建設(shè)項(xiàng)目檔案規(guī)范化管理分析

牛貴嬌

摘 要：本文就建設(shè)項(xiàng)目檔案管理為研究對(duì)象，分析了建設(shè)項(xiàng)目檔案規(guī)范化管理中存在的問題，然后提出了建設(shè)項(xiàng)目檔案規(guī)范化管理的要求，最后結(jié)合管理要求和實(shí)際情況，提出建設(shè)項(xiàng)目檔案規(guī)范化管理的對(duì)策，旨在進(jìn)一步提升建設(shè)項(xiàng)目檔案規(guī)范化管理的水平，從而提升建設(shè)項(xiàng)目工程管理和質(zhì)量水平。

關(guān)鍵詞：建設(shè)項(xiàng)目;檔案管理;規(guī)范化管理;對(duì)策

建設(shè)項(xiàng)目的檔案是在具體的項(xiàng)目建設(shè)過程中形成的，能夠真實(shí)地反映出項(xiàng)目建設(shè)的具體情況，通常情況下建設(shè)項(xiàng)目檔案具有不可逆性的特點(diǎn)。同時(shí)，在工程項(xiàng)目建設(shè)竣工之后，期間所形成的建設(shè)項(xiàng)目檔案是后續(xù)項(xiàng)目管理工作的重要依據(jù)，尤其是在運(yùn)營(yíng)維護(hù)以及審計(jì)監(jiān)督環(huán)節(jié)發(fā)揮著重要的作用。所以，為了確保建設(shè)項(xiàng)目檔案能夠切實(shí)發(fā)揮其作用，則需要不斷提升建設(shè)項(xiàng)目檔案管理的水平，促使建設(shè)項(xiàng)目檔案管理更加規(guī)范化，從而有效提升建設(shè)項(xiàng)目管理和質(zhì)量水平。

1 建設(shè)項(xiàng)目檔案規(guī)范化管理中存在的問題分析

1）缺乏統(tǒng)一的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)。通常情況下，一個(gè)完整的工程項(xiàng)目建設(shè)的周期較復(fù)雜，且所涉及的內(nèi)容和范圍較廣，即使是同一個(gè)工程項(xiàng)目，也會(huì)因?yàn)楦鱾€(gè)參與方的不同而產(chǎn)生不同的檔案資料，所以使得建設(shè)項(xiàng)目的檔案資料較復(fù)雜。比如，在項(xiàng)目建設(shè)期間所涉及到的技術(shù)交底資料、技術(shù)變更通知、工程聯(lián)系單等等資料，這些重要資料仍然存在格式和頒布差異的問題，由于沒有統(tǒng)一的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，使得許多建設(shè)項(xiàng)目檔案資料并不完整。此外，在項(xiàng)目建設(shè)期間，許多檔案資料所經(jīng)過的手續(xù)并不嚴(yán)格，存在代簽、簽章手續(xù)簡(jiǎn)化的情況，無法保證建設(shè)項(xiàng)目檔案資料的真實(shí)性，從而阻礙了建設(shè)項(xiàng)目檔案規(guī)范化管理。

2）檔案資料收集存在不足。目前，在建設(shè)項(xiàng)目檔案規(guī)范化管理中，由于管理人員忽視了檔案管理的重要性，加之項(xiàng)目建設(shè)周期較長(zhǎng)，所涉及的建設(shè)項(xiàng)目資料多且繁雜，以致于許多收集的建設(shè)項(xiàng)目檔案資料并不完整。比如，在建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作中，其檔案管理的內(nèi)容不僅包括施工過程的記錄，同時(shí)還包括一些項(xiàng)目計(jì)劃、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)單以及相關(guān)的技術(shù)變更通知等資料的收集，這些資料的收集都影響著項(xiàng)目建設(shè)完成之后的運(yùn)營(yíng)維護(hù)和審計(jì)驗(yàn)收。但是目前由于在這些重要資料的收集存在不完整的問題，導(dǎo)致建設(shè)項(xiàng)目的后續(xù)工作難以有效開展。除此之外，影響建設(shè)項(xiàng)目檔案規(guī)范化管理的因素還包括檔案資料人員思想意識(shí)和業(yè)務(wù)能力方面。由于其不夠重視建設(shè)項(xiàng)目資料的收集以及檔案業(yè)務(wù)能力較弱，從而導(dǎo)致建設(shè)項(xiàng)目檔案難以實(shí)現(xiàn)規(guī)范化管理。

3）缺乏完善的規(guī)范化管理體系。由于對(duì)建設(shè)項(xiàng)目檔案的收集和管理的不重視，所以相應(yīng)的規(guī)范化管理體系也不夠完善。主要表現(xiàn)在兩個(gè)方面：第一，檔案規(guī)范化管理復(fù)合型人才缺失。隨著經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，建設(shè)項(xiàng)目的發(fā)展規(guī)模也越來越大，相應(yīng)的建設(shè)項(xiàng)目檔案管理要求也越來越高。而由于在專業(yè)化的復(fù)合型人才保障上的不足，缺乏相應(yīng)的建設(shè)項(xiàng)目檔案規(guī)范化管理的才人，無法有效滿足建設(shè)項(xiàng)目檔案規(guī)范化管理的需求;第二，相應(yīng)的軟件硬件設(shè)施配備不齊全。在進(jìn)行建設(shè)項(xiàng)目檔案規(guī)范化管理時(shí)缺乏必要的檔案管理軟件，同時(shí)必要的外部條件保障也缺失，嚴(yán)重阻礙了建設(shè)項(xiàng)目檔案的規(guī)范化管理。

2 建設(shè)項(xiàng)目檔案規(guī)范化管理的要求分析

1）規(guī)范化檔案資料的收集和整理。建設(shè)項(xiàng)目檔案規(guī)范化管理的要求，需要規(guī)范化檔案資料的收集和整理。要將規(guī)范化管理的理念深刻貫徹到前期的資料收集到后期的資料整理、歸檔的整個(gè)過程中，并且嚴(yán)格按照相關(guān)的檔案規(guī)范化法律法規(guī)要求，進(jìn)行檔案資料的收集和整理，通過規(guī)范化管理保證建設(shè)項(xiàng)目檔案資料的完整性，從而有效對(duì)建設(shè)檔案資料進(jìn)行規(guī)范化的整理和歸檔工作。尤其是在信息化時(shí)代，數(shù)字檔案也越來越多，規(guī)范化檔案資料的收集和整理，不僅包括紙質(zhì)檔案的規(guī)范化收集和整理，還包括數(shù)字檔案的規(guī)范化收集和整理，這些都是建設(shè)項(xiàng)目檔案規(guī)范化管理的基本要求。

2）規(guī)范化紙質(zhì)檔案和數(shù)字檔案的管理。隨著信息時(shí)代的到來，為了有效提升建設(shè)項(xiàng)目檔案管理的效率和信息化水平，檔案管理與計(jì)算機(jī)技術(shù)進(jìn)行了相互融合，從而產(chǎn)生了許多數(shù)字化檔案，并且成為了建設(shè)項(xiàng)目檔案的重要組成部分。因此，要求在進(jìn)行建設(shè)項(xiàng)目檔案規(guī)范化管理的過程中，要遵循紙質(zhì)檔案與數(shù)字檔案相互并重的原則，不僅要注重紙質(zhì)檔案的收集、整理和儲(chǔ)存，同時(shí)也要通過利用信息技術(shù)、光盤磁盤等工具加強(qiáng)數(shù)字檔案的安全防護(hù)，整體上提升建設(shè)項(xiàng)目檔案規(guī)范化管理的水平。

3）保證檔案資料的安全性。進(jìn)行建設(shè)項(xiàng)目檔案管理的最終目的是實(shí)現(xiàn)建設(shè)項(xiàng)目檔案規(guī)范化管理，所以在目標(biāo)實(shí)現(xiàn)的這一過程中，勢(shì)必離不開信息技術(shù)的利用。這是因?yàn)樵谛畔r(shí)代的背景下，建設(shè)項(xiàng)目檔案存在著許多數(shù)字化檔案，這些數(shù)字化檔案與紙質(zhì)檔案同樣重要，都需要進(jìn)行同步的整理、歸檔和利用。因此，在實(shí)現(xiàn)建設(shè)項(xiàng)目檔案規(guī)范化管理的過程中，一個(gè)重要的前提條件就是要保證檔案信息系統(tǒng)的安全性，要做好相應(yīng)的系統(tǒng)防護(hù)工作，避免遭受到惡意的攻擊而產(chǎn)生信息泄露問題，從而有效保證數(shù)字化檔案資料的安全。

3 建設(shè)項(xiàng)目檔案規(guī)范化管理的對(duì)策分析

1）重視建設(shè)項(xiàng)目檔案規(guī)范化管理。要想實(shí)現(xiàn)建設(shè)項(xiàng)目檔案規(guī)范化管理，首先就是要從思想上高度重視建設(shè)項(xiàng)目檔案規(guī)范化管理。要求項(xiàng)目建設(shè)過程中各個(gè)參與方都要重視建設(shè)項(xiàng)目檔案規(guī)范化管理，并且逐步落實(shí)檔案規(guī)范化管理的職責(zé)，堅(jiān)持統(tǒng)一管理的標(biāo)準(zhǔn)原則，然后結(jié)合實(shí)際的檔案管需求，一一落實(shí)建設(shè)項(xiàng)目檔案規(guī)范化管理從前期的收集到后期的整理歸檔整個(gè)過程的要求，從而有效保證建設(shè)項(xiàng)目檔案的規(guī)范化管理。另外，也要加強(qiáng)建設(shè)項(xiàng)目規(guī)范化管理的監(jiān)督工作。應(yīng)當(dāng)設(shè)立專門的質(zhì)量管理監(jiān)督小組，督促檔案管理人員嚴(yán)格按照規(guī)范化管理的要求進(jìn)行建設(shè)項(xiàng)目檔案的收集、整理、歸檔以及利用等整個(gè)過程的檔案工作，保證建設(shè)項(xiàng)目檔案規(guī)范化管理。

2）完善建設(shè)項(xiàng)目檔案規(guī)范化管理制度。實(shí)現(xiàn)建設(shè)項(xiàng)目檔案規(guī)范化管理，其次就是要不斷完善建設(shè)項(xiàng)目檔案規(guī)范化管理制度并嚴(yán)格執(zhí)行。具體就是要根據(jù)相關(guān)的檔案管理規(guī)范化管理的法律法規(guī)要求，然后自身實(shí)際檔案管理的需求，不斷完善建設(shè)項(xiàng)目檔案規(guī)范化管理制度，保證建設(shè)項(xiàng)目紙質(zhì)檔案和數(shù)字檔案實(shí)現(xiàn)規(guī)范化管理，尤其是一些重要的建設(shè)項(xiàng)目檔案資料，更加要確保其檔案管理工作滿足規(guī)范化管理的要求和標(biāo)準(zhǔn)。另外，對(duì)于建設(shè)項(xiàng)目檔案的歸檔以及檔案移交的標(biāo)準(zhǔn)和要求，也要在建設(shè)項(xiàng)目檔案規(guī)范化管理制度中明確要求，要求建設(shè)項(xiàng)目各個(gè)參與方嚴(yán)格遵守檔案資料整理、編目、借閱、歸還等要求，從而有效保證建設(shè)項(xiàng)目檔案規(guī)范化管理。

3）加大建設(shè)項(xiàng)目檔案規(guī)范化管理的保障。實(shí)現(xiàn)建設(shè)項(xiàng)目檔案規(guī)范化管理，最后就是要加大建設(shè)項(xiàng)目檔案規(guī)范化管理的保障，具體就是要加大建設(shè)項(xiàng)目檔案規(guī)范管理硬件和軟件的投入力度。在硬件保障方面，要重視建設(shè)項(xiàng)目檔案基礎(chǔ)性建設(shè)，積極引進(jìn)先進(jìn)的檔案管理軟件和系統(tǒng)，建立起相應(yīng)的檔案管理數(shù)據(jù)庫，保障建設(shè)項(xiàng)目檔案規(guī)范化管理。而從軟件保障方面，就是要完善建設(shè)項(xiàng)目檔案規(guī)范化管理的規(guī)章制度，包括檔案資料的收集、整理、移交、歸檔、借閱以及利用等方面的制度內(nèi)容，全方位地為建設(shè)項(xiàng)目檔案規(guī)范化管理提供制度保障。此外，還需要加強(qiáng)建設(shè)項(xiàng)目檔案規(guī)范化管理隊(duì)伍的建設(shè)，做好相應(yīng)的培訓(xùn)工作，提升檔案管理人員的專業(yè)知識(shí)和業(yè)務(wù)能力，滿足現(xiàn)代檔案管理規(guī)范化的要求，從而實(shí)現(xiàn)建設(shè)項(xiàng)目檔案規(guī)范化管理。

參考文獻(xiàn)

[1]蔡軍.加強(qiáng)重大建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作之我見[J].蘭臺(tái)內(nèi)外，2018（10）：34-35.

[2]沈銘慧.基于課題管理的科研項(xiàng)目檔案規(guī)范化分析[J].辦公室業(yè)務(wù)，2018（14）：45-46.

[3]梁?jiǎn)⑷A.重大工程項(xiàng)目檔案規(guī)范化管理途徑探討[J].城建檔案，2018（04）：45-47.