淺談藝術(shù)類學(xué)校專業(yè)檔案管理現(xiàn)狀與對策

鄒玥瑛

摘 要：在學(xué)校辦學(xué)進(jìn)程中，檔案是歷史的記載，也是學(xué)校管理的重點(diǎn)，其是評價(jià)一所學(xué)校教學(xué)水平的關(guān)鍵性標(biāo)準(zhǔn)。在長期教學(xué)管理中，教學(xué)檔案是最原始的材料，是發(fā)展過程中留下的寶貴信息資料，有效保管教學(xué)檔案可為以后教學(xué)管理、教研教改、教學(xué)實(shí)踐等提供可靠的依據(jù)。在檔案保管方式方面，藝術(shù)專業(yè)教學(xué)檔案不同于非藝術(shù)專業(yè)，藝術(shù)專業(yè)具有顯著的特征，檔案管理應(yīng)基于不同類別進(jìn)行有效管理。本研究作者結(jié)合自身多年工作經(jīng)驗(yàn)，對于如何加強(qiáng)藝術(shù)類專業(yè)檔案管理提出了自己的幾點(diǎn)拙見，僅供參考。

關(guān)鍵詞：藝術(shù)檔案;管理現(xiàn)狀

藝術(shù)檔案則是文化藝術(shù)組織或個人在藝術(shù)研究、藝術(shù)表演、藝術(shù)創(chuàng)作、藝術(shù)教育、文化交流等活動中所產(chǎn)生的，對具有保存價(jià)值的實(shí)物、圖像、文字等進(jìn)行有效記錄，屬于獨(dú)特的文化遺產(chǎn)，有助于推動社會主義文化藝術(shù)事業(yè)的高速發(fā)展。文化部部長多次提到，珍貴的藝術(shù)檔案，不只是呈現(xiàn)了精彩的文化藝術(shù)活動，更是民族文化的脈搏。收集好、管理好、利用好藝術(shù)檔案，可為后代保存大量珍稀的文化遺產(chǎn)。上海市舞蹈學(xué)校成立于1960年，學(xué)校設(shè)有芭蕾舞和中國舞兩個表演專業(yè)，后又增設(shè)國際標(biāo)準(zhǔn)舞專業(yè)。自創(chuàng)辦以來始終在不斷改革創(chuàng)新中成長，連續(xù)三次被評為國家級重點(diǎn)中等職業(yè)學(xué)校。2001年又被市教委列為上海百所中專重點(diǎn)建設(shè)工程學(xué)校。經(jīng)上海市政府決定于2002年6月并入上海戲劇學(xué)院。隨著時間的推移和歷史的演進(jìn)，學(xué)校經(jīng)歷了漫長而復(fù)雜的發(fā)展歷程后，藝術(shù)檔案的價(jià)值就越發(fā)顯現(xiàn)出來[1]。

1 學(xué)校藝術(shù)檔案的價(jià)值

舞蹈學(xué)校是一所藝術(shù)學(xué)校，建立59年以來，享譽(yù)“舞蹈家搖籃”的美稱，造就了一大批國內(nèi)外知名的舞蹈家;為促進(jìn)對外文化交流，增進(jìn)中國和各國人民之間的友誼做出了積極的貢獻(xiàn)。

1.1 藝術(shù)檔案對于學(xué)校的深遠(yuǎn)意義

檔案是學(xué)校辦學(xué)歷程的有效記載，是學(xué)校重點(diǎn)管理事務(wù)，也是評價(jià)學(xué)校教學(xué)管理水平的主要指標(biāo)。教學(xué)檔案，則是在長時間教學(xué)活動中所收集整理的材料，是學(xué)校發(fā)展進(jìn)程中的珍稀歷史資料，加強(qiáng)教學(xué)檔案的管理，有利于教學(xué)管理、教學(xué)研究、教學(xué)活動的開展，為其提供有效的指導(dǎo)。對于上海舞蹈學(xué)校而言，藝術(shù)檔案在發(fā)展歷程中、教學(xué)活動中不斷形成，其價(jià)值可想而知。然而，由于以前學(xué)校并未真正意識到藝術(shù)檔案的作用與歷史價(jià)值，大量珍貴藝術(shù)檔案被損毀，并未完整保存下來，這是嚴(yán)重的經(jīng)濟(jì)、文化損失。因此，加強(qiáng)藝術(shù)檔案管理，對于藝術(shù)類學(xué)校發(fā)展與成長而言具有無法替代的歷史價(jià)值。

1.2 藝術(shù)檔案是學(xué)校寶貴的精神財(cái)富

藝術(shù)成果的形成，是許許多多藝術(shù)工作者共同創(chuàng)作，協(xié)同努力，心情勞動的結(jié)晶。以《白毛女》為代表的經(jīng)典作品，展現(xiàn)了革命樣板戲中經(jīng)典舞蹈，反映了一段人類革命的歷史。圍繞作品產(chǎn)生的一系列劇本、劇照、錄音、錄像等比較齊全的藝術(shù)檔案材料，是創(chuàng)作人員，演出人員對藝術(shù)追求的寫照，是他們勞動的結(jié)晶，更是他們留給后人寶貴的歷史財(cái)富。

1.3 藝術(shù)檔案可作為藝術(shù)教育的教材

完整的藝術(shù)檔案，可為培養(yǎng)新一代藝術(shù)人才提供形象生動的教材，藝術(shù)檔案中的文字，圖片，劇照，錄音，錄像等資料，形象生動地記錄了藝術(shù)家們一招一式的表演藝術(shù)，可再現(xiàn)各種動態(tài)的情景，可跨越時空，為培養(yǎng)藝術(shù)新秀提供優(yōu)越的條件，是前輩們留給我們的藝術(shù)財(cái)富，也是我們留給學(xué)生的教育教材。

2 學(xué)校藝術(shù)檔案管理現(xiàn)狀

歸納本單位藝術(shù)檔案管理現(xiàn)狀，主要存在以下特點(diǎn)：

2.1 領(lǐng)導(dǎo)對藝術(shù)檔案不夠重視

一直以來，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)及教師全身心投入到教學(xué)、教研工作中，并不重視收集、整理與保存教學(xué)檔案。因教學(xué)檔案形成過程較為漫長，需隨時進(jìn)行保存。但是學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)與教師并未意識到這一點(diǎn)，也沒有認(rèn)識到藝術(shù)檔案的價(jià)值，再加上相關(guān)科室領(lǐng)導(dǎo)不重視教學(xué)檔案管理，管理不到位，大多數(shù)藝術(shù)檔案由創(chuàng)作者進(jìn)行保存，沒有第一時間將其收入檔案管理部門。

對于藝術(shù)檔案管理，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)識較為淺顯，沒有真正意識到藝術(shù)檔案管理工作的價(jià)值，沒有認(rèn)識到藝術(shù)檔案管理對于教育事業(yè)的強(qiáng)大助推力。雖然藝術(shù)檔案規(guī)模大、種類豐富，然而其收集、歸檔工作還不如文書檔案被重視，管理質(zhì)量差強(qiáng)人意。

2.2 檔案管理人員不具備專業(yè)知識

不同于其它專業(yè)檔案，藝術(shù)檔案所包含的內(nèi)容更加多樣，保存方法具有獨(dú)特性，管理難度較大，細(xì)節(jié)較多，因此要求檔案管理人員具有較強(qiáng)的專業(yè)水平與職業(yè)素養(yǎng)。藝術(shù)專業(yè)檔案管理中，教學(xué)秘書大量時間用于教學(xué)活動，全面收集與整理檔案的精力較少，再加上這一類檔案具有自身特殊性，若不具有藝術(shù)修養(yǎng)及鑒別能力，分類錯誤的情況便會時常出現(xiàn)[2]。

學(xué)校藝術(shù)檔案室為藝術(shù)檔案管理部門，具體負(fù)責(zé)藝術(shù)檔案管理日常工作;建校以來，從事藝術(shù)檔案的管理人員不僅非檔案專業(yè)出身，而且踏上工作崗位后也沒有經(jīng)過相關(guān)專業(yè)培訓(xùn)，不具備基本的檔案管理業(yè)務(wù)知識。在工作中，檔案管理人員業(yè)務(wù)水平的局限導(dǎo)致藝術(shù)檔案的分類、歸檔、整理、保管、利用等未能正常開展，部分文件材料未經(jīng)整編隨意堆放在檔案柜中，檔案目錄與實(shí)際存放檔案不匹配，更出現(xiàn)檔案缺失現(xiàn)象，藝術(shù)檔案工作管理難以規(guī)范化。

2.3 檔案收集不夠完整

學(xué)校藝術(shù)檔案主要來自于下列五個科室：教務(wù)科、芭科、民科、公共文化科和學(xué)生科。教務(wù)科應(yīng)提供每學(xué)期教師任課表，學(xué)生名單，課程表，考試課程表，學(xué)生考試總成績表，教務(wù)日記、服裝目錄等;芭科，民科提供教師總課時表，教師教學(xué)計(jì)劃，教學(xué)質(zhì)量分析，專業(yè)成績登記表，獲獎材料，演出節(jié)目單等;公共文化科提供每學(xué)期各科考試卷，答卷，補(bǔ)考卷，文化教師教學(xué)計(jì)劃，教學(xué)質(zhì)量分析，文化教師總課時表等;學(xué)生科提供每學(xué)期組織的活動文字，照片。學(xué)生品德評語，班主任工作小結(jié)等。

在實(shí)際工作中，由于學(xué)?！爸亟虒W(xué)，輕檔案”的作風(fēng)，導(dǎo)致藝術(shù)檔案制度的不完善，使藝術(shù)檔案的收集工作無法落實(shí)到人，產(chǎn)生相互推脫甚至不愿移交的情況。對于藝術(shù)檔案的歸檔，有的教師十分抵觸，自認(rèn)為藝術(shù)材料屬于自己創(chuàng)作、教學(xué)所得的成果，應(yīng)屬于自己的，如果由檔案部門歸檔管理，這便成為了共有財(cái)產(chǎn)，個人成績被埋沒，再加上再借用、利用時手續(xù)較為復(fù)雜，自己保管更為妥當(dāng)。

這樣的情況隨著時間的推移，檔案收集工作越來越艱難，對做好藝術(shù)檔案管理工作產(chǎn)生極大困難。

2.4 硬件設(shè)施不達(dá)標(biāo)

因藝術(shù)專業(yè)特征較為明顯，其藝術(shù)檔案形式也很多樣。例如，美術(shù)專業(yè)繪畫作品規(guī)格與尺寸有所不同，舞蹈專業(yè)學(xué)生跳舞的視頻，播音專業(yè)的音頻檔案，影視專業(yè)的戲劇視頻檔等，再加上不同檔案對于溫濕度的要求不同，所以存放地點(diǎn)也有所不同。然而，不同于專業(yè)藝術(shù)高校，中職藝術(shù)檔案保存設(shè)施及地點(diǎn)往往難以滿足要求。學(xué)校藝術(shù)檔案室現(xiàn)有檔案設(shè)備與辦公區(qū)域沒有實(shí)現(xiàn)合理分隔，辦公室中雖配備有檔案柜，但大都是學(xué)校建立初期購置的，已出現(xiàn)鐵銹、門鎖損壞，學(xué)校檔案設(shè)備無法滿足藝術(shù)檔案、資料的存放需求，也不具備最基本的保管檔案的通風(fēng)、防潮、防霉、防盜、防火條件要求。檔案保管設(shè)備的不規(guī)范，即影響藝術(shù)檔案的保管使用效果，又無法為藝術(shù)檔案的統(tǒng)一管理提供有效保障[3]。

3 學(xué)校藝術(shù)檔案管理的對策與路徑

3.1 切實(shí)提高對藝術(shù)檔案管理工作的認(rèn)識

為文化藝術(shù)發(fā)展服務(wù)是藝術(shù)檔案管理的根本出發(fā)點(diǎn)，學(xué)校應(yīng)積極重視，將藝術(shù)檔案管理工作列為學(xué)校管理的重點(diǎn)，明確分管領(lǐng)導(dǎo)的職責(zé)，將其納入到部門績效考核標(biāo)準(zhǔn)中，進(jìn)一步強(qiáng)化管理工作的領(lǐng)導(dǎo)力，建立健全藝術(shù)檔案管理制度，提供充足的人力、物力與財(cái)力，確保檔案管理工作順利進(jìn)行，從而促進(jìn)學(xué)校教育可持續(xù)發(fā)展。

強(qiáng)化學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)與教師藝術(shù)檔案管理工作的認(rèn)知，是藝術(shù)檔案管理工作有序、順利開展的基礎(chǔ)。加強(qiáng)《檔案法》等檔案法制的宣貫，組織開展學(xué)校檔案分管領(lǐng)導(dǎo)和專兼職人員參加培訓(xùn)，使領(lǐng)導(dǎo)干部和專兼職人員都認(rèn)識到學(xué)校藝術(shù)檔案工作的重要意義，強(qiáng)化檔案意識，避免出現(xiàn)“說起來重要、做起來次要、忙起來不要”等短期行為的出現(xiàn)。想方設(shè)法加強(qiáng)藝術(shù)檔案管理，構(gòu)建可操作性、全方位、多層次的管理制度，嚴(yán)格遵照《檔案法》、《藝術(shù)檔案管理辦法》相關(guān)規(guī)定，對藝術(shù)檔案分類、歸檔與管理辦法及要求進(jìn)行規(guī)范，確保管理工作有法可依、有章可循。同時，加強(qiáng)檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，分管領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)不遺余力地干好檔案工作，親自過問，及時發(fā)現(xiàn)管理中存在的問題，并認(rèn)真研究解決方案，確保藝術(shù)檔案管理工作順利開展，切實(shí)滿足教育改革要求。

3.2 切實(shí)提高藝術(shù)檔案管理人員的綜合素質(zhì)

為了有效避免基礎(chǔ)性材料的遺失，學(xué)校應(yīng)采取統(tǒng)一保存的方式，加強(qiáng)管理。首先，學(xué)校應(yīng)重視檔案管理人員專業(yè)技能的培訓(xùn)，為他們提供更多再教育與業(yè)務(wù)培訓(xùn)的機(jī)會，保證管理人員可以更好的勝任本職工作。同時管理人員上崗前要接受嚴(yán)格的考核，加大業(yè)務(wù)審查與考核力度，確保藝術(shù)檔案管理的有效性實(shí)現(xiàn)提升。藝術(shù)檔案管理人員也應(yīng)該主動總結(jié)經(jīng)驗(yàn)與教訓(xùn)，對自身提出嚴(yán)格要求，保證在檔案管理中做到規(guī)范。學(xué)校要定期開展各項(xiàng)主題學(xué)習(xí)活動，保證檔案管理人員綜合能力實(shí)現(xiàn)提升

其次，加強(qiáng)硬件建設(shè)是增強(qiáng)檔案管理能力的關(guān)鍵，也是保障檔案管理水平的有效途徑。學(xué)校應(yīng)結(jié)合自身現(xiàn)狀，設(shè)立藝術(shù)檔案室，根據(jù)校務(wù)類、教學(xué)類、劇目類、照片類、實(shí)物類對藝術(shù)檔案進(jìn)行分別設(shè)櫥，并注意同藝術(shù)資料進(jìn)行區(qū)別，將其保存在不同的區(qū)域。同時，藝術(shù)檔案室應(yīng)配備完善的防火、防盜、防潮、防光、防蟲、防鼠咬系統(tǒng)，確保檔案材料保管安全、利用方便、管理規(guī)范。

3.3 切實(shí)加強(qiáng)藝術(shù)檔案的收集和整理

對于藝術(shù)檔案，學(xué)校應(yīng)始終貫徹“以我為主”的立卷歸檔原則，對教學(xué)過程中所產(chǎn)生的文件材料進(jìn)行及時收集處理。設(shè)立檔案資料收集長效機(jī)制，將普通收集與定向收集、平時收集與學(xué)期終收集有機(jī)融合，以此來提高檔案資料的連續(xù)性、完整性。同時，學(xué)校各個部門應(yīng)配備兼職檔案員，主動配合檔案管理人員，積極投身于收集、整理資料工作中，保證收集渠道的通暢，具有較強(qiáng)的信息靈敏度，進(jìn)一步規(guī)范收集過程，確保資料的真實(shí)性。收集完后，需基于不同載體、不同門類按照類別、年限進(jìn)行科學(xué)歸檔。

3.4 切實(shí)加強(qiáng)藝術(shù)檔案信息化建設(shè)

信息時代下，藝術(shù)檔案信息化建設(shè)已經(jīng)成為了發(fā)展趨勢，也是強(qiáng)化檔案管理水平的關(guān)鍵點(diǎn)[4]。采用標(biāo)準(zhǔn)化和最新信息化管理的手段和管理方法是藝術(shù)檔案管理的必然趨勢，檔案管理人員要按標(biāo)準(zhǔn)對藝術(shù)檔案按標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行加工、處理，加快實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理，使藝術(shù)檔案管理工作煥發(fā)出新的無限生機(jī)。開發(fā)藝術(shù)檔案管理系統(tǒng)，設(shè)定管理權(quán)限，輸入檔案編碼或類別便可迅速查詢有關(guān)信息，從而提高了藝術(shù)檔案管理的效率，實(shí)現(xiàn)了數(shù)字化、規(guī)范化管理。

4 結(jié)語

總之，隨著教學(xué)改革進(jìn)程的加快，藝術(shù)類學(xué)校應(yīng)高度重視藝術(shù)檔案的管理，特別是領(lǐng)導(dǎo)干部，應(yīng)全身心投入到藝術(shù)檔案管理工作的研究中，將其納入到學(xué)校重點(diǎn)事務(wù)中。目前，信息時代已經(jīng)到來，藝術(shù)類學(xué)校在藝術(shù)檔案管理中，應(yīng)積極革新理念，擯棄傳統(tǒng)管理模式，取其精華去其糟粕，構(gòu)建全方位、多層次的藝術(shù)檔案管理系統(tǒng)，有效保障學(xué)校教育、教研活動順利開展，推動學(xué)校可持續(xù)健康發(fā)展。因此藝術(shù)類學(xué)校應(yīng)緊跟時代潮流，積極迎接挑戰(zhàn)，把增強(qiáng)藝術(shù)檔案管理水平同教育事業(yè)改革戰(zhàn)略相融合，深入挖掘，準(zhǔn)確決策，制定有效改革舉措，并真正落實(shí)到位，為人類留下寶貴的文化遺產(chǎn)。

參考文獻(xiàn)

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[3]李莎.藝術(shù)院校藝術(shù)檔案管理探析[J].藝術(shù)科技，2014（12）：478.

[4]李美.藝術(shù)類院校檔案管理工作對教學(xué)活動的價(jià)值探析[J].教育現(xiàn)代化，2017，4（43）：190-191.