì)學(xué)生進(jìn)行檔案管理時(shí)，應(yīng)該根據(jù)國(guó)家統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)和要求進(jìn)行科學(xué)的管理和分類(lèi)，深入的了解每一個(gè)學(xué)生的檔案信息情況，如：家庭背景情況、學(xué)校情況等，正確使用學(xué)生檔案，提升高校工作效率，有利于家校溝通合作，隨時(shí)滿足高校工作需求，對(duì)高校的發(fā)展有著重要的現(xiàn)實(shí)意義，家校交流，隨時(shí)了解學(xué)生在家在學(xué)校的情況，有效的促進(jìn)高校和學(xué)生的共同發(fā)展。

2 高校學(xué)生類(lèi)檔案管理現(xiàn)狀

2.1 檔案管理缺乏制度化、規(guī)范化

現(xiàn)階段，我國(guó)高等教育事業(yè)的發(fā)展正處于重要的階段，學(xué)生類(lèi)檔案管理工作作為高校工作重要的組成部分，也面臨著巨大的挑戰(zhàn)。高校學(xué)生類(lèi)檔案管理缺乏制度化、規(guī)范化以及標(biāo)準(zhǔn)化，是高校目前迫切需要解決的問(wèn)題，這樣才能提升高校學(xué)生檔案管理水平，促進(jìn)高校學(xué)生檔案管理工作的順利進(jìn)行。其次，不同的高校管理學(xué)生檔案的方式和部門(mén)不同，有的是高校人事處，有的是學(xué)院系進(jìn)行管理。由于缺乏統(tǒng)一的協(xié)調(diào)機(jī)制，導(dǎo)致出現(xiàn)臨時(shí)突擊的混亂現(xiàn)象，而學(xué)生類(lèi)檔案管理工作中涉及的人員、經(jīng)費(fèi)和保管地點(diǎn)也無(wú)法得到保證，也無(wú)法深入開(kāi)展檔案管理工作。

2.2 高校學(xué)生類(lèi)檔案管理意識(shí)薄弱

隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力日益激烈，對(duì)于學(xué)歷造假、檔案造假的現(xiàn)象經(jīng)常發(fā)生，從而影響了高校學(xué)生類(lèi)檔案管理的嚴(yán)肅性。同時(shí)，有的高校為了促使學(xué)生順利畢業(yè)和就業(yè)，也為了維護(hù)學(xué)校的聲譽(yù)和教育質(zhì)量，對(duì)學(xué)生檔案就行修改或者虛假記錄，這樣不僅降低了高校學(xué)生檔案的公信力，也導(dǎo)致學(xué)生在用人單位選拔人才時(shí)，參考價(jià)值也有所降低。目前，部分用人企業(yè)不會(huì)將學(xué)生檔案作為參考依據(jù)，還會(huì)存在檔案遺失的情況。因此，高校和學(xué)生對(duì)檔案管理意識(shí)也逐漸處于薄弱狀態(tài)。其次，高校很多學(xué)生沒(méi)有意識(shí)到檔案管理的重要性，也缺乏基本的檔案管理訓(xùn)練。所以，提升學(xué)生檔案管理意識(shí)，也是高校管理檔案工作的重要部分之一。

3 高校學(xué)生類(lèi)檔案管理有效策略

3.1 完善制度建設(shè)，規(guī)范管理行為

對(duì)于高校學(xué)生類(lèi)檔案管理而言，首先應(yīng)該完善制度建設(shè)，規(guī)范管理行為，提升檔案管理效果和水平。首先，應(yīng)該明確檔案管理部門(mén)的具體職責(zé)，完善管理制度，定期整理和歸檔，提升工作的動(dòng)態(tài)性，禁止在檔案管理過(guò)程中出現(xiàn)造假和篡改的現(xiàn)象。其次，為了進(jìn)一步提高檔案管理工作的效果，在工作中，相關(guān)工作人員應(yīng)該要充分結(jié)合檔案著錄原則等相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)來(lái)進(jìn)行新時(shí)期的檔案管理工作，不斷提升管理隊(duì)伍的綜合素質(zhì)和能力，定期進(jìn)行專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)，由于每個(gè)高校的具體情況不同，在實(shí)際的管理中，還需要充分結(jié)合高校自身的情況來(lái)進(jìn)行管理。其次，要重視檔案的分類(lèi)號(hào)編排，分類(lèi)號(hào)的統(tǒng)一又直接關(guān)系著檔案管理工作的規(guī)范性。在實(shí)際的管理中，工作人員需要根據(jù)我國(guó)高校的檔案管理法來(lái)對(duì)分類(lèi)號(hào)進(jìn)行統(tǒng)一編排，逐漸提升高校在新時(shí)期檔案管理工作的有效性，逐漸強(qiáng)化管理和監(jiān)督過(guò)程。

3.2 加強(qiáng)高校和學(xué)生檔案管理意識(shí)

在高校學(xué)生類(lèi)檔案管理過(guò)程中，需要不斷的加強(qiáng)管理部門(mén)和學(xué)生檔案管理意識(shí)，給予高校和學(xué)生自主管理權(quán)，鼓勵(lì)高校根據(jù)自身情況和人才培養(yǎng)目標(biāo)，以及社會(huì)人才發(fā)展需求進(jìn)行豐富檔案內(nèi)容方式的探究，從而體現(xiàn)出學(xué)生自我發(fā)展的重要的過(guò)程。在高校的帶領(lǐng)下，學(xué)生創(chuàng)建出真實(shí)的檔案信息、綜合反映出學(xué)生的心理思想、綜合能力以及專(zhuān)業(yè)能力，更好的提升了檔案信息和數(shù)據(jù)的參考價(jià)值。

3.3 利用現(xiàn)代化科技進(jìn)行信息化檔案管理

在現(xiàn)代化技術(shù)發(fā)達(dá)的新時(shí)期，各種高新技術(shù)的發(fā)展為高校檔案管理工作的創(chuàng)新提供了新的思路。在新時(shí)代背景下，高校學(xué)生類(lèi)檔案管理工作的創(chuàng)新成為必然趨勢(shì)，傳統(tǒng)的管理方式弊端顯露無(wú)疑。對(duì)檔案管理工作模式的創(chuàng)新，對(duì)高校檔案管理工作而言，既是提高工作效率的重要方式，也是保證高校在新時(shí)期順應(yīng)時(shí)代發(fā)展、與時(shí)俱進(jìn)的重要途徑?，F(xiàn)階段，我國(guó)很多的紙質(zhì)檔案載體都在逐漸轉(zhuǎn)化為電子檔案，信息化電子檔案在教育領(lǐng)域也得到了廣泛的應(yīng)用，學(xué)生的入學(xué)登記表、學(xué)籍檔案、以及就業(yè)信息都進(jìn)行了信息化管理，為學(xué)生類(lèi)電子檔案管理建設(shè)提供了有利的保障。因此，高?？梢岳每萍技夹g(shù)整合信息資源，通過(guò)快速掃描、電子儲(chǔ)存等優(yōu)勢(shì)，完善學(xué)生檔案互聯(lián)網(wǎng)服務(wù)網(wǎng)站，為學(xué)生和社會(huì)提供便捷的服務(wù)和咨詢，強(qiáng)化高校學(xué)生類(lèi)檔案管理工作，也提升了工作效率和檔案管理質(zhì)量。

4 結(jié)束語(yǔ)

總而言之，高校學(xué)生類(lèi)檔案管理好壞對(duì)于學(xué)生和學(xué)校的發(fā)展都有著重要的影響。因此，新時(shí)代背景下，高校應(yīng)該不斷提升檔案管理水平，轉(zhuǎn)變對(duì)檔案管理的觀念和方式，不斷探究和創(chuàng)新檔案管理方法，在創(chuàng)新過(guò)程中，要充分利用現(xiàn)代化信息技術(shù)，實(shí)現(xiàn)檔案管理模式的創(chuàng)新和轉(zhuǎn)變，還要結(jié)合國(guó)家檔案管理標(biāo)準(zhǔn)來(lái)對(duì)管理方式進(jìn)行規(guī)范，只有這樣，才能確保新時(shí)期的高校學(xué)生類(lèi)檔案管理工作發(fā)揮出最真實(shí)有效的作用和價(jià)值，也能有效的推動(dòng)高校教育質(zhì)量和檔案管理水平的提升。

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