鄒玥瑛
摘 要:在學(xué)校辦學(xué)進(jìn)程中,檔案是歷史的記載,也是學(xué)校管理的重點(diǎn),其是評價(jià)一所學(xué)校教學(xué)水平的關(guān)鍵性標(biāo)準(zhǔn)。在長期教學(xué)管理中,教學(xué)檔案是最原始的材料,是發(fā)展過程中留下的寶貴信息資料,有效保管教學(xué)檔案可為以后教學(xué)管理、教研教改、教學(xué)實(shí)踐等提供可靠的依據(jù)。在檔案保管方式方面,藝術(shù)專業(yè)教學(xué)檔案不同于非藝術(shù)專業(yè),藝術(shù)專業(yè)具有顯著的特征,檔案管理應(yīng)基于不同類別進(jìn)行有效管理。本研究作者結(jié)合自身多年工作經(jīng)驗(yàn),對于如何加強(qiáng)藝術(shù)類專業(yè)檔案管理提出了自己的幾點(diǎn)拙見,僅供參考。
關(guān)鍵詞:藝術(shù)檔案;管理現(xiàn)狀
藝術(shù)檔案則是文化藝術(shù)組織或個人在藝術(shù)研究、藝術(shù)表演、藝術(shù)創(chuàng)作、藝術(shù)教育、文化交流等活動中所產(chǎn)生的,對具有保存價(jià)值的實(shí)物、圖像、文字等進(jìn)行有效記錄,屬于獨(dú)特的文化遺產(chǎn),有助于推動社會主義文化藝術(shù)事業(yè)的高速發(fā)展。文化部部長多次提到,珍貴的藝術(shù)檔案,不只是呈現(xiàn)了精彩的文化藝術(shù)活動,更是民族文化的脈搏。收集好、管理好、利用好藝術(shù)檔案,可為后代保存大量珍稀的文化遺產(chǎn)。上海市舞蹈學(xué)校成立于1960年,學(xué)校設(shè)有芭蕾舞和中國舞兩個表演專業(yè),后又增設(shè)國際標(biāo)準(zhǔn)舞專業(yè)。自創(chuàng)辦以來始終在不斷改革創(chuàng)新中成長,連續(xù)三次被評為國家級重點(diǎn)中等職業(yè)學(xué)校。2001年又被市教委列為上海百所中專重點(diǎn)建設(shè)工程學(xué)校。經(jīng)上海市政府決定于2002年6月并入上海戲劇學(xué)院。隨著時間的推移和歷史的演進(jìn),學(xué)校經(jīng)歷了漫長而復(fù)雜的發(fā)展歷程后,藝術(shù)檔案的價(jià)值就越發(fā)顯現(xiàn)出來[1]。
1 學(xué)校藝術(shù)檔案的價(jià)值
舞蹈學(xué)校是一所藝術(shù)學(xué)校,建立59年以來,享譽(yù)“舞蹈家搖籃”的美稱,造就了一大批國內(nèi)外知名的舞蹈家;為促進(jìn)對外文化交流,增進(jìn)中國和各國人民之間的友誼做出了積極的貢獻(xiàn)。
1.1 藝術(shù)檔案對于學(xué)校的深遠(yuǎn)意義
檔案是學(xué)校辦學(xué)歷程的有效記載,是學(xué)校重點(diǎn)管理事務(wù),也是評價(jià)學(xué)校教學(xué)管理水平的主要指標(biāo)。教學(xué)檔案,則是在長時間教學(xué)活動中所收集整理的材料,是學(xué)校發(fā)展進(jìn)程中的珍稀歷史資料,加強(qiáng)教學(xué)檔案的管理,有利于教學(xué)管理、教學(xué)研究、教學(xué)活動的開展,為其提供有效的指導(dǎo)。對于上海舞蹈學(xué)校而言,藝術(shù)檔案在發(fā)展歷程中、教學(xué)活動中不斷形成,其價(jià)值可想而知。然而,由于以前學(xué)校并未真正意識到藝術(shù)檔案的作用與歷史價(jià)值,大量珍貴藝術(shù)檔案被損毀,并未完整保存下來,這是嚴(yán)重的經(jīng)濟(jì)、文化損失。因此,加強(qiáng)藝術(shù)檔案管理,對于藝術(shù)類學(xué)校發(fā)展與成長而言具有無法替代的歷史價(jià)值。
1.2 藝術(shù)檔案是學(xué)校寶貴的精神財(cái)富
藝術(shù)成果的形成,是許許多多藝術(shù)工作者共同創(chuàng)作,協(xié)同努力,心情勞動的結(jié)晶。以《白毛女》為代表的經(jīng)典作品,展現(xiàn)了革命樣板戲中經(jīng)典舞蹈,反映了一段人類革命的歷史。圍繞作品產(chǎn)生的一系列劇本、劇照、錄音、錄像等比較齊全的藝術(shù)檔案材料,是創(chuàng)作人員,演出人員對藝術(shù)追求的寫照,是他們勞動的結(jié)晶,更是他們留給后人寶貴的歷史財(cái)富。
1.3 藝術(shù)檔案可作為藝術(shù)教育的教材
完整的藝術(shù)檔案,可為培養(yǎng)新一代藝術(shù)人才提供形象生動的教材,藝術(shù)檔案中的文字,圖片,劇照,錄音,錄像等資料,形象生動地記錄了藝術(shù)家們一招一式的表演藝術(shù),可再現(xiàn)各種動態(tài)的情景,可跨越時空,為培養(yǎng)藝術(shù)新秀提供優(yōu)越的條件,是前輩們留給我們的藝術(shù)財(cái)富,也是我們留給學(xué)生的教育教材。
2 學(xué)校藝術(shù)檔案管理現(xiàn)狀
歸納本單位藝術(shù)檔案管理現(xiàn)狀,主要存在以下特點(diǎn):
2.1 領(lǐng)導(dǎo)對藝術(shù)檔案不夠重視
一直以來,學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)及教師全身心投入到教學(xué)、教研工作中,并不重視收集、整理與保存教學(xué)檔案。因教學(xué)檔案形成過程較為漫長,需隨時進(jìn)行保存。但是學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)與教師并未意識到這一點(diǎn),也沒有認(rèn)識到藝術(shù)檔案的價(jià)值,再加上相關(guān)科室領(lǐng)導(dǎo)不重視教學(xué)檔案管理,管理不到位,大多數(shù)藝術(shù)檔案由創(chuàng)作者進(jìn)行保存,沒有第一時間將其收入檔案管理部門。
對于藝術(shù)檔案管理,學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)識較為淺顯,沒有真正意識到藝術(shù)檔案管理工作的價(jià)值,沒有認(rèn)識到藝術(shù)檔案管理對于教育事業(yè)的強(qiáng)大助推力。雖然藝術(shù)檔案規(guī)模大、種類豐富,然而其收集、歸檔工作還不如文書檔案被重視,管理質(zhì)量差強(qiáng)人意。
2.2 檔案管理人員不具備專業(yè)知識
不同于其它專業(yè)檔案,藝術(shù)檔案所包含的內(nèi)容更加多樣,保存方法具有獨(dú)特性,管理難度較大,細(xì)節(jié)較多,因此要求檔案管理人員具有較強(qiáng)的專業(yè)水平與職業(yè)素養(yǎng)。藝術(shù)專業(yè)檔案管理中,教學(xué)秘書大量時間用于教學(xué)活動,全面收集與整理檔案的精力較少,再加上這一類檔案具有自身特殊性,若不具有藝術(shù)修養(yǎng)及鑒別能力,分類錯誤的情況便會時常出現(xiàn)[2]。
學(xué)校藝術(shù)檔案室為藝術(shù)檔案管理部門,具體負(fù)責(zé)藝術(shù)檔案管理日常工作;建校以來,從事藝術(shù)檔案的管理人員不僅非檔案專業(yè)出身,而且踏上工作崗位后也沒有經(jīng)過相關(guān)專業(yè)培訓(xùn),不具備基本的檔案管理業(yè)務(wù)知識。在工作中,檔案管理人員業(yè)務(wù)水平的局限導(dǎo)致藝術(shù)檔案的分類、歸檔、整理、保管、利用等未能正常開展,部分文件材料未經(jīng)整編隨意堆放在檔案柜中,檔案目錄與實(shí)際存放檔案不匹配,更出現(xiàn)檔案缺失現(xiàn)象,藝術(shù)檔案工作管理難以規(guī)范化。
2.3 檔案收集不夠完整
學(xué)校藝術(shù)檔案主要來自于下列五個科室:教務(wù)科、芭科、民科、公共文化科和學(xué)生科。教務(wù)科應(yīng)提供每學(xué)期教師任課表,學(xué)生名單,課程表,考試課程表,學(xué)生考試總成績表,教務(wù)日記、服裝目錄等;芭科,民科提供教師總課時表,教師教學(xué)計(jì)劃,教學(xué)質(zhì)量分析,專業(yè)成績登記表,獲獎材料,演出節(jié)目單等;公共文化科提供每學(xué)期各科考試卷,答卷,補(bǔ)考卷,文化教師教學(xué)計(jì)劃,教學(xué)質(zhì)量分析,文化教師總課時表等;學(xué)生科提供每學(xué)期組織的活動文字,照片。學(xué)生品德評語,班主任工作小結(jié)等。
在實(shí)際工作中,由于學(xué)?!爸亟虒W(xué),輕檔案”的作風(fēng),導(dǎo)致藝術(shù)檔案制度的不完善,使藝術(shù)檔案的收集工作無法落實(shí)到人,產(chǎn)生相互推脫甚至不愿移交的情況。對于藝術(shù)檔案的歸檔,有的教師十分抵觸,自認(rèn)為藝術(shù)材料屬于自己創(chuàng)作、教學(xué)所得的成果,應(yīng)屬于自己的,如果由檔案部門歸檔管理,這便成為了共有財(cái)產(chǎn),個人成績被埋沒,再加上再借用、利用時手續(xù)較為復(fù)雜,自己保管更為妥當(dāng)。
這樣的情況隨著時間的推移,檔案收集工作越來越艱難,對做好藝術(shù)檔案管理工作產(chǎn)生極大困難。
2.4 硬件設(shè)施不達(dá)標(biāo)
因藝術(shù)專業(yè)特征較為明顯,其藝術(shù)檔案形式也很多樣。例如,美術(shù)專業(yè)繪畫作品規(guī)格與尺寸有所不同,舞蹈專業(yè)學(xué)生跳舞的視頻,播音專業(yè)的音頻檔案,影視專業(yè)的戲劇視頻檔等,再加上不同檔案對于溫濕度的要求不同,所以存放地點(diǎn)也有所不同。然而,不同于專業(yè)藝術(shù)高校,中職藝術(shù)檔案保存設(shè)施及地點(diǎn)往往難以滿足要求。學(xué)校藝術(shù)檔案室現(xiàn)有檔案設(shè)備與辦公區(qū)域沒有實(shí)現(xiàn)合理分隔,辦公室中雖配備有檔案柜,但大都是學(xué)校建立初期購置的,已出現(xiàn)鐵銹、門鎖損壞,學(xué)校檔案設(shè)備無法滿足藝術(shù)檔案、資料的存放需求,也不具備最基本的保管檔案的通風(fēng)、防潮、防霉、防盜、防火條件要求。檔案保管設(shè)備的不規(guī)范,即影響藝術(shù)檔案的保管使用效果,又無法為藝術(shù)檔案的統(tǒng)一管理提供有效保障[3]。
3 學(xué)校藝術(shù)檔案管理的對策與路徑
3.1 切實(shí)提高對藝術(shù)檔案管理工作的認(rèn)識
為文化藝術(shù)發(fā)展服務(wù)是藝術(shù)檔案管理的根本出發(fā)點(diǎn),學(xué)校應(yīng)積極重視,將藝術(shù)檔案管理工作列為學(xué)校管理的重點(diǎn),明確分管領(lǐng)導(dǎo)的職責(zé),將其納入到部門績效考核標(biāo)準(zhǔn)中,進(jìn)一步強(qiáng)化管理工作的領(lǐng)導(dǎo)力,建立健全藝術(shù)檔案管理制度,提供充足的人力、物力與財(cái)力,確保檔案管理工作順利進(jìn)行,從而促進(jìn)學(xué)校教育可持續(xù)發(fā)展。
強(qiáng)化學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)與教師藝術(shù)檔案管理工作的認(rèn)知,是藝術(shù)檔案管理工作有序、順利開展的基礎(chǔ)。加強(qiáng)《檔案法》等檔案法制的宣貫,組織開展學(xué)校檔案分管領(lǐng)導(dǎo)和專兼職人員參加培訓(xùn),使領(lǐng)導(dǎo)干部和專兼職人員都認(rèn)識到學(xué)校藝術(shù)檔案工作的重要意義,強(qiáng)化檔案意識,避免出現(xiàn)“說起來重要、做起來次要、忙起來不要”等短期行為的出現(xiàn)。想方設(shè)法加強(qiáng)藝術(shù)檔案管理,構(gòu)建可操作性、全方位、多層次的管理制度,嚴(yán)格遵照《檔案法》、《藝術(shù)檔案管理辦法》相關(guān)規(guī)定,對藝術(shù)檔案分類、歸檔與管理辦法及要求進(jìn)行規(guī)范,確保管理工作有法可依、有章可循。同時,加強(qiáng)檔案工作的領(lǐng)導(dǎo),分管領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)不遺余力地干好檔案工作,親自過問,及時發(fā)現(xiàn)管理中存在的問題,并認(rèn)真研究解決方案,確保藝術(shù)檔案管理工作順利開展,切實(shí)滿足教育改革要求。
3.2 切實(shí)提高藝術(shù)檔案管理人員的綜合素質(zhì)
為了有效避免基礎(chǔ)性材料的遺失,學(xué)校應(yīng)采取統(tǒng)一保存的方式,加強(qiáng)管理。首先,學(xué)校應(yīng)重視檔案管理人員專業(yè)技能的培訓(xùn),為他們提供更多再教育與業(yè)務(wù)培訓(xùn)的機(jī)會,保證管理人員可以更好的勝任本職工作。同時管理人員上崗前要接受嚴(yán)格的考核,加大業(yè)務(wù)審查與考核力度,確保藝術(shù)檔案管理的有效性實(shí)現(xiàn)提升。藝術(shù)檔案管理人員也應(yīng)該主動總結(jié)經(jīng)驗(yàn)與教訓(xùn),對自身提出嚴(yán)格要求,保證在檔案管理中做到規(guī)范。學(xué)校要定期開展各項(xiàng)主題學(xué)習(xí)活動,保證檔案管理人員綜合能力實(shí)現(xiàn)提升
其次,加強(qiáng)硬件建設(shè)是增強(qiáng)檔案管理能力的關(guān)鍵,也是保障檔案管理水平的有效途徑。學(xué)校應(yīng)結(jié)合自身現(xiàn)狀,設(shè)立藝術(shù)檔案室,根據(jù)校務(wù)類、教學(xué)類、劇目類、照片類、實(shí)物類對藝術(shù)檔案進(jìn)行分別設(shè)櫥,并注意同藝術(shù)資料進(jìn)行區(qū)別,將其保存在不同的區(qū)域。同時,藝術(shù)檔案室應(yīng)配備完善的防火、防盜、防潮、防光、防蟲、防鼠咬系統(tǒng),確保檔案材料保管安全、利用方便、管理規(guī)范。
3.3 切實(shí)加強(qiáng)藝術(shù)檔案的收集和整理
對于藝術(shù)檔案,學(xué)校應(yīng)始終貫徹“以我為主”的立卷歸檔原則,對教學(xué)過程中所產(chǎn)生的文件材料進(jìn)行及時收集處理。設(shè)立檔案資料收集長效機(jī)制,將普通收集與定向收集、平時收集與學(xué)期終收集有機(jī)融合,以此來提高檔案資料的連續(xù)性、完整性。同時,學(xué)校各個部門應(yīng)配備兼職檔案員,主動配合檔案管理人員,積極投身于收集、整理資料工作中,保證收集渠道的通暢,具有較強(qiáng)的信息靈敏度,進(jìn)一步規(guī)范收集過程,確保資料的真實(shí)性。收集完后,需基于不同載體、不同門類按照類別、年限進(jìn)行科學(xué)歸檔。
3.4 切實(shí)加強(qiáng)藝術(shù)檔案信息化建設(shè)
信息時代下,藝術(shù)檔案信息化建設(shè)已經(jīng)成為了發(fā)展趨勢,也是強(qiáng)化檔案管理水平的關(guān)鍵點(diǎn)[4]。采用標(biāo)準(zhǔn)化和最新信息化管理的手段和管理方法是藝術(shù)檔案管理的必然趨勢,檔案管理人員要按標(biāo)準(zhǔn)對藝術(shù)檔案按標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行加工、處理,加快實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理,使藝術(shù)檔案管理工作煥發(fā)出新的無限生機(jī)。開發(fā)藝術(shù)檔案管理系統(tǒng),設(shè)定管理權(quán)限,輸入檔案編碼或類別便可迅速查詢有關(guān)信息,從而提高了藝術(shù)檔案管理的效率,實(shí)現(xiàn)了數(shù)字化、規(guī)范化管理。
4 結(jié)語
總之,隨著教學(xué)改革進(jìn)程的加快,藝術(shù)類學(xué)校應(yīng)高度重視藝術(shù)檔案的管理,特別是領(lǐng)導(dǎo)干部,應(yīng)全身心投入到藝術(shù)檔案管理工作的研究中,將其納入到學(xué)校重點(diǎn)事務(wù)中。目前,信息時代已經(jīng)到來,藝術(shù)類學(xué)校在藝術(shù)檔案管理中,應(yīng)積極革新理念,擯棄傳統(tǒng)管理模式,取其精華去其糟粕,構(gòu)建全方位、多層次的藝術(shù)檔案管理系統(tǒng),有效保障學(xué)校教育、教研活動順利開展,推動學(xué)校可持續(xù)健康發(fā)展。因此藝術(shù)類學(xué)校應(yīng)緊跟時代潮流,積極迎接挑戰(zhàn),把增強(qiáng)藝術(shù)檔案管理水平同教育事業(yè)改革戰(zhàn)略相融合,深入挖掘,準(zhǔn)確決策,制定有效改革舉措,并真正落實(shí)到位,為人類留下寶貴的文化遺產(chǎn)。
參考文獻(xiàn)
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