水利工程建設(shè)施工監(jiān)理檔案資料的整理與移交

高瓊，劉藝，陳崇德

(湖北省漳河工程管理局，湖北 荊門448156)

南水北調(diào)中線一期引江濟漢工程從長江荊江河段引水到漢江興隆河段，工程區(qū)域地跨荊州、荊門、潛江等市。渠道全長67.23 km，設(shè)計引水流量350 m3/s。渠道穿越縱多的河流、公路及居民區(qū)等，具有建筑物多，地質(zhì)條件復雜，施工難度大等特點。參建單位多達十多個。因而，做好工程建設(shè)施工監(jiān)理檔案資料的收集、整理、歸檔等工作意義重大。

1對施工監(jiān)理檔案資料整理歸檔的要求

1.1資料整理分類的要求

1)綜合類資料。主要是項目建設(shè)初期的可行性報告；通過專家審查的設(shè)計書、施工圖紙、地質(zhì)勘探報告及審查意見書等；上級部門對項目的批復文件；招標、投標、中標文件等；監(jiān)理單位進場初期編制的監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理實施細則、質(zhì)量控制體系、安全控制體系、總進度計劃及進度圖，各項工作制度與職責，簽訂的質(zhì)量、安全責任制等；項目劃分報告及批復文件；工程開工報告及批復文件等。

2)合同類資料。主要有：發(fā)包人與監(jiān)理單位簽訂的監(jiān)理合同、與施工單位(或總承包單位)簽訂的施工(或總承包)合同、與各設(shè)備制造商簽訂的各設(shè)備供貨合同、以及上述合同的補充協(xié)議等；經(jīng)發(fā)包人批準的工程分包合同、平行檢測合同及其他合同等。同時應收集整理所有簽訂合同單位的營業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)等級證書、安全生產(chǎn)許可證以及投標書承諾的所有參建人員資格與信用證書等。

3)質(zhì)量控制資料。施工單位編制的施工組織設(shè)計、質(zhì)量保證體系、各種施工技術(shù)方案、各種測量儀器鑒定證書、擬用于工程建設(shè)的各種原材料、中間產(chǎn)品的檢測(包括跟蹤、平行檢測)資料與統(tǒng)計表等，監(jiān)理部或發(fā)包人對上述報告的批復文件等；監(jiān)理部的施工質(zhì)量監(jiān)理抽檢記錄、旁站監(jiān)理記錄、單元工程質(zhì)量評定、分部與單位工程驗收、質(zhì)量缺陷備案表、質(zhì)量事故處理資料以及檢查記錄等；有關(guān)部門的專項檢查意見及整改資料。

4)進度控制資料。施工單位報送的合同項目開工報審資料、施工進度計劃、進度調(diào)整計劃、工程延期申請、合同工程開工申請、以及其他有關(guān)資料等，監(jiān)理部或發(fā)包人對上述報告的批復文件等。

5)投資控制資料。施工單位報送的資金流計劃及監(jiān)理部的批復文件；監(jiān)理部編制的工程建設(shè)分月(年)投資計劃及發(fā)包人的批復文件；監(jiān)理部簽發(fā)的工程預付款支付證書、工程進度款支付證書、三方(發(fā)包人、監(jiān)理人、承包人)簽字確認的工程計量簽證、完工付款/最終結(jié)清證書、合同解除后的支付核查報告、質(zhì)量保證金退還證書等；各有關(guān)單位編制的工程量設(shè)計變更文件、索賠資料審批以及其他有關(guān)資料等。

6)安全文明生產(chǎn)控制資料。主要有：施工單位報送的安全生產(chǎn)保證體系及監(jiān)理部的批復；各項安全管理的規(guī)章制度、實施措施；監(jiān)理部的安全檢查與整改記錄；有關(guān)部門的安全檢查與整改落實情況等。

7)管理類資料?？偙O(jiān)委托書、監(jiān)理部組成人員等文件。

8)其他資料。水利工程施工監(jiān)理規(guī)范(SL288-2014)規(guī)定的往來文件及照片聲像資料等。

1.2竣工圖紙的要求

1)竣工圖應完整、準確、清晰、規(guī)范、應修改的地方必須修改并且修改到位，竣工圖應能反映出工程項目竣工驗收時的真實情況。

2)施工圖紙沒有變動的，竣工圖編單位在施工圖圖簽附近空白處上加蓋竣工圖章(尺寸為60 mm×80 mm)?？⒐D章內(nèi)容包括“××工程竣工圖”，施工單位包括：單位全稱、責任人、編制人、技術(shù)負責人、編制日期等，監(jiān)理單位包括：監(jiān)理單位、總監(jiān)理工程師、審查人等，并由有關(guān)人員分別簽署竣工圖章中的內(nèi)容，不得代簽?？⒐D章內(nèi)的字號、字體應按有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

3)如在原圖上進行更改的圖紙，必須注明更改的依據(jù)和更改的日期，如設(shè)計變更通知、會議記錄等文件名稱及編號；對新增加的文字說明，添加在相應的竣工圖上，應注明緣由和依據(jù)；圖紙變更面積超過1/3或工程的主體結(jié)構(gòu)、平面布置、施工工藝、材料等有重大改變的應重新繪制竣工圖，并注明改變的依據(jù)。更改后圖面不清晰、辨認比較困難的，可將修改部位框出，在本張圖的空白處繪制，也可另增頁繪制，但必須附在本張圖紙上。

4)一份設(shè)計變更通知文件涉及到多個建筑物工程或多張圖紙的，且這些建筑物或多張圖紙均不在同一卷冊內(nèi)，應將復印件附在有關(guān)卷冊中，但必須注明原件在哪一個編號的卷中，便于查找。

5)同一各類型的建筑物、構(gòu)筑物重復的標準圖、通用圖可不編入竣工圖中，但應在圖紙目錄中列出圖號，說明該類型圖紙所在的卷號并在編制說明中注明；不同建筑物、構(gòu)筑物應分別編制竣工圖紙及說明書。

6)竣工圖按單位工程編制，應附編制總說明書，敘述竣工圖編制的原則、方法、依據(jù)、程序、各專業(yè)目錄與編制質(zhì)量、整理情況、自檢報告等；竣工圖上應打有頁碼，竣工圖章使用紅色印泥，簽字用碳素墨水書寫；不同版面竣工圖統(tǒng)一折疊成A4(210 mm×297 mm)幅面，圖標欄露在外面；竣工圖按專業(yè)、圖號順序排列。

7)竣工圖中的內(nèi)容與設(shè)計施工圖紙、設(shè)計變更文件、材料變更文件、施工實際情況及各部門質(zhì)量檢查的記錄相一致，在竣工圖紙繪制與檢查中，尤其要引起注意。

8)監(jiān)理單位除做好自身竣工資料整理與移交外，還應檢查、協(xié)助各竣工圖紙編制單位的編制工作，及時發(fā)現(xiàn)問題，及時解決。

9)在編制竣工圖紙或資料時，編制單位同時要編制工程項目變更文件匯總表，沒有此表將不能移交竣工資料。

10)竣工圖的數(shù)量(套)按合同文件(或發(fā)包人要求)和編制單位的規(guī)定辦理，所有竣工圖均永久保存。

1.3檔案整理、歸檔的要求

1)水利工程檔案的保管期限分為永久、長期、短期三種。發(fā)包人可結(jié)合工程實際情況，補充制定更加具體的工程檔案歸檔范圍及符合工程建設(shè)實際的工程檔案分類方案。

2)資料的收集、整理應符合《科學技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》(GB/T1182-2000)。歸檔圖紙應按《技術(shù)制圖復制圖的折疊方法》(GB/T10609.3-1989)統(tǒng)一折疊。

3)歸檔的聲像材料均應標注事由、時間、地點、人物、作者等內(nèi)容。工程建設(shè)重要階段、重大事件、事故，必須要有完整的聲像材料歸檔。

4)電子文件的整理、歸檔，參照《電子文件歸檔與管理規(guī)范》(GB/T18894-2002)執(zhí)行。

5)資料歸檔工作由產(chǎn)生文件材料的單位或部門負責，監(jiān)理工程師對施工單位提交的歸檔材料履行審核簽字手續(xù)，并向發(fā)包人提交對工程檔案內(nèi)容與整編質(zhì)量的專題審核報告。

6)不同文件材料的歸檔份數(shù)，應滿足以下要求。①項目法人與運行管理單位各保存1套較完整的工程檔案材料(當二者為一個單位時，應異地保存1套)；②工程涉及多家運行管理單位時，各運行管理單位則只保存與其管理范圍有關(guān)的工程檔案材料；③當有關(guān)資料需由若干單位保存時，原件由項目產(chǎn)權(quán)單位保存，其他單位保存復制件；④檔案目錄應案卷級，須填寫工程檔案交接單，并由經(jīng)手人簽字、加蓋單位公章確認；⑤工程檔案歸檔時間由項目法人根據(jù)實際情況確定，可分階段，也可分主體工程完工后向項目法人歸檔。整個項目檔案歸檔和移交工作，在工程竣工驗收后三個月內(nèi)完成[1]。

1.4檔案資料的驗收要求

1)水利工程檔案驗收應提前或與工程竣工驗收同步進行。

2)檔案內(nèi)容與質(zhì)量達不到規(guī)定的要求，不得通過檔案驗收；未通過檔案驗收或檔案驗收不合格的，不得進行或通過工程的竣工驗收[2]。

3)單位工程竣工驗收，應有檔案人員作為驗收委員參加。

作者簡介：林文俊，漢族，福建漳浦人，福建省漳浦縣深土小學，一級教師，?？茖W歷，研究方向：小學數(shù)學教育。

4)在檔案專項驗收前，發(fā)包人應組織各工程參建單位對工程檔案的收集、整理、保管與歸檔等情況進行自檢，確認工程檔案的內(nèi)容與質(zhì)量已達要求后，可向有關(guān)單位報送檔案自檢報告，并提出檔案專項驗收申請。

5)檔案專項驗收主持單位收到申請后，對具備驗收條件的項目，應成立檔案專項驗收組。驗收組由驗收主持單位，國家或地方檔案、水行政管理部門及有關(guān)單位組成。

6)檔案專項驗收工作的步驟。①項目法人等有關(guān)工程建設(shè)單位向驗收組匯報檔案收集、整理等情況的工作報告。②監(jiān)理單位匯報對項目檔案整理情況的審核報告。③檔案管理現(xiàn)場檢查。④驗收組抽查各單位檔案整理情況。抽查比例：發(fā)包人應保存的檔案數(shù)量一般不得少于8%，一套竣工圖不得少于10%的總張數(shù)；檔案總量抽查在200卷以上。⑤驗收組成員進行綜合評議。⑥驗收組的專項驗收意見向與會的所有代表反饋。⑦驗收會主持單位以規(guī)范文件印發(fā)檔案專項驗收意見。

1.5檔案資料的移交要求

1)各參建單位按單位工程完成檔案的收集、整理，并通過驗收后，應向項目法人移交相關(guān)工程檔案。

2)監(jiān)理處按檔案分類要求完成檔案整理工作，工程驗收后向項目法人移交相關(guān)工程檔案[3]。

3)監(jiān)理處督促承包人對缺陷責任期內(nèi)的質(zhì)量缺陷進行修復，并對修復情況進行驗收和記錄。缺陷責任期滿后按合同約定簽發(fā)缺陷責任期終止證書，向項目法人移交缺陷責任期內(nèi)的相關(guān)資料。

1.6檔案資料管理的要求

1)水利工程檔案的收集整理工作始終貫穿于水利工程建設(shè)的各個階段。從項目立項開始，即對水利工程檔案的收集、整理、保管、裝具、移交以及人員等提出明確的技術(shù)和時間要求，確保檔案收集整理工作有章可循；在檢查水利工程進度與施工質(zhì)量時，同時檢查水利工程檔案的收集、整理情況，對不符合進度與質(zhì)量要求的，簽發(fā)整改通知，并督促整改到位；進行分部工程驗收、階段驗收、或竣工驗收時，同時審查、驗收工程檔案的內(nèi)容與質(zhì)量，并作出相應的鑒定評語[4]。當檔案驗收不合格時， 其分部工程驗收、階段驗收、或竣工驗收等不能通過。

3)工程建設(shè)的所有參建單位，應明確本單位檔案管理的相關(guān)部門和人員的歸檔責任，切實做好職責范圍內(nèi)工程檔案的收集、整理、歸檔和保管工作；屬于向建設(shè)單位移交的應歸檔文件材料，在完成收集、整理、審核工作后，應及時提交建設(shè)單位。

4)工程建設(shè)的所有參建單位，在完成檔案資料收集整理的同時，還應建立與工作任務相適應的、符合規(guī)范要求的專用檔案庫房，并依據(jù)建設(shè)單位的規(guī)定，統(tǒng)一配備必要的檔案裝具和設(shè)備，便于移交后的檔案管理；檔案管理人員工作如果變動,須先交清原崗位已收集或已整理好的應歸檔的所有檔案資料[5]。

5)按照國家信息化建設(shè)有關(guān)要求，充分利用新技術(shù)，開展工程檔案數(shù)字化工作，建立工程檔案數(shù)據(jù)庫，開發(fā)檔案信息資源，提高檔案管理水平，為工程建設(shè)與管理服務。

2做好施工監(jiān)理檔案資料整理歸檔的主要措施

1)規(guī)范各參建單位資料整理歸檔程序。①建立健全資料收集整理、管理的各項制度，并認真落實；②配齊所需的資料員，配備必要的檔案用具，設(shè)置檔案管理專用庫房及必要的設(shè)施設(shè)備； ③落實檔案管理所需的經(jīng)費，并確保用于檔案管理之中。

2)組織檔案管理員培訓、學習。①各單位依據(jù)自身的情況，組織檔案管理人員到本公司參加培訓學習；②建設(shè)單位組織所有參建單位檔案管理人員到其他大型水利工程管理單位觀摩學習；③邀請長江水利委員會檔案管理專家在施工現(xiàn)場舉辦專題培訓班。努力提高各參建單位檔案管理人員的業(yè)務素質(zhì)和管理水平。

3)組織檢查評比。①監(jiān)理處在每月的進度、質(zhì)量、安全等檢查中，必須與檔案檢查一起進行，同時每季度組織一次檔案管理專項檢查評比；②項目法人半年組織一次檔案管理的專項檢查評比，主要檢查評比人員由長江水利委員會、湖北省檔案局等單位的專家組成；③評比檢查結(jié)果由項目法人以規(guī)范性文件印發(fā)，對檢查評比中發(fā)現(xiàn)的問題，監(jiān)理單位督促整改到位。

4)落實獎罰制度。召開專門會議，對檢查評比的先進單位和個人頒發(fā)證書、獎金，對落后的單位進行經(jīng)濟處罰。獎罰分明，激勵先進，鞭策后進。

5)落實資料驗收制度。凡是進行單位工程驗收，應對相應的檔案資料提前或同步進行驗收，凡參建單位未按規(guī)定要求提交工程檔案的，或工程檔案驗收沒有通過的，不得通過單位工程驗收或質(zhì)量等級評定[6]。

3結(jié)語

工程建設(shè)檔案資料不僅是珍貴的文獻、重要的信息載體、歷史的印記，也是竣工運行以后工程檢修、維護和管理的重要依據(jù)。 對于水利工程的安全運行與充分發(fā)揮效益至關(guān)重要。但檔案資料的的收集、整理、管理本身復雜性較強，因而需要在工作思路上實現(xiàn)不斷創(chuàng)新，不斷改進。