如何建設(shè)規(guī)范化的政府采購檔案管理工作

摘 要：文章中筆者首先對政府采購檔案的基本涵義及意義進(jìn)行了探析，并以此為基礎(chǔ)提出了建設(shè)規(guī)范化的政府采購檔案管理工作的相關(guān)建議，旨在提升國家政府對于采購檔案的管理能力，進(jìn)而保證國家政府對采購檔案的管理規(guī)范化、制度化。

關(guān)鍵詞：建設(shè)規(guī)范化;政府采購檔案;管理工作;探析

在政府的各項工作中，采購工作集規(guī)模與系統(tǒng)為一體的工程，必須參照相關(guān)的條文規(guī)定模式、步驟和方式等，采購所需要的各項物品，同時在整個政府的采購行為當(dāng)中，政府對采購檔案所進(jìn)行的管理工作是其核心部分，其主要記錄了政府的采購活動及有關(guān)決策部署，有著非常強(qiáng)的可靠性、有效性以及反腐等的作用，不但能夠在一定程度上提升政府的采購效率，同時也可以幫助政府樹立良好的社會形象。

1 政府采購檔案的基本涵義及意義

1.1 政府采購檔案的基本涵義

政府采購檔案，其功能主要是記錄下政府的所有采購過程以及有關(guān)決策的事項，多數(shù)情況下是政府采購部門、工作人員、代理單位在政府采購行為中的所有記錄，大部分情況下以圖表、文字等形式存在的，這樣有助于政府各單位進(jìn)行公開、公正的采購活動[1]。

1.2 政府采購檔案管理工作的意義

政府對于采購檔案進(jìn)行管理的目的，主要是為了加強(qiáng)政府的管理力度、提升對于采購的管理能力和對采購活動進(jìn)行相應(yīng)的規(guī)范。其能夠詳細(xì)記錄下政府的采購活動，進(jìn)而可以為計算整理、歸納總結(jié)、節(jié)約財政支出、配合有關(guān)部門監(jiān)督及檢查以及處理各項采購疑問提供相應(yīng)的證據(jù)，加強(qiáng)政府采購檔案的管理能夠?qū)φ母黜棽少徎顒蛹右砸?guī)范，在保證社會穩(wěn)定和國家利益方面有著重大的意義。另外，構(gòu)建完備的政府采購檔案管理機(jī)制，能夠有效促進(jìn)政府廉潔建設(shè)，有利于政府建立優(yōu)良的社會形象。

2 建設(shè)規(guī)范化的政府采購檔案管理工作的建議

2.1 建立健全政府采購檔案管理體系

政府在進(jìn)行采購檔案的管理時，必須選擇相關(guān)專業(yè)人員進(jìn)行采購檔案的管理，記錄并采集政府的采購行為及相關(guān)決策，將采集所得的采購檔案按照時間順序或固定特點(diǎn)展開分類、排布、管理等，從而推動政府對于采購檔案管理工作的規(guī)范化、合理化，避免其他不良因素對檔案所造成的損壞，加強(qiáng)政府對于檔案管理的力度，延長采購檔案的使用壽命，確保政府檔案的完善性，這樣不但能夠有效提升政府對于采購檔案的使用度，此外還能夠全面反映出政府采購的具體活動[2]。

2.2 對于政府采購檔案的管理機(jī)制進(jìn)行完善，并確保采購檔案的完整性

政府必須構(gòu)建完被的采購檔案管理體制，并確保采購檔案的完整性，進(jìn)而保證政府采購檔案管理水平能夠不斷發(fā)展。首先，政府必須構(gòu)建完善的采購檔案借閱體系，對于部分已整理的采購檔案，若未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)的準(zhǔn)許不可私自進(jìn)行查閱。如果是由于工作需要而進(jìn)行檔案的借閱，工作人員必須填寫申請書或申請表后，并表明所查閱檔案的名字、時間、數(shù)量、保存方式及借閱的相關(guān)原由等，并交由相關(guān)部門審批后方可借閱。然而，對于部分與商業(yè)機(jī)密有關(guān)的投標(biāo)檔案，不可以進(jìn)行隨意的查閱，避免出現(xiàn)政府機(jī)密泄露的問題出現(xiàn)。

2.3 必須明確政府采購檔案的工作權(quán)責(zé)，提升采購檔案管理人員的工作能力

目前，在政府對采購檔案進(jìn)行管理的過程中，因為相關(guān)檔案管理人員大部分都具有專業(yè)能力不強(qiáng)和職業(yè)素養(yǎng)低下等問題，大多數(shù)檔案管理者都是身兼多項職責(zé)，還有很多工作人員甚至不具備相關(guān)管理經(jīng)驗及沒有接收管理培訓(xùn)，并沒有掌握現(xiàn)階段我國政府對于采購工作所制定的相關(guān)管理程序及法律規(guī)定，進(jìn)而不能對采購檔案進(jìn)行有效的整理、總結(jié)和分類，從而導(dǎo)致政府在管理采購檔案的過程中效率極其低下。從而可以看出，政府部門中從事采購檔案管理的工作者，其專業(yè)素質(zhì)及能力還需要加強(qiáng)及提升，要求管理者對檔案管理有關(guān)的新知識、新技能進(jìn)行不斷的學(xué)習(xí)，掌握現(xiàn)階段我國政府與之相關(guān)的法律規(guī)定及工作標(biāo)準(zhǔn)，提高其自身對采購檔案管理工作的認(rèn)知及掌握程度[3]。

2.4 從本質(zhì)上把握政府采購檔案的信息準(zhǔn)確性及真實(shí)性

檔案管理工作者在進(jìn)行相關(guān)資料的建檔過程中，必須確保填寫信息的字跡明了，需要使用鋼筆或打印的方式進(jìn)行信息的填寫，進(jìn)而確保政府采購檔案的有效性。在建檔工作完成之后，資料均不可隨便修改，同時在借閱時不可在資料上做任何標(biāo)記，比如折疊、涂改等，從而確保完整的政府采購檔案。另外，政府的各項工作負(fù)責(zé)人在處理完所有工作后，必須將所有的項目文件交由管理人員展開建檔工作，隨后管理人員對資料展開歸納、立卷、歸檔保存等工作，從而確保政府采購檔案的準(zhǔn)確性及真實(shí)性[4]。

3 結(jié)語

從整體上來看，在政府的采購工作當(dāng)中，對政府采購檔案所進(jìn)行的相關(guān)管理工作是重要程度非常高的環(huán)節(jié)之一。在對政府采購檔案的管理工作進(jìn)行加強(qiáng)的過程中，能夠?qū)崿F(xiàn)政府各項采購活動的規(guī)范化，從而可以在某些方面促進(jìn)社會的穩(wěn)定發(fā)展、保證國家的利益不遭受損失。為此，國家必須構(gòu)建完善的政府采購檔案管理機(jī)制，并對政府的采購檔案管理機(jī)制進(jìn)行優(yōu)化，確保采購檔案的完善性。在此過程中，必須將政府采購的檔案管理權(quán)責(zé)進(jìn)行明確，增強(qiáng)檔案管理工作人員的工作能力。對政府的采購檔案進(jìn)行精準(zhǔn)地掌握，進(jìn)而有助于提升政府采購檔案的管理效率及業(yè)務(wù)水平。

參考文獻(xiàn)

[1]張維敏.如何建設(shè)規(guī)范化的政府采購檔案管理工作[J].工程技術(shù)，2016（12）.

[2]尹艷.淺析政府采購檔案管理工作中存在的問題及對策[J].科技信息，2014（14）.

[3]曲剛.關(guān)于政府采購檔案管理若干問題思考[J].辦公室業(yè)務(wù)，2014（11）.

[4]邱靜.規(guī)范政府采購項目檔案管理的思考[J].四川檔案，2016（05）.

作者簡介

田徑（1983-），女，土家族，本科，現(xiàn)為中級職稱。