淺析檔案管理歸檔整理操作方法和技巧

黎彩芬

摘 要：隨著時代的發(fā)展變革，檔案作為重要的歷史資料檔案管理工作越發(fā)的受到人們的關(guān)注，近幾年，隨著現(xiàn)代技術(shù)的發(fā)展和革新，如何在檔案管理的過程中合理的落實有關(guān)檔案歸檔整理的方法就成為了現(xiàn)階段檔案管理者們研究的重點。由此，針對這一問題本文結(jié)合現(xiàn)階段疾控中心檔案管理歸檔整理過程中存在的不足進行闡述、分析，希望從中能夠發(fā)掘適合新時代背景下開展疾控中心檔案管理歸檔整理的方法，優(yōu)化實際的管理效果，同時為后續(xù)的檔案管理工作打下基礎(chǔ)。

關(guān)鍵詞：檔案管理;歸檔整理;操作方法;操作技巧

疾控中心承擔著全市傳染病、地方病、寄生蟲病與非傳染性疾病等預防與控制、突發(fā)公共衛(wèi)生事件與災后疫情應急處置、健康危害因素監(jiān)測與干預，病原生物檢測、健康教育與健康促進等重要工作，忠實履行著“人民健康衛(wèi)士”的職責，其相關(guān)的檔案管理工作內(nèi)容也越來越多，需要進行檔案管理歸檔整理的文件資料也隨之大幅提升，不僅對傳統(tǒng)的檔案歸檔整理模式提出了更高的要求，同時現(xiàn)代技術(shù)的發(fā)展也為傳統(tǒng)檔案歸檔整理的發(fā)展提供了機遇，由此，在這一背景下，如何結(jié)合實際檔案、資料管理過程中的特點入手進行綜合性的分析，從而優(yōu)化原有的檔案管理歸檔整理方法，就成為了現(xiàn)階段檔案管理工作者們研究的重點內(nèi)容之一[1]。

1 現(xiàn)階段檔案管理歸檔整理操作過程中存在的不足

根據(jù)對以往檔案管理環(huán)節(jié)歸檔整理的操作進行研究，本文可以發(fā)現(xiàn)，在實際的整理過程中我國的檔案管理者們已經(jīng)結(jié)合我國實際的檔案管理情況總結(jié)出了一系列適合我國檔案管理特色的歸檔整理模式，雖然能夠在基礎(chǔ)層面滿足人們對于檔案管理的需求，但是隨著時代的發(fā)展、變革，其中存在的問題也逐漸的凸顯了出來[2]。結(jié)合以往的檔案管理歸檔整理經(jīng)驗，本文認為其中存在的問題大都集中表現(xiàn)在如下兩個方面：

首先，便是存在很多管理者對于疾病防控中心檔案管理的重視程度存在比較明顯的不足。根據(jù)以往的疾病防控單位檔案管理來看，大部分的檔案管理工作屬于服務性的崗位，這一工作性質(zhì)的存在就致使檔案管理工作無法為疾病防控單位創(chuàng)造明顯的經(jīng)濟效益，由此，就使得很多疾病防控單位的管理者們存在比較明顯的認知問題[3]。例如，在實際的疾病防控單位管理環(huán)節(jié)，其單位并不會設置專門的檔案管理人員就是日常工作中比較常見的問題之一，不僅影響單位檔案管理的實際質(zhì)量，同時也致使疾病防控單位有關(guān)檔案管理的規(guī)章不夠完善，影響實際的檔案管理效果。

其次，疾病防控單位檔案管理制度的不完善也是現(xiàn)階段檔案管理過程中存在比較多問題的層面。例如，就這一問題來說，在實際的檔案管理過程中，檔案管理科學性不夠、檔案無法及時的進行更新等問題都是實際工作中比較常見的不足，從而制約了實際的檔案管理歸檔整理無法實現(xiàn)預期的管理目標。

2 檔案管理歸檔整理操作過程中的方法和技巧分析

根據(jù)上述研究，本文認為如果想要更好的針對方案管理過程中的資料進行歸檔整理，就可以通過以下幾個方面入手進行優(yōu)化和提升：

2.1 就檔案資料的收集環(huán)節(jié)來說

根據(jù)以往的檔案管理工作來說，針對檔案歸檔資料的收集是開展后續(xù)檔案歸檔整理的基礎(chǔ)所在，在實際的檔案管理環(huán)節(jié)，就需要針對疾病防控單位運行過程中的全部信息進行收集，進而確保在進行資料歸檔的過程中所歸檔的資料內(nèi)容能夠?qū)ξ磥砑膊》揽貑挝坏墓芾?、決策提供相關(guān)的參考，進而實現(xiàn)預期的歸檔整理目標，保證資料的相對完整[4]，有助于應對突發(fā)公共衛(wèi)生事件，并可以做好健康危害因素的分析與監(jiān)測工作，為廣大人民的健康保駕護航。

2.2 就檔案資料是否具備保存性進行判斷

隨著我國檔案管理體系的日益完善，我國有關(guān)檔案管理的標準也隨之大幅的提升，由此，在實際的檔案資料歸檔前，歸檔操作人員們必須要針對檔案資料是否具備保存性進行系統(tǒng)的判斷，嚴格按照國家規(guī)定的相關(guān)保管范圍和保管期限進行確定，從而實現(xiàn)提升檔案歸檔整理效果的目標。例如，就這一環(huán)節(jié)，首先，應針對資料收集過程中不符合歸檔條件的資料進行篩選，降低文檔資料的重復性;其次，則應針對權(quán)責以外的歸檔資料進行剔除，比如，就這一環(huán)節(jié)比較常見的是來源于上級單位進行普發(fā)的資料內(nèi)容，不具備歸檔需求的資料應予以剔除;第三，對于未發(fā)生實效性的檔案資料也應予以去除，確保資料的完整性，同時提升資料歸檔整理的有效性。

2.3 根據(jù)檔案資料的不同類型進行裝訂

自進行檔案資料的歸檔整理過程中，應針對整理過后的資料進行裝訂，通常情況下裝訂應秉持以下幾方面原則：

首先，應根據(jù)檔案資料產(chǎn)出的單位進行整理，在實際的檔案管理過程中，應將檔案資料關(guān)系相對比較緊密的內(nèi)容歸檔、裝訂為一個部分，進而有助于后續(xù)資料的查閱，例如，針對傳染病及非傳染病的預防控制類檔案需要進行統(tǒng)一的裝訂，方便查閱和整理資料。

其次，在進行文檔裝訂的過程中，根據(jù)以往的文檔裝訂經(jīng)驗，秉持著“正文在前、附件在后、原件在前、附件在后、轉(zhuǎn)發(fā)在前、被轉(zhuǎn)發(fā)在后等原則”幫助后續(xù)使用過程中的查閱，進而實現(xiàn)檔案資料歸檔整理操作的目標。

第三，在進行檔案資料的裝訂過程中可以發(fā)現(xiàn)，為了確保裝訂的相對美觀，就需要確保將資料文件對其整齊，優(yōu)化檔案的裝訂、使用，從而實現(xiàn)預期的目標。需要注意的是，當資料比較多的時候，可以選擇“三孔一線”的方式進行裝訂，從而實現(xiàn)預期的裝訂目標。

2.4 針對已經(jīng)裝訂的資料進行歸檔分類

在針對檔案資料歸檔整理的過程中，還應以時間為標準進行資料的歸檔分類：首先，對于通過時間進行分類的資料，應該以文檔資料的落款時間為準，對于資料年度時間相對比較長的資料，應以實際資料的完結(jié)時間進行確定，從而實現(xiàn)預期的管理目標;其次，對于實際的檔案資料歸檔整理過程中資料的分類應按照第一次資料的時間為標準，從而實現(xiàn)預期的資料歸檔目標，例如，對于傳染類疾病，需要對其首次發(fā)現(xiàn)時期的檔案資料進行收集，并按照疾病發(fā)展情況進行依次的檔案收集工作，有助于分類歸檔管理。

2.5 按照檔案的資料類型進行排列

在實際的檔案管理過程中，應針對以往的檔案資料歸檔整理模式來說，應結(jié)合實際的資料類型進行排列：比如，就這一環(huán)節(jié)，首先，應將同一時間、同一保管年度的檔案資料進行排列;其次，則應將在同一保管期限內(nèi)的檔案資料進行完善，從而確保在檔案管理歸檔整理的過程中存在比較固定的模式，方便后續(xù)有關(guān)資料的查找;最后，應將同屬于同一部分的資料按照資料發(fā)生的不同時間進行綜合性的排序，從而實現(xiàn)預期的資料歸檔整理效果。

2.6 就歸檔檔案資料的類型進行編號

在以往的檔案管理過程中，操作人員針對檔案管理資料進行編號進開展歸檔的基礎(chǔ)環(huán)節(jié)，如果想要在根本上實現(xiàn)預期的歸檔目標，就需要應用編號的方式將檔案資料歸檔整理的更加明顯，從而為后續(xù)的檔案使用打下基礎(chǔ)。例如，就這一環(huán)節(jié)，歸檔操作人員應根據(jù)文書檔案的實際情況進行單份文件的歸檔，并在一年度終了后統(tǒng)一移交檔案管理部門進行歸檔，從而實現(xiàn)優(yōu)化檔案歸檔效果的目標。

2.7 根據(jù)檔案資料的基礎(chǔ)信息進行登記

在進行檔案管理歸檔的過程中，也應針對檔案的基礎(chǔ)信息資料進行完善和登記。例如，就檔案資料編寫的過程中，首先，應根據(jù)檔案資料所在檔案室中的件號進行綜合性的登記;其次，應針對歸檔資料的編寫者、收集者等資料單位的所有者進行標注，明確檔案的相關(guān)責任;第三，應針對檔案的發(fā)文序號進行登記，明確檔案資料的發(fā)表年度等基礎(chǔ)信息;第四，應針對歸檔檔案的名稱進行登記，并由歸檔操作者們根據(jù)實際的內(nèi)容進行完善，確保在后續(xù)的使用過程中，能夠通過題目最直觀的感受到內(nèi)容;最后，則應歸檔資料的頁數(shù)、日期以及備注等基礎(chǔ)上模進行編寫，從而方便后續(xù)的使用，同時針對歸檔的資料內(nèi)容進行簡單的闡述，方便后續(xù)的使用。

2.8 將文書類型的檔案資料進行打包

在以往檔案管理歸檔操作的過程中，針對已經(jīng)完成歸檔的檔案資料進行打包整理，也是實際操作過程中比較重要的事項之一，由此，在操作的過程中應將歸檔好的資料按照相應的順序放置在文件盒中，并將文件盒盒面上的內(nèi)容登記全面。需要注意的是，在歸檔整理的過程中，時間、分類等存在不同因素的歸檔資料不能放置在一個檔案盒中。

就裝盒打包環(huán)節(jié)來說，如果想要實現(xiàn)這一環(huán)節(jié)的優(yōu)化，就需要從裝盒的原則層面入手完善。例如，就這一層面首先應根據(jù)文件的編碼進行裝載，從并且嚴格的按照檔案的順利進行整理，避免對后續(xù)的使用造成困難。

對于打包盒的選擇過程中，最佳的檔案盒材料是運用無酸紙制作的檔案盒，這種檔案盒不僅能夠?qū)崿F(xiàn)資料的安全保存，同時還能具備比較好的耐久性，能夠保存的時間比較長。

就在檔案盒表面內(nèi)容的標注過程中，則通常應該載明檔案管理過程中的檔案全宗號、檔案歸檔年度、保管期限以及檔案管理的起止時間等多方面內(nèi)容，從而最大程度上幫助后續(xù)的使用，同時實現(xiàn)預期的檔案管理目標。

最后，在進行檔案資料的檢索過程中，操作者在完成歸檔后應根據(jù)實際的歸檔資料設計歸檔目錄，幫助后續(xù)使用者根據(jù)目錄進行查閱，同時實現(xiàn)預期的檔案歸檔整理目標，達到一定的社會效益。

3 結(jié)語

綜上所述，就檔案歸檔整理工作來說不僅僅是開展后續(xù)檔案管理的基礎(chǔ)，同時也是實現(xiàn)后續(xù)檔案使用的基礎(chǔ)環(huán)節(jié)，只有結(jié)合實際的檔案情況綜合性的針對歸檔檔案的信息進行綜合性的完善，才能夠提升檔案資料在后續(xù)發(fā)展過程中的實際使用情況，由此，上文結(jié)合以往的檔案管理經(jīng)驗入手進行研究，提出了相應的檔案管理歸檔整理操作方法的同時，希望能夠?qū)罄m(xù)的歸檔整理做出幫助。

參考文獻

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[4]丁德勝，信玉紅.機關(guān)檔案的整理與歸檔——《機關(guān)檔案管理規(guī)定》解讀之七[J].中國檔案，2019（07）：36-37.