檔案管理存在的問題及對策

王瑤

摘要：隨著我國整體經(jīng)濟的快速發(fā)展，我國各行業(yè)迎來新的發(fā)展機遇和發(fā)展空間，同時很多企業(yè)應(yīng)運而生。檔案管理屬于創(chuàng)新性強、技術(shù)性強且復雜的工作，檔案管理的標準規(guī)范化、現(xiàn)代信息化對于單位的發(fā)展有重要促進作用。

關(guān)鍵詞：檔案管理;問題及對策

引言

隨著我國市場經(jīng)濟的發(fā)展，我國各種企業(yè)發(fā)展都非常迅速。最近幾年，我國在檔案管理方面逐漸往信息化上努力。每個企業(yè)所需要做的首要任務(wù)就是進行檔案管理。在檔案管理中，信息技術(shù)往往起到了重要作用，企業(yè)中的每個檔案部門也越來越重視檔案的信息化管理，在實際的工作中積累經(jīng)驗，使得檔案的信息化管理井然有序。所以檔案的服務(wù)效率和管理效果較未使用信息化之前有明顯的提高。

1企業(yè)檔案管理存在的問題分析

1.1對檔案管理工作的重視偏低

檔案管理工作與企事業(yè)單位其它類型的工作相比，是一項默默無聞的工作，相當一部分管理人員包括高層領(lǐng)導干部對檔案工作的重要性認識不足，對檔案管理認知還停留在抄抄寫寫、裝裝訂訂、應(yīng)付查閱等簡單的事務(wù)性工作。但實際上，人事檔案反映的是企業(yè)職工的工作經(jīng)歷、業(yè)務(wù)能力等方面的原始記錄;會計檔案反映企業(yè)的財務(wù)運行狀況;文書檔案反映企業(yè)的歷史發(fā)展等。另一方面，檔案為監(jiān)督部門的監(jiān)督檢查工作提供原始依據(jù)，這就使得檔案管理工作具有重要作用。目前絕大數(shù)企業(yè)已經(jīng)建立了檔案管理系統(tǒng)，但分類不詳、管理不規(guī)范等現(xiàn)象仍存在，嚴重影響檔案管理水平。

1.2檔案管理制度需要進一步完善

目前我國的檔案管理過程中檔案利用效率比較低，檔案收集、管理和借閱存在信息記錄不完整、不按時歸還和丟失的情況，檔案管理制度存在較多問題，影響了檔案資源的共享與檔案管理人員作用的發(fā)揮，使檔案管理效率下降。

1.3檔案管理信息化應(yīng)用不夠科學

檔案管理是一項內(nèi)容繁雜且工作量較大的工作，檔案管理內(nèi)容涉及企業(yè)經(jīng)營和人力資源管理等多個層面，因此信息量十分龐雜。在傳統(tǒng)管理工作中，檔案管理的信息內(nèi)容大多使用紙質(zhì)方式進行登記記錄和保管，并不利于信息的收集、整理和保管等環(huán)節(jié)的展開。同時，因為檔案管理信息量較大，所以會生成大量的文件檔案，紙質(zhì)形式的檔案資料會占據(jù)較大的空間位置，對日后調(diào)取信息進行檔案查閱會產(chǎn)生一定的影響。

1.4檔案管理工作人員素質(zhì)有待提高

隨著信息化建設(shè)的發(fā)展，檔案管理工作人員的自身素質(zhì)在很大程度上影響著一個企業(yè)的檔案管理工作以及信息化建設(shè)，這就要重視檔案管理信息化人才培養(yǎng)。從檔案管理工作者的專業(yè)素養(yǎng)和綜合素養(yǎng)的現(xiàn)狀來看，檔案管理人員的現(xiàn)代化專業(yè)能力較弱，大部分管理人員沒有經(jīng)過專業(yè)知識培訓，這種情況下，即使引進先進的管理設(shè)備，也很難得到充分的利用與發(fā)揮。

2企業(yè)檔案的規(guī)范管理

2.1實行按件歸檔，是檔案規(guī)范管理的必由之路

傳統(tǒng)的檔案管理方式是按卷整理，即將年度內(nèi)同類型文檔全部裝訂成冊，按文件編目錄，按順序編號，裝訂為一卷。這種做法，日后借閱、復印某一文件時，難以拆單取出，查閱不便且容易造成文件紙張損傷。按件歸檔勢在必行，歸檔時每件編號，同年同類同事由文件序號連續(xù)，錄入電子目錄，查、借閱時，檢索文件號、文件題名關(guān)鍵字或者發(fā)文日期，即可直接找到，方便快捷，亦不會造成文件損傷。

2.2提高檔案管理技術(shù)

科技發(fā)展使計算機技術(shù)廣泛應(yīng)用于社會各領(lǐng)域，在檔案管理領(lǐng)域也不例外。檔案管理的信息化、數(shù)字化使檔案管理與科技有效結(jié)合，提升了檔案管理效率，加強了資源共享，使檔案管理走上了良性發(fā)展的道路。檔案管理人員要積極運用信息技術(shù)手段加強檔案管理，以減輕自身的工作強度，提高工作效率，降低管理過程中的失誤率。在利用信息技術(shù)進行檔案管理時也要關(guān)注網(wǎng)絡(luò)安全給檔案管理帶來的威脅，做好檔案的備份工作。要對檔案管理設(shè)施進行及時更新，使檔案管理有穩(wěn)定的硬件基礎(chǔ)，要在轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)檔案管理觀念的基礎(chǔ)上應(yīng)用現(xiàn)代化檔案管理技術(shù)，并保證設(shè)備的使用不浪費?？梢愿鶕?jù)單位實際情況進行信息化檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)，使檔案管理達到自動化、數(shù)字化和信息化，以提升檔案管理效率。

2.3推進檔案信息化建設(shè)

促進企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)必須要借助于人才、設(shè)備和技術(shù)的支撐，檔案管理人員應(yīng)當真正重視這一工作，不斷促進企業(yè)檔案資源管理工作效率的提升。依靠檔案信息化建設(shè)，推動檔案材料的有效整合，一方面應(yīng)當更加努力深入地探索檔案信息材料的共享機制，利用信息技術(shù)對企業(yè)相關(guān)檔案信息實現(xiàn)高效管理，進而更為準確地對各類檔案材料進行歸類、識別與傳輸。另一方面需要更加深入地探索檔案信息的整合方式，推動多元化整合。根據(jù)檔案信息資源的具體情況和實際特征，將其轉(zhuǎn)變?yōu)橹R型文檔，不斷提升檔案信息資源整合效果。

2.4提高檔案管理人員的素質(zhì)

檔案管理的順利實施與管理人員素質(zhì)有很大關(guān)系，要加強對檔案管理人員的素質(zhì)培訓。首先加強對其業(yè)務(wù)能力的培訓，使檔案管理人員熟練掌握計算機應(yīng)用技術(shù)和檔案管理操作基礎(chǔ)技能，并對單位的核心工作專業(yè)知識有所了解，以促進檔案管理的順利進行。其次，加強檔案管理人員的管理意識，使檔案管理人員認識到檔案管理的重要性，在進行檔案管理工作時以耐心、責任心和細心進行。有能力且文化素養(yǎng)高的檔案管理人員是合格的檔案管理人員，也是單位檔案管理順利實施的保證。

2.5加大經(jīng)費投入，促進檔案管理方式的創(chuàng)新

經(jīng)費投入是保證檔案管理工作健康發(fā)展的關(guān)鍵，檔案庫有著豐富的信息資源，但是相對于使用者的多樣化要求，人們?nèi)匀粫械綆觳刭Y源的不足。這一方面是由于檔案資源量的有限性，也是由于管理方式落后導致的利用效率不高。所以，必須在充實庫藏內(nèi)容，提高庫藏質(zhì)量的基礎(chǔ)上，有目的地采集用戶需要的檔案資源，并對檔案文獻資源不斷地進行優(yōu)化，使其系統(tǒng)化、規(guī)范化，及時準確地為用戶提供服務(wù)。

2.6加強組織領(lǐng)導并統(tǒng)一管理

每個企業(yè)都是由若干個部門組成的，但由于部門太多，企業(yè)就并沒有一個完整的檔案管理系統(tǒng)，進而導致了企業(yè)在信息化建設(shè)中的腳步放慢，因此企業(yè)需要把現(xiàn)代檔案信息化管理放在企業(yè)管理中的一個重要位置上，并實地進行操作。并且企業(yè)還要優(yōu)化部門的組成，讓企業(yè)檔案管理工作專員、主管、企業(yè)政策改革部門人員、會計部門人員、資產(chǎn)管理部門人員等組成一個公司檔案管理部門的改良小組，做到行動上統(tǒng)一部署，各部門之間相互配合，監(jiān)督，發(fā)現(xiàn)問題立刻處理，每個部門取長補短，對企業(yè)檔案進行信息化有序的管理。

結(jié)語

總之，單位管理的核心是產(chǎn)權(quán)明晰，借助檔案管理可以實現(xiàn)產(chǎn)權(quán)明晰。任何單位在運行過程中都會產(chǎn)生大量資料和文件，檔案管理主要是收集這些文件和資料中對單位發(fā)展有推動作用的一部分，通過加大檔案管理力度和進行檔案管理創(chuàng)新等提升單位的競爭力。

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