特種設(shè)備檢驗(yàn)檢測(cè)專用儀器設(shè)備的管理

楊 平

（廣東省特種設(shè)備檢測(cè)研究院佛山檢測(cè)院，廣東佛山 528000）

0 引言

儀器設(shè)備是特種設(shè)備檢驗(yàn)檢測(cè)機(jī)構(gòu)正常開展工作的基礎(chǔ)，是取得精準(zhǔn)可靠數(shù)據(jù)的重要工具。儀器設(shè)備管理又是檢驗(yàn)檢測(cè)機(jī)構(gòu)質(zhì)量管理體系的重要組成部分，是反映檢驗(yàn)檢測(cè)機(jī)構(gòu)的檢驗(yàn)水平和綜合實(shí)力的重要標(biāo)志。確保配置配套的儀器設(shè)備處于受控狀態(tài)，發(fā)揮最大效能是其管理的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。特種檢驗(yàn)檢測(cè)機(jī)構(gòu)儀器設(shè)備的管理，對(duì)提高檢驗(yàn)檢測(cè)單位的檢驗(yàn)質(zhì)量及效率，具有重要意義。

1 規(guī)范設(shè)備管理程序

《檢驗(yàn)檢測(cè)機(jī)構(gòu)資質(zhì)認(rèn)定評(píng)審準(zhǔn)則》中指出，檢驗(yàn)檢測(cè)機(jī)構(gòu)應(yīng)建立和保持檢驗(yàn)檢測(cè)設(shè)備和設(shè)施管理程序，以確保設(shè)備和設(shè)施的配置、維護(hù)和使用滿足檢驗(yàn)檢測(cè)工作的要求。為確保檢驗(yàn)檢測(cè)儀器設(shè)備始終處于完好狀態(tài)滿足檢驗(yàn)檢測(cè)要求，保證檢驗(yàn)檢測(cè)結(jié)果的準(zhǔn)確可靠和有效，實(shí)驗(yàn)室應(yīng)建立儀器設(shè)備控制與管理程序，對(duì)儀器設(shè)備進(jìn)行有效控制。

2 加強(qiáng)儀器設(shè)備管理

2.1 儀器設(shè)備購(gòu)置

儀器設(shè)備的購(gòu)置應(yīng)執(zhí)行系統(tǒng)內(nèi)《采購(gòu)服務(wù)和供應(yīng)品管理程序》和《政府采購(gòu)法》等有關(guān)要求。

2.2 設(shè)備驗(yàn)收

（1）采購(gòu)儀器設(shè)備一般采用逐個(gè)驗(yàn)收的方法；對(duì)于復(fù)雜、持續(xù)時(shí)間長(zhǎng)、分階段建設(shè)的服務(wù)或供應(yīng)品，應(yīng)采用分階段驗(yàn)收方式驗(yàn)收。

（2）對(duì)于儀器設(shè)備的驗(yàn)收采用《儀器設(shè)備（材料）采購(gòu)驗(yàn)收記錄》進(jìn)行驗(yàn)收記錄，其他不適用的服務(wù)與供應(yīng)品應(yīng)，由采購(gòu)申請(qǐng)部門另行制訂驗(yàn)收方案，并經(jīng)采購(gòu)管理部門同意。

（3）驗(yàn)收合格的儀器設(shè)備、消耗品由設(shè)備管理員辦理入庫(kù)登記，按《檢測(cè)儀器設(shè)備控制與管理程序》進(jìn)行管理，并按財(cái)務(wù)制度相關(guān)規(guī)定協(xié)助進(jìn)行固定資產(chǎn)登記。

（4）不合格的儀器設(shè)備由采購(gòu)管理部門辦理退貨。

2.3 檔案管理

儀器設(shè)備的檔案管理是確保檢驗(yàn)檢測(cè)數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性、科學(xué)性和公正性不可缺少的重要因素。

儀器設(shè)備檔案管理是一個(gè)動(dòng)態(tài)、持續(xù)的過(guò)程。儀器設(shè)備檔案包括儀器設(shè)備的采購(gòu)、驗(yàn)收、使用、維護(hù)、維修等環(huán)節(jié)形成的文件材料，能夠準(zhǔn)確、完整的反映設(shè)備從采購(gòu)到報(bào)廢整個(gè)過(guò)程的狀態(tài)信息，包括采購(gòu)申請(qǐng)資料、供方評(píng)價(jià)記錄、標(biāo)書及標(biāo)書評(píng)審記錄、供應(yīng)商相關(guān)資料及應(yīng)標(biāo)文件、采購(gòu)單或合同與合同評(píng)審記錄、合同實(shí)施過(guò)程資料、驗(yàn)收資料，設(shè)備出廠技術(shù)資料、故障、維修、檢定或校準(zhǔn)與溯源記錄、期間核查內(nèi)容等。設(shè)備使用過(guò)程中的使用管理記錄是設(shè)備信息最為客觀的記載，可為后期儀器評(píng)價(jià)提供重要依據(jù)。

2.4 設(shè)備臺(tái)賬

建立儀器設(shè)備臺(tái)賬，便于對(duì)儀器設(shè)備管理，超期儀器設(shè)備要及時(shí)送檢，并建立故障維修、保養(yǎng)等日常記錄。

2.5 設(shè)備狀態(tài)標(biāo)識(shí)

儀器設(shè)備管理員應(yīng)對(duì)所有檢驗(yàn)檢測(cè)配置的儀器、設(shè)備、量具實(shí)施“綠、黃、紅”3 色標(biāo)志管理并維護(hù)標(biāo)志的可識(shí)別性。對(duì)于所有檢測(cè)設(shè)備儀器進(jìn)行統(tǒng)一、唯一性編號(hào)，并將編號(hào)標(biāo)在醒目位置。

（1）綠色標(biāo)志——經(jīng)溯源合格達(dá)到使用量值和功能要求的設(shè)備儀器、量具。

（2）黃色標(biāo)志——經(jīng)溯源后只有部分功能符合使用要求的設(shè)備儀器、量具。

（3）紅色標(biāo)志——設(shè)備儀器損壞，經(jīng)溯源后指標(biāo)達(dá)不到使用要求的，超過(guò)檢定周期或經(jīng)檢定不合格的，懷疑設(shè)備儀器有失準(zhǔn)問(wèn)題的，封存停用。

2.6 設(shè)備使用操作規(guī)程

采購(gòu)的新設(shè)備儀器由設(shè)備責(zé)任師或科研項(xiàng)目負(fù)責(zé)人組織編寫儀器設(shè)備使用操作規(guī)程，一般包括操作方法、維護(hù)和保養(yǎng)方法等內(nèi)容。

2.7 設(shè)備儀器的溯源

2.7.1 制定溯源計(jì)劃

（1）設(shè)備責(zé)任工程師或科研項(xiàng)目負(fù)責(zé)人根據(jù)各檢驗(yàn)部門提出的計(jì)量認(rèn)可能力要求或項(xiàng)目要求，依據(jù)《質(zhì)量手冊(cè)》中的量值溯源圖編制在用設(shè)備儀器、量具、量器以及標(biāo)準(zhǔn)物質(zhì)量值溯源的總體計(jì)劃，組織使用部門及設(shè)備管理員或項(xiàng)目組編制《XXXX 年度設(shè)備儀器、量具量值溯源計(jì)劃表》，設(shè)備管理部門審核，技術(shù)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。

（2）溯源證書歸于設(shè)備儀器檔案管理或單獨(dú)管理。

（3）對(duì)溯源服務(wù)機(jī)構(gòu)的能力與要求參見《采購(gòu)服務(wù)和供應(yīng)品管理程序》。

2.7.2 自校準(zhǔn)

（1）對(duì)于國(guó)家非強(qiáng)制檢定的設(shè)備儀器，為保證儀器設(shè)備處于良好的工作狀態(tài)，滿足檢驗(yàn)檢測(cè)需求，可以進(jìn)行自校準(zhǔn)，制定自校準(zhǔn)規(guī)程。特種設(shè)備檢驗(yàn)檢測(cè)機(jī)構(gòu)的儀器設(shè)備種類繁多，各檢驗(yàn)檢測(cè)機(jī)構(gòu)所擁有的品種、類別各不相同。同品種不同型號(hào)規(guī)格的儀器設(shè)備操作方法也不盡相同。這就要求使用部門根據(jù)實(shí)際情況，參照相應(yīng)的產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)、儀器校準(zhǔn)檢定標(biāo)準(zhǔn)制定出相應(yīng)的自校準(zhǔn)規(guī)程。如廣東省特種設(shè)備檢測(cè)研究院佛山檢測(cè)院，專門對(duì)電梯平衡系數(shù)測(cè)試儀、手持式X 射線熒光光譜儀等制定出符合檢驗(yàn)需求的自校準(zhǔn)規(guī)程，提高了設(shè)備管理中的可控性。

（2）校準(zhǔn)人員應(yīng)按自校準(zhǔn)規(guī)程方法進(jìn)行校準(zhǔn)，并填寫《設(shè)備自校準(zhǔn)記錄》，設(shè)備責(zé)任工程師審核，技術(shù)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。

2.7.3 溯源結(jié)果的確認(rèn)

各檢驗(yàn)室或設(shè)備責(zé)任工程師應(yīng)對(duì)校準(zhǔn)與溯源后設(shè)備儀器、標(biāo)準(zhǔn)物質(zhì)的量值溯源結(jié)果進(jìn)行確認(rèn)，以保證校準(zhǔn)與溯源后的設(shè)備儀器、標(biāo)準(zhǔn)物質(zhì)能夠滿足使用要求。如設(shè)備經(jīng)溯源后產(chǎn)生了一組修正因子時(shí)，應(yīng)將其備份，并將原有的修正因子及其備份（包括計(jì)算機(jī)軟件中的備份）進(jìn)行更新，確保設(shè)備修正因子的現(xiàn)行有效，而且保證設(shè)備使用者能方便得到。

2.8 儀器設(shè)備維護(hù)、故障處理及溯源核查

（1）設(shè)備儀器保養(yǎng)人應(yīng)對(duì)設(shè)備儀器設(shè)備進(jìn)行維護(hù)、保養(yǎng)，并填寫《設(shè)備儀器維護(hù)/保養(yǎng)記錄表》。在儀器設(shè)備使用過(guò)程中，若發(fā)現(xiàn)設(shè)備出現(xiàn)故障或顯示結(jié)果有疑問(wèn)時(shí)，應(yīng)立即停止使用，及時(shí)反饋給設(shè)備管理員。經(jīng)確認(rèn)存有問(wèn)題，填寫《儀器設(shè)備停用（維修）申請(qǐng)表》交設(shè)備管理室，由設(shè)備管理員在該設(shè)備上粘貼紅色標(biāo)識(shí)防止誤用，并將其隔離存放。

（2）經(jīng)檢定或在維護(hù)確認(rèn)達(dá)不到使用要求的設(shè)備儀器，設(shè)備管理員應(yīng)向設(shè)備管理部門匯報(bào)。設(shè)備管理部門組織人員進(jìn)行評(píng)價(jià)，作維修、停用、報(bào)廢或限制使用。對(duì)需要維修的設(shè)備，由設(shè)備管理員或使用人員填寫《設(shè)備儀器維修（維護(hù)）申請(qǐng)單》，提出維修申請(qǐng)，逐級(jí)審批，設(shè)備管理員最終落實(shí)維修事宜。對(duì)于停用設(shè)備，使用人員或設(shè)備管理員應(yīng)填寫《設(shè)備儀器停用申請(qǐng)表》，完成審批流程，最終由設(shè)備管理員實(shí)施設(shè)備停用事宜。

（3）設(shè)備責(zé)任師應(yīng)組織設(shè)備使用部門對(duì)以上情況下可能造成檢驗(yàn)檢測(cè)結(jié)果的影響進(jìn)行追溯核查。當(dāng)核查發(fā)現(xiàn)由于設(shè)備問(wèn)題已給檢驗(yàn)檢測(cè)結(jié)果造成了影響時(shí)，由相應(yīng)使用部門以書面形式通知到所有保存檢驗(yàn)/檢測(cè)報(bào)告和使用檢驗(yàn)/檢測(cè)結(jié)果的客戶。追溯應(yīng)執(zhí)行《檢測(cè)報(bào)告的編制和管理程序》、《不符合檢測(cè)工作的控制程序》、《糾正措施程序》或《預(yù)防措施程序》。

（4）維修后的設(shè)備儀器應(yīng)及時(shí)安排檢定和校準(zhǔn)，檢定合格或校準(zhǔn)滿足使用需求后才能重新投入使用。

（5）若設(shè)備儀器被確認(rèn)無(wú)法修復(fù)后，設(shè)備管理部門填寫《設(shè)備報(bào)廢申請(qǐng)單》，申請(qǐng)報(bào)廢，完成審批程序，設(shè)備管理員實(shí)施報(bào)廢處理。

2.9 期間核查

（1）滿足下列條件之一的設(shè)備均需要進(jìn)行期間核查：①大型、重要、精密或檢測(cè)數(shù)據(jù)關(guān)鍵和重要的儀器設(shè)備；數(shù)據(jù)容易出現(xiàn)漂移的儀器設(shè)備；②儀器設(shè)備的使用說(shuō)明對(duì)期間核查有特殊要求。

（2）制定期間核查計(jì)劃。①設(shè)備責(zé)任工程師負(fù)責(zé)組織使用部門及設(shè)備管理員編寫《XXXX 年度期間核查計(jì)劃》；②儀器設(shè)備使用部門應(yīng)編寫期間核查規(guī)程，設(shè)備責(zé)任工程師審核，技術(shù)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)；③按照期間核查計(jì)劃，設(shè)備管理員發(fā)出《期間核查通知單》，設(shè)備使用部門進(jìn)行期間核查。核查人員填寫《期間核查記錄表》，設(shè)備責(zé)任工程師審核；④期間核查時(shí)如發(fā)現(xiàn)設(shè)備故障問(wèn)題，按規(guī)章處理；⑤設(shè)備在每次使用前，操作人員根據(jù)需要參照期間核查方法進(jìn)行檢查。

對(duì)于使用頻次高并且要求產(chǎn)生數(shù)據(jù)精度的儀器設(shè)備，由于運(yùn)輸?shù)榷喾N外因致使其精度在使用一段時(shí)間后可能會(huì)下降，因此需要適當(dāng)增加該類儀器設(shè)備的期間核查頻次，如超聲波測(cè)厚儀、磁粉探傷儀、超聲波探傷儀、全站儀等。

2.10 設(shè)備儀器的使用

2.10.1 內(nèi)部設(shè)備儀器的使用

（1）檢測(cè)人員在設(shè)備管理員處領(lǐng)用設(shè)備，由設(shè)備管理員填寫設(shè)備領(lǐng)用記錄《設(shè)備儀器領(lǐng)用/返還登記表》，并由領(lǐng)用人員與設(shè)備管理員確認(rèn)設(shè)備狀態(tài)，領(lǐng)用人簽字。

（2）檢測(cè)人員按照設(shè)備儀器的使用、維護(hù)要求操作和維護(hù)設(shè)備儀器。

（3）檢測(cè)人員臨時(shí)借用設(shè)備儀器，使用完畢后立即歸還；檢測(cè)人員長(zhǎng)期借用設(shè)備儀器，應(yīng)在計(jì)量有效期前歸還。如不能按時(shí)歸還，設(shè)備管理員發(fā)出《設(shè)備儀器催還通知單》。

2.10.2 外部設(shè)備使用

（1）當(dāng)檢驗(yàn)部門負(fù)責(zé)人需要使用外部設(shè)備時(shí)，應(yīng)確保設(shè)備在檢定（校驗(yàn)）有效期內(nèi)并且技術(shù)條件滿足檢測(cè)要求。

（2）依據(jù)外部設(shè)備持有人的情況可采取2 種使用方案：①使用委托方的設(shè)備；②租借第三方的設(shè)備。

檢測(cè)人員使用外部設(shè)備檢測(cè)時(shí)必須核實(shí)儀器設(shè)備具備計(jì)量檢定部分的檢定（校準(zhǔn)）合格證書，并在有效期內(nèi)；其精度等功能滿足檢驗(yàn)檢測(cè)依據(jù)標(biāo)準(zhǔn)和客戶要求。同時(shí)提供設(shè)備相關(guān)信息，設(shè)備管理員填寫《外部設(shè)備使用清單》。

2.11 設(shè)備儀器的攜帶與運(yùn)輸

設(shè)備儀器的攜帶與運(yùn)輸應(yīng)有保護(hù)措施確保設(shè)備完好。

3 結(jié)語(yǔ)

儀器設(shè)備規(guī)范、科學(xué)的管理是特種設(shè)備檢驗(yàn)檢測(cè)機(jī)構(gòu)質(zhì)量管理的重要環(huán)節(jié)，儀器設(shè)備管理是一項(xiàng)系統(tǒng)工作，需要建立控制與管理程序并有章可循。各部門共同重視、合作，才能推進(jìn)設(shè)備管理工作的有序進(jìn)行，從而發(fā)揮其應(yīng)有的效能。