醫(yī)院人力資源信息管理系統(tǒng)建設(shè)的實踐與體會

黃清，何仲廉，鐘俊學(xué)，胡獻之，范志琴，文朝陽

(中山大學(xué)附屬腫瘤醫(yī)院，廣州市510060)

隨著社會不斷發(fā)展與進步，人力資源已成為眾多競爭因素的主導(dǎo)地位。醫(yī)院作為高技術(shù)、高素質(zhì)人才聚集的知識密集型組織，如何運用現(xiàn)代化信息技術(shù)做好人力資源信息的管理，以及如何科學(xué)有效地運用人力資源信息數(shù)據(jù)的分析結(jié)果，對保證醫(yī)院的整體運作與穩(wěn)定發(fā)展顯得尤為重要。

1 醫(yī)院人力資源信息管理現(xiàn)狀

中山大學(xué)附屬腫瘤醫(yī)院作為全國著名的三甲專科醫(yī)院，近年來在醫(yī)、教、研方面均取得顯著進步，歷年來在國內(nèi)?？漆t(yī)院排行榜上均名列前茅。醫(yī)院要保持強有力的競爭力，除了在各學(xué)科的實力上要占有優(yōu)勢外，也離不開科學(xué)、先進的管理理念與管理方式。近年來醫(yī)院一直使用相對傳統(tǒng)的人事信息管理系統(tǒng)，主要基于手工錄入、手工統(tǒng)計、手工計算、手工分析等手段，并且是單機版，只能在一部計算機中使用，造成工作效率低下、信息更新不及時、信息流通不順暢、信息統(tǒng)計不準(zhǔn)確、信息統(tǒng)計分析運用不充分、甚至出現(xiàn)信息錯誤等問題。在國內(nèi)的大部分醫(yī)院，平均每個人力資源管理工作人員要服務(wù)100多名員工［1］，中山大學(xué)附屬腫瘤醫(yī)院的人力資源管理工作人員平均要服務(wù)300名員工，如此多的工作大部分都是通過表格填寫與手工錄入的方式完成，工作量非常之大。而這些工作在計算機技術(shù)發(fā)達(dá)的今天，完全可以通過計算機及網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)來解決。傳統(tǒng)基于手工錄入與單機版的人力資源信息管理理論與管理系統(tǒng)已不能適應(yīng)醫(yī)院迅速發(fā)展的管理要求，利用計算機技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，建立現(xiàn)代的、科學(xué)的醫(yī)院人力資源信息管理系統(tǒng)成為當(dāng)務(wù)之急。

2 醫(yī)院人力資源信息管理系統(tǒng)的構(gòu)建及運用

通過對醫(yī)院各部門充分的需求調(diào)研與分析后，腫瘤醫(yī)院與廣州市H人力資源信息管理軟件公司合作開發(fā)，一起構(gòu)建了綜合性人力資源信息管理系統(tǒng)(以下統(tǒng)稱e－HR系統(tǒng))。相對于傳統(tǒng)的人力資源信息管理軟件，e－HR系統(tǒng)除具有傳統(tǒng)系統(tǒng)基本人員信息管理功能外，還綜合集成多個其他亮點功能。

2.1 網(wǎng)絡(luò)版

與傳統(tǒng)只能在特定計算機登陸、運行的單機版人力資源信息管理軟件不同，e－HR系統(tǒng)通過在中央服務(wù)器上安裝管理軟件，再分配賬號，即可實現(xiàn)在有網(wǎng)絡(luò)連接的任何一臺計算機終端登陸與運行該系統(tǒng)。

網(wǎng)絡(luò)版可實現(xiàn)醫(yī)院人力資源信息共享。系統(tǒng)管理員可以隨時隨地通過網(wǎng)絡(luò)登陸系統(tǒng)，進行管理數(shù)據(jù)、分析數(shù)據(jù)、導(dǎo)出數(shù)據(jù)等操作。通過分配賬號與設(shè)置權(quán)限，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)及醫(yī)務(wù)處、教務(wù)科、科研科、護理部、黨辦、財務(wù)處等部門均可自行登陸系統(tǒng)，管理相應(yīng)模塊人員信息，實現(xiàn)人力資源信息共享的同時，做到權(quán)限分配的針對性與安全性［1］。不需像傳統(tǒng)單機版模式，任何人力資源信息都要向特定的人力資源管理專員索取，從而可充分發(fā)揮人員信息功能，提高工作效率。

網(wǎng)絡(luò)版可實現(xiàn)員工自助操作。每個員工均可分配到以員工編號為用戶名的賬號，用以登陸e－HR系統(tǒng)。登陸系統(tǒng)后，員工可查看其本人的人力資源信息，并可在系統(tǒng)上直接申請更新個人信息(如戶籍信息、住址信息、學(xué)歷信息等)，同時上傳相關(guān)證明材料的掃描件即可獲批。通過在系統(tǒng)上直接抓取數(shù)據(jù)，員工還可以直接在e－HR系統(tǒng)申請多種業(yè)務(wù)，有打印在職證明、收入證明、計劃生育證明等，填報提交新員工信息采集表、出國培訓(xùn)申請表、年度考核表等。如新員工入職信息采集方面，員工只需要自行登錄填報，人力資源管理部門負(fù)責(zé)審批即可寫入系統(tǒng)，在保證數(shù)據(jù)準(zhǔn)確的同時，亦可省去大量信息錄入的工作量。相比于傳統(tǒng)單向的人員信息管理模式，員工自助功能可實現(xiàn)員工與醫(yī)院雙方對人力資源信息的對稱溝通，以保證人員數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性與及時性，亦可一定程度上增強員工主人翁精神。

2.2 多管理模塊的集成性

e－HR系統(tǒng)是一個動態(tài)管理的綜合性系統(tǒng)，系統(tǒng)內(nèi)集成了多種子系統(tǒng)［2］。

2.2.1 考勤管理模塊。傳統(tǒng)的考勤模式是各部門于每月月底填報紙質(zhì)考勤數(shù)據(jù)到人力資源管理部門，再由人力資源管理專員手工匯總，再結(jié)合工資、獎金標(biāo)準(zhǔn)核發(fā)待遇。如果在人數(shù)較少的組織里，這算是一種高效而節(jié)省管理費用的模式，但在一個擁有近2400位員工的龐大組織里，傳統(tǒng)落后的考勤方式會給工作人員帶來相當(dāng)大的工作量。e－HR系統(tǒng)集成的網(wǎng)上填報考勤功能解決了這一問題。通過對考勤角色權(quán)限的設(shè)置，以及對各部門考勤員分配角色后，考勤員可以通過網(wǎng)絡(luò)在各計算機終端直接填報部門內(nèi)部人員的出勤情況，甚至可通過考勤打卡機直接記錄出勤情況，于月底網(wǎng)上一鍵提交考勤數(shù)據(jù)后，人力資源管理部門直接在e－HR系統(tǒng)上審批、歸檔，并可自動匯總月度、季度、年度的出勤數(shù)據(jù)而用于薪酬計發(fā)與員工考核等工作。該功能可省略大量的手工匯總紙質(zhì)考勤數(shù)據(jù)工作量，提高工作效率;歸檔后的每條考勤記錄，均寫入職工本人基礎(chǔ)信息庫存檔，可用于日后的查詢、統(tǒng)計、分析。

2.2.2 勞動(聘用)合同管理模塊。該模塊詳細(xì)記錄每個員工每份勞動(聘用)合同的內(nèi)容，如合同簽訂次數(shù)、合同起始時間、試用期時間、終止時間、合同期限類型、補充協(xié)議內(nèi)容等，通過設(shè)置預(yù)警信息，系統(tǒng)可在管理員登錄時自動提示即將要處理的合同情況，員工亦可通過自助服務(wù)隨時查看本人的合同情況。相對于傳統(tǒng)的使用紙質(zhì)文檔或者office辦公軟件記錄與管理勞動(聘用)合同數(shù)據(jù)，e－HR系統(tǒng)的按人員逐條記錄與自動提醒功能有著不可替代的作用。

2.2.3 計劃生育管理模塊。計劃生育是一項基本國策，醫(yī)院必須嚴(yán)格按照國家相關(guān)的計劃生育法律法規(guī)做好管理工作。e－HR系統(tǒng)通過員工自助操作功能，翔實記錄著每一位員工的計劃生育信息，以保證相關(guān)職能管理部門可完整、及時地掌握全院近2400名員工的計劃生育情況。對于離職人員，該系統(tǒng)可自動打印計劃生育移交函，嚴(yán)格按照上級計生管理部門的要求，做好流動人員的計劃生育管理交接工作。系統(tǒng)強大的數(shù)據(jù)統(tǒng)計功能，可一鍵式統(tǒng)計出省、市、區(qū)、街道等各級管理部門的計生報表。

2.2.4 職稱評聘管理模塊。醫(yī)院作為高技術(shù)、高素質(zhì)人才聚集的知識密集型組織，職稱評聘無論對于員工個人還是醫(yī)院，都顯得尤其重要。腫瘤醫(yī)院是一所集教學(xué)、科研、醫(yī)療于一體的?？漆t(yī)院，一直秉持嚴(yán)格的教學(xué)理念，對教師素質(zhì)亦有非常嚴(yán)格的要求。中山大學(xué)對校內(nèi)教職工的職稱評聘條件遠(yuǎn)遠(yuǎn)高于國家、省、市級別的評聘條件，對每個級別職稱的通過率都有詳細(xì)要求，這就客觀上使得醫(yī)院的職稱評聘管理工作趨于復(fù)雜化、難度化。在傳統(tǒng)的管理模式下，職稱申報者需要手工填報大量的表格，提交大量的佐證材料，職能管理部門通過人工審核、手工計算、手工排序、手工投票、手工計票等方式進行運作。大量的手工操作容易使數(shù)據(jù)發(fā)生錯誤，亦使得工作效率底下。e－HR系統(tǒng)集成的職稱評聘管理模塊，通過在系統(tǒng)上對各級各類職稱評聘條件的設(shè)定，申報者可通過員工自助操作功能，直接在系統(tǒng)上填報各類表格。系統(tǒng)根據(jù)各個條件指標(biāo)的相關(guān)邏輯性，自動判斷申報者是否符合基本條件，自動審核哪些業(yè)績材料符合條件，自動計算科研分?jǐn)?shù)、教學(xué)分?jǐn)?shù)、工作量等指標(biāo)，根據(jù)指定的若干個指標(biāo)自動排序等等，在保證數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性、保障廣大教職工切身利益的同時，極大地提高了管理工作的效率。

2.2.5 統(tǒng)計分析管理模塊。腫瘤醫(yī)院作為中山大學(xué)的附屬醫(yī)院，某些工作歸屬于國家教育部與中山大學(xué)管理。同時作為副廳級的衛(wèi)生行業(yè)單位，醫(yī)療業(yè)務(wù)又歸屬于國家衛(wèi)生計生委和省衛(wèi)生廳管理。上級部門的各類人員統(tǒng)計報表種類繁多、難度不一，給統(tǒng)計工作帶來一定的工作量與難度。通過e－HR系統(tǒng)管理模塊擴展功能，可在系統(tǒng)內(nèi)編輯邏輯關(guān)系設(shè)計各式各樣的人員信息統(tǒng)計報表，如《教育部直屬高校、直屬事業(yè)單位年度編制統(tǒng)計報表》《教育部高等教育基層統(tǒng)計報表》等，以及中山大學(xué)與醫(yī)院內(nèi)部的月度、季度、年度統(tǒng)計報表，均可實現(xiàn)一鍵統(tǒng)計。

通過e－HR系統(tǒng)管理模塊擴展功能，可對人員信息數(shù)據(jù)進行深入分析，如人員職稱機構(gòu)、年齡結(jié)構(gòu)、學(xué)歷結(jié)構(gòu)、流失率、床護比等，是醫(yī)院建立科學(xué)的招聘計劃和人才梯隊建設(shè)計劃等的重要支撐保障。

2.2.6 預(yù)警提醒功能模塊。系統(tǒng)可根據(jù)預(yù)先設(shè)置的條件，在管理人員登錄系統(tǒng)時，自動發(fā)出預(yù)警提示事項，如當(dāng)天生日人員、試用期滿人員、合同到期人員、外出培訓(xùn)人員、即將離職人員等，并可通過系統(tǒng)自動給生日人員發(fā)送祝福短信與郵件。

e－HR系統(tǒng)具有多樣化管理模塊擴展功能，相對于復(fù)雜的代碼編程設(shè)計，該擴展功能操作比較簡單，可在系統(tǒng)前臺直接編輯子集與字段的加減，由此可自由設(shè)置譬如薪酬管理、培訓(xùn)管理、教務(wù)管理、學(xué)歷情況管理、工作經(jīng)歷管理等。

2.3 多應(yīng)用系統(tǒng)的對接性

e－HR系統(tǒng)除了自身集成的多項管理模塊外，亦與醫(yī)院其他的信息管理系統(tǒng)或網(wǎng)絡(luò)平臺做了良好的對接。

2.3.1 招聘系統(tǒng)的對接。在e－HR系統(tǒng)開發(fā)前，醫(yī)院網(wǎng)站主頁已有一套招聘系統(tǒng)，醫(yī)院所有的招聘啟事均通過該系統(tǒng)對外發(fā)布，所有應(yīng)聘者亦只能通過該系統(tǒng)填寫簡歷與申請崗位，而實現(xiàn)了無紙化招聘管理工作。相關(guān)職能管理部門在招聘系統(tǒng)上篩選簡歷、通知面試、確定人選后，可在招聘系統(tǒng)上直接將入選者的基本信息轉(zhuǎn)入e－HR系統(tǒng)人員信息管理模塊，既保證了信息的原始性，亦可避免重復(fù)手工錄入的麻煩。

2.3.2 自動化辦公(Office Automation，OA)系統(tǒng)的對接。醫(yī)院已使用OA系統(tǒng)多年，系統(tǒng)上的各種模塊功能已逐漸趨于完善。該系統(tǒng)上有全院員工的基本人事信息，用于支持醫(yī)院的HIS、HBOS人員數(shù)據(jù)。在與e－HR系統(tǒng)對接前，每次的人員信息變動都需要在OA系統(tǒng)上進行調(diào)整，造成工作量的重復(fù)，且難以保證數(shù)據(jù)的及時性與準(zhǔn)確性;對接后，只需要維護更新e－HR系統(tǒng)的人員信息，即可自動更新OA系統(tǒng)的人員信息，進而可自動更新醫(yī)院大部分需使用員工信息的系統(tǒng)數(shù)據(jù)信息。

2.3.3 科研系統(tǒng)的對接。為適應(yīng)高速發(fā)展的科研工作，醫(yī)院近年來上線了先進的科研管理系統(tǒng)，該系統(tǒng)可詳細(xì)記錄每位員工的每篇論文、每項基金、每項課題、每項專利等，并可進行相關(guān)的數(shù)據(jù)統(tǒng)計分析。員工的科研業(yè)績對其專業(yè)技術(shù)職務(wù)晉升有重大影響，e－HR系統(tǒng)與該科研系統(tǒng)的對接，可使科研業(yè)績數(shù)據(jù)很好地跟職稱評聘管理模塊有機結(jié)合起來，用于員工職稱評聘管理工作。

3 體會

3.1 管理層的重視

任何一項管理制度的改革，務(wù)必需要管理層的重視，才能強有力地高效實施。盡量使領(lǐng)導(dǎo)充分認(rèn)識與肯定人力資源信息管理系統(tǒng)構(gòu)建與改進的必要性，使該項工作提升到必要的高度，尋得各職能部門的支持與配合，一定程度上提前掃除工作開展的障礙，降低工作開展的難度［3］。

3.2 充分的需求調(diào)研

開發(fā)構(gòu)建一個全新的信息管理系統(tǒng)，需要做好充分的前期準(zhǔn)備工作，需求調(diào)研是必不可少的一步。醫(yī)院人力資源信息管理系統(tǒng)不僅要滿足某個部門的需求，亦要滿足多部門的需求，甚至一定程度上要滿足全體員工的需求，又必須有一定的前瞻性與拓展性，以便于將來的二次開發(fā)與其他系統(tǒng)的有機對接。廣泛進行需求調(diào)研，反復(fù)進行需求論證，提早搭建系統(tǒng)框架是構(gòu)建整個系統(tǒng)成功與否的關(guān)鍵。

3.3 開發(fā)公司的甄選

市場上從事軟件開發(fā)的公司非常之多，魚龍混雜。開發(fā)構(gòu)建一套醫(yī)院人力資源信息管理系統(tǒng)是一項不小的工程，工作量大、開發(fā)費用高，故需對項目開發(fā)公司實力進行嚴(yán)格評估與選擇［4］。醫(yī)院可海選幾家知名度較高、美譽度較好的軟件開發(fā)公司，最好是主營業(yè)務(wù)方向是從事醫(yī)院人力資源信息系統(tǒng)開發(fā)的公司進行對比，選擇幾所已經(jīng)完成終驗項目的客戶醫(yī)院進行參觀學(xué)習(xí)，深入了解公司開發(fā)人員的實力與數(shù)量，可更直接地考察合作公司的綜合實力。

3.4 嚴(yán)格按計劃實施

一旦確定合作開發(fā)系統(tǒng)的公司，就必須嚴(yán)格按照開發(fā)計劃穩(wěn)步實施，以保證項目開發(fā)的進度。安排具有較好計算機能力的員工全程跟進項目，與開發(fā)公司保持緊密聯(lián)系與溝通，將構(gòu)建過程中出現(xiàn)的各種問題及時反饋給開發(fā)公司。

3.5 做好后續(xù)維保

信息系統(tǒng)的構(gòu)建是一項復(fù)雜工程，在運行時常會出現(xiàn)意外的故障，項目完成后應(yīng)與開發(fā)公司簽訂系統(tǒng)的后續(xù)維保協(xié)議，以保證上線運行后出現(xiàn)的各種問題能夠得以及時解決。

人力資源管理部門負(fù)責(zé)掌握與運用所有員工的入職、薪酬、福利、調(diào)動、晉升、婚姻、生育、離職、退休甚至死亡的信息，醫(yī)院人力資源信息的準(zhǔn)確性、安全性與更新的及時性，是醫(yī)院整體平穩(wěn)運行與制定發(fā)展計劃的有力保障，而系統(tǒng)功能的全面性與操作的簡便性，是提高工作效率的關(guān)鍵。構(gòu)建科學(xué)合理的人力資源信息管理系統(tǒng)既要立足于醫(yī)院的現(xiàn)狀，更要有一定的前瞻性與拓展性［5］，使整個信息管理系統(tǒng)能夠及時地滿足醫(yī)院整體發(fā)展的動態(tài)需要。

［1］ 陳燕.醫(yī)院人力資源信息管理系統(tǒng)的發(fā)展和應(yīng)用探討［J］.中國醫(yī)院管理，2010，(6):34 －35.

［2］ 張寶梅，彭雪飛，劉華英.關(guān)于提升人力資源管理信息化水平的研究［J］.中國電力教育，2013，(20):142 －143.

［3］ 馬超燕.醫(yī)院人力資源信息管理系統(tǒng)的建設(shè)分析［J］.現(xiàn)代商業(yè)，2013，(29):61.

［4］ 羅琳，徐瓊.某醫(yī)院人力資源信息管理系統(tǒng)建設(shè)的實踐與體會［J］.現(xiàn)代預(yù)防醫(yī)學(xué)，2008，(9):1660 －1662.

［5］ 李慧博，譚風(fēng)玲，丁海燕.醫(yī)院人力資源信息管理系統(tǒng)建設(shè)探討［J］.中國醫(yī)學(xué)創(chuàng)新，2011，(5):74 －76.